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第一篇：公文格式規(guī)范化

公文格式規(guī)范化，是辦公自動化的客觀要求，也是充分發(fā)揮公文作用，維護公文嚴肅性和權(quán)威性的必要條件。標準、規(guī)范的公文格式，不僅有利于公文的撰擬和制作，也有利于公文的處理和管理，乃至歸檔和查閱利用，為公文的標準化、現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）和國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》（以下簡稱《公文格式》），對行政機關(guān)的公文格式做出了嚴格的規(guī)定和要求，自正式實施以來，對規(guī)范公文格式，提高公文質(zhì)量起到了很大的作用。但仍有一些公文沒有嚴格按照要求去做，存在很大的隨意性，造成公文格式的不規(guī)范，嚴重影響了公文的嚴肅性、公正性，影響了公文的質(zhì)量和效能，因此，必須引起高度重視。本文針對公文格式中常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象進行了歸納，供同行參考。

一、公文格式中常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象

(一)發(fā)文字號標注不規(guī)范。發(fā)文字號的一個重要作用就是分類存檔、方便查閱。它具有特別的區(qū)分意義，一旦設(shè)置就具有了在一定范圍內(nèi)的唯一性和獨有性?！豆母袷健芬?guī)定，“發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成?！痹趯嶋H工作中，有些單位把機關(guān)的簡稱直接作為機關(guān)代字使用，致使文號太長。聯(lián)合行文時，出現(xiàn)幾個發(fā)文字號。有的單位發(fā)文字號的年份用圓括號“（）”括入，而不是用規(guī)范的六角括號“〔〕”。對于字號和字體，有的用小3號有的用小標宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。一些公文違反發(fā)文字號序號不編虛位(即l不編為001)、不加“第”字的規(guī)定，出現(xiàn)“×發(fā)[×××]O0×號”、“×發(fā)[×××]第×號”等不規(guī)范格式。

(二)公文標題不規(guī)范。按照《辦法》規(guī)定：“公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題和文種組成。公文標題應(yīng)當(dāng)準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標明發(fā)文機關(guān)。”有些單位不規(guī)范的做法是：一是標題中標明發(fā)文機關(guān)；二是標題濫用符號。標題中使用了多種標點符號，較多的是使用逗號、頓號和書名號等。

(三)引用文號不規(guī)范。《辦法》規(guī)定：“引用公文應(yīng)當(dāng)先引標題，后引發(fā)文字號”。按要求，引用公文一是要準確，不能隨意簡化；二是要完整。并注意排列順序。但有些單位公文中，將其前后倒置。有的先引文號后引標題，有的只引文號不引標題，有的只引標題不引文號。書寫使用應(yīng)當(dāng)注意必須將“發(fā)文字號”要素用圓括號括入，以標注的形式出現(xiàn)。例如?！皳?jù)××辦發(fā)[2005]l2號文《關(guān)于×××的通知》”，其引用文號的方法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方式應(yīng)為“據(jù)《關(guān)于×××通知》(××辦發(fā)[2005]12號)”。

(四)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范。依照《辦法》第二十五條第(九)項規(guī)定：“公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字?！币?guī)范的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)要求，第一層為“

一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1．”，第四層為“(1)”。而在使用中常出現(xiàn)的問題：一是層次順序顛倒，即下位序數(shù)與上位序數(shù)倒置。二是層次跳躍，或在“(一)”、“(1)”后加頓號，寫成“(一)、”或“(1)、”等。

(五)成文日期標識不規(guī)范。常出現(xiàn)的問題：一是未用漢字將年、月、日標全，使用阿拉伯?dāng)?shù)字表達年份，如把成文日期標成“2005年2月1日”，或把“○”寫為“0”或“零”，或?qū)ⅰ岸稹鹞迥辍睂憺槎?0五年。二是年份寫成兩位，沒有寫足四位，比如，把“二○○五年”寫成“○五年”，或把“2005年”寫成“05年”等。三是標注位置太低或太高，以至于印章距正文太遠或蓋壓正文。四是把擬文日期作為成文日期。五是把修改日期或送簽日期作為成文日期。六是聯(lián)合行文以主辦機關(guān)簽發(fā)日期作

