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第一篇：公司資料管理制度

1目的

確保對(duì)文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)的管理。

2適用范圍

適用xx嘉園管理處所有公文、資料的管理,包括公文、物業(yè)資料、業(yè)主/用戶資料、財(cái)務(wù)資料等。

3職責(zé)

3.1客服中心設(shè)專人負(fù)責(zé)公文、資料的管理。

3.2客服中心負(fù)責(zé)所有公文、資料、書(shū)籍等的控制及歸檔管理工作。

3.3客服中心負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的存檔工作。

4質(zhì)量要求

4.1文件資料管理全過(guò)程

4.1.1文件資料的歸檔范圍

a.行政文書(shū):外來(lái)文件、內(nèi)部文件、對(duì)外發(fā)文、外部來(lái)函、專業(yè)書(shū)刊、合同正本、備份軟盤(pán)、相關(guān)報(bào)紙。

b.人事勞資:員工檔案、培訓(xùn)檔案。

c.經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù):經(jīng)營(yíng)合同、財(cái)務(wù)資料。

d.業(yè)主/用戶管理:業(yè)主/用戶資料、裝修審批資料、服務(wù)協(xié)議、業(yè)主/業(yè)主/業(yè)主/用戶變更情況等。

e.工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備管理:竣工驗(yàn)收資料(圖紙、說(shuō)明書(shū)、質(zhì)量保證書(shū)、公共設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收資料)、建筑物使用功能改造及結(jié)構(gòu)變更資料、房屋及公用設(shè)施修繕養(yǎng)護(hù)資料(大、中修年度計(jì)劃、預(yù)算、審批、執(zhí)行、驗(yàn)收等記錄)、接管驗(yàn)收資料、功能結(jié)構(gòu)改造及重點(diǎn)部位的維修資料、設(shè)施設(shè)備管理及技術(shù)資料、產(chǎn)權(quán)基本資料、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)資料。

f.管理資料:為業(yè)主/用戶提供服務(wù)所需的文件,如政府部門(mén)或上級(jí)管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件,以及業(yè)主/業(yè)主/用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等。

4.1.2文件資料的歸檔要求

a.歸檔時(shí)必須進(jìn)行認(rèn)真查驗(yàn),并辦理交接登記手續(xù),同時(shí)必須確保文件資料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

b.歸檔的文件屬自有文件或經(jīng)濟(jì)文件必須是原件,在特殊情況下可使用復(fù)印件,但必須附上說(shuō)明。

c.歸檔文件必須進(jìn)行科學(xué)分類、立卷(格式見(jiàn)標(biāo)識(shí)一)和編號(hào),檔案目錄應(yīng)編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄。

4.1.3文件資料的保管

a.資料在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

b.資料存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵。

c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或?qū)Ｓ镁砗小?/p>

d.每年年底進(jìn)行一次對(duì)庫(kù)存檔案的清理、核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,對(duì)破損或變質(zhì)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

4.1.4檔案盒的運(yùn)用(格式見(jiàn)標(biāo)識(shí)二)

4.1.5檔案資料的借閱

a.文件調(diào)閱權(quán)限:

a)財(cái)務(wù)資料除主任外,非財(cái)務(wù)人員查閱財(cái)務(wù)檔案資料須經(jīng)客服中心負(fù)責(zé)人及主任批準(zhǔn),財(cái)務(wù)人員因工作需要借閱的須經(jīng)客服中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

b)查閱員工檔案須由客服中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

c)查閱工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備檔案、業(yè)主/用戶檔案、非工作范圍內(nèi)的'質(zhì)量管理文件須由管理處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

b.本管理處人員調(diào)閱超出權(quán)限,或涉及機(jī)密的檔案資料時(shí),應(yīng)填寫(xiě)《借閱申請(qǐng)單》,資料員按照閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書(shū)檔案只閱不借,科技檔案借出后20日內(nèi)歸還,書(shū)籍45日內(nèi)歸還,如需長(zhǎng)期使用者,須歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。

c.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。服從檔案管理人員管理,在借閱范圍內(nèi)借閱,僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內(nèi)查閱,不準(zhǔn)攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。

d.借出和歸還檔案資料時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)、登記手續(xù),由檔案管理人員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密,不得隱瞞不報(bào),應(yīng)立即寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,并按情節(jié)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

