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第一篇：論信息在企業(yè)內部的有效傳遞

論信息在企業(yè)內部的有效傳遞

[摘要]信息資源在企業(yè)中的地位和作用越來越重要。如何對其進行有效傳遞，進而推動企業(yè)信息化建設和企業(yè)管理水平的提升，提高企業(yè)競爭力和經濟效益，已成為現(xiàn)代企業(yè)必須面對的問題。針對企業(yè)信息的有效傳遞進行了理論探討，然后結合實際，分析我國企業(yè)信息資源傳遞存在的問題，并且提出了改進的方法。

[關鍵詞]信息傳遞；信息技術；對策

[中圖分類號]17270 [文獻標識碼]A [文章編號]1006－5024(2009)12－0033－03

一、信息在企業(yè)內部有效傳遞的特征縱向信息傳遞?？v向傳遞即垂直傳遞，是指沿著組織的指揮鏈在上下級之間進行的信息溝通。它可以區(qū)分為自上而下的和自下而上的兩種形式。自上而下一般以命令方式傳達上級組織或其上級所決定的政策、計劃、規(guī)定之類的信息，它是傳統(tǒng)組織中最主要的傳遞流向。自下而上指組織內部同一系統(tǒng)內較低層次人員向較高層次人員的傳遞，如請示、書面或口頭匯報等。有的領導者認為傳遞就等于“發(fā)布信息”或是自上而下的“信息傳達”，這是不對的，自下而上的傳遞應受到領導者的特別重視。橫向信息傳遞。橫向傳遞是指組織內部同一層次人員之間的傳遞，所以也稱平行或水平溝通。這種傳遞主要是為了促成不同系統(tǒng)(部門、單位)之間的協(xié)調配合和相互了解而運用的。例如，高層管理者之間、中層管理者之間、生產工人與設備修理工人之間所發(fā)生的傳遞，都屬于橫向傳遞。斜向信息傳遞。斜向傳遞是指組織內部既不同系統(tǒng)又不同層次的人員之間的傳遞。它對組織中的其他傳遞渠道會起到一定的補充作用。其優(yōu)點是增加相互理解，縮短溝通線路和信息傳遞時間，但也容易在部門之間造成矛盾。

二、信息在企業(yè)內部有效傳遞存在的問題及其原因信息在企業(yè)內部有效傳遞的問題依然存在目前很多企業(yè)對信息資源的價值及加強信息在企業(yè)內部有效傳遞的重要性缺乏足夠的認識，還停留在舊的管理觀念和模式上。企業(yè)的不同部門之間信息傳遞不暢，形成了生產、財務、人事、銷售等信息孤島。信息孤島造成資源無法共享、信息資源閑置。部門分割、資源獨享、溝通不暢、管理成本高、辦事效率低是很多企業(yè)尤其是大型企業(yè)存在的一種頑疾；數(shù)據(jù)層層匯總和牽涉部門利益的人為調整，造成數(shù)據(jù)的延遲、失真也是普遍存在的現(xiàn)象。缺乏對信息質量嚴格的監(jiān)督管理，使得信息在傳遞過程中水分過大，失真現(xiàn)象嚴重，從而使信息失去其應有的價值。信息在企業(yè)內部傳遞存在問題的原因

(1)企業(yè)領導對企業(yè)信息資源管理認識不足，觀念落后。不重視企業(yè)信息的基礎建設，企業(yè)信息管理還處在分散落后的狀態(tài)，管理部門分立，溝通不暢，協(xié)調不力，造成企業(yè)信息資源的閑置和不足共存的局面，導致信息在企業(yè)內有效傳遞的水平低下。

