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第一篇：如何組織會(huì)議活動(dòng)
會(huì)前準(zhǔn)備
在領(lǐng)導(dǎo)確定了會(huì)議諸要素以后，頂尖秘書就應(yīng)著手做準(zhǔn)備工作了。會(huì)前準(zhǔn)備很重要，不允許有絲毫的疏漏差錯(cuò)。會(huì)前準(zhǔn)備充分是會(huì)議成功的保證。
會(huì)議計(jì)劃和成本預(yù)算
開會(huì)需要?jiǎng)佑萌肆?、物力、?cái)力，又往往占用一些工作、生產(chǎn)時(shí)間。為了使開會(huì)與日常工作、生產(chǎn)互相結(jié)合、促進(jìn)，而不是互相沖突、抵耗，會(huì)議必須要有計(jì)劃。開會(huì)也是一種投入與產(chǎn)出，盡管投人往往是有形的，產(chǎn)出往往是無形的，但總是以最少的投人爭(zhēng)取最大的產(chǎn)出。因此，會(huì)議應(yīng)該計(jì)算成本，作出預(yù)算，包括在會(huì)議計(jì)劃之中。
(1)會(huì)議計(jì)劃。
會(huì)議計(jì)劃首先應(yīng)明確會(huì)議的目的和任務(wù)，確定會(huì)議的名稱、出席對(duì)象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，即會(huì)議六要素的具體化。
其次會(huì)議計(jì)劃應(yīng)明確會(huì)議應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作，如需用哪些文件，會(huì)場(chǎng)怎樣布置，是否需要食宿、車輛，是否安排參觀、文化娛樂等其他活動(dòng)。’
再次決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員，必要時(shí)成立籌備組、臨時(shí)秘書處或籌備委員會(huì)。
會(huì)議計(jì)劃由秘書制訂、提出。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后-再由秘書或秘書處組織人員。分頭按計(jì)劃執(zhí)行。
機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部的小型會(huì)議也應(yīng)有計(jì)劃，使組織成員做到心中有數(shù)，早作安排。部門的會(huì)議至少應(yīng)提前一星期報(bào)至辦公室，由辦公室統(tǒng)籌安排，訂出一周會(huì)議安排表，使各部門工作不致相互沖突，領(lǐng)導(dǎo)也可有選擇、有計(jì)劃地參加部門會(huì)議，有利于全局工作的順利開展。
(2)會(huì)議成本預(yù)算。
有明顯投入的大中型會(huì)議，特別是跨地區(qū)的、會(huì)期超過一天的會(huì)議，必須計(jì)算成本，作出預(yù)算。會(huì)議成本包括兩部分：
①“顯性成本”。
即會(huì)議明顯的耗費(fèi)，如會(huì)場(chǎng)租借費(fèi)、文件材料費(fèi)、與會(huì)者的交通費(fèi)、食宿費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)以及服務(wù)人員的工資等。這些費(fèi)用是可以明顯計(jì)算出來的，又是直接消費(fèi)的。
②“隱性成本”。
即與會(huì)者因參加會(huì)議而損失的勞動(dòng)價(jià)值，一般不大為人們所注意的成本。這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算。它的含義是這樣的：一個(gè)生產(chǎn)者的勞動(dòng)價(jià)值至少是他工資的8倍，參加會(huì)議前必然要作些準(zhǔn)備，會(huì)后又有用于思考、回憶的時(shí)間，所以還要乘以2。會(huì)議成本的計(jì)算公式是：會(huì)議成本=X+2J×N×T
其中，X表示顯性成本的總和；J代表與會(huì)人員每小時(shí)平均工資的3倍；N表示人數(shù)；T代表時(shí)間(小時(shí))。
所以，召開一個(gè)百人左右、跨地區(qū)的、會(huì)期3至5天的中型會(huì)議，其會(huì)議成本總數(shù)將達(dá)到幾萬元甚至幾十萬元。有些國家、有些大企業(yè)每次開會(huì)總把會(huì)議成本預(yù)算表貼在會(huì)議室的門口，讓每個(gè)與會(huì)者一進(jìn)門就知道這次會(huì)議要花費(fèi)多少代價(jià)，從而共同努力提高會(huì)議的效率。因此，一些目標(biāo)、效果不十分明顯的會(huì)議應(yīng)當(dāng)少開或不開。頂尖秘書雖無決定權(quán)，但應(yīng)有清醒的頭腦、正確的態(tài)度?？梢蕴岢鲎约旱囊庖?。
文件準(zhǔn)備較重要的會(huì)議頂尖秘書都需要事先準(zhǔn)備文件
會(huì)議文件有兩大類：
一類是供會(huì)上學(xué)習(xí)參考的文件資料。如上級(jí)的有關(guān)政策、方針、法規(guī)、計(jì)劃。以及專業(yè)、技術(shù)性資料等。這類文件有些在會(huì)議結(jié)束后不能讓與會(huì)人員帶走，秘書應(yīng)做好回收工作。
另一類就是會(huì)議本身所產(chǎn)生的文件。如：開幕詞、工作報(bào)告、講話稿、會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議決定、會(huì)議紀(jì)要、閉幕詞、會(huì)議總結(jié)等。其中，開幕詞、工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿是必須在會(huì)前準(zhǔn)備妥當(dāng)?shù)?，其他文件則在會(huì)議過程中或會(huì)議結(jié)束時(shí)形成。
這類文件可以讓與會(huì)人員帶走，作為進(jìn)一步學(xué)習(xí)或傳達(dá)、貫徹之用。
(1)開幕詞。
開幕詞是會(huì)議開始時(shí)會(huì)議主席所作的發(fā)言稿，一般帶有預(yù)告及禮儀性質(zhì)，比較簡(jiǎn)短。內(nèi)容大體包括三方面：
①對(duì)來賓和與會(huì)人員表示歡迎。
②對(duì)會(huì)議的內(nèi)容、任務(wù)、目的作簡(jiǎn)要介紹。
③預(yù)祝會(huì)議成功。
(2)工作報(bào)告。
工作報(bào)告是會(huì)議的主要文件，其中的主要內(nèi)容往往是會(huì)議討論的中心議題。工作報(bào)告必須有實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，既可以是對(duì)前階段工作成果、經(jīng)驗(yàn)、缺點(diǎn)的回顧與總結(jié)，也可以是對(duì)后階段工作提出計(jì)劃、預(yù)算、部署或展望。工作報(bào)告既要全面，又要重點(diǎn)突出。篇幅一般較長(zhǎng)，幾千字到幾萬字不等，視內(nèi)容而定。
