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歡迎詞

歡迎詞是在接待迎送賓客開始時對其光臨表示歡迎的致詞。

格式：１.稱謂。

２.向出席者表示歡迎、感謝和問候。

３.概括已往取得的成就以及變化和發(fā)展。

４.放眼全局，展望未來。

５.結(jié)尾再一次表示感謝。

范例：

歡迎董事長親臨指導(dǎo)

尊敬的ＸＸＸ董事長先生，尊敬的貴賓們：

ＸＸＸ董事長先生與我們合資建廠已經(jīng)兩年，今天親臨我廠對生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營管理進行指導(dǎo)，我們表示熱烈的歡迎。

兩年來我們感到高興的是，我們雙方合資建廠、生產(chǎn)、經(jīng)營管理中的友好關(guān)系一直穩(wěn)步向前發(fā)展。我應(yīng)當(dāng)滿意地指出，我們友好關(guān)系能順利發(fā)展，是與我們雙方嚴格遵守合同和協(xié)議、相互尊重和平等協(xié)商分不開的，是我們雙方共同努力的結(jié)果。

我相信，通過這次ＸＸＸ董事長親臨我廠進行指導(dǎo)，能進一步加深我們雙方相互了解和信任，更能進一步增進我們雙方友好合作關(guān)系的發(fā)展，使我廠更加興旺發(fā)達。

最后，讓我們以熱烈的掌聲，向董事長表示歡迎！

建立商務(wù)關(guān)系函

先生：

在《化學(xué)》雜志上看到貴公司的名稱及地址，我們非常希望與您建立商務(wù)關(guān)系。本公司為化學(xué)產(chǎn)品數(shù)一數(shù)二的出口商之一，在50年的商務(wù)經(jīng)驗中具有良好的信譽。我們確信，您對我們的服務(wù)及貨物的完美品質(zhì)甚為滿意。如果貴公司對我們的信用需進一步了解，請直接洽詢第一銀行。

盼盡快回復(fù)。

您真實的朋友

涉外信函的格式、稱呼、敬語

各構(gòu)成要素在信中的排列如下:

Letterhead信頭

Reference Number案號

Date發(fā)信日期

Inside Addre 封內(nèi)名稱及地址

Particular Addre 特定收信人名稱住址

Salutaion稱呼

Letter Subject信件事由

Body信文

Complimentary Close 結(jié)尾敬語

Signature署名

Reference Notation經(jīng)辦人

Enclosure附件

Postscript附言

函件中的稱呼：

英文函件中的稱呼（Salutation ）相當(dāng)于我國書信中的"先生"這一禮貌稱呼，公司等商業(yè)書信的尊稱以Sirs,DearSirs,Gentlemen最為常見。Sirs是較為正式的禮貌稱呼，通常用于公文中。

Dear Sirs──用于稱呼公司。英國人習(xí)慣上比較喜歡用Dear Sirs,而且Dear Sirs后用逗號。

________________________________________________________________

范例：

市長先生，女士們，先生們：

我們很高興來到你們可愛的城市──武漢。現(xiàn)在我們又來到東湖高新技術(shù)開發(fā)區(qū)。這是我們兩市之間關(guān)系日益密切的又一個象征。

可以肯定地說，在我們短暫的逗留期間我們已經(jīng)取得了豐碩的成果。

我們已經(jīng)簽訂了8個協(xié)議，兩倍于我們雙方過去簽訂的協(xié)議數(shù)字的總和。更重要的是，我們又一次看到了你們的人民，并和他們進行了廣泛的接觸交談。我們和你們在同一張桌子上進餐、飲酒，在同一張桌上談判，一起分享憂慮和歡樂。這一切使我們之間的相互尊重得到增強，使我們之間的友誼得到了鞏固。對此，我表示衷心的祝賀。

現(xiàn)在我提議：為我們的主人及中國人民的健康，為我們個人間的關(guān)系以及科技商務(wù)往來的增強，為我們下次訪問你們美麗的都市及你們的回訪干杯！

介紹業(yè)務(wù)范圍函

先生:

英國倫敦Freeman公司把貴公司介紹給了我們，認為你們會成為中國棉制品的買主。由于我公司經(jīng)營范圍內(nèi)有這類產(chǎn)品，因此希望盡早與貴公司建立起業(yè)務(wù)關(guān)系。為使你方了解我們目前可供出口的棉布品種的大概情況，隨函附上產(chǎn)品說明書及剪樣小冊子。一俟得到你方具體詢盤，我們將立即報價。

