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第一篇：辦公室主任如何當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手

辦公室主任如何當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手

辦公室是政府（企事業(yè)單位）的綜合辦事部門，其主要職責(zé)是參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)。因此，辦公室既是單位工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，是溝通上下、聯(lián)絡(luò)各方的橋梁和紐帶，又是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀部。辦公室的地位和作用顯而易見。

當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，要在如下幾個(gè)方面下功夫：

一、著力抓“三辦”，演好重頭戲

“三辦”，即辦文、辦會(huì)、辦事。這是辦公室工作的主要任務(wù)，是辦公室的看家本領(lǐng)?！叭k”的工作效率和工作質(zhì)量如何，不僅直接反映出辦公室的工作水平，而且直接影響到政府機(jī)關(guān)或單位在公眾社會(huì)的形象。

（一）辦文。即公文辦理，在“三辦”工作中分量最大。因?yàn)椴坏k會(huì)、辦事離不開辦文,就是參與政務(wù)、管理事務(wù)，搞好服務(wù)，也要通過公文來實(shí)現(xiàn)。所以，辦文在辦公室工作中有著舉足輕重的作用。公文辦好了，是辦公室參謀助手作用發(fā)揮的一個(gè)重要表現(xiàn)。

如何辦好公文？總的原則是:嚴(yán)格按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《廣西壯族自治區(qū)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法實(shí)施細(xì)則》的要求規(guī)范辦理。

公文的草擬和審核，是衡量辦公室人員工作能力和水平的尺碼，也是對(duì)辦公室工作人員文字能力和政策理論水平的檢驗(yàn)。

公文毛病在各級(jí)行政機(jī)關(guān)中普遍存在，企事業(yè)單位公文不規(guī)范的問題更是屢見不鮮。最常見的是公文格式不規(guī)范、亂用標(biāo)點(diǎn)、錯(cuò)用文種等，這是屬于“低級(jí)錯(cuò)誤”的一類。還有的是屬于文字表述和語法、修辭等方面的“高級(jí)錯(cuò)誤”。

請(qǐng)看下面例子：

例1.為下一步工作的開展奠定并創(chuàng)造了良好的條件和基礎(chǔ)。<蓮~山課件>

例2.此問題在性質(zhì)上和違法犯罪決然不同，應(yīng)慎重處理。

例3.有了家政行業(yè)，家庭清掃、凈菜配送、兒童接送、糧油購買、費(fèi)用結(jié)算、照顧老人、護(hù)理病人、家庭廚師等等瑣碎雜事可以請(qǐng)家政管理人員為你統(tǒng)一安排。

例4.思想和品德修養(yǎng)好壞是青少年健康成長、一生有所作為的重要條件。

例5.這樣做是為了教育他，避免他今后不再犯錯(cuò)誤。

例6.在某市政府向社會(huì)發(fā)布的一份《通告》中，有這樣的內(nèi)容表述：“依法將海域還給當(dāng)?shù)厝罕姟薄?/p>

例7.某市質(zhì)監(jiān)系統(tǒng)技術(shù)機(jī)構(gòu)整合工作方案，對(duì)“整合的意義”寫了4點(diǎn)，其內(nèi)容都是對(duì)現(xiàn)狀問題的羅列，沒有一句涉及“意義”的話，且整篇結(jié)構(gòu)邏輯混亂，是一篇典型的“問題公文”。

公文的擬辦，是考驗(yàn)辦公室工作人員能否當(dāng)好參謀助手的試金石。

（二）辦會(huì)。即會(huì)議的籌備、組織工作。開好各種會(huì)議,辦公室負(fù)有重要責(zé)任,也是當(dāng)好參謀助手的具體體現(xiàn)。

籌備組織會(huì)議的工作(包括接待工作)是否慎密，各個(gè)環(huán)節(jié)、細(xì)節(jié)考慮是否周全，決定著組織工作的成功與否。成也細(xì)節(jié)，敗也細(xì)節(jié)。

實(shí)踐說明，不斷提高辦會(huì)的質(zhì)量和效率，是辦公室履行“參謀部”職責(zé)的必然要求。

(三）辦事。如何處理好辦公室具體事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供參謀助手服務(wù)，是辦公室的主要職責(zé)之一。辦公室工作事無巨細(xì)，經(jīng)常面對(duì)繁雜的事務(wù)，大事、小事、雜事纏身，要把事情都辦好確實(shí)不容易。把該辦的事情辦好，要把握好如下原則：