(3)發(fā)言稿。
這里指的是除工作報(bào)告之外的其他與會(huì)者的發(fā)言稿。發(fā)言稿也要有具體的內(nèi)容，但不像工作報(bào)告那樣面面俱到，而應(yīng)是背景介紹，或是財(cái)政開支，或是人事管理，或是專業(yè)背景，或是會(huì)議(出處:中國會(huì)展教育網(wǎng))關(guān)心的其他問題。等等。有些會(huì)議對(duì)發(fā)言時(shí)間有限定，發(fā)言稿一般不宜太長(zhǎng)。發(fā)言稿有些是由發(fā)言人親自撰寫，也有些是由秘書代為起草，冉修訂定稿。
(4)其他會(huì)議文書。
除此三文件之外，頂尖秘書還必須準(zhǔn)備好會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會(huì)議通知、會(huì)議議程表、日程表、作息時(shí)間表、與會(huì)人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表，等等。
(5)會(huì)議文件的準(zhǔn)備程序。
一般先由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容、目標(biāo)的要求確定要點(diǎn)，授意給秘書。頂尖秘書按照領(lǐng)導(dǎo)授意，收集資料，寫成初稿，呈給領(lǐng)導(dǎo)審閱。領(lǐng)導(dǎo)審閱后提出意見，交回給秘書修改，或是自己修改。頂尖。秘書修改后再次呈給領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)審定后簽發(fā)。秘書或文員將簽發(fā)的文稿打印、裝訂成正式文件。其程序如下：
會(huì)議準(zhǔn)備
對(duì)會(huì)場(chǎng)的要求總體上是：整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、一應(yīng)設(shè)備齊全、利于安全和保密。具休要求如下：
(1)會(huì)場(chǎng)布置
會(huì)場(chǎng)除了整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全等要求之外，還應(yīng)考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。小型會(huì)議可安排在一般會(huì)議室，會(huì)議室有方形、長(zhǎng)方形、圓形、橢圓形等。會(huì)議室的中央放置長(zhǎng)方形或長(zhǎng)圓形會(huì)議桌，桌上正中可以放置一兩盆鮮花，四邊供與傳教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周圍放置靠背椅，數(shù)量視人數(shù)而定。主席的位置一般在會(huì)議桌的兩端，視門的方向而定，通常在門的左側(cè)。多邊會(huì)議采用正圓形會(huì)議(出處:中國會(huì)展教育網(wǎng))桌，或多邊形桌位，因?yàn)檎龍A形或多邊形會(huì)議桌的席位無主次之分。大中型會(huì)議則安排在會(huì)議廳，扇形會(huì)議廳比長(zhǎng)方形的效果要好。會(huì)議廳的前方安排主席臺(tái)與講臺(tái)。主席臺(tái)應(yīng)用長(zhǎng)方形桌，上鋪白色、天藍(lán)色或其他顏色桌面。臺(tái)上方或后方懸掛會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)一般用紅底白字，企業(yè)也可用紅底金字。講臺(tái)不宜過大過高，應(yīng)與講話人的身材比例協(xié)調(diào)。臺(tái)前可放置花草盆景，使主席臺(tái)整體上顯得色彩和諧，舒心悅目。面對(duì)主席臺(tái)的是與會(huì)者席位，應(yīng)有桌有席。便于放置文件和做記錄，席位之間不應(yīng)太擠，便于進(jìn)出活動(dòng)。研討會(huì)、座談會(huì)可將桌椅排成半圓形或小方塊形，席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應(yīng)多備話筒，便于與會(huì)者原桌發(fā)言和多向交流。會(huì)場(chǎng)大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)，與其過大，不如偏小。會(huì)場(chǎng)過大則顯得松散，容易產(chǎn)生遲到、早退現(xiàn)象，不利于產(chǎn)生好的會(huì)議效果；偏小反而顯得緊湊，容易使人思想集中。情緒飽滿。
工作會(huì)議或同一系統(tǒng)會(huì)議，與會(huì)者的席位依職務(wù)高低為序，職務(wù)越高者離主席席位越近，兩邊入席，左高右低，前高后低。研討會(huì)、座談會(huì)之類的會(huì)議，與會(huì)者可隨到隨坐，不指定席位。重要的大中型會(huì)議，則應(yīng)按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，與會(huì)者由秘書或服務(wù)人員引領(lǐng)入席。
(2)主席臺(tái)席位。
重大會(huì)議的主席臺(tái)席位應(yīng)講究排列。主席臺(tái)席位視人數(shù)設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位應(yīng)為單數(shù)。席位的次序應(yīng)以主席團(tuán)成員職務(wù)高低，對(duì)會(huì)議的重要程度而定。邀請(qǐng)的貴賓或來賓如安排在主席臺(tái)就坐的也按照同樣原則。
第一排的正中為首席．其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低．前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。
(3)會(huì)場(chǎng)設(shè)施。
會(huì)場(chǎng)一應(yīng)設(shè)施都必須在開會(huì)前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機(jī)、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試(如擴(kuò)音器 的音量大小)，以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。
(4）其他準(zhǔn)備。
