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加油卡管理制度
(征求意見稿)
一總則
第一條為降低現(xiàn)金使用中存在的風(fēng)險(xiǎn),提高費(fèi)用報(bào)銷和費(fèi)用結(jié)算的效率,結(jié)合國(guó)家“營(yíng)改增”的稅務(wù)政策,公司決定對(duì)車輛加油實(shí)施加油卡管理,為規(guī)范公司加油卡的日常使用,特制定本管理規(guī)定。
第二條 實(shí)施的范圍:公司公務(wù)車輛、銷售服務(wù)車輛和享受加油補(bǔ)貼的車輛。
二開設(shè)與保管
第三條
加油卡分為主卡和副卡。有車輛的公司開設(shè)主卡一張,副卡根據(jù)實(shí)際需要開設(shè)。
第四條
主卡由專人管理,主卡主要用于充值、預(yù)分配具體金額到副卡,一般不用于直接消費(fèi)。
第五條一車一卡的副卡由車輛駕駛員保管,非一車一卡的副卡由行政部人員保管。
享受車補(bǔ)的銷售人員的副卡由本人保管。
第六條為防范風(fēng)險(xiǎn),主卡、副卡要求設(shè)立密碼保護(hù)。
三充值與消費(fèi)
第七條
車輛管理部門每月將公務(wù)車輛、銷售服務(wù)車輛和銷售人員自備車輛的加油金額匯總后,按歸屬公司填寫付款申請(qǐng)單,按程序簽批后,由財(cái)務(wù)部匯款到中石化指定的賬號(hào)。
為減少資金占用,也可分次充值。
第八條加油卡的充值申請(qǐng)以“實(shí)際工作需要”為原則,不得隨意濫用或盲目多充。
第九條車輛管理部門將主卡的金額預(yù)分配到各副卡,分配的原則是:
1、享受加油補(bǔ)貼的銷售人員,按補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)直接分配到各副卡;
2、公務(wù)車輛、銷售服務(wù)車輛,按各月實(shí)際需要金額分配。第十條
持卡人到中石化網(wǎng)點(diǎn)自行圈存預(yù)分配金額。
第十一條公務(wù)車輛、銷售服務(wù)車輛副卡中余額低于正常使用的金額時(shí),及時(shí)通知車輛管理部門辦理預(yù)分配,確保不影響副卡的正常加油業(yè)務(wù)。
第十二條享受加油補(bǔ)貼的銷售人員在核定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)自行消費(fèi),超支不補(bǔ)、節(jié)約滾動(dòng)下月使用。
一車一卡的車輛,自行到中石化各網(wǎng)點(diǎn)消費(fèi)。
多車共用的加油卡,每次加油時(shí)必須打印加油小票,在小票上寫明加油車輛車牌號(hào)。因加油站系統(tǒng)故障無法打印小票時(shí)或因疏忽將加油小票丟失者,必須寫清楚原因,標(biāo)明加油車輛車牌號(hào)、加油金額、經(jīng)辦人等要素。
每日將加油小票、說明匯總后交到車輛管理部門指定人員。
四開票與對(duì)賬
第十三條每月20-24日,車輛管理部門到中石化開具增值稅專用發(fā)票。發(fā)票金額一般是實(shí)際消費(fèi)金額。
每張主卡開具一張發(fā)票,開票時(shí)要求打印各主卡及主卡下副卡消費(fèi)清單,以備對(duì)賬。
第十四條 每月末財(cái)務(wù)部將賬面余額與各主卡及主卡下的副卡匯總余額核對(duì)。因存在時(shí)間性差異,一般財(cái)務(wù)賬面余額大于加油卡匯總金額,差額即是已消費(fèi)未開票的金額。
對(duì)于已經(jīng)消費(fèi)未開發(fā)票的金額要逐筆核對(duì),確保金額一致。
第十五條 車輛管理部門要建立車輛加油的記錄,記錄要求真實(shí)、完整、準(zhǔn)確,每月計(jì)算出百公里耗油量,發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)處理。
五違規(guī)處罰
第十六條加油卡應(yīng)由持卡人本人使用和保管。持卡人因轉(zhuǎn)借或轉(zhuǎn)讓他人而發(fā)生的一切費(fèi)用及損失由持卡人承擔(dān)。
第十七條因持卡人保管不善,導(dǎo)致油卡丟失、損毀、泄密等異常情況的發(fā)生,持卡人應(yīng)及時(shí)報(bào)告車輛管理部門,并辦理相關(guān)手續(xù)。在此期間,如發(fā)生的加油及其他消費(fèi)損失由持卡人本人承擔(dān)。
第十八條經(jīng)查證因駕駛員疏忽未能提供加油小票而造成信息核對(duì)不一致時(shí),差額由本人承擔(dān);
經(jīng)查證因駕駛員私自使用加油卡,給予加油費(fèi)用兩倍罰款,并警告處理。第十九條車輛加油時(shí):
1、一車一卡的副卡不異車加油;
2、不購(gòu)置其他物品;
3、不套取現(xiàn)金;
4、不準(zhǔn)用其他容器加油。第二十條如發(fā)生人員變動(dòng)必須完成相關(guān)的油卡的交接與清算。交接時(shí)財(cái)務(wù)余額與加油卡匯總金額不一致時(shí),差額由原負(fù)責(zé)人承擔(dān)。
六附則
第二十一條本制度由集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)修訂和解釋。第二十二條本制度未盡事宜,由集團(tuán)財(cái)務(wù)部另行制定。第二十三條本制度自發(fā)布之日起施行。