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第一篇：采購合同管理制度

1.目的：加強(qiáng)采購部檔案的.收集和管理，提高工作效率，全面規(guī)范采購管理體系，制訂本制度。

2.適用范圍：適用于采購部對內(nèi)部文件及檔案的控制。

3.職責(zé)：

3.1采購檔案管人員：負(fù)責(zé)采購部所有文件的整理及歸檔。

3.2采購經(jīng)理：負(fù)責(zé)采購檔案文件調(diào)閱、銷毀等事項的審批。

4.檔案管理辦法：

4.1歸檔內(nèi)容分類：

4.1.1采購內(nèi)部文件的歸檔。

采購部工作中需存檔的文件，采購訂單、應(yīng)付賬款對賬單、工作計劃、采購計劃、入庫單、退貨單及采購部門相關(guān)管理文件資料。

4.1.2公司其他部門提供的文件歸檔。

公司其他部門提供的圖紙、采購申請單、原材料質(zhì)量返饋單等相關(guān)資料。

4.1.3外來或外放文件的歸檔。

供應(yīng)商資料、采購合同、報價單、對賬單聯(lián)絡(luò)函或其他與供應(yīng)商有聯(lián)系的文件資料。

4.1.4存儲在電腦或其它介質(zhì)上的資料。

采購部的臺賬、電子檔的文件記錄。

4.2檔案保存期限：

4.2.1公司內(nèi)部往來文件需保存3年。

4.2.2公司外部往來文件需保存5年。

4.2歸檔要求：

4.2.1歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，按照文件的自然形成規(guī)律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實(shí)性。

4.2.2所有文檔均要編號，并建立目錄，逐項填寫清楚，書寫工整。

4.2.3所有存檔文件格式統(tǒng)一，而且有相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章，是有效文件。

4.2.4采購部檔案要有專人、專位的保管。

4.2.5采購部檔案要分類保管并劃分檔案保管期限。

4.3檔案調(diào)閱：

4.3.1需查閱或借閱采購部文件時，需向采購部領(lǐng)導(dǎo)匯報，得到批準(zhǔn)后借閱，查閱保密文件時，需履行審批手續(xù)，得到采購領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。

4.3.2查閱檔案人員要求嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得泄露。

4.3.3查閱檔案應(yīng)當(dāng)日歸還；摘抄和復(fù)制檔案資料需經(jīng)采購經(jīng)理批準(zhǔn)，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經(jīng)理采購經(jīng)理審批簽字。

4.3.4采購檔案管理人員，要及時收取借閱的檔案，避免遺失。

4.4檔案銷毀

4.4.1采購檔案保管期限已滿或已失效，需要銷毀時由采購部檔案管理人員提出銷毀意見，編制銷毀清單，該清單永久保存。

4.4.2辦理銷毀手續(xù)，必須經(jīng)由采購經(jīng)理批準(zhǔn)備，方能銷毀。

4.4.3采購檔案保管期已滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)和合同文件，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)和合同改造完畢為止。

第二篇：材料管理制度

1、目的

加強(qiáng)食品安全管理工作，嚴(yán)格控制餐廳成本構(gòu)成中的可控成本，確保員工身體健康和食品安全

2、適用范圍

適用于原材料采購，主要包括大米、食用油、肉、蔬菜等大宗原材料采購.

3、職責(zé)

3.1總部行政管理部門負(fù)責(zé)本規(guī)章的擬定和實(shí)施，各分支公司行政行政管理部門協(xié)助總部完成招投標(biāo)工作，并嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)結(jié)果

3.2餐廳考評機(jī)構(gòu)履行監(jiān)督和對執(zhí)行力度的考核。

4、基本原則

4.1采購招標(biāo)工作要遵循“公開、公平、公正”和“聯(lián)合采供、動態(tài)管理、貨比三家、擇優(yōu)選購”的原則，選擇符合使用要求，質(zhì)價比相對較高的原材料，為餐飲工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4.2參與采購招標(biāo)工作人員，要以對企業(yè)餐飲工作高度負(fù)責(zé)的精神，力求節(jié)約，反對浪費(fèi)，降低成本，廉潔、高效地履行職責(zé)。

4.3采購招標(biāo)工作程序應(yīng)積極引入市場競爭機(jī)制，實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理。主要原材料必須進(jìn)行招標(biāo)采購。一般情況下，每類至少引入三家以上供應(yīng)商參與競爭；除因市場情況突發(fā)漲、降價情況外，堅持每月進(jìn)行一次報價競標(biāo)。要從保證食品安全和維護(hù)員工利益出發(fā)，本著“誠實(shí)、信用、平等互利、協(xié)商一致”的原則處理各種商務(wù)關(guān)系。