會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐、住宿。會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班。遠(yuǎn)道而來的應(yīng)準(zhǔn)備接送車輛。會(huì)議(出處:中國會(huì)展教育網(wǎng))要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。重要會(huì)議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會(huì)議計(jì)劃中如安排參觀、考察、游覽等活動(dòng)，或贈(zèng)送圖片、資料、紀(jì)念品等，都應(yīng)在會(huì)前做好準(zhǔn)備。
會(huì)議議程、程序的擬定
(1)議程。
會(huì)議通常有一個(gè)或幾個(gè)相關(guān)的議題。若有多個(gè)議題，頂尖秘書應(yīng)根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，編排議程，印成文字，就是議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。
(2)程序。
會(huì)議內(nèi)容除了議題之外，還有一些禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項(xiàng)目，如宣布會(huì)議開始、奏樂、致開幕詞、小組討論、發(fā)言、致閉幕詞、宣布會(huì)議結(jié)束等。把第一次會(huì)議的這些項(xiàng)目和內(nèi)容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文書，就是程序表。程序表最好能列上時(shí)間安排，具體到幾點(diǎn)幾分。
(3)日程表與作息時(shí)間表。
會(huì)期超過一天的會(huì)議，還應(yīng)訂出日程表和作息時(shí)間表。
①日程表。
即將會(huì)議的全部?jī)?nèi)容(包括參觀和文娛活動(dòng))分解安排在會(huì)期幾天的各單元(如分上午、下午、晚上)或時(shí)數(shù)(幾點(diǎn)至幾點(diǎn))內(nèi)，以簡(jiǎn)短的文字表達(dá)，制成表格。
②作息時(shí)間表。
即將每天的起居、用餐、參加會(huì)議或其他活動(dòng)、休息等時(shí)間安排制成表格。安排作息時(shí)間應(yīng)考慮到勞逸結(jié)合、冬夏時(shí)令特征等因素。
會(huì)議議程、程序、日程表、作息時(shí)間表的擬定，體現(xiàn)出會(huì)議準(zhǔn)備的充分和計(jì)劃的嚴(yán)密，可以使與會(huì)人員和服務(wù)人員做到心中有數(shù)，使會(huì)議有條不紊地進(jìn)行，這是會(huì)議(出處:中國會(huì)展教育網(wǎng))成功的必要保證。
會(huì)議通知的發(fā)送
會(huì)前一切準(zhǔn)備就緒之后，就應(yīng)及時(shí)發(fā)送會(huì)議通知。本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書面通知，邀請(qǐng)性會(huì)議則可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)
信。
會(huì)議通知上應(yīng)寫明下列內(nèi)容：
①會(huì)議召開的時(shí)間、需用時(shí)間或會(huì)期，地點(diǎn)(會(huì)址)。
②會(huì)議名稱和主要議題。
③參加對(duì)象。
④須作什么準(zhǔn)備。
⑤報(bào)到日期、地點(diǎn)、接站辦法等。
⑥召集單位署名、通知發(fā)出日期，加蓋公章。
邀請(qǐng)性會(huì)議為準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備，通知時(shí)應(yīng)提前7天以上并附加回執(zhí)。
回執(zhí)中需有下列內(nèi)容：
①受邀請(qǐng)者娃名、性別、年齡、工作單位及地址、職務(wù)或職稱。
②是否參加會(huì)議。
③預(yù)訂住房標(biāo)準(zhǔn)。
④提交論文題目或資料名稱。
⑤回程車船機(jī)票登記等。
會(huì)議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達(dá)等方式，對(duì)重要的邀請(qǐng)對(duì)象可用發(fā)送書面通知或請(qǐng)柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。
附回執(zhí)的通知應(yīng)計(jì)算郵途的來回時(shí)間，受邀請(qǐng)者考慮和準(zhǔn)備時(shí)間，相應(yīng)提前發(fā)送，但又不可提前過多，以免對(duì)方遺忘
第二篇：會(huì)議流程活動(dòng)策劃方案
一、會(huì)議名稱：20--年---影視集團(tuán)年終表彰大會(huì)
二、會(huì)議時(shí)間：20--年11月18日8:30-11:3014:00-18:00
三、會(huì)議分組安排：
組別
負(fù)責(zé)人
負(fù)責(zé)內(nèi)容
總指揮是整個(gè)會(huì)議流程、安排及各小組總領(lǐng)導(dǎo)。
策劃組
會(huì)議內(nèi)容、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議、會(huì)議方式等策劃。
組織組
根據(jù)各組需求，安排人員及分配工作。
后勤組
車輛、安保、飲食、休息服務(wù)及領(lǐng)導(dǎo)接站到站服務(wù)工作等。
宣傳組
通過各種傳播渠道宣傳會(huì)議及會(huì)議參加人員通知工作。
秘書組
會(huì)議前材料的派發(fā)和領(lǐng)導(dǎo)講話記錄、語言文字翻譯、會(huì)議總結(jié)。
四、具體時(shí)間安排
上午
6:00
各工作組就位、車輛出發(fā)、工作人員就位開始布置。
8:30-10:00
各考勤組開始對(duì)相關(guān)人員、簽到考勤工作。
10:00-11:30
省委領(lǐng)導(dǎo)講話、機(jī)關(guān)單位相關(guān)人員講話。
11:30-12:30
全體人員用餐。
下午
13:45-14:00
各考勤組開始對(duì)相關(guān)人員、簽到考勤工作。
14:00-16:00
集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)講話，各分公司負(fù)責(zé)人講話及相關(guān)報(bào)告與總結(jié)。
16:00-18:00
年終表彰、先進(jìn)代表講話、各部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)總結(jié)。