認識是第一位的，沒有認識提高就不可能產生行動上的積極性，當然也就不可能取得較好的效果。不少人沒有認識到信息系統(tǒng)能把企業(yè)管理得井井有條，可以為領導提出很有價值的輔助決策信息，而且在速度和準確方面比人做得更好思想認識不到位主要體現(xiàn)在：第一，高層對企業(yè)信息利用的認識不夠正確和充分。有些條件較好的企業(yè)滿足于眼前的狀況，認為不提高信息化建設，企業(yè)照樣能搞好，因此，對企業(yè)的信息化建設重視程度不夠。有些企業(yè)的高層領導在企業(yè)信息化初期，對信息技術抱較高期望，希望通過企業(yè)信息化獲得較高效益，結果一旦看到投資費用增多，而效益又未見明顯提高便喪失信心。高層領導不能用長遠眼光來看待問題，急功近利，不利于信息化建設的繼續(xù)發(fā)展。第二，一部分管理人員在長期的管理實踐中有豐富的經驗，他們往往看重自己的主觀認識，思想保守，不愿意主動吸收新的管理方法和先進的管理手段，信息化對他們的地位構成巨大的威脅。第三，積極倡導者由于傳統(tǒng)習慣思維，繼續(xù)沿用過時的管理思想或過時的管理手段。需要學習的不是簡單的操作方法，而是獲得分析、決策信息的管理理念。第四，由于現(xiàn)代技術不斷增長的復雜性，在總體上缺乏協(xié)調和相互聯(lián)系，系統(tǒng)在宏觀上處于支離破碎的局面而影響了總體效益的現(xiàn)實，技術人員處于多種制約和局限性中而不能自拔。

(2)企業(yè)信息資源管理人員素質不高。信息管理的人員知識結構不合理，綜合素質差，沒有經過系統(tǒng)的專門訓練，不具備信息管理、信息處理的專業(yè)知識，缺乏駕馭企業(yè)經營全過程信息的能力，不能滿足現(xiàn)代企業(yè)管理所需要的對信息開發(fā)、處理、綜合運用的要求。

在組織的戰(zhàn)略制訂中產生兩個極端：將信息系統(tǒng)視為組織的戰(zhàn)略目標；將信息系統(tǒng)獨立于組織戰(zhàn)略之外。一方面，組織錯誤地將信息系統(tǒng)看成組織的戰(zhàn)略目標。于是大量的時間、精力、對策花在如何使這一“目標”的完備，信息的投入變得越來越龐大，而組織并未獲得在實現(xiàn)公司戰(zhàn)略要求的前提下應對未來挑戰(zhàn)的靈活性和快速反應能力，甚至于一些公司陷入了經營困境。另一方面，信息系統(tǒng)的應用與組織的管理戰(zhàn)略之間出現(xiàn)諸多不協(xié)調的發(fā)展，產生單項應用多，而缺乏整體效益。雖然在信息系統(tǒng)開發(fā)和應用實施方面做了大量工作，花費了大量的資金，在單項應用上取得了一定成效，但沒有產生應有的經濟效益，相反地構筑了無數(shù)個“信息孤島”，沒有實現(xiàn)信息的交流和共享，產生的卻是巨大的負效益，使組織承受高額的風險代價。事實上，從管理的角度來看，信息技術的應用應該是用來滿足管理的需要，信息技術也將提高管理水平；從技術角度看，管理要納入信息系統(tǒng)的規(guī)范運作，先進的管理思想應不斷融入信息系統(tǒng)中。

(3)信息技術的低層次應用和不飽和應用。有時企業(yè)因為某一方面的應用需要而購買一套功能無所不包的信息系統(tǒng)，但由于自身的使用水平跟不上信息技術的發(fā)展，致使信息系統(tǒng)的功能未得到充分利用。這種情況往往并不是因為企業(yè)的盲目購買，而可能是因為供企業(yè)挑選的余地不大，或是企業(yè)出于前瞻性考慮。問題在于任何那些未被使用的功能都處于快速貶值狀態(tài)或已經成為沉淀成本。企業(yè)信息化建設的實質是為了提高企業(yè)競爭力而進行的更高層次上的管理重組，我國大多數(shù)企業(yè)投入較多資金進行信息化建設，更多的是注重設備上的投資和技術上的更新，而忽視了與此相應的管理模式和方式上的轉變。因而并未取得投資回報，甚至出現(xiàn)負效益，這是企業(yè)信息化建設不成功的一個主要原因。

(4)管理體制存在缺陷。首先表現(xiàn)在企業(yè)信息機構不健全，很多企業(yè)特別是中小型企業(yè)沒有建立信息管理的機構或部門，沒有配備相應的信息管理人員。其次，由于企業(yè)傳統(tǒng)的部門設置，相似的信息資源的管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和管理，使企業(yè)信息資源分散在企業(yè)各個部門，這樣，各個部門之間由于缺乏溝通協(xié)調和管理，一方面會造成信息資源的收集加工整理重復、交叉，使整個企業(yè)成本增加；另一方面，會人為的阻礙信息流動，導致信息資源不能充分有效地利用。

