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第一篇：來訪人員接待管理制度
來訪人員接待管理制度
第一章 總則
第一條 目的：規(guī)范公司的接待管理工作，按照熱情、周到、節(jié)儉、高效、廉潔的原則，逐步促進公司接待工作的流程化、規(guī)范化建設，以不斷提高接待工作效率和水平，現(xiàn)結(jié)合前期各類賓客來訪參觀所積累的經(jīng)驗,特修訂本辦法。
第二條 范圍：用于規(guī)范湖南聲迅電子有限公司各類賓客來訪的接待管理工作。
第三條 管理原則
一、歸口管理原則
（一）政府主管部門（含外省、市）領導、重要新聞媒體記者、公司領導所安排的其它單位領導人員、北京總部和聲迅其他分公司領導來訪，由總經(jīng)理辦公室（包括文秘協(xié)調(diào)、行政模塊）牽頭、技防巡邏隊、運營服務中心、市場部、銷售部等部門共同配合，做好接待事宜工作。
（二）非涉及公司層面直接與各部門聯(lián)系工作的一般外單位人員來訪或涉及較強業(yè)務性接待事務，由對口部門具體負責接待工作，總經(jīng)辦提供協(xié)助，如對口部門不明確的則由總經(jīng)辦統(tǒng)籌安排接待。
（三）新開發(fā)客戶（包括潛在重要客戶）來訪、售后投訴分別歸口由銷售部、運營中心牽頭負責。
二、接待工作基本原則
（一）堅持為提高公司經(jīng)營發(fā)展和經(jīng)濟效益服務的原則，強化公關和品牌意識，積極主動宣傳企業(yè)形象。
（二）堅持規(guī)范化、標準化、流程化、制度化的原則，符合禮儀要求，杜絕隨意性。
（三）堅持勤儉節(jié)約、熱情周到的原則，根據(jù)來賓的身份和任務執(zhí)行不同檔次的接待流程和標準，反對鋪張浪費。
三、堅持各職能部門設置專職人員負責對口接待的原則。
第二章 管理職能
第四條 公司總經(jīng)辦(含行政、文秘協(xié)調(diào)模塊)接待管理職能
一、負責接待管理規(guī)定的制定及監(jiān)督檢查工作。
二、負責了解來賓的目的和要求落實各環(huán)節(jié)的對口接待人員、地點、會務、后勤支持等準備事宜，通知各相關部門做好接待過程中的組織協(xié)調(diào)和各類事務性工作。
三、嚴格執(zhí)行接待過程中的保密制度。
第五條 公司各職能部門接待管理職責
一、嚴格執(zhí)行總經(jīng)理辦公室制定的接待管理制度，按照接待流程做好歸屬本部門環(huán)節(jié)的每項接待工作。
二、在接待過程中嚴格執(zhí)行保密制度。
三、認真、大方、清晰地向來賓詳細講解本部門職能及運作情況，耐心解答來訪賓客的每個疑問。
四、認真做好接待過程中歸屬本部門職能工作要求，如市場部宣傳資料與迎接標語準備、拍照安排等。
第三章 接待程序
第六條 各類接待工作由對口部門人員首先了解來訪者身份、來訪目的和要求，初步擬定接待流程和內(nèi)容后通報總經(jīng)理辦公室協(xié)調(diào)協(xié)助安排接待工作。重要賓客或客戶參觀應至少提前一天通知各接待環(huán)節(jié)對口部門負責人，臨時通知參觀者除外。
第七條 凡來公司檢查工作的各級領導、外省/地市參觀團、重要嘉賓，由總經(jīng)辦負責統(tǒng)籌接待工作、安排講解員，并協(xié)調(diào)其他相關部門做好各自環(huán)節(jié)接待講解工作，公司領導全程陪同。在接到來訪參觀通知后，各相關部門應提前做好如下準備工作：
1、辦公大樓/樓外、公共區(qū)域衛(wèi)生、各參觀場所應提前一天打掃干凈，各部門各自搞好本辦公室衛(wèi)生---行政部和相關部門負責；
2、講說員、講說詞提前一天確定---文秘協(xié)調(diào)組、銷售部（客戶參觀）；
3、來賓來訪身份及人員情況確認---文秘協(xié)調(diào)組、市場部；
4、提前一小時布置好VIP會議室的水果、茶水及茶水人員---行政部；
5、賓客禮品包括數(shù)量、檔次及相關資料準備---行政部、文秘協(xié)調(diào)組、市場部
6、根據(jù)貴賓來訪的級別及隨行人數(shù)，確定現(xiàn)場布置規(guī)格裝點現(xiàn)場，公司大廳正門前橫幅（重點歡迎內(nèi)容）---市場部；