第一，不因事小而不為。辦公室工作無小事。抓小事要做到：一是知大知??；二是小中見大；三是舉輕若重。

第二，不因事多而亂為。

第三，不因事急而盲為。

第四，不因事難而怕為。

二、凡事重協(xié)調(diào)，多方解難題

協(xié)調(diào)是辦公室的一項(xiàng)重要職責(zé)。辦公室的協(xié)調(diào)工作無時(shí)不有，無處不在。

做好協(xié)調(diào)工作，要從如下幾個(gè)方面入手：

（一）要把握好協(xié)調(diào)原則。

1.依法、依規(guī)協(xié)調(diào)原則。

2.實(shí)事求是、客觀公正原則。

3.立足全局、服從總體目標(biāo)原則。

4.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌兼顧原則。

5.為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)與為基層服務(wù)相一致原則。

（二）要講究協(xié)調(diào)藝術(shù)和方法。

1.以落實(shí)有關(guān)政策為切入點(diǎn)進(jìn)行協(xié)調(diào)。

2.運(yùn)用思想政治工作方式進(jìn)行協(xié)調(diào)。

3.以“避其鋒芒，以柔克剛”的方式進(jìn)行協(xié)調(diào)。

4.用“熱加工”的方式進(jìn)行協(xié)調(diào)。

5.用會(huì)議形式進(jìn)行協(xié)調(diào)。

6.用個(gè)別商談的方式進(jìn)行協(xié)調(diào)。

這些方法總括起來講，就是“軟硬兼施”，“冷熱并用”，“明暗齊上”。協(xié)調(diào)問題特別是復(fù)雜的問題，往往要用幾種方法。開什么鎖用什么鑰匙，這就是運(yùn)用協(xié)調(diào)藝術(shù)的原則。

（三）協(xié)調(diào)要注意的幾個(gè)問題。

第一，抓好三個(gè)環(huán)節(jié)。一是做好協(xié)調(diào)前的準(zhǔn)備工作；二是組織好協(xié)調(diào)會(huì)議；三是抓好協(xié)調(diào)后的督查落實(shí)。

第二，處理好三個(gè)關(guān)系。一是協(xié)調(diào)工作快與慢的關(guān)系；二是領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系；三是務(wù)實(shí)與務(wù)虛的關(guān)系。

第三，民主協(xié)調(diào)，科學(xué)決斷。

第四，要講究協(xié)調(diào)中的語言藝術(shù)。

三、深入搞調(diào)研，決策提建議

調(diào)查研究的目的，是要為領(lǐng)導(dǎo)分析問題、作出決策、指導(dǎo)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的情況材料，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。這應(yīng)該是辦公室發(fā)揮參謀助手作用的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、經(jīng)常性的工作。要圍繞改革發(fā)展中出現(xiàn)的矛盾，特別是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注，群眾關(guān)心的、急需解決的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，適時(shí)開展調(diào)查研究，提出解決問題的建設(shè)性建議和意見，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

調(diào)查研究的實(shí)踐說明：加強(qiáng)調(diào)查研究工作，圍繞中心工作為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，是辦公室當(dāng)好參謀助手的又一重要體現(xiàn)。辦公室工作是大有作為的。

在事務(wù)多的情況下，辦公室如何搞好調(diào)查研究？

第一，要見縫插針擠時(shí)間。

第二，要選好調(diào)研課題。一是要選擇領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問題。二是要選擇群眾普遍關(guān)心、急需解決的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題。三是選題既要注重現(xiàn)實(shí)性又要注意預(yù)見性。

第三，要組織安排好人力。

第四，要撰寫好調(diào)研報(bào)告。撰寫調(diào)研報(bào)告應(yīng)注意三點(diǎn)：一是內(nèi)容要實(shí)，材料要真，要實(shí)事求是，正確反映事情的本來面目。二是觀點(diǎn)要鮮明，事例要典型，文字要簡練，對(duì)問題的分析判斷要有說服力。三是提出的意見和建議要可切實(shí)行，具有操作性。

