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第一章、總則
第一條：為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護(hù)和利用檔案，使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為怡通集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本管理制度。
第二條：人事檔案工作是集團(tuán)組織人事工作的重要組成部分，也是集團(tuán)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行集團(tuán)戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。
第三條：本制度適用于怡通集團(tuán)總部及其各子公司。
第二章、管理職責(zé)
第四條：集團(tuán)企業(yè)管理部人事檔案管理的職責(zé)
a、負(fù)責(zé)制訂、修改和完善集團(tuán)人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實(shí)施細(xì)則等規(guī)范；
b、負(fù)責(zé)本制度在各子公司實(shí)施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；
c、負(fù)責(zé)怡通集團(tuán)戰(zhàn)略決策委員會(huì)成員的人事檔案管理工作；
d、負(fù)責(zé)怡通集團(tuán)各子公司、部門(mén)的員工人事檔案管理工作；
e、負(fù)責(zé)對(duì)各子公司的員工人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)。
第五條：集團(tuán)企業(yè)管理部人事檔案管理的義務(wù)是指導(dǎo)各子公司按本制度要求建立規(guī)范的檔案管理程序、規(guī)范檔案管理行為。
第六條：各子公司行政部門(mén)人事檔案管理的職責(zé)就是負(fù)責(zé)執(zhí)行本制度，按其要求建立規(guī)范的人事檔案管理；負(fù)責(zé)管理企業(yè)管理部所有員工人事檔案管理工作。
第三章、人事檔案內(nèi)容
第七條：人事檔案一式兩套（原件由各子公司行政部保管、復(fù)印件由集團(tuán)人事部統(tǒng)一管理），是由歷史地、全面地反映員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成，主要有如下幾類：
a、履歷材料（包括個(gè)人的簡(jiǎn)歷資料、學(xué)歷、資格證等）；
b、考核、考察材料；
c、獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料；
d、培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料；
e、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、錄用、任免、聘用、離職材料；
f、其他可供企業(yè)用人參考的資料。
第四章、檔案編號(hào)管理
第八條：各子公司行政部門(mén)必須按照OA管理系統(tǒng)中的員工編號(hào)（即：工號(hào)）進(jìn)行編號(hào)，每100個(gè)檔案做一個(gè)標(biāo)記，方便查找。
由其他單位轉(zhuǎn)入的員工檔案，按照轉(zhuǎn)入單位的編號(hào)更換編號(hào)（轉(zhuǎn)出單位辦理離職手續(xù)）。
第五章、人事檔案的收集與整理
第九條：日常收集員工履歷表、試用期考評(píng)表、各種獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)任免、崗位/待遇調(diào)整表、續(xù)簽合同等材料。
各子公司人事檔案管理人員必須在每次招聘結(jié)束后的七日之內(nèi)（試崗期結(jié)束），必須將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。
日常新進(jìn)人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)兩日之內(nèi)，將將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。
第十條：各子公司行政部門(mén)的人事專員在以下幾個(gè)時(shí)段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。
1、新員工報(bào)到時(shí)
新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面右上方書(shū)寫(xiě)上檔案袋編號(hào)（口取紙）員工姓名、性別。結(jié)束試崗期后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：
（1）《許昌怡通集團(tuán)應(yīng)聘人員求職表》（必須要有面試評(píng)價(jià)表及審批人意見(jiàn)簽署）；
⑵ 身份證（雙面都印在同一頁(yè)上，A4紙）學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；
2、員工辦理正式入職手續(xù)時(shí)
員工結(jié)束七天試用期后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：
（1）《許昌怡通集團(tuán)應(yīng)聘人員求職表》（必須要有面試評(píng)價(jià)表及審批人意見(jiàn)簽署）；
⑵ 身份證（雙面都印在同一頁(yè)上，A4紙）學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件
3、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時(shí)
員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，各級(jí)人力資源部門(mén)人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：該員工的《應(yīng)聘求職表》、《試用期考評(píng)表》；《勞動(dòng)合同》、《保密協(xié)議》；
4、員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)時(shí)
各級(jí)人力資源部門(mén)，在完成員工調(diào)動(dòng)手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)將員工調(diào)動(dòng)手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，具體的資料有：
(1)《崗位/待遇調(diào)整表》；
⑵《工作交接表》；
⑶《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶資料移交明細(xì)表》、《待辦工作（事宜）移交明細(xì)表》；
5、員工辦理離職手續(xù)時(shí)
各級(jí)人力資源部門(mén)人事專員，在辦完員工離職手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，必須裝入的資料有：
（1）該員工的書(shū)面離職申請(qǐng)書(shū)；
（2）《離職清算表》；
⑶《離職申批表》；
⑷《員工離職工作移交表》；
⑸《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶資料移交明細(xì)表》、《待辦工作（事宜）移交明細(xì)表》。
第十一條：每年一季度按公司檔案管理辦法對(duì)上一年的人事檔案進(jìn)行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內(nèi)容涉及的相關(guān)材料。
第十二條：在整理過(guò)程中，不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。
第六章、人事檔案的借閱與移交
第十三條：凡借用人事檔案，必須填寫(xiě)《人事檔案借閱登記表》，由人力資源部門(mén)的負(fù)責(zé)人核實(shí)理由，經(jīng)企業(yè)管理部領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在7天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。
借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印。
第十四條： 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動(dòng)移交兩種。
第七章、其他規(guī)定
第十五條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時(shí)員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。
第十六條：檔案管理人員應(yīng)具有良好的思想素養(yǎng)，按受過(guò)正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，在工作中須嚴(yán)格遵守保密制度。
第十七條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應(yīng)按公司檔案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷毀。
第十八條：集團(tuán)人事部定期或不定期地對(duì)各子公司的人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)，檢查中凡發(fā)現(xiàn)不按照以上規(guī)定予以辦理執(zhí)行的，視情節(jié)輕重，處罰人事檔案管理員50―200元，其所屬各子公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任，處罰100―200元。
第十九條：各子公司人事檔案管理人員是定崗管理，凡與原人事檔案管理人員的變動(dòng)（包括換崗、離職、增減其他工作量）的，必須報(bào)經(jīng)集團(tuán)企業(yè)管理部，批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，否則直接處罰當(dāng)事人50―200元，各子公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任，處罰50―200元。
第二十條：獎(jiǎng)懲投訴
員工對(duì)本人或他人的獎(jiǎng)懲在以事實(shí)為依據(jù)的前提下可以越級(jí)投訴，也可以直接投訴到集團(tuán)人事部。
受到投訴的獎(jiǎng)懲在抽查時(shí)可暫停，待調(diào)查清楚后再予以處置。
1、投訴調(diào)查結(jié)果屬實(shí)的，撤消原獎(jiǎng)懲決定，可以對(duì)員工投訴他人獎(jiǎng)懲的進(jìn)行表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)。
2、投訴調(diào)查結(jié)果不屬實(shí)的，維持原獎(jiǎng)懲決定，并對(duì)投訴員工進(jìn)行教育，要規(guī)范其行為和思想，注重事實(shí)；若純屬造謠生事的，可以對(duì)投訴員工予以行政記過(guò)處罰。
第二十一條：本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)企業(yè)管理部。
第二十二條：本制度從下發(fā)之起實(shí)施。