(5)信息資源基礎不能適應建設需要。有的企業(yè)信息資源基礎不統(tǒng)一、不一致。信息采集渠道較單一，缺少靈活性，使得信息來源不夠全面，傳輸渠道不夠暢通，更難以對采集

的信息進行加工處理，使得資源潛力無法充分發(fā)揮。

三、信息在企業(yè)內部有效傳遞的意義

信息把組織貫通起來使它們成為一個整體。隨著信息傳遞加速，管理愈加復雜，在一個組織中，信息傳遞有其不可或缺的存在價值。管理層與管理層、管理層與員工、員工與員工之間都需要溝通來掌握和傳播信息、交流思想。信息在企業(yè)內有效傳遞的目標是使接受者理解信息的含義，主管和團隊領導傳達各項指令，同事之間了解工作進度，無論是上級與下級之間，還是同層之間，都要充分借助信息有效傳遞來保證工作協(xié)作的正常運轉，使組織內部成員之間互動地把握自己與他人、與總體的動態(tài)聯(lián)系，從而推動組織的協(xié)調發(fā)展。沒有有效的信息傳遞，就不利于協(xié)同工作，表達感情，不利于分享信息，甚至無法知道該做些什么。企業(yè)部門之間的信息有效傳遞與共享，可以避免部門分割、資源獨享、溝通不暢、管理成本高、辦事效率低等很多企業(yè)頑疾；長期以來，很多企業(yè)都希望通過改革解決這個問題，但是，如果信息不能有效地傳遞，這些改革的成果就只能作為一種短期的效應，給企業(yè)留下一大堆的案頭文件和口頭經驗。所以，企業(yè)需要完成信息的有效傳遞和共享。美國的未來學家約翰?奈比斯特曾說：“未來的競爭將是管理的競爭，競爭的焦點就在每個社會組織內部成員之間及其與外部組織的有效競爭”。因此，作為管理者，首要的任務之一就是加強信息的有效傳遞。信息的有效傳遞有助于提高決策的正確性。管理者需要從廣泛的企業(yè)內部的信息傳遞中獲取大量的信息情報，然后進行決策，或建議有關人員作決策，以迅速解決問題。下屬人員也可以主動與上級管理人員溝通，提出自己的建議，供領導者作決策時參考，取得上級領導的認可。信息在企業(yè)內部有效傳遞，為各個部門和人員進行決策提供了更好的依據(jù)，從而增強了判斷能力，提高決策的正確性。信息的有效傳遞有助于增加員工的協(xié)作性?，F(xiàn)代社會是一個相互依存的社會，企業(yè)亦是如此。企業(yè)是由許多員工構成的一個完整體，他們有著共同的目標和任務，每個員工的工作都是企業(yè)這一整體中的一個環(huán)節(jié)。增進彼此的了解，使企業(yè)有一個和諧的組織氛圍，大家的利益已結成一個共同體，這就要求每個人都應保持密切的配合，而要想保持密切配合只有通過信息的有效傳遞才能實現(xiàn)。所謂“大家心往一處想，勁往一處使”，就是信息有效傳遞的結果。信息的有效傳遞可以加強員工之間相互理解和相互尊重，使他們共同努力、步調一致形成一種無可比擬的合力，實現(xiàn)企業(yè)的目標。信息的有效傳遞有利于消除員工的不滿情緒，減少矛盾和沖突。大量的研究表明，員工的不滿情緒主要不是來源于工作條件，也不是來源于工資待遇問題，而是由于企業(yè)內信息缺乏有效的傳遞。沒有有效傳遞信息，管理者對下屬的工作了解不會充分，下屬就可能對分配給他們的任務和要求他們完成的工作有錯誤的理解，使工作任務不能正確地圓滿地完成，這樣，不僅會導致企業(yè)在效益方面的損失，而且同時滋生不滿情緒，不利于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展和安定團結。