四、廣泛收信息，當(dāng)好咨詢員

為領(lǐng)導(dǎo)提供信息咨詢，是辦公室當(dāng)好參謀助手的又一重要職責(zé)。

信息咨詢是一種基于對(duì)各種信息的有效利用和反饋的業(yè)務(wù)活動(dòng)。它通過利用各種信息處理技術(shù)，對(duì)各類信息進(jìn)行搜集、加工、整理、分析、傳遞，向決策者充當(dāng)顧問、參謀和外腦的作用。

辦公室是承上啟下、聯(lián)系各方的中心樞紐，每天都有大量的信息通過，有可能捕捉到更多的有重大價(jià)值的信息。

隨著改革發(fā)展的不斷深入，信息工作的任務(wù)將越來越重，搞好信息咨詢工作已成為辦公室做好參謀助手工作的一項(xiàng)突出任務(wù)。

(一)信息收集的基本要求。

1.準(zhǔn)確。真實(shí)、準(zhǔn)確是信息的生命，只有真實(shí)準(zhǔn)確的信息，才能使領(lǐng)導(dǎo)決策建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上。

2.及時(shí)。信息的時(shí)效性決定了信息的生命力在于流動(dòng)，信息流動(dòng)的速度越快，它在實(shí)踐中獲得的價(jià)值就越高。

3.廣泛。在收集信息時(shí)，必須從上下、左右、四面八方各不同的角度，廣泛收集。

4.適用。即要有針對(duì)性，適合領(lǐng)導(dǎo)利用。

5.綜合。綜合就是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需要，對(duì)一些重大問題、牽涉面廣的問題，收集相關(guān)信息，從總體上進(jìn)行系統(tǒng)地歸納、整理、綜合處理，以專題的形式，形成較為全面、系統(tǒng)的材料。

（二）信息收集的內(nèi)容及加工。

1.經(jīng)濟(jì)社會(huì)性信息。

2.政策性信息。

3.科技性信息。

4.經(jīng)驗(yàn)性信息。

5.民生性信息。

信息的加工有如下幾種方法：

一是“點(diǎn)”、“面”結(jié)合法。

二是定量、定性結(jié)合法。

三是反映、預(yù)測結(jié)合法。

信息傳遞要把握好時(shí)機(jī)和速度。

信息的傳遞是指把篩選和加工后的信息通過各種傳播途徑，提供給領(lǐng)導(dǎo)使用。

信息傳遞要注意兩點(diǎn)：一是要迅速；二是要保密。

五、隊(duì)伍須過硬，“班長”要稱職

作為領(lǐng)導(dǎo)“參謀部”的辦公室，發(fā)揮好參謀助手作用，要有一個(gè)特別能戰(zhàn)斗的團(tuán)隊(duì)。這個(gè)團(tuán)隊(duì)有如下幾個(gè)特點(diǎn)：

第一，政治上堅(jiān)定。

第二，思想上敏銳。

第三，業(yè)務(wù)上精良。

第四，工作上勤奮

第五，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)。

第六，從政上廉潔。

有了一支政治上堅(jiān)定、思想上敏銳、業(yè)務(wù)上精良、工作上勤奮、作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)、從政上廉潔的團(tuán)隊(duì)，就沒有打不勝的仗。

辦公室主任作為這個(gè)團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)頭人，應(yīng)具備如下素質(zhì)：

第一，要有較高的政策理論水平。

第二，要有較深的文字功底。

第三，要有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力。

第四，要有相當(dāng)?shù)慕M織才干。一是善當(dāng)“不管部長”；二是要“有忍有謀”；三是既要會(huì)“搬道岔”，又要會(huì)“彈鋼琴”；四是態(tài)度上要做到“殷勤而不自卑”;五是在工作方式上要做到：謀劃上求早，步調(diào)上求快，方法上求活，作風(fēng)上求實(shí)。

第五，要有較廣的知識(shí)面。

第六，要有良好的個(gè)人修養(yǎng)。

一是要有胸懷全局、愛崗敬業(yè)的觀念。

二是要有“三從”“四得”的服務(wù)意識(shí)。“三從”，即服從、聽從、侍從；“四得”，即吃得苦、受得氣、坐得住、管得嚴(yán)。

三是要有“三心”“四勤”的熱情?！叭摹?，即對(duì)同志要熱心、誠心、耐心?！八那凇保磳?duì)工作要充滿自信，腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。