4.4參與采購人員、評標(biāo)小組成員及其它相關(guān)人員與供應(yīng)商有利害關(guān)系的，必須回避。供應(yīng)商認(rèn)為上述人員與其它供應(yīng)商有利害關(guān)系的，可建議其回避。

5、招標(biāo)小組設(shè)立及招標(biāo)企業(yè)的確定

5.1餐廳主要原材料的采購招標(biāo)工作在行政管理部部長的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、管用結(jié)合和代表負(fù)責(zé)制”的原則，設(shè)立采購招標(biāo)小組，成員包括：行政管理部物業(yè)室主管，各事業(yè)部行政管理部部長，行政管理部物業(yè)室餐飲組監(jiān)理，各事業(yè)部行政管理部餐飲監(jiān)理，各餐廳經(jīng)理，財務(wù)餐廳專職會計，餐廳售賣會計，采購員。

5.2招標(biāo)小組應(yīng)在招標(biāo)前對企業(yè)進(jìn)行資質(zhì)審查。合格供應(yīng)商的資質(zhì)證明一般應(yīng)包括：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人證明或法人委托書、特殊行業(yè)管理生產(chǎn)許可證明、產(chǎn)品質(zhì)量證明書、年度審驗(yàn)證明書、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)或鑒定報告等。

5.3對通過資質(zhì)審查的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，實(shí)地考察過程中對供應(yīng)商的.生產(chǎn)環(huán)境、經(jīng)營條件、企業(yè)規(guī)模、產(chǎn)品業(yè)績、配送能力等情況形成考察報告。

5.4與考察后并通過初步認(rèn)可的供應(yīng)商，簽訂年度《供貨合同》，《廉潔交易責(zé)任書》，《服務(wù)承諾書》，并向財務(wù)部門上交產(chǎn)品服務(wù)質(zhì)量保證金。

5.5供應(yīng)商如有以下行為的，應(yīng)取消其參與招標(biāo)的資格：以虛假資信材料，騙取合法供應(yīng)資

格的；用不正當(dāng)手段詆毀、排擠其它供應(yīng)商的；向采購招標(biāo)小組人員行賄或提供不正當(dāng)利益的；偷梁換柱，供應(yīng)假冒偽劣商品的；嚴(yán)重偏離市場價格報價的；采取其它不正當(dāng)手段的。

5.6招標(biāo)工作應(yīng)在與中聯(lián)簽訂有供貨合同并通過資質(zhì)審核的的企業(yè)中進(jìn)行，每月應(yīng)確保兩到三家供貨商參與競標(biāo)。工作人員不得私自接觸供應(yīng)商。不得向供應(yīng)商泄露有失公正或影響公平競爭的信息。不得接受供應(yīng)商任何形式的回扣、饋贈及有失公正執(zhí)行公務(wù)的宴請。供應(yīng)的一切讓利性承諾均應(yīng)反映在投標(biāo)報價單中。

5.7招標(biāo)過程中所形成的文件資料必須規(guī)范，各項內(nèi)容要真實(shí)、準(zhǔn)確完整。供應(yīng)商入圍名單、投標(biāo)報價單、市場價格調(diào)查單、招標(biāo)類別供貨商評定表等均由采購招標(biāo)小組專人整理保管，并按年度歸檔備查。

6、定標(biāo)

6.1在質(zhì)量服務(wù)保證的前提下，以市場價格為依據(jù)，低價中標(biāo)。在質(zhì)量、價格、服務(wù)同等條件下，優(yōu)先考慮有信譽(yù)有實(shí)力的一級供應(yīng)商。

6.2在綜合考慮采購招標(biāo)小組成員意見的基礎(chǔ)上，按照“少數(shù)服從多數(shù)”的原則形成小組決議。

6.3對最終確定的供貨商招標(biāo)小組應(yīng)口徑一致，并在原材料評定表上簽名。

6.4評標(biāo)過程中公司督察部、營運(yùn)部、公司財務(wù)核算部對招標(biāo)情況有責(zé)任進(jìn)行監(jiān)督，采購標(biāo)工作按照“誰的職責(zé)，誰簽字，誰負(fù)責(zé)”的原則追究責(zé)任。凡只簽名未提出不同意見的認(rèn)定為“認(rèn)同意見”。

6.5對在采購招標(biāo)工作中，工作程序違反國家法規(guī)及公司規(guī)章制度，對公司造成損失的，應(yīng)根據(jù)法律及相關(guān)制度追究其責(zé)任。