18:10
各工作組就位、車輛出發(fā)、工作人員就位開始整理會(huì)場(chǎng)。
五、會(huì)議內(nèi)容
第一項(xiàng)：省委領(lǐng)導(dǎo)講話(省委領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)機(jī)關(guān)單位通過ppt、數(shù)據(jù)及相關(guān)材料講述---影視集團(tuán)近幾年的發(fā)展以及在政府的幫助下所取得的成績(jī)及以后相關(guān)扶持政策。)
第二項(xiàng)：集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)講話，各分公司20--年報(bào)告與總結(jié)(集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)通過ppt、數(shù)據(jù)、短片及材料講述20--年在某背景下所取得的成果和所遇到的問題及不足和今后解決問題方法。各分公司20--年的報(bào)告與總結(jié)。)
第三項(xiàng)：對(duì)先進(jìn)集體、個(gè)人等進(jìn)行頒獎(jiǎng)、先進(jìn)代表講話、此次會(huì)議各組部門負(fù)責(zé)人對(duì)此次會(huì)議進(jìn)行相關(guān)總結(jié)。
經(jīng)費(fèi)預(yù)算
1.水費(fèi)1-3=3元
2.材料費(fèi)2-30=60元
3.氣球0.5-30=15元
4.條幅3-25=752車輛、伙食、服務(wù)人員加班、宣傳等支出。
第三篇：會(huì)議組織流程
會(huì)議組織流程圖相關(guān)負(fù)責(zé)人 綜合部 參會(huì)人員確定會(huì)議主題安排議事日程確定參會(huì)人選安排會(huì)議場(chǎng)所發(fā)布會(huì)議信息 確定參加主持會(huì)議 準(zhǔn)備參會(huì)材料形成決議 整理會(huì)議記錄審批 下發(fā)會(huì)議紀(jì)要 執(zhí)行信息存檔
一、公司級(jí)會(huì)議的組織工作 會(huì)議分為：大、中、小 大型會(huì)議一般較少，以年終總結(jié)會(huì)議為代表 中型會(huì)議以競(jìng)崗、辦公會(huì)議等為主 小型會(huì)議最多，以領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議為代表 如何組織大型的會(huì)議呢？ 絕大多數(shù)是在會(huì)前的工作：會(huì)議的前期，參加會(huì)議的人都會(huì)關(guān)注會(huì)場(chǎng)環(huán)境、溫度、燈光、音樂、位次等等，所以，會(huì)議前要做很多的工作。
1、前期的籌備：、前期的籌備：1.1 會(huì)前通知： 有 2 大工作：一是通知，二是反饋 1.1.2 先說通知，方式有： 書面：一般是大的、時(shí)間長(zhǎng)、參加人員多的會(huì)議； 口頭：小型的、小范圍的會(huì)議。內(nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容、要求（筆記等）???注意：通知時(shí)要：通知、再落實(shí)（跟蹤到底）如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒有通知到呀?。┧?，下通知一定要下到人！這要切記！另外，下通知必須設(shè)立記錄本，及時(shí)記 錄、查閱?！昂媚X子不如個(gè)爛筆頭！” 1.1.3 準(zhǔn)備會(huì)議需要的資料： 設(shè)立接待處，一般在進(jìn)場(chǎng)入門處，講演稿（不做保密的可以為與會(huì)代表每人一份）會(huì)議日程安排表 鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會(huì)代表）簽到表，一般小型的技術(shù)性會(huì)議，如果是社會(huì)性大會(huì)議，可以不用。橫幅（會(huì)議的題目，大約提前 3-5 天制作）1.2 會(huì)議的日程：中型以上會(huì)議：
1、主持人
2、講話人
3、發(fā)言人是誰？
4、發(fā)獎(jiǎng)人是誰？ 一定要書面的第一、第二、三、四…… 時(shí)間……某某作什么…某某做什么…… 如對(duì)主持人有特別的要求（如公司領(lǐng)導(dǎo)的特殊要求），也可以委托 講話人：總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)主持。另外，要對(duì)演講稿進(jìn)行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報(bào)、修改、上報(bào)……一直到最后的確認(rèn)，必須我們什么，特別是大會(huì)、年會(huì)等。如有發(fā)言人必須要挑選、是門店的必須與店長(zhǎng)或其上級(jí)主管溝通、推薦后，我們 再排查！排查內(nèi)容：
1、發(fā)言稿件
2、儀容要求
3、聲音
4、是否能行 選好后再安排召集所有發(fā)言人開會(huì)，提出要求、干什么、什么事、代表誰發(fā)言、發(fā)言從那些角度寫、應(yīng)該寫什么、什么時(shí)間稿子上報(bào)審核——稿件必須要審核！1.3 會(huì)場(chǎng)的布置 1.3.1 會(huì)（徽）標(biāo)：（必須要體現(xiàn)出本次會(huì)議的內(nèi)容）、1.3.2 主席臺(tái)的安排：誰？、幾個(gè)人？、怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會(huì)場(chǎng)的 衛(wèi)生、椅子
一、公司級(jí)會(huì)議的組織工作
會(huì)議分為：大、中、小
大型會(huì)議一般較少，以年終總結(jié)會(huì)議為代表
中型會(huì)議以競(jìng)崗、辦公會(huì)議等為主
小型會(huì)議最多，以領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議為代表
如何組織大型的會(huì)議呢？
絕大多數(shù)是在會(huì)前的工作：會(huì)議的前期，參加會(huì)議的人都會(huì)關(guān)注會(huì)場(chǎng)環(huán)境、溫度、燈光、音樂、位次等等，所以，會(huì)議前要做很多的工作。
1、前期的籌備：
1.1 會(huì)前通知：
有2大工作：一是通知，二是反饋
1.1.2 先說通知，方式有：
書面：一般是大的、時(shí)間長(zhǎng)、參加人員多的會(huì)議；
口頭：小型的、小范圍的會(huì)議。
內(nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容、要求（筆記等）