4.2分項(xiàng)管理要求

4.2.1公文的管理要求

a.通知、工作聯(lián)系函、會(huì)議紀(jì)要:通知、工作聯(lián)系函、會(huì)議紀(jì)要等主要是管理處、管理處、部門(mén)之間的文件聯(lián)系。

b.對(duì)外發(fā)文(業(yè)主/用戶):凡是對(duì)外的發(fā)文均代表管理處形象,因此對(duì)外發(fā)文必須由客服中心統(tǒng)一打印、編號(hào),管理處主任審核同意后方能發(fā)放。

c.對(duì)外聯(lián)系函:由相關(guān)部門(mén)起草,管理處負(fù)責(zé)人審批(重要事項(xiàng))后發(fā)文。

d.外部來(lái)函:管理處外部來(lái)函統(tǒng)一由綜合部客服中心接收,客服中心留存外部來(lái)函的原件,復(fù)印件根據(jù)主任的批示意見(jiàn)轉(zhuǎn)發(fā)放給相關(guān)單位,同時(shí)做好簽收記錄;如有需要,客服中心應(yīng)對(duì)批示的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。

4.2.2業(yè)主/用戶資料的管理要求

a.為便于掌握各業(yè)主/用戶的基本情況,應(yīng)建立一戶一檔制,并實(shí)行電腦化管理。

b.業(yè)主/用戶資料應(yīng)包括樓層座號(hào)、業(yè)主姓名、業(yè)主/業(yè)主/用戶姓名(是單位的還應(yīng)有營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人身份證復(fù)印件等)、人員情況、緊急聯(lián)絡(luò)電話及聯(lián)絡(luò)人等。

c.業(yè)主/用戶檔案建立后,需將所有的情況輸入電腦,以便及時(shí)查找,更新有關(guān)內(nèi)容。

d.業(yè)主/用戶資料要嚴(yán)格保密,嚴(yán)禁外借。

4.2.3工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備資料的管理要求

a.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放,同時(shí)圖紙等資料要在電腦或光盤(pán)上備份存儲(chǔ),以方便調(diào)閱。

b.工程資料原則上不得借出。如確需借出,需辦理相關(guān)借閱手續(xù),由管理處主任簽字,外借時(shí)間不得超過(guò)一周。

5記錄、標(biāo)識(shí)

5.1標(biāo)識(shí)一:立卷格式

5.2標(biāo)識(shí)二:檔案盒卷脊格式(側(cè)面)

5.3標(biāo)識(shí)三:對(duì)外發(fā)文(業(yè)主/用戶)格式

5.4標(biāo)識(shí)四:對(duì)外聯(lián)系函、傳真格式

5.5《借閱申請(qǐng)單》

5.6《借閱登記表》

第二篇：公司資料管理制度

1、質(zhì)量資料的規(guī)格及表格樣式嚴(yán)格按照建設(shè)單位統(tǒng)一制訂的表格,規(guī)范使用。

2、施工原始記錄由作業(yè)隊(duì)技術(shù)人員填寫(xiě),必須保證施工原始記錄齊全、真實(shí)。作業(yè)隊(duì)技術(shù)人員及時(shí)收搜集整理報(bào)工區(qū)工管部,由工管部?jī)?nèi)業(yè)資料員歸類標(biāo)識(shí)管理,保持其可追溯性。

3、檢驗(yàn)批驗(yàn)收評(píng)定記錄由工區(qū)技術(shù)人員填寫(xiě)設(shè)計(jì)或規(guī)范要求內(nèi)容和數(shù)據(jù),工區(qū)質(zhì)檢員填寫(xiě)現(xiàn)場(chǎng)檢查情況和實(shí)測(cè)數(shù)據(jù),報(bào)監(jiān)理簽認(rèn)后交工區(qū)工管部?jī)?nèi)業(yè)資料員保管。

4、分項(xiàng)、分部、單位工程驗(yàn)收評(píng)定記錄由工區(qū)質(zhì)檢工程師匯總檢驗(yàn)批資料后填寫(xiě)并報(bào)監(jiān)理簽認(rèn)后交工區(qū)工管部?jī)?nèi)業(yè)資料員保管,并形成竣工資料。

5、施工過(guò)程質(zhì)量檢查記錄由工區(qū)質(zhì)檢工程師負(fù)責(zé)保管,保持其完整待查。

6、試驗(yàn)資料由工區(qū)工地試驗(yàn)室負(fù)責(zé)管理,分類標(biāo)識(shí)存放,保證其完整真實(shí)。部分資料待工程竣工后編入竣工文件。

7、工區(qū)專職資料管理人員對(duì)各部門(mén)的資料管理情況要定期檢查并提出整改意見(jiàn)。

8、所有質(zhì)量資料在施工過(guò)程中不得丟失、損壞。工程竣工未編入竣工文件的'質(zhì)量資料必須集中向上級(jí)單位相關(guān)部門(mén)辦理移交手續(xù)。