為成文日期。

(六)印章加蓋不規(guī)范。印章是公文制發(fā)機關(guān)對公文負責(zé)的憑證，必須規(guī)范使用，但常出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象；一是不加蓋印章。按規(guī)定，行政公文除會議紀要外，必須加蓋印章，而有的正式公文就不蓋印。二是印章蓋得不符合要求，有的歪斜，有的蓋在正文上。三是印章未居中下壓成文時間，蓋印距正文太遠。四是在單一機關(guān)制發(fā)的公文落款處署制發(fā)機關(guān)名稱，并把印章蓋在公文制發(fā)機關(guān)名稱的位置上。

(七)附件標注不規(guī)范。主要表現(xiàn)在：一是附件和正文間隔或大或小，附件頂格標識。二是把被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)和發(fā)布的內(nèi)容，作為附件處理。三是附件說明與附件的標題不一致，有的附件標題縮寫。四是附件說明的順序與附件的順序不一致，有的附件的序號使用漢語數(shù)字標識，附件名稱后加標點符號。五是附件跟附注區(qū)分不清，在印發(fā)文件時不管是附件還是附注全當(dāng)作附件，導(dǎo)致關(guān)系的確認錯誤。

(八)附注標注不規(guī)范。附注主要用以注釋和說明公文中在其他區(qū)域不便說明的各種事項。大多數(shù)單位對這個格式內(nèi)容不了解，因而用起來常常放在正文后。按照要求應(yīng)在成立日期下一行空2個字加括號標注此項。

(九)抄送機關(guān)標識域不規(guī)范。抄送機關(guān)標識域用來標識除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。但有些機關(guān)公文已主送上級機關(guān)，又同時抄送該部門的領(lǐng)導(dǎo)。在抄送標識域內(nèi)常出現(xiàn)“抄報”，頂格標識“抄送”，回行時與“抄送”對齊，最后一個名稱后不加句號等不規(guī)范問題。

(十)公文中的表格不規(guī)范。有些公文把表格的頁碼混同于文字頁的頁碼放置，表格的單雙頁碼表頭排放隨意。按規(guī)定，橫排的表格單頁碼應(yīng)置于表的左下角，雙頁碼應(yīng)置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。但在實際工作中常常混淆。

(十一)版記不規(guī)范。常出現(xiàn)不規(guī)范的做法是：一是沒有版記。有的部門公文其他格式相當(dāng)規(guī)范，但就是沒有版記。二是版記位置不對。三是在發(fā)布、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)或有附件的公文中，將版記置于一份公文的中間部位，即在印章之后，被發(fā)布、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)內(nèi)容或附件之前，將一篇公文分成了兩部分。四是不畫版記內(nèi)的三條黑色反線，有的只畫主題詞下的一條。五是印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期等項目都頂格打印，有的左空或大或少，印發(fā)日期或混同于成文日期，或用漢語數(shù)字標識。

(十二)發(fā)文機關(guān)標識不規(guī)范?！豆母袷健芬?guī)定，發(fā)文機關(guān)標識“由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加?文件?組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。”但有些機關(guān)發(fā)文機關(guān)標識不統(tǒng)一、不規(guī)范。一是上行文沒留批示域，或批示域不符合規(guī)定。二是平行文、下行文用上行文的版頭。三是未使用“紅頭”的正式發(fā)文形式，用白紙制發(fā)公文。如此種種，嚴重削弱了公文的權(quán)威性和嚴肅性。

二、影響公文格式規(guī)范的原因

(一)受傳統(tǒng)觀念的影響。雖然新《辦法》已出臺多年，但一些單位的公文格式仍沿襲多年的做法。如，新《辦法》第十四條規(guī)定：“向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)?！币簿褪前选俺瓐蟆迸c“抄送”統(tǒng)一改為“抄送”。但在日常公文處理過程中發(fā)現(xiàn)，取消“抄報”，統(tǒng)一用“抄送”并不是件容易的事。一些上級機關(guān)至今仍在延用“抄報”，而下級單位也只得按習(xí)慣照常效仿，以示對領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的尊重。