7、大廳正門歡迎水牌：標示出來訪單位、職位、來訪目的制作---市場部；
8、株洲市公安局對口職能宣傳部門及采訪媒體提前聯(lián)系及跟進---市場部
9、現(xiàn)場攝影、攝像人員備好器材，提前半小時到位---市場部；
10、現(xiàn)場接待人員，公司執(zhí)行董事、總經(jīng)理、相關職能部門領導（提前聯(lián)絡相關領導一起陪同），確定人員及人員數(shù)量---總經(jīng)辦；
11、住宿安排準備---文秘協(xié)調(diào)組（來賓向公司請示后再準備）；
12、用車、接送人員的組織與準備---總經(jīng)辦行政部；
13、接待禮品的`準備，包括數(shù)量、檔次等---總經(jīng)辦行政部、文秘協(xié)調(diào)組；
14、宴請的準備---文秘協(xié)調(diào)組（向領導請示后再作準備）；
第八條 銷售客戶、業(yè)務單位，由銷售部負責接待工作，銷售部安排講解員負責全程講解，其他部門配合做好各自環(huán)節(jié)的接待工作，銷售部門負責人全程陪同，相關準備工作參照第七條相關內(nèi)容規(guī)定執(zhí)行。
第九條 對于一般賓客來訪，要遵循如下流程：
1、前臺值勤人員要禮貌問清客人的來由，為客人倒水，請客人在大廳處稍坐一會，然后禮貌詢問客人來訪的目的和要會見的領導，做好來訪賓客的各項信息登記后再與要接待的領導聯(lián)系，如確認有預約的，要立即聯(lián)系有關領導，安排會見。
2、聯(lián)系有關領導時，要事先向領導匯報來訪客人的單位、身份、姓名、來客人數(shù)及來訪目的。
3、可參照第三章第七條的相關規(guī)定做好有關要求的接待工作。
第十條 接待宴請和禮品贈送標準
1、政府機關副廳局級（副市級）以上來賓和主要產(chǎn)品銷售客戶可按高標準接待，本檔次宴請標準為200元/人，如需贈送禮品，標準為200-300元/人。
2、政府機關副處級（副縣級）以上來賓及重要業(yè)務客戶，按中等標準接待，本檔次宴請標準100―150元/人，如需贈送禮品，標準為150--200元/人。
3、一般來賓（包括正常業(yè)務來往、工作關系、公司系統(tǒng)內(nèi)部副總級以下領導）按低檔次接待，本檔次宴請標準為80―100元/人，如需贈送禮品，標準為100元（業(yè)務關系的來賓）/人。
4、如需本公司安排住宿的，住宿標準比照宴請標準來確定。
5、所有接待如需公司宴請或安排住宿的，由文秘協(xié)調(diào)組或銷售部經(jīng)理人員先匯報總經(jīng)理同意后方可執(zhí)行。接待標準超過上述預算標準的，也需事先報請總經(jīng)理同意后執(zhí)行。
6、來訪人員的接待采取“同級別接待”的原則，我公司的陪同人員一般應與來訪者的職位、身份等相符，接待上級政府主管部門領導的陪同人員一般要有執(zhí)行董事或總經(jīng)理參加，其他人員由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室根據(jù)賓客身份安排決定。
第十條 接待注意事項
1、接打電話要使用文明語言，如“您好”、“請問您找誰”、“請問貴姓”、“請問您是哪個單位的？”、“請稍候”、“請您坐一下稍候”、“各位來賓，請隨我來”、“謝謝”等類似的禮貌用語。
2、 重要政府機關（副市、廳局級以上）來賓或公司VIP客戶來訪參觀，技防巡邏隊領導要根據(jù)公司領導的指示來決定是否列隊迎送參觀來賓。
3、接待人員對賓客來訪應熱情主動迎接，主動引導客人到辦公室或接待室交談，如本人有事需要暫時離開辦公室，應將辦公桌上的文件、資料、貴重物品安放好，以免泄密或丟失。
4、重要賓客參觀，全程講解員和各參觀環(huán)節(jié)講解員要善于利用身體和肢勢語言配合解說詞，熱心熱情做好每一次接待講解工作。
5、技防巡邏隊、值班中心等重要接待部門要做好各種可能突發(fā)事件的應急預案預演準備工作，要有應急預案，以便重要賓客來訪時能隨時解決賓客所提的各種疑問，并能隨時提供實踐演練來應對產(chǎn)品售后服務發(fā)生的各種突發(fā)事件的解決方法。
6、重要來賓來訪參觀時，各環(huán)節(jié)接待責任人、講解員要熱情、認真、主動詳細介紹本部門/環(huán)節(jié)運作細節(jié)，做到言簡意賅，耐心熱情解答賓客詢問的每一個細節(jié)問題，做到百問不厭、熱情周到。