7、驗(yàn)收入庫

7.1經(jīng)招標(biāo)后確定的供貨企業(yè)，各公司員工餐廳應(yīng)按照招標(biāo)結(jié)果使用該企業(yè)提供的產(chǎn)品。并根據(jù)《餐廳原材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》對其公司提供產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)。

7.2對質(zhì)量不合格的原材料要立即停止供應(yīng)，與供應(yīng)商交涉并提出索賠報告，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)檢測費(fèi)用，迅速完成原材料供應(yīng)商更換工作，以免造成食品安全事故和經(jīng)濟(jì)損失。

7.3采購招標(biāo)小組應(yīng)不定期對各餐廳原材料進(jìn)行抽樣檢測，確保供貨質(zhì)量。

8、費(fèi)用結(jié)算

8.1供應(yīng)商辦理結(jié)算手續(xù)時，應(yīng)提供增值稅發(fā)票及公司驗(yàn)收單據(jù)。

8.2財務(wù)部門負(fù)責(zé)對結(jié)算環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督。

第三篇：采購與付款內(nèi)控管理制度

采購與付款內(nèi)控管理制度

　　第1章 總則

　　第1條 為加強(qiáng)公司對采購與付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，公司根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。

　　第2條 本制度所指的采購業(yè)務(wù)包括采購計劃、采購訂單、合同訂立、價格評審、物資入庫、購貨發(fā)票、登記應(yīng)付賬款和支付貨款等業(yè)務(wù)。

　　第3條 本制度適用于公司以及各成員單位。

　　第4條 單位負(fù)責(zé)人對本單位采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施負(fù)責(zé)，主管采購業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人和財務(wù)負(fù)責(zé)人對采購與付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。

　　第2章 崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)

　　第5條 公司應(yīng)當(dāng)建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制、明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離，制約和監(jiān)督。

　　采購與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：

　　1、請購與審批；

　　2、詢價與確定供應(yīng)商；

　　3、采購合同的訂立與審計；

　　4、采購與驗(yàn)收；

　　5、采購、驗(yàn)收與相關(guān)會計記錄；

　　6、付款審批與付款執(zhí)行。

　　不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。

　　嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。

　　第6條 公司的物流部是負(fù)責(zé)采購和付款的直接責(zé)任單位，其他部門和個人辦理采購和付款業(yè)務(wù)時，必須經(jīng)采購部經(jīng)理批準(zhǔn)，并執(zhí)行本制度規(guī)定的執(zhí)行程序和辦法。

　　第7條 公司應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。

　　第8條 公司的物流部門應(yīng)建立內(nèi)部的職責(zé)分工權(quán)限，確保采購與審批人員分

　　開，采購與貨物驗(yàn)收或保管員分開。

　　第9條 公司應(yīng)根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務(wù)人員進(jìn)行崗位輪換。

　　第10條 采購部門除對采購及付款的真實(shí)性和合法性負(fù)責(zé)外，還應(yīng)對公司的存貨的安全性和計量的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

　　第11條 物流部門要保證對已采購的生產(chǎn)材料及低值易耗品的價值計量準(zhǔn)確，以便于成本核算的準(zhǔn)確性。

　　第12條 公司物流部門在辦理采購業(yè)務(wù)時應(yīng)按如下程序執(zhí)行：根據(jù)生產(chǎn)部門下達(dá)的采購計劃做采購準(zhǔn)備，對采購計劃進(jìn)行審核，然后進(jìn)行詢價、比價，由質(zhì)量管理部審核、主管副總審批后確定供應(yīng)商，簽訂合同，采購、辦理驗(yàn)收入庫，登記賬簿、支付采購貨款。

　　第13條 物流部門負(fù)責(zé)編制請購單、詢價與價格談判、簽定合同、采購物資、請求付款等。

　　第14條 財務(wù)部門負(fù)責(zé)結(jié)算采購款項，登記存貨及應(yīng)付款項賬。

　　第15條 財務(wù)部門在確保采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性以及符合付款手續(xù)后，積極組織資金付款。

　　第16條 付款及審批執(zhí)行公司的貨幣資金管理制度：

　　1、采購資金支出需要先編制物資采購計劃，經(jīng)主管副總、財務(wù)副總和總經(jīng)理審批后履行借款審批程序。

　　2、經(jīng)手人負(fù)責(zé)填寫借款單進(jìn)行資金支出申請，要求填明資金借款的數(shù)量、原因、使用部門和數(shù)量及支付方式（現(xiàn)金、支票、電匯）, 要求經(jīng)手人本人簽字確認(rèn)。

