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第一篇：學校檔案歸檔管理制度

學校檔案歸檔管理制度(試行) 為加強學校的檔案建設工作，達到檔案收集、整理、保管，逐步走入標準化、規(guī)范化，根據區(qū)教育局檔案歸檔要求，特制訂本制度。一、文件材料的歸檔原則:1、歸檔文件材料必須完整。2、文件材料必須準確地反映各部門各項活動的真實內容和過程。 二、文件材料的基本要求:1、文件材料必須字跡清楚，不用圓珠筆、鉛筆、紅墨水及純藍墨水簽批或書寫，一律用黑*筆書寫或打印。2、各室各項工作中形成的應歸檔的全部文件材料，有各室的主管人員初步整理，組織保管，學校的文書檔案(即上級來文)每年年底上交檔案室;教學檔案、德育檔案在每學期末匯總上交檔案室;基建檔案、會計檔案在整理結束后就可移交檔案室保存。 三、歸檔部門及負責人:校長室(文書檔案、大事記):郭*麗，大事記的記載范圍見附件一， 黨支部、工會:李季教導處(教學檔案):孫永良德育處(德育檔案):李來水基建檔案:張俊威會計檔案:劉新波照片檔案:郝鳳蓮聲像檔案:綦占龍備注:教學檔案和德育檔案除了收集文字版的材料外-還要收集電子文件。 四、歸檔范圍:(一)校長室1、重要會議記錄。2、學校一年一次編寫組織機構，人員配備一覽表、大事記。 3、學校建立、撤并、更改校名、啟用*的報告、請示、批復、通知等。 4、學校干部任免，領導班子調整的文件，校內部機構負責人任免材料。15、學校教職工技術職稱評審、聘任、考核等記錄、批準書、批復、通知等。 6、學校離退休人員登記表、審批表，改變干部級別待遇的請示、批復。 7、學校教職工違紀處分報告，調查材料，本人認識及上級機關的批復。 8、學校人員復查、落實政策報告、批復、結論材料等。9、學校教職工辭職、退職報告和批復。10、學校教職工調整*、培訓進修等登記表、審批表及有關這方面的工作計劃、總結。 11、學校各種名冊(1)教職工花名冊 (2)教師任職情況表12、學校各種統(tǒng)計報表(1)教職工基本情況統(tǒng)計表 (2)國家干部定期年報表 13、學校工作意見、計劃、規(guī)劃、總結、目標管理、專題調查材料。 14、學校負責人在全校*會議上的講話材料。15、學校制定的各項組織簡則，崗位責任制，規(guī)章制度，工作條例。 16、反映本校主要職能活動的出版物定稿和樣本。17、、教職工調動工作，大中專畢業(yè)生分配工作報到*，介紹信及存根。 18、學校領導代表學校在上級召開會議上的發(fā)言，經驗交流材料。 19、學校代表上級機關起草被采用的文件最后草稿和印本。 20、學校領導參加上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議主要文件材料。 21、上級機關領導來校視察、督導、檢查工作所形成的題詞、講話等各種材料。 22、學校接待外賓等外事活動形成的文字記錄。23、學校與有關單位簽訂的各種合同、協議書等材料。24、學校教職工傷亡、撫恤、遺屬補助等有關材料。25、學校教職工生活困難補助、病產假、申請領取獨生子女*、聘請代課教師等有關材料。26、學校上報未批復的各項請示材料。27、學校處理的重要來信、來訪的有關材料。(二)黨支部1、黨支部會議記錄，黨支部改選，獎懲，黨內規(guī)章，黨費管理等工作中形成的文件。22、*員名冊，*黨派*名冊。3、黨組織年報。4、黨員組織關系轉移介紹信及存根。5、黨支部擬訂的工作意見，計劃，規(guī)劃，總結，目標管理，專題調查材料。(三)工會1、工會擬訂的工作意見，計劃，規(guī)劃，總結，目標管理，專題調查材料。2、學校教代會專題材料(會議通知、代表名單、提案處理、領導講話、會議紀要、倡議書等)。