(二)思想認識不到位。一些公文辦理人員對公文格式重要性的認識不夠。公文處理人員在辦理公文過程中責(zé)任心不強。對新《辦法》不熟悉，對公文格式規(guī)范化的意義和作用宣傳力度不夠。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對公文的重要性認識不夠或不了解公文處理規(guī)范和要求。有些部門領(lǐng)導(dǎo)不重視公文格式，甚至直接干涉，按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦理公文。

(三)公文審核把關(guān)不嚴。公文處理程序不規(guī)范，未建立健全公文處理規(guī)章制度和規(guī)范化管理程序，特別是審核把關(guān)制度不夠完善，致使公文制作不規(guī)范，在一個單位未形成統(tǒng)一的公文格式。實踐中，有的公文制作者草擬公文時自由發(fā)揮，不守規(guī)則；審核人原則性不強。不負責(zé)任；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時，或礙于情面，或忙于事務(wù)，常常忽視對公文格式的審核把關(guān)和督查，有的公文制作程序不規(guī)范，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后才審核，這就不可避免地導(dǎo)致公文中出現(xiàn)不規(guī)范的問題。

(四)人員素質(zhì)有待提高。一些公文處理人員未經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不懂公文格式，對公文處理方面的規(guī)章制度不太了解。對公文印制規(guī)則不很熟悉。因而需要全面提高公文處理人員的整體素質(zhì)。

三、規(guī)范公文格式的對策

(一)加強領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認識。規(guī)范公文格式，防止格式的隨意性，維護其規(guī)范的體式，對于進一步提高公文的處理效牢，推動機關(guān)正常工作的開展，有著十分重要的意義。各級領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)工作人員都要從這個高度去認識規(guī)范公文格式的重要意義。各級要加強對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，不僅明確分管領(lǐng)導(dǎo)，安排業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強的文秘人員專職從事公文的審核，而且各級領(lǐng)導(dǎo)還要帶頭學(xué)習(xí)公文處理知識并模范遵守，提高認識，增強做好公文格式規(guī)范化工作的自覺性。

(二)健全制度，規(guī)范辦文程序。建立行之有效的管理制度。是保證公文格式規(guī)范化的一個重要措施。在公文處理的各個環(huán)節(jié)都要把好關(guān)，從公文的起草、審核、審批、擬辦、校對、印刷等都必須建立嚴格的制度和規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的權(quán)限和責(zé)任，要有嚴格的公文處理流程，實現(xiàn)公文處理工作規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。

(三)加強學(xué)習(xí)，提高人員素質(zhì)。全面提高公文辦理人員的素質(zhì)是規(guī)范公文格式的一項基礎(chǔ)性建設(shè)。一是提高認識。要在思想上重視公文格式規(guī)范化工作，從事公文辦理的人員要抱著高度負責(zé)的態(tài)度和精益求精的精神，增強事業(yè)心和責(zé)任感。二是加強自身建設(shè)。注重理論學(xué)習(xí)，善于擠時間，刻苦鉆研，掌握必要的基礎(chǔ)知識精深的專業(yè)知識。熟悉公文處理方面的知識，提高業(yè)務(wù)水平。三是加強人員隊伍培養(yǎng)。培養(yǎng)熟悉公文處理規(guī)定，有理論索養(yǎng)、有文字功底的公文處理人員。四是辦公室要設(shè)立公文處理和公文審核的專門崗位或?qū)Ｂ毴藛T，并有專門負責(zé)公文審核把關(guān)的人員。五是保持公文處理人員的相對穩(wěn)定性。