　　3、物流經(jīng)理負(fù)責(zé)審核采購物資數(shù)量和價格的合理性及是否需要采購的適用性，對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行供應(yīng)商選擇把關(guān)，對采購渠道進(jìn)行審核。對資金支付的風(fēng)險負(fù)責(zé)。

　　4、主管副總負(fù)責(zé)審批程序的合理性和采購效益性，是否有采購計劃、是否符合公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，采購方的選擇及價格是否合理，超標(biāo)準(zhǔn)使用資金需要特殊說明。

　　5、財務(wù)副總負(fù)責(zé)審核采購審批程序是否健全，對資金的支出計劃做出審批。對往來款項進(jìn)行賬目核對，對采購資金進(jìn)行合同核對，對資金的支出風(fēng)險進(jìn)行審批。

　　6、總經(jīng)理可對上述的所有審核提出質(zhì)疑并要求解釋。

　　7、因特殊情況審批單審批手續(xù)不健全的，由財務(wù)副總負(fù)責(zé)對總經(jīng)理進(jìn)行溝通，

　　財務(wù)副總不在，由主管會計負(fù)責(zé)對財務(wù)副總及總經(jīng)理進(jìn)行溝通并在借款單中標(biāo)明溝通結(jié)果，并請授權(quán)人補(bǔ)批簽字。

　　8、采購資金支付嚴(yán)格按公司審批權(quán)限審批。審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。

　　9、財務(wù)部出納員接到審批健全的借款單負(fù)責(zé)支付資金，對于審批不健全的借款單拒絕支付。

　　10、要求現(xiàn)金和支票當(dāng)天支付，電匯在24小時內(nèi)支付。因資金控制或資金協(xié)調(diào)調(diào)整，財務(wù)部有權(quán)決定進(jìn)行一次性支付或分批支付。

　　11、原則上不允許使用現(xiàn)金進(jìn)行物資采購，特殊情況需要財務(wù)副總審批，并作特殊說明。

　　12、財務(wù)部將采購資金分別按供應(yīng)商掛“應(yīng)付賬款”，個人領(lǐng)用的備用金或現(xiàn)金零星采購掛申請人“其他應(yīng)收款”。

　　13、采購物資要求必須使用稅務(wù)正規(guī)發(fā)票。

　　14、發(fā)票報銷的手續(xù)：已經(jīng)借款報帳的，要求經(jīng)手人簽字、部門經(jīng)理審核，財務(wù)總監(jiān)審批；未借款直接報賬，要求經(jīng)手人簽字、部門經(jīng)理審核，然后按公司的審批權(quán)限執(zhí)行本。

　　15、經(jīng)手人憑發(fā)票沖回自己的資金欠據(jù)或要求財務(wù)部核銷往來。沒有往來的由財務(wù)部付。

　　16、個人往來欠款超出3個月期限的，財務(wù)部有權(quán)從其工資中清回欠款，必要時追究資金的使用利息。

　　17、對不能收回的欠款，由經(jīng)手人承擔(dān)連帶責(zé)任；審批人承擔(dān)審批責(zé)任。

　　18、負(fù)責(zé)為成員單位采購物資的采購員按采購物資索要發(fā)票。要求發(fā)票戶名為成員單位名頭，走公司審批程序。將審批后的發(fā)票傳遞到成員單位，成員單位認(rèn)證采購的物資與發(fā)票是否相符，如相符，由成員單位回一張轉(zhuǎn)賬財務(wù)收據(jù)，采購人憑收據(jù)到財務(wù)部門核銷自己的往來款項申請。如果接到貨物與發(fā)票不相符，需要成員單位財務(wù)部門同采購部門采購員協(xié)商解決。

　　第3章 貨物采購驗(yàn)收控制

　　第17條 加強(qiáng)采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，對采購方式確定、供應(yīng)商選擇、驗(yàn)收

　　程序等做出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。

　　第18條 應(yīng)當(dāng)根據(jù)物品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。公司及各成員單位大宗原材料采購由公司物流部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。一般物品或勞務(wù)等的采購應(yīng)采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。公司應(yīng)當(dāng)制定例外緊急需求的特殊采購處理程序。

　　第19條 應(yīng)當(dāng)充分了解和掌握供應(yīng)商的信譽(yù)、供貨能力等有關(guān)情況，采取由物流、使用等部門共同參與比質(zhì)比價的程序，并按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。小額零星采購也應(yīng)由經(jīng)授權(quán)的部門事先對價格等有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審查。