3、工會統(tǒng)計表。(四)教導處1、教師任職任課情況表。2、教職工、班級、學生基本情況統(tǒng)計表。3、其它統(tǒng)計報表。4、教導處、教研組工作計劃、總結、匯報、經驗交流、調查材料、會議記錄、大事記等。5、學生學籍冊(卡)管理。(1)基本情況 (2)每學期品德評語，各學科成績記錄 (3)獎征情況 (4)體檢健康狀況 (5)義教卡 (6)出勤情況 (7)未結業(yè)離校學生去向 (8)畢業(yè)生去向6、各類學生名冊(1)全校各班學生花名冊 (2)各班學生干部名冊 (3)新生入學名冊 (4)各屆畢業(yè)生登記表(包括小學升中學時填寫的登記表和畢業(yè)登記草表)7、學生轉學、休學、退學、復學登記冊及有關*書存根(含學生、家長申請報告、領導人意見)，借讀生審批材料。8、學生參加區(qū)以上各種學科競賽、比賽、文藝演出、體育運動優(yōu)勝者，獲獎名冊，獎品復印件或照片。9、教學教研活動形成材料(1)關于學校各種教學方面的規(guī)章制度(2)各科教學計劃、教研活動安排3(3)每學期總課程表、作息時間(4)學校日志(5)每學期班主任名單、教師任職任課情況(6)公開課教案、評議等有關材料(7)校本課程活動形成的材料(如各校本課程的組織情況、活動計劃、活動記錄、展示方案等)(8)師范院校畢業(yè)生來校實習記錄(9)參加各級教學成果展覽的展出目錄、獲獎材料10、試卷和成績(1)每學期期終考試、升學畢業(yè)考試試卷樣本(2)學期各科成績匯總表和單科成績表(3)試卷分析、成績統(tǒng)計、教學質量分析11、學校體育運動會和達標材料(1)學校運動會手冊(2)各項成績記錄(3)優(yōu)勝者名冊和成績(4)達標情況12、反映學校主要職能活動和工作成果的照片、錄音、錄像帶或cd、vcd等。(五)德育處1、班主任工作計劃、總結、匯報、經驗交流、調查材料、會議記錄、大事記等。2、教職工獲得各種榮譽稱號:如優(yōu)秀班主任、為人師表等獲獎材料(事跡登記表、批準文件、照片)。3、學生獎、懲、事故材料(1)評為區(qū)以上的三好生 (2)校級各類先進名冊和材料(3)開除學籍的處分材料(學校對學生處分的報告、調查材料、本人認識、上級批復、也含校外處分被*局拘留、少教、勞教、判刑有關材料)(4)受校紀處分材料和改正情況、撤銷處分時間(5)學生傷亡事故的情況報告、調查材料44、其它(1)家長會議材料(2)與兄弟單位的教學活動、經驗交流材料(六)少先隊1、少先隊工作計劃、總結、管理、匯報、經驗交流、調查材料、會議記錄、大事記。2、少先隊學生干部名冊。3、評為區(qū)以上優(yōu)秀學生干部、優(yōu)秀團員等材料。(七)總務處1、勞動*報表。2、學校財產、圖書清冊、財產、物資、檔案交接憑*清冊。 3、學?；ɑ顒又行纬傻奈募牧?學校平面圖、施工、竣工、驗收等各個環(huán)節(jié)中形成的文字、圖紙、計算材料、征用土地的請示與批復，校舍產權等方面的協議合同，調查報告，危險校舍的搶修，使用情況等)。4、設備材料(1)設備、儀器隨機文件，包括維修、使用說明書，合格*，安裝圖，原理圖易損壞圖紙、保修、裝箱單等。(2)進口設備、貴重設備的報批、報關、檢查、索賠及有關合同等材料。 (3)為維修、使用而索取或測繪的圖紙等資料。(4)修理記錄。