(四)加強督查，保證公文質(zhì)量。行政機關(guān)要加強對下級機關(guān)和單位公文處理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，在公文處理過程中強化審核監(jiān)督環(huán)節(jié)。要制定嚴格的辦文程序，在公文處理中做到多級審核，層層把關(guān)。嚴格按照規(guī)定和要求，加強對公文格式規(guī)范化的管理和指導(dǎo)，維護公文的嚴肅性和權(quán)威性。定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流，學(xué)習(xí)并借鑒好的經(jīng)驗和做法，開展研討交流活動，不斷提高公文處理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。定期組織公文處理質(zhì)量檢查，并設(shè)立考核考評和獎懲制度。不斷提高公文質(zhì)量。

第二篇：公文格式規(guī)范化標準

公文格式規(guī)范化標準

第一條 為規(guī)范我鎮(zhèn)行政機關(guān)公文格式，保證公文形式的嚴肅、整潔、統(tǒng)一，根據(jù)《國家行政機關(guān)公文格式》印制標準（京政辦發(fā)[2000]126號）結(jié)合我鎮(zhèn)實際，特制定本標準。

第二條公文用紙一般采用國際標準A4型。

第三條公文行間距28磅；頁邊公文用紙上下白邊為2.5厘米，左右白邊2.8厘米。

第四條公文主體標識規(guī)則：公文主體為公文首頁紅色反線以下到主題詞以上部分，按排列順序依次為：公文標題、主送機關(guān)名稱、公文正文、公文附件、成文日期及機關(guān)印章、公文附注等部分。

（一）公文標題：使用小二號華文中宋字，居中排布，寬度不超過頁面；２行以上的標題，回行時要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

（二）主送機關(guān)名稱：標題下空１行，左側(cè)頂格用三號仿宋GB312體字標識，回行時仍頂格；最后１個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。

（三）公文正文：主送機關(guān)名稱下１行，每自然段左空２個字，回行頂格，使用三號仿宋GB312體字；公文正文中小標題使用三號黑體字。數(shù)字、年份不能回行。

（四）附件：公文如有附件，在正文下空１行，左空２字，用３號仿宋體字標識“附件”，其后標全角冒號和附件標題，附件標題后不加標點符號。如有序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。附件應(yīng)

當(dāng)與公文正文一起裝訂，并在左上角第１行頂格標識“附件”或者“附件”及序號；附件序號與附件標題前后標識應(yīng)當(dāng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第１行頂格標識公文的發(fā)文字號，并在其后標識“附件”或者“附件”及序號。

（五）成文日期和機關(guān)印章：成文日期用漢字將年、月、日標全,“零”寫為“Ｏ”;黨委紅頭日期為阿拉伯?dāng)?shù)字，如2010.1.1，政府紅頭為中文數(shù)字，如二〇一〇年一月一日。機關(guān)印章使用紅色。

１、單一機關(guān)制發(fā)的公文，落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文日期；成文日期右空４個字；加蓋印章應(yīng)當(dāng)上距正文２毫米～４毫米，端正、居中，下壓成文日期。

２、聯(lián)合機關(guān)制發(fā)的公文，需要加蓋２個印章時，應(yīng)當(dāng)將日期拉開，左右各空７個字；主辦機關(guān)在前，２個印章均壓成文日期，采用同種加蓋印章方式，并保證印章端正、排列整齊；２個印章之間互不相交叉或者相切，相距不超過３毫米。

３、聯(lián)合機關(guān)制發(fā)的公文，需要加蓋３個以上印章時，應(yīng)當(dāng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可使用規(guī)范簡稱）排在成文日期和正文之間；每排最多排３個印章，兩端不得超出版心；最后一排如排１個或者２個印章，均居中排布；印章之間互不相交叉或者相切；在最后一排印章之下右空２個字標識成文日期。

４、特殊情況說明：不得出現(xiàn)空白印章；當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，將印章中心線壓在成文日期上；當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)當(dāng)采用調(diào)整行距、字距的方式處理，必須使印章與正文同處一頁；不得標識“此頁

無正文”。會議紀要不加蓋印章。

（六）附注：公文如有附注，居成文日期左下方，空３行，用３號仿宋體字，左空２個字加圓括號標識。

第五條 頁碼：均使用４號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼，置于版心下邊緣之下１行，數(shù)碼左右各放４號一字線，一字線距版心下邊緣７毫米。單頁碼居右空１字，雙頁碼居左空１字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。