四、實現(xiàn)信息在企業(yè)內部有效傳遞的對策和措施加大企業(yè)信息化的投資。在信息的傳遞過程中，提高企業(yè)信息化設備配置率，提高計算機應用的普及率，是保證信息在企業(yè)內部有效傳遞的關鍵環(huán)節(jié)。雖然很多企業(yè)越來越意識到信息有效傳遞的重要作用，但由于資金不到位，許多企業(yè)特別是中小企業(yè)在信息化建設中都面臨著資金投入不足的局面。為了快速推進企業(yè)信息化建設，增強企業(yè)的競爭力，企業(yè)應該采取多種措施加大信息化建設投資力度。改善企業(yè)信息環(huán)境，建設企業(yè)內部信息網絡。計算機網絡技術、數(shù)據(jù)庫技術和網絡安全技術，是提高信息在企業(yè)內部傳遞質量的重要途徑。它能夠大幅度地提高企業(yè)內部與外部信息傳遞的速度，有效提高企業(yè)的信息收集和傳遞能力，從而降低企業(yè)的管理費用，提高企業(yè)的經營效益和競爭力。改革企業(yè)傳統(tǒng)經營管理方式。在進行企業(yè)內信息有效傳遞的建設時，注重將先進的管理信息系統(tǒng)和傳統(tǒng)的管理方式相結合，按照科學的方法改造現(xiàn)有的企業(yè)業(yè)務流程，努力實現(xiàn)生產經營管理現(xiàn)代化。企業(yè)為了實現(xiàn)內部的有效傳遞，正在不斷地改變企業(yè)傳統(tǒng)的經營模式。準確、及時并最大限度地充分獲取和運用來自企業(yè)內部有關的技術、市場、治理等諸方面的信息，是實現(xiàn)信息在企業(yè)內部有效傳遞的前提，也是實施優(yōu)良信息治理的結果。要實現(xiàn)對有關信息的優(yōu)良治理，就必須對這些信息及時予以識別，采用便于有關組織及其員工在履行其職責時使用這些信息的形式，在企業(yè)內部進行縱向與橫向的有效傳遞。要做到這一點，每個組織和員工應當了解自己在信息治理系統(tǒng)中的地位和作用，每個組織和員工應當具有搜集、處理、傳遞有關信息的明確責任和條件，整個企業(yè)應當具備自上而下、自下而上與橫向傳遞有關信息的有效途徑和機制。只有這樣，才能及時準確地使信息在企業(yè)內部有效傳遞。加強部門間合作。企業(yè)信息化是一項復雜的系統(tǒng)工程。隨著企業(yè)信息化的不斷深入，單靠一個部門內部的信息網絡是不夠的，還應通過各個部門間合作，建立更廣泛的信息網絡。只有這樣，才能真正實現(xiàn)信息有效傳遞和共享。部門合作實現(xiàn)信息有效傳遞途徑主要有三種：一是業(yè)務流程的規(guī)范化，加強行業(yè)內企業(yè)之間的信息交流；二是建立部門間信息網絡，形成更大范圍的信息網絡――復合型網絡系統(tǒng)，如化纖行業(yè)和印染行業(yè)、運輸業(yè)和倉儲業(yè)之間建立的信息網絡；三是通過部門間相互合作，建立縱向互聯(lián)網。部門合作關系，大大縮短了各企業(yè)在時間和空間上的距離，增強了企業(yè)內部的協(xié)調性和系統(tǒng)性，從而提高了整體的經營效率。樹立主動傳遞信息的意識。企業(yè)在建立較完善的管理體系之后，體系內部就形成自上而下的不同層次(高層、中層、基層)；每個層次中劃分出不同的職能，設立不同的職能部門；每個部門又進行層次與職能的劃分，從而形成了體系的組織架構。但是要使體系內各部分高效運作，就需要在組織內各部門和不同層次人員之間，通過一定的信息傳遞工具，建立縱橫交錯的高效信息溝通網絡，確保企業(yè)內能順暢地傳遞各種信息，為全員充分參與創(chuàng)造條件，使高層的方針政策能快速、高效并準確地傳遞到企業(yè)各處，并通過監(jiān)督、答疑等手段，使企業(yè)內的員工都能正確理解并執(zhí)行。同時，各層次、各部門的人員在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題也能及時反饋到相關的層次和職能部門，及時進行解決、修正和統(tǒng)計。

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