???注意：通知時(shí)要：通知、再落實(shí)（跟蹤到底）
如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒有通知到呀?。┧裕峦ㄖ欢ㄒ碌饺?！這要切記！另外，下通知必須設(shè)立記錄本，及時(shí)記錄、查閱?！昂媚X子不如個(gè)爛筆頭！”
1.1.3準(zhǔn)備會(huì)議需要的資料：
設(shè)立接待處，一般在進(jìn)場(chǎng)入門處，講演稿（不做保密的可以為與會(huì)代表每人一份）
會(huì)議日程安排表
鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會(huì)代表）
簽到表，一般小型的技術(shù)性會(huì)議，如果是社會(huì)性大會(huì)議，可以不用。
橫幅（會(huì)議的題目，大約提前3-5天制作）
1.2 會(huì)議的日程：中型以上會(huì)議：
1、主持人
2、講話人
3、發(fā)言人是誰？
4、發(fā)獎(jiǎng)人是誰？
一定要書面的第一、第二、三、四……
時(shí)間……某某作什么…某某做什么……
如對(duì)主持人有特別的要求（如公司領(lǐng)導(dǎo)的特殊要求），也可以委托
講話人：總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)主持。
另外，要對(duì)演講稿進(jìn)行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報(bào)、修改、上報(bào)……一直到最后的確認(rèn)，必須我們什么，特別是大會(huì)、年會(huì)等。
如有發(fā)言人必須要挑選、是門店的必須與店長(zhǎng)或其上級(jí)主管溝通、推薦后，我們?cè)倥挪椋?/p>
排查內(nèi)容：
1、發(fā)言稿件
2、儀容要求
3、聲音
4、是否能行
選好后再安排召集所有發(fā)言人開會(huì)，提出要求、干什么、什么事、代表誰發(fā)言、發(fā)言從那些角度寫、應(yīng)該寫什么、什么時(shí)間稿子上報(bào)審核——稿件必須要審核！
1.3會(huì)場(chǎng)的布置
1.3.1會(huì)（徽）標(biāo)：（必須要體現(xiàn)出本次會(huì)議的內(nèi)容）、1.3.2主席臺(tái)的安排：誰？、幾個(gè)人？、怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會(huì)場(chǎng)的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否購用？怎樣安排？是多個(gè)分店（部門）的來的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐（座），一個(gè)團(tuán)隊(duì)一個(gè)區(qū)域。
1.3.3給與會(huì)代表的資料提前擺放的桌子的相應(yīng)位置。
1.3.4懸掛橫幅
1.3.5非常重要的會(huì)議，請(qǐng)速記員。
1.3.6國際性會(huì)議，準(zhǔn)備同音翻譯。
1.4現(xiàn)場(chǎng)的安排：要求參會(huì)者提前10分鐘入場(chǎng)，1、在入口處安排服務(wù)人員，明確、清楚的告訴每位進(jìn)場(chǎng)的人員如何坐？坐到什么地方？例如：競(jìng)崗的人坐在那里？旁聽的人坐那里？
2、安排誰服務(wù)？應(yīng)該注意什么？
3、燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試的人員，會(huì)場(chǎng)都要作好安排?。ㄔO(shè)備最好準(zhǔn)備2套以上）
4、如果發(fā)放獎(jiǎng)品：要提前準(zhǔn)備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準(zhǔn)備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺(tái)的時(shí)間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會(huì)前是否進(jìn)行過演練？
二、會(huì)議中：
問題往往出現(xiàn)在會(huì)議中！
如：空調(diào)的溫度問題（作為主導(dǎo)會(huì)議方必須全程關(guān)注，溫度是否過高、過低），會(huì)場(chǎng)的空調(diào)在冬天合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因?yàn)闇囟葧?huì)往上走，導(dǎo)致原空調(diào)失效），這些必須在會(huì)議前進(jìn)行安排，可以提前進(jìn)行降溫或升溫！
出入口的門窗注意關(guān)閉，安排人員全程負(fù)責(zé)！
因?yàn)槌赡耆俗钊菀资艿酵饨绲母蓴_！所以，溫度非常重要！
案例：02年在青島某賓館夏天，講師著西裝領(lǐng)帶，聽課的人都著夏裝，結(jié)果，未結(jié)束，人員就走掉一般！效果非常差！
——如果人在特冷或特?zé)岬沫h(huán)境下一段時(shí)間，人就不能聚精會(huì)神！切記！
服務(wù)人員：
1、著裝（因?yàn)槌v話人之外，服務(wù)人員是唯一走動(dòng)的人，唯一關(guān)注的人，所以一定要注意著裝）如：女性的皮鞋，走動(dòng)時(shí)注意不能發(fā)出聲響。
2、動(dòng)作要輕、慢、柔、避免快、重！
沖水不能沖著對(duì)方，針對(duì)沖水的動(dòng)作，要進(jìn)行分解：要拿起杯子，不要對(duì)著領(lǐng)導(dǎo)沖水，不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象，不能直接在桌面上沖等。
給主席臺(tái)上公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)倒水的順序按進(jìn)入的順序就可以了（特別安排除外），但如有重要領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)（如市長(zhǎng)或更高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)）就要先給領(lǐng)導(dǎo)沖。
沖水的服務(wù)人員最好只安排1人，可以避免太多的吸引會(huì)場(chǎng)參與者的目光主持人也要避免少走動(dòng)，如有特急的事情，可以通過寫紙條的形式來傳遞。
上面是會(huì)議的組織及注意事項(xiàng)，有些部分內(nèi)容培訓(xùn)中也適用。
下面說一下培訓(xùn)：
