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檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。企業(yè)檔案記載著這個(gè)企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的根本依據(jù)。因此，做好檔案管理工作對(duì)于公司的發(fā)展具有重要的意義。

檔案種類繁多，形式各異，要實(shí)行規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)原則，首先要加強(qiáng)硬件的建設(shè)，存放檔案必須有專門檔案室，并設(shè)有專柜便于查找，做到科學(xué)管理，整齊排放，并健全檢索工具。庫(kù)房要經(jīng)常通風(fēng)，做到整潔衛(wèi)生，檔案室內(nèi)不準(zhǔn)吸煙，以免發(fā)生火災(zāi)，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長(zhǎng)檔案壽命。

其次檔案室人員應(yīng)深入各個(gè)部門，了解各個(gè)部門的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，以便對(duì)各個(gè)部門的檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，促使各個(gè)部門在工作中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件材料，能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。

最后，要嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，對(duì)于檔案借閱及領(lǐng)用手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。

由于檔案室是新成立的部門，根據(jù)實(shí)際情況公司各位領(lǐng)導(dǎo)已協(xié)商并制定出了詳細(xì)的《公司檔案管理制度》，辦公設(shè)備也已配置齊全。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的努力，現(xiàn)已將各個(gè)部門移交的資料，整理歸檔，歸檔方式是將同一個(gè)項(xiàng)目的各類資料匯總，按照文件類別分類、編號(hào)并錄入電子檔，主要包括工程類（即招標(biāo)文件、承包合同、分包合同及與該項(xiàng)目有關(guān)的其他文件）、機(jī)械合同、材料采購(gòu)合同、計(jì)量申報(bào)表、工程預(yù)決算、工程技術(shù)資料、施工圖紙及竣工資料等。且主合同、材料采購(gòu)合同、計(jì)量、預(yù)決算類文件為受控文件，在借閱室嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，辦理借閱手續(xù)。