第六條 公文中的表格：公文如有附表，表格長寬比例與版心比例同，阿拉伯?dāng)?shù)字要對齊數(shù)位；橫排表格，應(yīng)當(dāng)將頁碼置于表格左側(cè)，單頁碼置于表格左下角，雙頁碼置于表格左上角；單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

第七條 公文成品排版標準：公文中的橫向距離的長度單位為“字”，指１個漢字所占空間；公文中的縱向距離的長度單位為“行”，一般每頁排22行，每行排28個字。

（一）文字準確率100％，編排美觀；規(guī)格符合標準。

（二）字跡清楚，版心不斜不走，版面干凈。

（三）印刷份數(shù)準確，雙面印刷，頁碼套正。

第八條 公文裝訂標準：左側(cè)裝訂，整齊牢固，不掉頁；切口光潔，符合標準，數(shù)量準確。

（一）無多頁、無缺頁，無顛倒、無混裝。

（二）裝本平整，釘距適當(dāng)，無壞釘、無漏釘、無重釘，膠裝不掉頁、不粘面，膠口不超過５毫米。

（三）清潔無臟，無折角、無刀花，無毛茬、無缺損。

第九條公文眉首標識規(guī)則、公文版記標識規(guī)則由打字室統(tǒng)一核制。

第三篇：黨委系統(tǒng)公文格式規(guī)范化標準

黨委系統(tǒng)公文格式規(guī)范化標準

一、公文版頭

包括版頭、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人5項。在公文首頁上半部，約占版面的三分之一，與公文主體部分用橫線隔開，橫線中間加一個五角星。

（一）版頭

一是發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字，如：“中共北京市房山區(qū)委文件”。

二是發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加括號標明文種，如：“中國共產(chǎn)黨北京市房山區(qū)委員會(報告)”。聯(lián)合行文，版頭可以用主辦機關(guān)名稱，也可以并用幾個機關(guān)名稱。

（二）密級

秘密公文的秘密等級按照保密規(guī)定準確劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”。如果有保密期限的，在密級之后加五角星并注明保密期限，如：“機密★5年”。標注在首頁的左上方。

（三）緊急程度

按照對公文送達和辦理的時間要求，文件分為“特急”、“加急”。標注在密級的下方。

（四）發(fā)文字號

由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文和該的發(fā)文順序號組成，位于版頭之下橫隔線之上。當(dāng)只有發(fā)文字號時應(yīng)當(dāng)居中；有簽發(fā)人時，發(fā)文字號在左，簽發(fā)人在右。聯(lián)合行文時，只標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。

（五）簽發(fā)人

上報公文需在發(fā)文字號右側(cè)標注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面只標注簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人在兩人以上應(yīng)上下排列。

二、公文主體

包括標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章7項。

（一）標題

由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題和文種組成，位于橫隔線下方，居中排列。如：《中共北京市房山區(qū)委關(guān)于印發(fā)區(qū)委常委工作分工意見的通知》。如果兩個或兩個以上單位聯(lián)合發(fā)文，標題中的單位名稱應(yīng)依次縱向排列，兩端對齊。

（二）主送機關(guān)

指收受、辦理公文的機關(guān)。主送機關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱，也可用同類型機關(guān)的統(tǒng)稱，位于正文上方，與標題空一行，頂格排印。

（三）正文

指公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。位于標題或者主送機關(guān)下方（無主送機關(guān)與標題空一行）。公文首頁要有2行以上的正文。如果一個文件中需轉(zhuǎn)發(fā)一個或多個文件，則被轉(zhuǎn)發(fā)文件另起一頁。

（四）附件

附件與正文相對。位于正文之后，與正文裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文機關(guān)署名之前注明附件名稱（附：××××××）。如果有兩個以上的附件，應(yīng)當(dāng)分行用阿拉伯?dāng)?shù)字按順序注明附件標題。附件首頁的左上角標明“附件：”（多個附件應(yīng)按順序標明“附件×：”），空一行為附件標題，再空一行為附件內(nèi)容。附件標題必須相一致。