一、講師的行李包（或筆記本包）注意要放在椅子或其他上面，應(yīng)避免直接放置在地上，這能反映出企業(yè)服務(wù)細(xì)節(jié)的水平！
二、前期的工作：
1、調(diào)研
2、確定培訓(xùn)公司
3、與培訓(xùn)公司溝通 溝通是一個(gè)詳細(xì)的過程：1）老師是誰？幾位？幾點(diǎn)到？怎樣到？2）課程的安排：6小時(shí)還是7小時(shí)？還是7.5個(gè)小時(shí)(一般在6—7個(gè)小時(shí))，課程從幾點(diǎn)開始？上午幾個(gè)小時(shí)？下午幾個(gè)？中間怎樣安排休息？休息多長(zhǎng)時(shí)間？休息幾次？3）講師來時(shí)：怎樣安排？巡店？交流？還是需要休息？（此小環(huán)節(jié)要向上級(jí)主管匯報(bào)）
第二天講課的內(nèi)容是那些？有什么疑惑？誤區(qū)是什么？
座談：如果安排座談（交流）有誰來參加？怎樣座談組織？
服務(wù)意識(shí)：講師的飲食習(xí)慣？茶水？礦泉水還是咖啡？——要注意花了錢還做不好的誤區(qū)?。ò阉腥俗鳛橐粋€(gè)人來對(duì)待是錯(cuò)誤的！）
講師必須要尊重！
有的講師習(xí)慣在授課時(shí)喝水，有的不喝，喝與不喝我們都要準(zhǔn)備好，如果和咖啡，我們要根據(jù)其身份來選擇不同檔次的咖啡
主持人：從始至終要注重：一旦出現(xiàn)問題，第一個(gè)快速反應(yīng)的是主持人，必須快速處理，全局控制！主持人非常重要??！在一節(jié)課程結(jié)束時(shí)，要先示意大家鼓掌。還應(yīng)注意在中間休息快到時(shí)間的時(shí)候要主持：“請(qǐng)外面（室外）的人員回到位子上來，課程（會(huì)議馬上開始）”。
在中間結(jié)束時(shí)主持人要先帶動(dòng)鼓掌，再主持感謝詞！
主持人：在介紹時(shí)，應(yīng)先拋出幾個(gè)現(xiàn)在存在的問題，我們?yōu)槭裁匆嘤?xùn)，培訓(xùn)的目的是什么？然后再重點(diǎn)介紹老師。
中午或晚上的就餐：選擇對(duì)應(yīng)的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在那里？
組織會(huì)議的時(shí)候不可能是一個(gè)部門全部完成，是需要其他部門來協(xié)調(diào)的，但必須有一個(gè)部門主導(dǎo)，其他不么配合，這需要部門之間要溝通、交流、協(xié)調(diào)、互助，主導(dǎo)的部門主管必須作到細(xì)致、周到。
事先要考慮問題，如果出現(xiàn)怎么辦？
其他的一些問題：
1、在會(huì)議（培訓(xùn)）課見休息的時(shí)候，參會(huì)人不能按時(shí)返回怎么辦？
答：這需要我們?cè)谄綍r(shí)的會(huì)議中留意這些問題，要注意會(huì)議中的這些問題，那些是好的，那些不好，下一次怎樣解決？
方法：
1、制定會(huì)議管理制度
2、下一次會(huì)議時(shí)提前強(qiáng)調(diào)
例如：手機(jī)鈴聲的問題和中間休息不能按時(shí)返回是一樣的，在主持時(shí)提前強(qiáng)調(diào)要記錄好，對(duì)于到晚的如何處理？對(duì)手機(jī)鈴聲如何處理？對(duì)于一而再出現(xiàn)的問題，也可以強(qiáng)調(diào)，如果不按規(guī)定，我們對(duì)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評(píng)或在下課時(shí)讓其上臺(tái)表演節(jié)目。如果還不行那就直接納入個(gè)人的考核
不要強(qiáng)調(diào)了的事情還犯，就是要改正！
注意：會(huì)議前最好進(jìn)行點(diǎn)名，我們可以了解到人數(shù)、實(shí)際人數(shù)、未到人數(shù)、未到的原因
2、中間休息的時(shí)間可否放音樂？
答：當(dāng)然可以，但要注意幾個(gè)問題
1、播放時(shí)要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場(chǎng)景的歌曲
2、聲音一定不能太吵，因?yàn)殚_會(huì)大腦都容易類，在下一節(jié)會(huì)議時(shí)會(huì)產(chǎn)生疲勞感
3、在快開始前1-2分鐘關(guān)掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時(shí)主持人要上臺(tái)組織大家入座。
3、如何作好與老師之間的禮儀或者說尺度？
答：在講師來之前要先了解講師的資歷、職務(wù)，然后有對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)或部門進(jìn)行接待或陪同，我們要一般不需要送到酒店，但酒店的需要我們安排的必須提前預(yù)定，是否有早餐？如果沒有，怎樣安排并告知客人？
另外，在課間、在路上，我們都要進(jìn)行溝通，把需要辦理的事情提前了解清楚，有時(shí)候，我們只需要一個(gè)電話、一句話就可以解決的要馬上辦理
4、對(duì)于會(huì)場(chǎng)中有電話鈴聲、接打電話的問題如何解決？
答：在會(huì)議中、授課中，參會(huì)者有人直接接打電話，能反映出一個(gè)企業(yè)的管理水平和個(gè)人的素質(zhì)，我們要求大家在會(huì)議中把手機(jī)調(diào)整到靜音狀態(tài)，而不強(qiáng)行說必須關(guān)機(jī)（極特殊情況除外），因?yàn)槲覀兪瞧髽I(yè)，以經(jīng)營(yíng)為主，不是黨政部門，如果是公司領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)主管或者非常重要的事情（人物）打來電話，可以選擇到會(huì)場(chǎng)外面接打。
在前面我們也談到，如何會(huì)議中的手機(jī)鈴聲或其他違紀(jì)的一直是某幾個(gè)人，那么我們可以在會(huì)議結(jié)束時(shí)說：“在前幾次的會(huì)議時(shí)我們一再強(qiáng)調(diào)……但還是出現(xiàn)了……（幾種現(xiàn)象），那么各店、各部門的負(fù)責(zé)人看一下是誰的手機(jī)響了？這樣，我們請(qǐng)他們到前臺(tái)來表演個(gè)節(jié)目或者……”
或者：“……圓滿結(jié)束，但還有問題……那些部門……希望下一次不要出現(xiàn)類似的問題”
5、對(duì)會(huì)議中的溫度如何進(jìn)行控制和把握？
答：對(duì)于溫度的控制，我們一般把握好“適中”就可以了，但如何作好適中是一個(gè)大學(xué)問。老師來之前我們要作好交流，我們當(dāng)?shù)氐臏囟扔卸嗌?？老師的服飾是否與參會(huì)人員的服飾及溫度相符？會(huì)議中是否溫度過高（低）？如何控制？是否需要輔助材料？（如增加電風(fēng)扇、電暖氣）