(5)有關部門對設備的年檢材料5、會計憑*類(1)單位預算會計各種原始憑*和記帳憑*(2)涉及外事的記帳憑*6、會計帳簿類(1)日記帳 (2)總帳 (3)明細分類、分戶或登記簿 現金出納帳、銀行存款帳7、會計報表類(1)各種行政事業(yè)單位決算 (2)單位預算會計月、季報表58、其它類(1)會計移交清冊 (2)會計檔案保管清冊 (3)會計檔案銷毀清冊附件一:學校大事記記載范圍 1、學校成立、撤銷、回復、合并、更名、隸屬關系和校址變化; 2、學校教育機構和只能部門的設置和變化3、學校領導人和中層干部的任免和變動4、黨、團、群眾組織的建設和重要活動5、學校管理體制及變革6、重要規(guī)章制度的制定、公布與實施及修改7、重要會議和和重要決定。8、歷次*運動及落實政策9、學校領導人與知名人士的重要活動。10、附屬機構(附屬中小學、校辦工廠農場、服務公司等)的設立及變化;11、辦學規(guī)模、辦學形式和學制的變化。12、*設置、課程設置及變化;13、招生制度、招生范圍的變化;14、教學方法的試驗與推廣;15、教學研究與科研項目的完成、鑒定、獲得與教材的編寫出版; 16、重要的教學科設施、設備的興建及投入使用; 17、改善教職工工作、生活條件的重大措施;18、學位授予點獲準設立;19、獲獎學金制度、貸雪金制度及勤工助學制度的實行; 20、與產業(yè)部門、科研部門等單位合作關系的建立; 21、本校的集體和師生獲得獎勵和榮譽稱號;22、本校師生參加重要比賽、競賽獲得優(yōu)異成績; 23、學校教學資質(等級)的評定;624、上級領導人到校視察與重要指示;25、本校教師、教育工作者參加*、國內重要的教學和學術交流獲得，與國內外教學機構、學校及教學工作者的友好往來;]26、?？蟮膭?chuàng)辦;27、校舍新建擴建;28、重大事故;29、學校工作中的重大失誤;30、學校領導人和知名人士的逝世;40、其他。附件二:電子文件的收集一、收集范圍:文本文件:指用計算機文字處理技術形成的文字文件、表格文件等，類別代碼為t。 二、收集前必須填寫電子文件積累登記表:序號:積累電子文件的順序號。一般一年一個流水號，即每年從1開始順序編號; 題名:填寫這份文件的題名。如[關于舉辦拔河比賽的通知"電子文件名:全宗號+日期+題名，如[1020030208關于舉辦拔河比賽的通知" 類別代碼:一般為t序電子 類別 光(磁)稿本 備題名 形成部門 形成日期 軟件系統(tǒng) 密級 號 文件名 代碼 盤號 代碼 注三、刻錄:7以年為單位，將電子文件進行光盤刻錄。要一式三份，一套移交檔案館，一套六檔案室保存，一套供日常查閱。附件三:數碼照片的收集和整理一、分類按其形成的年度分類，不同年度的數碼照片應分別整理。每個奶奶讀建立一個名稱為data的文件夾。二、編號。對文件夾中所有的數碼相片文件按時間(或重要程度)先后排列，并按其排列順序編號。一組聯系密切(如一個活動、會議、事件的)數碼照片應該排列在一起，編號的過程就是給數碼相片進行文件名更名，即[年度+流水號"。例如，排列為2004年歸檔的第16張數碼相片，將其拷貝到data文件夾下，重命名為[20040016"。三、編制目錄。在更名的同時，要填寫好照片檔案文件級目錄。照片號 照片題名 拍攝者 拍攝時間 保管期限 備注四、刻錄。光盤刻錄一式三份，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。附件四:音像的收集和整理一、音像檔案原則上以一盒(盤)為一個保管單位。二、音像檔案的分類，可以按年度-載體分類，即在同一年度內按載體或格式(錄音帶-錄像帶-光盤)分別排列，然后逐盒(盤)編流水號，。例如，某立檔單位(全宗號為57)2007年第一盒音像檔案，其檔號格式可用[57-yx-2007-001"(yx代表音像檔案的類別號)8三、音像檔案目錄的填寫序號 作者 內容 制作日期 保管期限 備注附件五:檔案鑒定小組組 長:叢滋*副組長:王偉娟 李季成 員:孫永良 李來水 張俊威 劉新波 劉愛靜 郭*麗 郝鳳蓮綦占龍9