早復(fù)為盼。

您的忠實朋友

介紹商品函

先生：

我們從我駐巴基斯坦使館商務(wù)參贊處得悉貴公司的名稱及地址，現(xiàn)借此機會與你們通信，意與你方建立業(yè)務(wù)關(guān)系。我們是一家專門出口臺布的國營企業(yè)，可根據(jù)顧客對產(chǎn)品的花樣圖案、規(guī)格尺寸以及包裝裝潢的不同需求接受來樣定貨。我們也愿意受顧客指定商標或牌號的定單。為是你們大致上了解我公司臺布的品種，我們將另航郵寄一份最新目錄供參考。若其中有哪些產(chǎn)品你們感興趣，請盡快告知我方。一俟收到你方具體詢盤，我們將寄送報價單與樣品。

盼早復(fù)。

您忠誠的朋友

提供資料函

先生：

本公司出口電子計算機已有40年以上的歷史，希望能與貴國可信賴的公司建立商務(wù)關(guān)系。若貴方為我們介紹對電子計算機感興趣的公司，我們將不勝感激。本公司的信譽及商務(wù)活動情形，貴公司可向第一商業(yè)銀行查詢。歡迎貴公司給本公司提供任何資料，我們誠摯地期待您的回音。

您忠誠的朋友

提供服務(wù)函

先生：

日前我們有機會參觀了廣交會上貴公司的產(chǎn)品展覽，對貴公司產(chǎn)品的高品質(zhì)及低價格留下了深刻的印象。作為一家貿(mào)易公司，我們極愿提供我們的服務(wù)。在貿(mào)易方面，本公司有著良好的關(guān)系，對產(chǎn)品進口業(yè)務(wù)也有豐富的經(jīng)驗。除此之外，本公司擁有自己的廣告公司，能夠極為有效地運用最新的市場銷售方式。如果您愿意讓我們在本國代售您的產(chǎn)品，貴公司的 營業(yè)額必可大幅度增加。

我們期盼著您的回音。

您真誠的朋友

商務(wù)質(zhì)詢函

范例：

質(zhì)詢貨物發(fā)錯

先生：

我們及時收到了有關(guān)以上訂單貨的單據(jù)，裝運貨物的"謝南多"號輪船已于１９９０年１２月１１日抵達。我方代理人已在巴塞羅納港接到了訂單貨。貨物基本完好無缺，唯１３號箱例外，其所裝的公文柜型號與ＴＷ３７型完全不同。這一箱只裝了兩個公文柜，而其他各箱均裝４個。我們已按照提單和發(fā)票所印的細節(jié)核對了這一點。我方認為這是你方包裝或運輸商的過失。也許１３號箱的貨物是另一不同的訂單貨吧？隨函附１３號箱貨物清單１份。希望你方立即安排更換貨物的發(fā)送。我方代理人將１３號箱保存在倉庫中。請通知我們你方希望如何處理這箱貨物。也許你方可以通知你方運輸行來辦理裝船和海關(guān)手續(xù)。

您忠誠的朋友

范例：

復(fù) 函

先生：

感謝貴方１２月２１日來函。得悉寄去了兩個錯誤型號的文件柜，我們深為抱歉。正如貴方提示，我方包裝代理人在目嫌參考數(shù)字上犯了個錯誤。其它各箱每箱裝了４個文件柜，由于這一箱裝了訂單貨中的最后兩個，在墊入特加墊料時延誤了一會。這延誤導(dǎo)致了錯誤的發(fā)生。我們已安排好了布盧戴爾號機輪發(fā)運正確的公文柜，并將于１２月２９日從倫敦港東印度碼頭起航。我們想迅速將訂單上的大宗貨物發(fā)貨，你們將不至于實施合同中的罰款條款。有關(guān)單據(jù)正在寄出，應(yīng)在幾天內(nèi)到達貴處。如果在我方運輸代理商來領(lǐng)取第１３號箱子前，你方代理人愿意將此箱保存在他們倉庫內(nèi)，我們將十分高興。我們將盡一切可能保證類似的錯誤不再發(fā)生。對于由我方的錯誤帶給貴方的任何不便，請接受我們誠摯的歉意。我們相信ＴＷ３７型公文柜會令您滿意。