6、倒（沖）水的過程中還要注意什么問題？
答：
1、整個(gè)會(huì)議的過程中要保證有飲用水。
2、要保證每一個(gè)人都有水喝，但不要試圖在沖水時(shí)每一個(gè)都去沖。
3、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、主席臺(tái)、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會(huì)者不一定照顧到。
7、關(guān)于課間與老師交流時(shí)要注意什么？
答：課間要主動(dòng)與老師交流，應(yīng)針對(duì)工作中的問題、老師講課不理解的問題進(jìn)行，但要注意幾點(diǎn)：
1、看老師的勞累程度
2、整個(gè)會(huì)議中是否留有單獨(dú)交流的時(shí)間
另外，我們公司培訓(xùn)制度中也有規(guī)定，在外參加公開課程時(shí)，要將我們的同時(shí)盡量分開住宿，與咨詢公司（或高校）要求安排國內(nèi)的大公司或和同性質(zhì)的大公司的高管安排在一起，因?yàn)槊恳淮螀⒓油庥?xùn)就必須帶著問題，在吃飯的時(shí)候，我們也提倡分開來座，大家在一起，有很多交流的機(jī)會(huì)。
案例：04年我和公司的某某到“北京超市人”參加一個(gè)課程，因?yàn)槔蠋煂?duì)我們企業(yè)的培訓(xùn)比較熟，就舉例提了一下我們的做法，結(jié)果在中間休息的時(shí)候，我還沒有站起來就有很多企業(yè)的老總過來交流、咨詢、換名片，當(dāng)時(shí)我就很受啟發(fā)。
第四篇：會(huì)議流程活動(dòng)策劃方案
為展現(xiàn)公司日新月異、蓬勃發(fā)展的良好風(fēng)貌，增進(jìn)友誼、增強(qiáng)凝聚力，特此在公司成立十周年召開大型會(huì)議。回顧公司十年來的風(fēng)雨路程，展望美好明天。
一、與會(huì)人員與單位
本公司領(lǐng)導(dǎo)，行業(yè)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)，政府有關(guān)部門，媒體，供應(yīng)商及客戶代表，本公司會(huì)務(wù)人員。
要求：詳細(xì)的落去實(shí)名單，確定人數(shù)，不能有絲毫差錯(cuò)。
二、時(shí)間<日程>、地點(diǎn)
時(shí)間為于公司創(chuàng)建同日十月八號(hào)。地點(diǎn)為福隆商務(wù)會(huì)館1號(hào)商務(wù)會(huì)議展演廳和大堂餐飲部。
三、會(huì)議主題與內(nèi)容
主題：公司成立十周年慶典，回顧過往十年的公司發(fā)展歷程，總結(jié)發(fā)展中各方面的經(jīng)驗(yàn)。并且提出未來五年的發(fā)展思路和工作措施，將本公司的工作做好，讓我們的事業(yè)再上一個(gè)新的臺(tái)階。
希望公司的每一位員工都要樹立為公司奉獻(xiàn)的事業(yè)觀和發(fā)展觀，努力提高自身素質(zhì)和服務(wù)本質(zhì)，忘我工作，無私奉獻(xiàn)，在未來中建功立業(yè)。
內(nèi)容：
議會(huì)內(nèi)容
資料的發(fā)放要在賓客落座后，會(huì)議準(zhǔn)備開幕之間進(jìn)行。要求要準(zhǔn)確迅速不可遺漏。
公司的業(yè)績(jī)宣傳要做到位，這樣可以進(jìn)一步擴(kuò)展公司的形象，讓有關(guān)部門通過這次十周年慶典會(huì)議了解公司的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，讓政府部門了解到公司為社會(huì)為國家作出的貢獻(xiàn)。讓供應(yīng)商和客戶代表更加全面的了解我們公司的經(jīng)營(yíng)狀況。員工方面則更多的是鼓勵(lì)其信心。業(yè)績(jī)宣傳是重頭戲。
產(chǎn)品推介。我們的會(huì)議與會(huì)人員眾多，涉及方方面面的人群?，F(xiàn)場(chǎng)歲產(chǎn)品的推介則能夠達(dá)到比平時(shí)推廣更好的效果。印制宣傳冊(cè)，在做宣傳講解環(huán)節(jié)發(fā)放。宣傳冊(cè)上要有圖片和簡(jiǎn)單講解，使人在帶回去觀看仍有良好的印象。
人員表彰。優(yōu)秀人員表彰是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。這個(gè)環(huán)節(jié)可以大大加強(qiáng)員工的積極性，促進(jìn)企業(yè)的核心力量的凝固。從整體方面加強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。表彰方面要物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合，讓員工更加的體會(huì)到公司的關(guān)懷和體貼。
會(huì)議安排流程
交通。因?yàn)槭侵苣甏笮蜁?huì)議，務(wù)必會(huì)有分公司和外地經(jīng)銷部門的到來。那么就要考慮航班和火車的到點(diǎn)情況。在這之前要派專人捷星接待，不可錯(cuò)過。具體要精確到分鐘。本地的政府部門和相關(guān)部門要提早去接。還要考慮賓客會(huì)場(chǎng)與住宿地方的交通。后勤部門要有詳細(xì)的安排路線和時(shí)間。歡送賓客的車輛要安排好，外地的要提前訂好機(jī)票和車票。車輛的等級(jí)要根據(jù)賓客的身份做出相應(yīng)配備。
會(huì)議廳的布置。會(huì)議廳布置要提前布置還要審核到位。音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、演講臺(tái)等一些設(shè)備要做會(huì)前檢查。要對(duì)照好，擺放對(duì)位置，不可出差錯(cuò)。賓客的引導(dǎo)和就座都要路徑明確。消防逃生措施要到位。
住宿問題。外地賓客的住宿問題要考慮酒店標(biāo)準(zhǔn)，房型，還要考慮客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊，洗換，酒水，互聯(lián)網(wǎng)等等服務(wù)是否到位。
餐飲。餐飲可采取自助餐形式。要根據(jù)人數(shù)定好食物數(shù)目，中西搭配，冷熱搭配要均衡。酒水方面檔次要分清楚，有高有低，切記不可浪費(fèi)。自助餐方便了大多數(shù)人的用餐水準(zhǔn)，且不會(huì)因?yàn)槿藬?shù)問題而造成少數(shù)民族的禁忌問題。
