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在這次舉辦的招商會(huì)中，我有幸以一個(gè)初學(xué)者的身份參加了招商會(huì)議的全過程，對(duì)會(huì)議中各項(xiàng)目負(fù)責(zé)小組――會(huì)務(wù)組、市場(chǎng)部、商品部、后勤組在各個(gè)環(huán)節(jié)中的工作流程、細(xì)節(jié)都有了廣義上的認(rèn)知，從而積累了豐富的臨場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)，為自己對(duì)今后整個(gè)會(huì)議的協(xié)調(diào)和把控能力的提高奠定了良好的基礎(chǔ)。

一、招商會(huì)的前期準(zhǔn)備工作

能否在招商會(huì)中取得成功，前期的準(zhǔn)備工作是至關(guān)重要的，只有各個(gè)部門通力合作、協(xié)調(diào)一致、準(zhǔn)備得非常充分才能保證招商會(huì)的勝利召開。首先需要對(duì)整場(chǎng)招商會(huì)的目的、經(jīng)過、結(jié)果先進(jìn)行事前預(yù)估，經(jīng)過多次的分析、調(diào)整制定出合理的全部會(huì)議流程和詳細(xì)物料配置表、人員工作分配表，然后在公司內(nèi)部進(jìn)行明確分工，專人負(fù)責(zé)每個(gè)項(xiàng)目，從而落實(shí)工作責(zé)任制，做到有據(jù)可依。所有工作人員前期主要是把各項(xiàng)會(huì)議中所需物料支持落實(shí)到位，前期的工作做得越細(xì)、全方位考慮，會(huì)議中出現(xiàn)差錯(cuò)的概率也就越低。而市場(chǎng)部所有工作人員的工作重心將集中在分析、了解自己負(fù)責(zé)區(qū)域客戶的具體情況，在招商會(huì)正式開始前1周，一定要做好詳細(xì)的客戶電話跟蹤，并落實(shí)確定最終到會(huì)人數(shù)。

二、招商會(huì)現(xiàn)場(chǎng)

招商會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)氛圍控制非常重要，太熱鬧可能使場(chǎng)面失控，太冷可能使會(huì)議失效。而控制會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的氛圍最關(guān)鍵的是主持人，因此，在招商會(huì)的主持人選擇上也是非常重要的，主持人既要富有激情與親和力，又要熟悉了解行業(yè)內(nèi)的知識(shí)，還要靈活的對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行引導(dǎo)。所以會(huì)議前必須要和燈光師、音響師、控場(chǎng)人員先進(jìn)行溝通、彩排，使整個(gè)會(huì)議的時(shí)間與效果都能達(dá)到預(yù)期的要求才算是成功的。而會(huì)場(chǎng)各工作小組也要對(duì)觀眾區(qū)域、舞臺(tái)區(qū)域、后臺(tái)區(qū)域進(jìn)行合理布局：觀眾席座位安排、會(huì)場(chǎng)的布置、會(huì)場(chǎng)區(qū)域各品牌的合理優(yōu)化擺放、廣告公司舞臺(tái)燈光音響特效調(diào)試、模特秀的安排。對(duì)于突發(fā)事件的發(fā)生，要有應(yīng)急備案，即使發(fā)生突發(fā)事件，也能順利的進(jìn)行我們的招商會(huì)議。

三、退場(chǎng)

招商會(huì)議結(jié)束后，所有物品的歸位、運(yùn)輸也非常的重要，后勤組的工作人員就要在事先有計(jì)劃、有步驟的的將會(huì)場(chǎng)所有產(chǎn)品安全的退場(chǎng)。

四、會(huì)議結(jié)束總結(jié)

通過這次招商會(huì)議的參與，對(duì)招商會(huì)議的內(nèi)涵、流程、成敗的因素有了更深一步的了解，招商會(huì)議是一種特別意義的營銷公關(guān)工作，也是展開公司組織、控制管理、公司基本素質(zhì)的活動(dòng)，關(guān)系著公司整體招商活動(dòng)的成敗及下步營銷運(yùn)作的順利展開。

在這次會(huì)議中，公司整個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作、團(tuán)隊(duì)精神是我們值得肯定和贊賞的，同時(shí)也要總結(jié)這次會(huì)議的不足，從而為下次招商會(huì)議的吸取更多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

1、會(huì)議流程出來的比較晚，現(xiàn)場(chǎng)流程有點(diǎn)亂，時(shí)間上有點(diǎn)倉促。會(huì)議流程應(yīng)應(yīng)該提前半個(gè)月出來初稿，然后再組織討論，提前1星期定稿并發(fā)給所有參會(huì)人員準(zhǔn)備。

2、每個(gè)負(fù)責(zé)小組應(yīng)確定一個(gè)組長，各組組長分工明確，并確定職責(zé)。各組組長應(yīng)該明確自己和組員的崗位和職責(zé)，把工作落實(shí)到每一個(gè)人頭上，明確職責(zé)，每天盯進(jìn)展并向組長匯報(bào)情況，不要有越級(jí)分配工作的事情發(fā)生，不然就會(huì)出現(xiàn)：同樣的事情會(huì)交代給兩個(gè)人去做，或者工作沒有人去做，到最后都不知道該聽誰的了。誰的小組出現(xiàn)問題直接找組長，組長進(jìn)行統(tǒng)籌安排處理，并提出解決方案。

3、再就是細(xì)節(jié)上的，廣告公司在燈光布場(chǎng)、現(xiàn)場(chǎng)音樂調(diào)節(jié)、LED顯示屏和電腦PPT都出現(xiàn)了不盡人意的地方，音樂準(zhǔn)備和現(xiàn)場(chǎng)模特走秀不相匹配，出現(xiàn)過幾次冷場(chǎng)的時(shí)候，事前未對(duì)LED顯示屏和音響設(shè)備、PPT內(nèi)容進(jìn)行彩排演示，導(dǎo)致上臺(tái)演講時(shí)候屏幕顯示內(nèi)容和演講不匹配。在下次會(huì)議中，這些小細(xì)節(jié)都必須在會(huì)議開始前進(jìn)行反復(fù)的調(diào)試，確保萬無一失。