（五）發(fā)文機關(guān)署名

應(yīng)當(dāng)標注發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范簡稱，與標題中的發(fā)文機關(guān)名稱一致，位于正文的右下方，與正文之間空二行。如果兩個或兩個以上機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文機關(guān)名稱應(yīng)對齊，名稱的最后一個字與行尾空四個字。

（六）成文日期

位于發(fā)文機關(guān)署名下方，一般署會議通過或者領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期。由多位領(lǐng)導(dǎo)簽署意見的，應(yīng)署最后的簽發(fā)日期。成文日期最后一個字與行尾空兩個字。

決定、意見等不標明主送機關(guān)，成文日期加圓括號標注于標題下方居中位置。

（七）印章

普發(fā)性紅頭文件以外的公文應(yīng)當(dāng)加蓋印章。印章要蓋在發(fā)文日期中間偏上的位置，上不壓正文下壓日期。

三、文尾部分

指公文末頁的尾部。包括印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關(guān)和印制版記4項。

（一）印發(fā)傳達范圍

主要用于重要公文或在特定范圍內(nèi)傳閱公文中的標識。如需發(fā)至村級、區(qū)級重點企業(yè)的文件，在成文日期的左下方標注“此件發(fā)至××”或“此件發(fā)至××級”，加圓括號。

（二）主題詞

按《公文主題詞表》進行標注。左側(cè)頂格排印，詞與詞之間要空出一個字的距離，如一行排列不下，可另起一行，與第一個主題詞對齊。如果《公文主題詞表》中沒有所需主題詞，可自由標引，自由標引的主題詞后要加“▲”。每件公文所選用的標引詞數(shù)量，一般在10個以內(nèi)，其中自由標引詞控制在2個以內(nèi)。

（三）抄送機關(guān)

指除主送機關(guān)外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬機關(guān)。抄送機關(guān)名稱標注于印制版記上方。對上級單位用“抄報”，對平級和不相隸屬單位用“抄送”，對下級單位用“抄發(fā)”。

（四）印制版記

由公文印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于公文末頁下端。上報文件文尾為×年×月×日印，下發(fā)文件文尾為×年×月×日印發(fā)。份數(shù)指印刷份數(shù)，如：（共印××份），以橫線與公文印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期隔開，位于一行的右邊。

四、其他標準

（一）字體、字號

緩急程度、密級：三號黑體。版頭字號不做統(tǒng)一規(guī)定，但是發(fā)文機關(guān)全稱加括號標明文種的，括號內(nèi)文種的字號要與發(fā)文機關(guān)全稱協(xié)調(diào)。發(fā)文字號用四號仿宋。文件標題用二號標宋（即：宋體加粗）。正文用三號字，其中，標題用黑體，第二層標題可用楷體，其他用仿宋?！案郊骸庇萌柡隗w，附件標題用二號標宋，附件內(nèi)容與正文要求相同。“主題詞”用三號黑體，主題詞內(nèi)容字體用三號標宋。抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)名稱和印發(fā)日期用四號仿宋。份數(shù)用五號宋體。頁碼用五號宋體。

（二）數(shù)字

按照《出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》的要求使用。注意：

1.除部分序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作詞素的數(shù)字以及其他必須使用漢字的外，一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

2.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。在同一件公文中，數(shù)字的使用前后要一致。

3.成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（三）標點符號

按照國家頒布的《標點符號用法》標引。需要注意：

1.文件標題中盡量不用標點符號（書名號除外）。

2.正文中的標題，如果單獨一段，在末尾不用句號、冒號等標點符號。

3.附件標題末尾不用標點符號。

（四）公文的用紙和排印、裝訂

公文的漢字從左至右橫排。黨委系統(tǒng)公文用紙幅面規(guī)格采用16開型（長260毫米，寬184毫米），左側(cè)裝訂。每頁21行（頁碼占一行，標注為“·×·”，單頁碼居右，雙頁碼居左），每行26字，頁邊距上為3厘米、下為2.5厘米，左右各為2厘米。