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接待組成員名單（組長(zhǎng)、成員的姓名、聯(lián)系方式、具體負(fù)責(zé)事項(xiàng)等）

一、會(huì)議舉辦前

1、月日，根據(jù)會(huì)議要求和人數(shù)，預(yù)定參會(huì)代表會(huì)議期間的酒店。

2、月日，匯總參會(huì)代表信息（包括姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)系方式等），并確定參會(huì)代表到達(dá)酒店的交通方式及到站時(shí)間（機(jī)場(chǎng)、火車）。根據(jù)前來的參會(huì)代表的實(shí)際情況，專人、專車分批分時(shí)段按預(yù)計(jì)計(jì)劃接站。

3、月日，學(xué)術(shù)研討會(huì)會(huì)議室的選定（含會(huì)議室內(nèi)燈光、音響、座位的布置、會(huì)議用品的準(zhǔn)備等），通常根據(jù)不同要求設(shè)主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)。

4、月日，確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

5、月日，準(zhǔn)備會(huì)議期間資料（含參會(huì)代表通訊錄，會(huì)議日程，會(huì)議期間天氣和溫度等溫馨指南，會(huì)議中所需文件資料）。在會(huì)期間做好會(huì)議安排的活動(dòng)，每次活動(dòng)的信息提前發(fā)送給參會(huì)代表提醒及溫馨指南。

6、月日，確定會(huì)后參觀考查的路線及考察代表的食宿。

二、會(huì)議舉辦中

1、在酒店設(shè)立會(huì)議報(bào)到處，安排人員分別負(fù)責(zé)發(fā)放資料、協(xié)助酒店人員確認(rèn)和分發(fā)房間，整理記錄有關(guān)信息。安排人員負(fù)責(zé)把參會(huì)代表的行李送到房間。

2、做好領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)專家房間派送水果等會(huì)場(chǎng)的會(huì)務(wù)服務(wù)。在會(huì)場(chǎng)擺好濕巾、水果、礦泉水。

3、告知該會(huì)議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購(gòu)、娛安排事宜（日程安排、旅游導(dǎo)游等安排），同時(shí)做好旅游考察時(shí)攝像工作。

6、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的.人、財(cái)、物等安全工作，最好能安排醫(yī)護(hù)人員處理突發(fā)病等緊急事件。

7、協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排（會(huì)議時(shí)間安排表及路線）。出發(fā)前必須發(fā)送信息提醒。

8、代辦會(huì)議代表返程及交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。按參會(huì)代表返程時(shí)間，分批分時(shí)段按計(jì)劃送站。

9、會(huì)議結(jié)束后把制作好的參會(huì)代表的通訊錄及光盤發(fā)放給每個(gè)代表。