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會務(wù)組作為會議工作的臨時(shí)性組織,負(fù)責(zé)會議用品、車輛、參會人員食宿、會場布置、會務(wù)材料打印等的準(zhǔn)備工作及會議期間的用品管理等工作。
一、會前準(zhǔn)備
會議用品準(zhǔn)備:筆記本電腦、投影機(jī)、打印機(jī)(硒鼓為新的)、A4紙、粉紙、會議桌牌并打印桌牌、飯桌桌牌(酒店如果不負(fù)責(zé)打印,也應(yīng)提前打?。?、激光筆、錄音筆、電池(5號、7號電池)、筆(簽字筆)、雙面膠、膠水、固體膠棒、訂書器、訂書釘、筆記本、曲別針、長尾票夾、小信封、紙袋、拉邊袋、便簽紙,指定專人于具體的時(shí)間點(diǎn)前落實(shí)好。所有東西準(zhǔn)備好后,統(tǒng)一整理裝箱,方便搬運(yùn)。
會議車輛準(zhǔn)備:根據(jù)會議的性質(zhì)提前聯(lián)系好車輛,指定專人負(fù)責(zé),并制作會務(wù)車輛情況表,包括司機(jī)師傅姓名、電話,所開車輛型號、車牌號等。如有多輛車,應(yīng)考慮車輛順序編號,方便與會人員用車。
會議材料準(zhǔn)備:專人負(fù)責(zé)會務(wù)手冊的制作,內(nèi)容包括會務(wù)須知、具體日程安排、參會人員名單等,要提前聯(lián)系文印公司做好,做好之后要再次進(jìn)行核對和校對。會議用材料要提前打印,指定專人負(fù)責(zé),如需提前給與會人員,應(yīng)在打印好后提前放與會人員住宿房間。(如果方便,可以考慮和做好的會務(wù)手冊以及筆和本一塊裝拉邊袋,再放入房間)
參會人員食宿:指定專人負(fù)責(zé)參會人員食宿。提前做好賓館的預(yù)訂,是否有特殊床位如套間、大床房、雙人間等;與會人員中是否有少數(shù)民族及其相關(guān)風(fēng)俗習(xí)慣,有沒有人吃素等。
會場布置:根據(jù)會議性質(zhì)及參會人數(shù)進(jìn)行會場布置,會議室擺放可呈“U”字形或“口”字形,座位周圍應(yīng)有桌子。會議導(dǎo)向牌應(yīng)清楚無誤;桌牌擺放應(yīng)根據(jù)崗位職責(zé)進(jìn)行擺放;布標(biāo)懸掛(提前制作布標(biāo));會議筆和紙的擺放,便簽紙放在最底層,如有材料,材料應(yīng)放于便簽紙上面,筆放于材料中間,且筆尖朝向座位;其他如水,話筒等的擺放,也應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)。
接機(jī)或接站:與會人員是否需要接機(jī)或接站,必須確定列車或航班的車次或航班號,具體什么時(shí)間到達(dá)。接機(jī)的時(shí)候如果派車去,車停哪,具體在哪集合進(jìn)行接機(jī),是否需要貴賓室。
禮品準(zhǔn)備:根據(jù)會議性質(zhì)選擇不同的禮品。
二、會議期間準(zhǔn)備
筆記本、打印機(jī)提前準(zhǔn)備并進(jìn)行調(diào)試,以備會議期間的應(yīng)急打印。
如果會議允許,會議期間應(yīng)有專人在場,專人負(fù)責(zé)會議錄音。會議期間應(yīng)15分鐘左右倒一次茶水,并準(zhǔn)備茶歇,晚上往房間送一份水果。
是否有專門宴請晚宴,多少人參加,哪些人參加,一定要提前通知,并做好飯桌桌牌。
三、會后準(zhǔn)備
會議結(jié)束后,會務(wù)組專人收拾會場,把有文字性的材料全部回收,以及會場內(nèi)其他物品全部回收。
如安排旅游活動(dòng),需要專人提前負(fù)責(zé),聯(lián)系好旅游線路,確定參加旅游人員,旅游中確保旅游人員的安全。
安排統(tǒng)一送機(jī)或送站,車輛提前準(zhǔn)備好。
參會人員退宿后,要告知賓館參會人員如有落下東西,統(tǒng)一交會務(wù)組,會務(wù)組專人負(fù)責(zé)參會人員東西的處理。
待參會人員全部離去后,會務(wù)組整理會前準(zhǔn)備物品,待整理完畢后運(yùn)回單位。
整個(gè)會務(wù)結(jié)束之后,對會務(wù)組織工作進(jìn)行總結(jié),總結(jié)經(jīng)驗(yàn)吸取教訓(xùn)。