演出活動(dòng)。提前聯(lián)系好演出團(tuán)隊(duì)，共同協(xié)商演出節(jié)目。其中要有關(guān)于公司的品牌宣傳和人文效應(yīng)。演出團(tuán)隊(duì)要具備一定的素質(zhì)和技術(shù)?，F(xiàn)場(chǎng)要進(jìn)行錄制。正式演出前要有2—3次彩排。演出節(jié)目：有歌曲演唱?？沙鲑Y請(qǐng)有名氣的歌星來演出。舞蹈演出方面要大氣和清醒，各種效果都要涉及到。語言類小品也要多準(zhǔn)備。語言類節(jié)目一直是人們所喜愛的，這樣的節(jié)目可以提起人們的興趣。對(duì)企業(yè)的演出活動(dòng)印象更加的深刻。
會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)氣氛控制。由于是高科技產(chǎn)品公司，我們要正規(guī)中帶有活潑，體現(xiàn)出年輕化，信息化，科技化。如果遇到冷場(chǎng)切記不要慌亂，要運(yùn)用發(fā)放禮品的形式調(diào)動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)人員的積極性。
四、擬定會(huì)議日程。
到會(huì)人簽到，發(fā)會(huì)議資料
主持人介紹到會(huì)嘉賓、會(huì)議主題、表示歡迎、公司領(lǐng)導(dǎo)講話。
領(lǐng)導(dǎo)講話：
1、公司董事長(zhǎng)講話。
2、部門經(jīng)理代表講話。
供應(yīng)商客戶代表發(fā)言。
受表彰者發(fā)言。
政府領(lǐng)導(dǎo)講話。
公司領(lǐng)導(dǎo)宣布會(huì)議結(jié)束。
五、經(jīng)費(fèi)預(yù)算
場(chǎng)地、伙食、車輛、紀(jì)念品、服務(wù)人員加班、宣傳等支出項(xiàng)目分列。
具體總金融由行政部門總結(jié)的出。
六、組織機(jī)構(gòu)。
成立會(huì)議專案小組，明確人員和分工。有后勤部門，策劃部門，文案工作組，公關(guān)部門，宣傳部門。
后勤部門負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的布置整理工作，的印制，車輛的配備和酒店的預(yù)訂等一切物質(zhì)實(shí)體工作。后勤部門是重中之重，要和各部門合作好，隨時(shí)應(yīng)對(duì)各部門做出的調(diào)整而工作。
策劃部門負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)議的思路流程和創(chuàng)意。如何讓會(huì)議凸現(xiàn)企業(yè)文化而新穎。策劃部門要做出最快的決策，及時(shí)把信息反映給領(lǐng)導(dǎo)好讓其他部門有準(zhǔn)備時(shí)間。
文案工作組要做會(huì)議的記錄工作和公司近十年歷程的總結(jié)。任務(wù)重大，演講稿新聞稿和宣傳冊(cè)都要面面俱到。
公關(guān)部門要做搞接待和宴請(qǐng)工作。公司的形象和文化品位很大一部分在于公關(guān)部門的宣傳。做到門面是一個(gè)公司所必不可少的工作。要求公關(guān)部門要以企業(yè)形象為第一。
宣傳部門配合后勤部門和公關(guān)部門作出隨時(shí)調(diào)整，為整個(gè)會(huì)議的宣傳做出成績(jī)。會(huì)議的發(fā)放紀(jì)念品等活動(dòng)由宣傳部門負(fù)責(zé)。以及媒體的聯(lián)系和新聞的發(fā)布。
七、發(fā)生突發(fā)狀況的緊急處理。
大型會(huì)議的活動(dòng)要抓好重點(diǎn)，日期不改，主體不變，人員大部到位，日程安步驟進(jìn)行都算成功。
會(huì)場(chǎng)消防設(shè)施一定要檢查到位。領(lǐng)導(dǎo)事項(xiàng)需要有備份處理。擬講話領(lǐng)導(dǎo)未到場(chǎng)可及時(shí)進(jìn)行下一步驟。
祝會(huì)議順利召開。
第五篇：組織會(huì)議活動(dòng)的流程
組織會(huì)議活動(dòng)的流程
一、事先與主辦單位溝通確定會(huì)議活動(dòng)方案后擬好會(huì)議通知，報(bào)市府辦。
協(xié)調(diào)會(huì)議活動(dòng)舉行的時(shí)間、地點(diǎn)、參加對(duì)象、活動(dòng)議程。其他事項(xiàng)
1.是否需石獅日?qǐng)?bào)社、電視臺(tái)派記者采訪報(bào)道； 2.若需泉州市相關(guān)媒體采訪報(bào)道，由宣傳部負(fù)責(zé)邀請(qǐng)； 3.若需要安排午（晚）餐、住宿及派車接送參會(huì)人員用餐，要聯(lián)系接待處（88711611）。
二、根據(jù)協(xié)調(diào)情況做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作： 會(huì)議活動(dòng)前準(zhǔn)備工作
（一）擬好領(lǐng)導(dǎo)講話稿，并印制出來以備發(fā)放給相關(guān)人員。
（二）會(huì)場(chǎng)布置。
1.聯(lián)系預(yù)定場(chǎng)廳的負(fù)責(zé)人員協(xié)助做好會(huì)場(chǎng)管理（燈光、投影儀、音效、麥克風(fēng)等設(shè)備調(diào)試）
2.根據(jù)會(huì)議活動(dòng)實(shí)際情況指導(dǎo)、協(xié)助主辦單位進(jìn)行布置（橫幅、引導(dǎo)牌、背景海報(bào)、展板、桌牌、桌椅、茶水、簽到處、會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生）
（三）人員邀請(qǐng)
1.由專人負(fù)責(zé)邀請(qǐng)參會(huì)人員，并了解是否需要住宿以及其他必要需求；
2.統(tǒng)計(jì)確定參會(huì)人數(shù)。
（四）印制會(huì)議內(nèi)容梗概和裝訂會(huì)議資料。
（四）指定專人記錄會(huì)議過程，包括拍照、攝像、錄音等，并由專人做會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議活動(dòng)中
（一）協(xié)助主辦單位引導(dǎo)參會(huì)人員簽到及入場(chǎng)就坐。
（二）協(xié)助主辦單位引導(dǎo)記者媒體進(jìn)行錄像、拍攝。
（三）協(xié)助主辦單位維持會(huì)議秩序。
（四）組織人員隔20分鐘為參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)提供茶水服務(wù)。會(huì)議活動(dòng)后
（一）引導(dǎo)參會(huì)人員散場(chǎng)，并協(xié)助主辦單位收拾會(huì)場(chǎng)東西，做好清潔工作。
（二）協(xié)助主辦單位和場(chǎng)廳負(fù)責(zé)人仔細(xì)檢查會(huì)場(chǎng)是否有參會(huì)人員遺忘的東西或文件，將設(shè)備整理好并歸位、關(guān)閉電源、鎖好會(huì)議室大門。
（三）若有安排午（晚）餐及住宿，需告知參會(huì)人員到指定地方用餐及住宿，派專車接送。