　　第20條 采購物資到達(dá)后，采購人員盡可能的做初步檢查，檢查物資與合同是否相符，然后由質(zhì)檢人員對采購物資質(zhì)量進(jìn)行檢查。

　　第21條 采購人員及質(zhì)檢員檢查后，應(yīng)及時送交倉庫。倉庫保管人員接到物資后，須檢查所購物資是否附有供方合格證，到貨數(shù)量是否正確，是否有破損，經(jīng)檢查無誤，在《到貨登記簿》上進(jìn)行登記。交貨人員要在登記簿上簽字。

　　第22條 檢查合格的物資，倉庫保管員要及時填寫材料物資入庫單，入庫單一式三聯(lián)，第一聯(lián)，存根聯(lián)，倉庫記賬用，第二聯(lián)，財務(wù)聯(lián)，財務(wù)記賬用，第三聯(lián)，稽核聯(lián)，采購員報賬用。材料物資入庫單必須連續(xù)編號管理。

　　第23條 入庫單的傳遞程序如下：

　　1、倉庫保管員接到檢驗(yàn)合格的貨物后，由保管員填制材料入庫單，由質(zhì)檢員簽字，保管員填寫入庫單時，應(yīng)確保一個供貨商的原輔材料，一名采購員采購的原輔材料填到一張收料單上。

　　2、保管員填寫入庫單時，要填寫供貨單位、材料名稱、規(guī)格、計量單位、數(shù)量及金額。

　　3、保管員根據(jù)填好的入庫單第一聯(lián)登記入賬。

　　4、材料入庫單經(jīng)采購部門經(jīng)理簽字后，將第二聯(lián)聯(lián)同供貨商發(fā)票一同返給財務(wù)報賬，第三聯(lián)留給物流部門統(tǒng)計用。

　　5、入庫單第二聯(lián)留財務(wù)部門做登記材料明細(xì)賬用；月末成本會計需要去庫房稽核，核對材料入庫單和保管賬是否相符。

　　第24條 保管人員要根據(jù)收料單及時登記倉庫物資保管賬，保證會計人員及時進(jìn)行稽核。對于檢驗(yàn)不合格的物資，要及時通知采購人員，由采購人員與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理換貨或退貨等事宜。

　　第4章 應(yīng)付賬款入賬

　　第25條 財務(wù)主管會計負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款入賬，應(yīng)付賬款的入賬必須取得的憑證有：供貨單位的發(fā)票（增值稅發(fā)票包括發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)）、物流部門的請購單及入庫單等；對于材料已入庫發(fā)票未到的采購業(yè)務(wù)，財務(wù)部根據(jù)材料入庫單暫估價入賬，待發(fā)票回來時用紅字沖回原來暫估入賬數(shù)，按發(fā)票金額重新入賬。財務(wù)部在做暫估入賬時，根據(jù)材料入庫單上的購買廠家登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬，以便隨時掌握應(yīng)付款情況、采購員報賬情況以及供貨方開發(fā)票情況。

　　第26條 財會部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明、入庫單據(jù)等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。

　　第27條 會計人員對所收到的購貨發(fā)票及相關(guān)憑證按規(guī)定檢查無誤后，方能進(jìn)行會計處理。

　　第28條 公司財務(wù)人員、采購人員應(yīng)定期和供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款往來賬。

　　第29條 公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。已到期的應(yīng)付款項須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付。

　　第5章 監(jiān)督檢查

　　第30條 公司應(yīng)當(dāng)建立對采購與付款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限，定期或不定期地進(jìn)行檢查。采購與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：

　　1、 采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點(diǎn)檢查是否存在采購與付款業(yè)務(wù)不 相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。

　　2、采購與付款授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點(diǎn)檢查大宗采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全， 是否存在越權(quán)審批的行為。

　　3、 應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點(diǎn)審查應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支付的正確性、時效性和合法性。

　　5、有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點(diǎn)檢查憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全。

　　6、 使用和保管制度是否存在漏洞。

　　對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)容控制中的薄弱環(huán)節(jié)，公司應(yīng)當(dāng)采取措施，及時加以糾正和完善。

　　第6章 附 則

　　第31條 本規(guī)范由財政部負(fù)責(zé)解釋。

　　第32條 本規(guī)范自發(fā)布之日起施行。

第四篇：材料采購管理制度

1、負(fù)責(zé)協(xié)助項目部編制工程現(xiàn)場材料計劃并上報，組織材料分批分期有秩序地進(jìn)入施工現(xiàn)場，保證生產(chǎn)需要，但需防止大批材料積壓。