您忠誠的朋友

范例：

質(zhì)詢發(fā)貨數(shù)量不足

先生：

在此我們談及有關(guān)不銹鋼型餐具的１６９號／ＳＰＬ訂單。我方代理人現(xiàn)已 收到發(fā)貨，貨物符合你方發(fā)貨通知中的說明。遺憾的是，你方只發(fā)送了１８７３ 把餐叉，少于我方訂量。按我方指示另行包裝的２０００把餐刀完好無損。但由 于短缺１２７把餐叉，這些餐刀對我們也就無多大用處了。到埠裝箱單和你方發(fā)票明顯不符。不是中途被竊，就是勞合社代理人過失，他們目前正在調(diào)查此事。由于我方必須按期發(fā)貨給我方顧客，因此我們必須請求你方立即安排失蹤餐叉的襝貨物的發(fā)送。

您忠誠的朋友

范例：

復(fù) 函

先生：

貴方５月１２日有關(guān)上述訂單的來函收悉。我方運輸代理人已通知我們，第２７至２９號板條箱已到達倫敦港的碼頭上，他們在安排貝希亞輪發(fā)運上次未裝船的３箱貨，預(yù)定１９９０年６月２日到達馬賽。這批貨將免費運至貴處，關(guān)稅已付。因非我方所能控制的情況造成短貨使貴方不便，我們深表歉意。我們將和我方代理人與港務(wù)當(dāng)局聯(lián)系，杜絕以后再發(fā)生此類延誤。

您忠誠的朋友

范例：

質(zhì)詢包裝不良

先生：

我們十分遺憾地通知貴方，你方托運的２０箱鬧鐘有４箱包裝不充分。我們就這次托運給你方寄去了具體的包裝指示，無疑你方已將這些指示轉(zhuǎn)達給了你方運輸行。第１３、１４、１８和２０箱內(nèi)沒有我方所堅持要求的防水類保護層。因此，這幾箱鬧鐘幾乎被損壞，而且肯定是無法銷售的。我們必要堅持要求立即更換這４箱貨，并必須要求你方今后更加認真地執(zhí)行我方指示。

您忠誠的朋友

范例：

復(fù) 函

先生：

貴方８月３日來函于昨日收悉。對于４只柳條箱受損，我們深感遺憾。得知貴方的包裝指示沒有執(zhí)行，我們甚為關(guān)注。我們已和我方包裝商取得聯(lián)系，并已要求他們寄出一份詳細報告。我們還不能給予任何解釋，但會盡快給出一份詳盡的報告。同時，我們已安排了４箱替代貨的發(fā)貨，并已要求我方包裝商中心執(zhí)行包裝指示。對錯誤造成貴方的任何不便，我們深表歉意。我們確保今后將不再發(fā)生類似錯誤。

您忠誠的朋友

范例：

質(zhì)詢質(zhì)量低劣

先生：

有關(guān)我方７０件淡藍色尼龍襯衫的訂單（１２７６／ＦＲＳ號），你方已于１９９０年８月１６日發(fā)貨，

我方已于１９９０年８月２３日收到。我們十分遺憾地通知你方以上提及的襯衫質(zhì)量低劣，不可接受，特別是花樣和顏色。實際上它們已經(jīng)變色。其型號并非我們見到樣品時所預(yù)計到的。我方客戶不會按市價購買這些襯衫，他們希望得到折扣。既然這批襯衫既不符合你方小冊子的說明，也不符合樣品，我們不能按協(xié)議的價格接受這批貨。只有在你方大幅度削價的條件下，我們才能接受這批襯衫。我們希望削減３０％。請回函告知我們，是換貨還是削價，你方打算怎么辦，我方代理人可以從托運貨物中帶去一件樣品給你方過目。

您忠誠的朋友

范例：

復(fù) 函

先生：

感謝貴方４月２７日來函。得知貴主對我們托運的尼龍襯衫不滿意，我們十分遺憾。我們正在安排我方在貴區(qū)的銷售代理人拜訪貴處。我們認為在收到他的報告前不采取行動是明智的，因此在收到報告之前，我們將推遲換貨和減價的決定，貴方代理人尚未來訪調(diào)查。我們已為歐洲其它市場提供了同樣貨物，并無任何異議?；谶@些原因，我們還不能在回信中告知貴方我們打算怎么辦。我相信我方的銷售代理人將幫助消除誤解和疑慮。

您忠誠的朋友