第三篇：工程技術(shù)資料管理制度

1 單位工程施工完畢后,l5日內(nèi)項(xiàng)目部技術(shù)人員應(yīng)將單位工程竣工報(bào)告等竣工相應(yīng)手續(xù)上報(bào)監(jiān)理及建設(shè)單位,進(jìn)行竣工初驗(yàn)收。

2 工程竣工后15日內(nèi),各項(xiàng)目部的技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)將本項(xiàng)目的竣工技術(shù)內(nèi)業(yè)及竣工圖等相應(yīng)資料進(jìn)行整理裝釘成冊(cè),交公司審核后歸檔保存。

3 竣工圖上必須標(biāo)明圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)聯(lián)系通知單與圖紙不符的.內(nèi)容,并蓋竣工章、簽字手續(xù)齊全。

4 所有技術(shù)內(nèi)業(yè)必須編制總目錄,并要求每項(xiàng)資料必須編分目錄,然后整理成2cm左右厚,采用藍(lán)色或紅色封皮。

5 技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)協(xié)助建設(shè)單位辦理四方竣工驗(yàn)收材料、環(huán)境檢測(cè)等相關(guān)手續(xù)。

6 技術(shù)人員協(xié)助建設(shè)單位辦理準(zhǔn)備工作。

7 竣工核驗(yàn)時(shí),應(yīng)提前同質(zhì)量監(jiān)督站及設(shè)計(jì)部門(mén)溝通,辦理報(bào)驗(yàn)手續(xù)。

8 竣工驗(yàn)收前,技術(shù)人員必須做好竣工預(yù)驗(yàn)及相關(guān)工程資料。

第四篇：公司資料管理制度

1、各有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要重視科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，在每一項(xiàng)基建、生產(chǎn)、科研技術(shù)工作告一段落之后，應(yīng)歸檔的科技資料必須歸檔，沒(méi)有完整、準(zhǔn)確的科技資料歸檔不算完成任務(wù)。

2、為了保證案卷的質(zhì)量和有利于查閱，歸檔工作要由各單位的'經(jīng)辦者承辦，因?yàn)樗麄兪煜の募牧系男纬蛇^(guò)程、內(nèi)在聯(lián)系和保存價(jià)值，他們擔(dān)負(fù)起歸檔工作才能更有利。

3、歸檔的文件材料，要做到齊全、完整、準(zhǔn)確，按保管期限要求組成保管單位（卷、冊(cè)）交檔案室驗(yàn)收歸檔。

4、科技檔案歸檔的時(shí)間。各單位在施工中形成的檔案資料在單位工程竣工、整體工程竣工后，新裝機(jī)組投產(chǎn)后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，科研技術(shù)方面的科技文件材料在取得成果一個(gè)月內(nèi)歸檔。

5、歸檔的文字材料必須字跡清晰，不得用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)，否則檔案人員不予驗(yàn)收。

6、文件材料歸檔時(shí)，應(yīng)由歸檔單位編制移交目錄，按目錄要點(diǎn)歸檔，雙方在歸檔單上簽章。

第五篇：公司資料管理制度

1、單位工程施工完畢后,l5日內(nèi)項(xiàng)目部技術(shù)人員應(yīng)將單位工程竣工報(bào)告等竣工相應(yīng)手續(xù)上報(bào)監(jiān)理及建設(shè)單位,進(jìn)行竣工初驗(yàn)收。

2、工程竣工后15日內(nèi),各項(xiàng)目部的`技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)將本項(xiàng)目的竣工技術(shù)內(nèi)業(yè)及竣工圖等相應(yīng)資料進(jìn)行整理裝釘成冊(cè),交公司審核后歸檔保存。

3、竣工圖上必須標(biāo)明圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)聯(lián)系通知單與圖紙不符的內(nèi)容,并蓋竣工章、簽字手續(xù)齊全。

4、所有技術(shù)內(nèi)業(yè)必須編制總目錄,并要求每項(xiàng)資料必須編分目錄,然后整理成2cm左右厚,采用藍(lán)色或紅色封皮。

5、技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)協(xié)助建設(shè)單位辦理四方竣工驗(yàn)收材料、環(huán)境檢測(cè)等相關(guān)手續(xù)。

6、技術(shù)人員協(xié)助建設(shè)單位辦理準(zhǔn)備工作。

7、竣工核驗(yàn)時(shí),應(yīng)提前同質(zhì)量監(jiān)督站及設(shè)計(jì)部門(mén)溝通,辦理報(bào)驗(yàn)手續(xù)。

8、竣工驗(yàn)收前,技術(shù)人員必須做好竣工預(yù)驗(yàn)及相關(guān)工程資料。