2、加強(qiáng)材料進(jìn)場的檢查和驗(yàn)收管理，材料進(jìn)場時，材料員必須對材料進(jìn)行驗(yàn)質(zhì)過磅，檢尺、點(diǎn)數(shù)驗(yàn)收，做到保質(zhì)保量（在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不符合要求或者其它問題時，應(yīng)及時與材料部門聯(lián)系）。同期每進(jìn)一批材料均需配齊質(zhì)保書等相關(guān)資料，杜絕后補(bǔ)資料。

3、合理存放。嚴(yán)格按現(xiàn)場施工平面布置圖堆放材料，做到現(xiàn)場材料分類、分規(guī)格堆碼整齊，決不允許卸貨時亂堆亂放，合理使用場地，減少二次搬運(yùn)費(fèi)。標(biāo)識、標(biāo)牌齊全，確保文明施工，規(guī)范管理。并針對各種材料特性做好材料防潮防火工作。易燃易爆物資必須嚴(yán)格按規(guī)定隔離存放，做好標(biāo)識及防火工作。對安全防護(hù)用品應(yīng)加強(qiáng)管理，確保質(zhì)量合格，達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的安全防護(hù)的用品堅決不進(jìn)場。

備注：所有進(jìn)場的鋼材必須嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)場過磅驗(yàn)收，并做鋼材進(jìn)場過磅登記表（備查）。

4、現(xiàn)場材料員要做好節(jié)超數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析，并需注明節(jié)超原因，超用材料時須有書面情況說明及報告，經(jīng)施工員及項目經(jīng)理審批后方可供料。做好限額領(lǐng)料工作，根據(jù)工程施工預(yù)算量控制發(fā)料，原則上不得突破施工預(yù)算量，如發(fā)現(xiàn)超量應(yīng)及時上報項目經(jīng)理及材料部門。每月未及工程竣工后，編制主要材料節(jié)超對比分析表（同預(yù)、決算進(jìn)行對比）并上報材料部門。并做到余料退回，避免損失。

5、監(jiān)督使用。現(xiàn)場材料員應(yīng)每日對工地進(jìn)行二次巡檢，并做好巡檢登記表，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，及時處理。一旦發(fā)現(xiàn)民工班組在材料使用過程中浪費(fèi)應(yīng)馬上制止，并上報項目部及工程管理部給予浪費(fèi)材料人相應(yīng)處罰（罰款金額將做為獎金發(fā)放給舉報人）。以保證班組合理使用。

6、各項目材料員填報收領(lǐng)料單時必須載明供貨單位名稱（要與發(fā)票章上載明名稱一致，收料單品名規(guī)格不得簡寫，數(shù)量、單價為必填項目且單據(jù)不能涂改（如供貨商供貨時送貨單上不注明單價可以拒

收，特殊情況必須備注），做到材料有量有價，以便為成本核算提供依據(jù)。

7、材料領(lǐng)用嚴(yán)禁采取“整進(jìn)、整出的財務(wù)處理方式（如發(fā)現(xiàn)采用此種處理方式，將對材料員進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰，誰簽字誰負(fù)連帶責(zé)任）。必須按實(shí)際耗用量開具領(lǐng)料單。領(lǐng)料單填寫品名規(guī)格、單價必須與收料單一致，數(shù)量根據(jù)實(shí)際領(lǐng)用情況填寫。領(lǐng)料單上須注明被領(lǐng)用材料的使用部位。收領(lǐng)料單須由項目經(jīng)理審核簽字，不得代簽。材料內(nèi)部移轉(zhuǎn)單品名規(guī)格、數(shù)量、出料庫、收料庫、轉(zhuǎn)移單價必須明確，若無單價則視為無價轉(zhuǎn)移，收料方無償使用。

8、為保證材料進(jìn)場的可追溯性，現(xiàn)場材料員必須建立現(xiàn)場材料進(jìn)場日臺帳，根據(jù)臺帳格式要求，每天對進(jìn)入現(xiàn)場的每批材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、運(yùn)輸車號等相關(guān)信息進(jìn)行記錄，收、領(lǐng)料單及內(nèi)部移轉(zhuǎn)單等均須當(dāng)日發(fā)生當(dāng)日填寫并做臺賬登記表。填寫完畢后電子檔于當(dāng)日下午五點(diǎn)前通過網(wǎng)絡(luò)上報當(dāng)日材料發(fā)生的流水賬，如屬五點(diǎn)后收到或是發(fā)出的材料，需第二天早晨九點(diǎn)前上報。紙質(zhì)的資料按月整理裝訂成冊報直管部備案。

