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第一篇：人事檔案管理

人事檔案管理暫行規(guī)定

第一條 為規(guī)范集團公司及所屬各公司（以下簡稱公司）人事檔案管理工作，使人事檔案管理工作制度化，規(guī)范化，根據(jù)國家勞動人事管理有關政策，結合實際，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定適用于公司在崗在冊正式員工。

第三條 人力資源部負責集團公司員工、所屬公司中層干部及以上職位員工的人事檔案管理工作。

第四條 所屬各公司辦公室負責本公司普通員工的人事檔案管理工作，人力資源部對各公司的人事檔案管理工作行使指導、檢查、監(jiān)督的權力。

第五條 人事檔案分類：

（一）入職檔案包括：

1.個人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書、上崗前體檢表復印件等個人入職基本信息；

2.勞動合同、試用期協(xié)議書、試用期考核評價表、公司規(guī)章制度培訓簽字表、錄用條件告知書、保密合同、應屆畢業(yè)生協(xié)議書等。

（二）培訓檔案包括：

1、新員工入職培訓安全考試試卷、人力資源部規(guī)章制度考試試卷、運行員工導師帶徒弟培訓協(xié)議書及考核評價表；

2、員工參加公司組織的培訓簽名表、培訓考試成績記錄表、外出培訓申請表、外出培訓效果評估表、培訓服務期協(xié)議；

3、員工參加繼續(xù)教育取得學歷材料（考生登記表、學習成績單、畢業(yè)生登記表、學歷、學位證明材料）。

（三）崗位、職務檔案包括：

1、員工崗位說明書、《人事調(diào)整通知單》復印件；

2、中層及以上人員職務說明書、職務變更記錄、職務任命書復印件。

（四）績效考核檔案包括

1、考核記錄表、考核成績、公司評優(yōu)選先文件復印件；

2、政府、行業(yè)系統(tǒng)對個人科技發(fā)明、英雄模范事跡、業(yè)績突出方面的表彰材料及證書復印件。

（五）專業(yè)技術職務（職稱）、職業(yè)（執(zhí)業(yè)）資格證及各種證書檔案包括：

1、專業(yè)技術職務申報、考級、審批表、聘任、晉升專業(yè)技術職務資格審批表、職稱證書復印件；

2、國家職業(yè)（執(zhí)業(yè)）資格證復印件；

3、公司統(tǒng)一組織考試的電工證、焊工證、鍋爐操作證、壓力容器證、鍋爐水處理操作證等證書復印件。

（六）參加黨派、社團組織檔案包括：

1、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書、黨員登記表；

2、加入民主黨派、社團材料；

3、參加黨團代表大會各種資格證、代表證復印件。

（七）處分檔案包括：

1、因違反公司規(guī)章制度受到降職、降薪等處分材料；

2、司法部門判決書，上級主管部門及其他行政部門的處分材料。

（八）婚育住房方面檔案包括：

1、單位出具的婚姻材料；

2、計生部門出具的生育材料；

3、福利住房職工單位出具的住房證明。

（九）社會勞動保障方面檔案包括：

1、勞動工傷、傷殘鑒定材料；

2、加蓋社保局公章的首次參加養(yǎng)老保險登記表；

3、加蓋醫(yī)保辦公章的醫(yī)療保險轉(zhuǎn)移單；

4、單位出具的繳納養(yǎng)老、醫(yī)療保險證明材料。

（十）其他方面檔案包括：

1、員工辭職、辭退、自動離職、除名、解除勞動關系等材料；

2、員工退休相關資料。

第六條 人事檔案的歸檔：各公司勞資員人事綜合專員負責對各類人事檔案進行鑒別，根據(jù)材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置，并做好各類檔案的目錄。

第七條 人事檔案的檢查核對

（一）各公司辦公室負責定期對人事檔案的完整、安全進行檢查核對，包括查看人事檔案材料是否齊全，是否存放錯誤，有無霉爛、蟲蛀等；

（二）遇有突發(fā)事件之后，如被盜、遺失、水災火災之后，應對人事檔案進行檢查核對。

第八條 人事檔案的轉(zhuǎn)移

（一）集團內(nèi)部轉(zhuǎn)移：員工在集團內(nèi)部調(diào)動，當事人憑《人事調(diào)整通知單》辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，填寫《員工內(nèi)部檔案轉(zhuǎn)移通知單》；

（二）人事檔案外部轉(zhuǎn)移：員工因工作調(diào)動等原因引起的人事檔案轉(zhuǎn)移，當事人憑所在公司的《工作交接單》及調(diào)入單位開具的提檔函辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，當事人填寫《員工外部檔案轉(zhuǎn)移通知單》。

第九條 人事檔案利用的方式

（一）查閱：相關權限的人員可以查閱員工人事檔案，無關人員不得要求檔案查閱，各公司要做好檔案查閱的審批及登記工作。

（二）借出使用：相關人員為完成某項人事工作任務，必須將人事檔案借出使用的，必須履行嚴格的審批手續(xù)并做好登記工作，到期及時歸還。

（三）出具證明材料：一般由于使用人因入黨、入團、提升、招工、出國等要求需要人事檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明人核實情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經(jīng)認真校對、審查，經(jīng)審批，加蓋公章后方能生效。

第十條 人事檔案保密規(guī)定及保存期限

（一）各公司勞資人事綜合專員負責各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。

（二）公司內(nèi)部各類人事檔案原則上永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案相關資料，自員工離職之日起3年后方可銷毀。

第十一條 本規(guī)定由人力資源部負責解釋。

第十二條 本規(guī)定自公布之日起施行。

附件：員工內(nèi)部檔案轉(zhuǎn)移通知單、回執(zhí)單；

人事檔案使用審批單；

員工外部檔案轉(zhuǎn)移通知單。

人力資源部

2012年8月27日

員工內(nèi)部檔案轉(zhuǎn)移通知單

茲有公司員工因原因，人事檔案轉(zhuǎn)移至公司。檔案包括，請給予接收。

年月日公司蓋章：

員工內(nèi)部檔案轉(zhuǎn)移回執(zhí)單

茲收到公司轉(zhuǎn)來的人事檔案，包括。

年月日公司蓋章：

人事檔案使用審批單

員工外部檔案轉(zhuǎn)移通知單

茲有因，提走的人事檔案一份，人事檔案包括。

年月日提檔人簽字：

提檔人身份證號碼：