7、宴請客人要實行派餐單制度，經(jīng)辦人填寫派餐單，部門負責人簽字后報總經(jīng)理審批（特殊情況可電話匯報，事后補派餐單），且原則上應由總經(jīng)理辦公室文秘協(xié)調(diào)組統(tǒng)一負責安排，如未經(jīng)審批私自安排的任何宴請，由經(jīng)辦人承擔一切招待費用。
8、重要參訪人員離開，由接待人員陪同送車，如有公司贈送的紀念禮品，一定要提前送到來訪人員車輛上或者直接遞交到來訪人員手上。送車時，須等到來訪人員離開自己的視線范圍后方返回。
9、整個賓客參觀接待活動結(jié)束后，主導接待總協(xié)調(diào)人員要及時組織各接待人員開會全面總結(jié)本次活動得與缺，通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，以使今后的接待工作責任分工明確，頭緒層次清楚（接待中如有留影照像，要及時將照片寄給客人）。
10、市場部負責及時整理編寫來訪報道/簡訊（2個工作日內(nèi)）提交總經(jīng)辦，如有重要領導來訪，來訪報道經(jīng)公司領導審批后發(fā)總公司，在公司網(wǎng)站上發(fā)布。
第十一條 各環(huán)節(jié)接待責任人要加強學習業(yè)務知識，努力做好本環(huán)節(jié)的每次接待工作。
第十二條 各環(huán)節(jié)的接待人員要注意個人著裝、修飾，男同事不得留長發(fā)、胡須，女同事不得濃妝艷抹，男女同事都不得染異發(fā)。接待重要來賓參訪時運營服務中心和技防巡邏隊要統(tǒng)一著裝上崗。
第十三條 各位來賓在公司內(nèi)的參觀、檢查等活動必須由當次接待總協(xié)調(diào)員、講解員或?qū)诮哟块T接待人員全程陪同，重要來賓還應有公司領導、相關部門經(jīng)理全程陪同。
第十四條 在參觀過程中，所有接待人員要嚴格執(zhí)行公司保密制度。
第四章 罰則
第十五條 違反規(guī)定，擅自提高接待標準或未經(jīng)批準自行接待賓客，或接待工作中不作為為來賓服務過程中出現(xiàn)紕漏，在月度考核中減責任部門經(jīng)理和責任人1分。
第十六條 在接待過程中出現(xiàn)重大安全事故，在月度考核中減責任部門1分。
第十七條 在接待過程中，因企業(yè)機密造成重大損失，按公司有關保密制度執(zhí)行。
第五章 附則
第十八條 本辦法自2015年6月10日起施行，由總經(jīng)理辦公室解釋。
第十九條 在執(zhí)行本辦法后，北京總部有新的同類辦法出臺后，如本辦法與總部辦法有沖突的，按總部相應辦法執(zhí)行。
來訪人員接待管理制度2015-05-17 16:48 | #2樓
第1章 總則
第1條 目的
為規(guī)范前臺接待人員對來訪人員的接待行為，提高接待效率，樹立公司形象，特制定本制度。 第2條 適用范圍
本制度適用于公司所有前臺接待人員。
第2章 人員來訪接待
第3條 接待預約來訪人員時，接待人員應禮貌大方、熱情周到。
第4條 客人到來進行來后，接待人員要立即通知被訪者；如需引導，則應使用正確的引導方法和引導姿勢，具體如下表所示。
第5條 安排時接待地點，接待人員主要遵循以下原則。
1．對于普通來賓，一般安排在公司會議室內(nèi)接待。
2．對于貴賓，應由具體接待者安排接待地點。
3．對于面試人員，如果會議室條件允許，應盡量安排在會議室接待。
4．對于來公司學習培訓的人員，由行政部協(xié)助相關部門安排接待。
第6條 預約人員到達后，若被訪者由于種種原因不能馬上接見，接待人員一定要說明理由與等待時間，若來訪人員愿意等待，則應向其提供飲料和雜志，如有可能，還應該不時為來訪人員更換飲料。
第7條 如果預約來訪人員要找的負責人不在，接待人員要明確告知負責人的去向及回公司的時間，請來訪人員留下電話、地址，并明確是來訪人員再次來公司，還是本公司人員回訪來訪者單位。
第8條 如果采訪人員未預約，接待人員應首先明確對方姓名，委婉詢問對方來意，并初步判斷能否
讓他與相關人員見面。
第9條 接待人員經(jīng)過初步判斷，如果不能直接回答，應使用“讓我看看他是否在”等言辭，及時與相關人員溝通，最后決定是否安排接待。
第3章 附則
第10條 行政部對本制度擁有解釋權(quán)。