9、各項目部材料員填報報表時必須按收料單領(lǐng)料單當(dāng)月發(fā)生當(dāng)月填報。杜絕出現(xiàn)無收料領(lǐng)用情況。因未上報當(dāng)月收料單導(dǎo)致不能付款將由項目部相關(guān)人員自行承擔(dān)責(zé)任。

10、每月24日對工地材料進(jìn)行盤點(diǎn)，并做好物資收發(fā)存臺賬。根據(jù)結(jié)存材料，做好下月的物資采購計劃。

11、每月25日至28日現(xiàn)場材料員必須將材料收、領(lǐng)料單及移轉(zhuǎn)單報送材料部門，紅色聯(lián)不得擅自交給供應(yīng)商，統(tǒng)一到材料部門對單辦理手續(xù)。各工程項目材料收料單（一聯(lián)、二聯(lián)、三聯(lián)）、紅色、綠色領(lǐng)料單及藍(lán)色移轉(zhuǎn)單及主要材料消耗月度報表（如有結(jié)存則含物資收發(fā)結(jié)存報表）上報工程部材料部門截止日期每月28日。現(xiàn)場材料員根據(jù)收領(lǐng)料單、移轉(zhuǎn)單填寫《重慶市庚子棠建筑工程管理有限公司xx項目建筑材料收發(fā)結(jié)存表》，并在備注欄里填寫每項單據(jù)份數(shù)，各項目上報材料報表必須報表和單據(jù)一致，嚴(yán)禁出現(xiàn)有單不報或無單亂報。

12、如進(jìn)入現(xiàn)場的材料，其供應(yīng)商不屬于公司質(zhì)量體系《合格供方名冊》范圍內(nèi)的，現(xiàn)場材料員必須按照公司ISO 9001：2000《質(zhì)量管理體系文件》4.1.1.6之規(guī)定對其進(jìn)行臨時評定，并收集臨時供方的相關(guān)資質(zhì)證書，以證明其產(chǎn)品的質(zhì)量、商業(yè)信譽(yù)、經(jīng)營能力等，收集內(nèi)容包括：有效的供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品檢驗(yàn)報告、企業(yè)資質(zhì)證書后，初評為合格商后方可進(jìn)行材料采購。

13、收、領(lǐng)料單的遺失處理。不得隨意以遺失為借口開任何單據(jù)。如供貨商提出則首先到財務(wù)部會計處落實(shí)是否已結(jié)過賬，如確屬未結(jié)帳的，應(yīng)找原材料員落實(shí)具體情況，確認(rèn)無誤的，應(yīng)將原交各部門的該收料單各聯(lián)收到材料部門統(tǒng)一蓋作廢章后存檔管理，新開的收料單應(yīng)注明原單據(jù)編號，并注明原單據(jù)作廢及原單據(jù)號碼。重開的收料單上，應(yīng)有參與查核此事項的會計、收料員、重開單據(jù)人員、項目經(jīng)理、材料主管的簽字認(rèn)可。

14、現(xiàn)場材料員須監(jiān)督好值班人員對各種出場的材料嚴(yán)格盤查，決不允許在無材料出門條的情況下放任何車輛拉材料出項目部，材料出門條須有材料員、項目經(jīng)理、值班人員共同簽字生效方可放行。如無出門條私自放行，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將扣除值班人員全月工資以示處罰，情節(jié)嚴(yán)重者將移交公司。手續(xù)不全時放行，簽字者及值班人員承擔(dān)連帶責(zé)任，損失共擔(dān)。每月30日將所有出門記錄及出門條報工程管理部。

15、成本核算節(jié)點(diǎn)和工程竣工驗(yàn)收之日起5天內(nèi)，現(xiàn)場材料員須及時將工程上所有材料單據(jù)報送材料管理部，如因未及時上交的材料單據(jù)而引起的一切賬目，誰延誤誰負(fù)責(zé)。確有特殊情況可請示工程管理部材料負(fù)責(zé)人并上報工程管理部領(lǐng)導(dǎo)指示。

16、、成本核算節(jié)點(diǎn)或工程竣工5天，現(xiàn)場材料員必須統(tǒng)計出材料預(yù)算總量、材料收入總量、材料耗用總量臺賬，并報現(xiàn)場成本核算員及直管工程部管理人員三方進(jìn)行對賬，以便進(jìn)行項目成本后評價。

第五篇：材料管理制度

1、為規(guī)范和加強(qiáng)公司定期報告、臨時報告及重大事項在籌劃、編制、審議和待披露期間的外部信息報送和使用管理，特制定本制度。

2、本制度的適用范圍包括公司中交璧成（大連）有限公司全體員工。

3、公司領(lǐng)導(dǎo)層是對外報送信息的決策者，辦公室負(fù)責(zé)對外報送信息的監(jiān)管工作，做好對外報送信息的日常管理工作。公司對外報送信息應(yīng)當(dāng)經(jīng)辦公室審核批準(zhǔn)。

4、公司的全體員工對因工作關(guān)系獲知的尚未公開的信息負(fù)有保密義務(wù)，不得以任何形式、任何途徑向外界或特定人員泄露。

5、對于無法律法規(guī)依據(jù)的外部單位提出的各種統(tǒng)計報表或涉及銷售收入、利潤等敏感信息的資料，公司應(yīng)拒絕報送。

6、依照規(guī)定向政府有關(guān)部門或其他外部單位報送統(tǒng)計報表等資料的，或因特殊情況急需向?qū)Ψ教峁┕疚垂_重大信息的，在對外報送信息前，應(yīng)由經(jīng)辦人員填寫對外報送信息審批表（附件1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)層審批，并由辦公室備案后方可對外報送。對外報送信息的經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人對報送信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)，辦公室對報送程序的合規(guī)性負(fù)責(zé)。

7、辦公室對對外報送信息事項的報送依據(jù)、報送對象、報送信息的類別、報送時間、對外信息使用人保密義務(wù)的書面提醒情況等予以詳細(xì)記錄，并歸檔保存。

8、公司全體員工建立辦公電子郵箱，各部門使用電子郵箱進(jìn)行對外報送信息的傳遞、發(fā)送、接收、閱讀、回復(fù)等。

9、外部單位或個人在公司公開披露該信息前的任何時點(diǎn)，不得在相關(guān)文件、媒體和網(wǎng)站上使用本公司報送的未公開重大信息。經(jīng)公司審核，認(rèn)定可以使用的除外。

公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本制度的相關(guān)條款。公司相關(guān)人員違反本制度并給公司造成不良影響或損失的，公司應(yīng)給予該責(zé)任人通報批評、警告或解除其職務(wù)的處分。

10、本制度由公司領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)解釋和修訂。自公司領(lǐng)導(dǎo)層審議通過之日起實(shí)施，修改時亦同。

第六篇：物資采購管理規(guī)章制度范文

一、請購極其規(guī)定

1、請購的定義

請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

2、請購單的要素

完整的請購單應(yīng)包括以下要素：

請購的部門；

請購物品所屬項目

請購的用途

請購的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量

請購物品的樣品、圖紙和技術(shù)資料

請購物品的需求時間

請購如有特殊請備注

請購單填寫人

請購部門主管

請購單審核人

采購副總審核

財務(wù)審核人

公司總經(jīng)理

3、請購單及其提報規(guī)定

請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核審核批準(zhǔn)后報采購部門；

請購部門在提報申請單時應(yīng)要求采購部接收人簽字并備份；

涉及的請購數(shù)量過多時可附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；

遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下可以電話請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)后手續(xù)后補(bǔ)

如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明

請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。

二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定

1、請購的接收要點(diǎn)

采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；

接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整不清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲值積壓的物資不采購的原則；

通知倉庫管理人員核查該物資是否有庫存；

對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。

2、請購單的分發(fā)規(guī)定

對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；

對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；

無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門。

重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。

三、詢價及其規(guī)定

1、詢價前應(yīng)認(rèn)真查看請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時與請購部門溝通；

2、屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中采購；

3、詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價；

4、比價采購的單位均應(yīng)具備一定的資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資的能力；

四、比價、議價

1、對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；

2.對于合格供貨商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；

五、合同的簽訂及其規(guī)定

1、合同正文應(yīng)包含的要素

（1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點(diǎn)；

（2）采購物品的規(guī)格、名稱、數(shù)量、單價、總價及合同金額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同部可分割的部分；

（3）付款方式

（4）工期

（5）質(zhì)量保證期

（6）其他約定

2、合同簽訂及其規(guī)定

（1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；

（2）擬定合同條款時一定將各種風(fēng)險降至最低；

3、合同執(zhí)行

（1）已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補(bǔ)救措施，并及時通知請購部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；

（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保證質(zhì)量，按時履約；

（3）合同在履行期間應(yīng)按照雙方約訂嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；

六：報驗(yàn)與入庫

1、供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收；

2、標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運(yùn)。