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第一篇：公司文檔資料管理辦法

公司檔案管理制度

為規(guī)范公司文檔資料管理，加強文檔資料的收集、歸檔和使用，有效地保護和利用文檔資料，為公司各項工作提供便利，提高公司文檔的實用性和有效性，結合公司的實際情況，制定本管理辦法。

公司文檔范圍確定為：文書文檔、電子文檔、聲像文檔

技術部、市場部、辦公室、財務室項目負責人完成的各種文檔，除個人備份外，要主動交辦公室存檔備份，并填寫文件交割清單，交接人雙方簽字確認（財務室除外），如因不履行文檔交割存檔制度造成的重要文件丟失，公司要實施問責。

文書文檔分為：基礎文檔、技術文檔、市場文檔、項目發(fā)展文檔

一、主要存檔范圍：

（一）基礎文檔：

1.公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；

2.公司股東會、董事會形成的文件材料；

3.公司管理制度、流程；

4.財務、會計及其管理方面的文件材料；

5.勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料；

6.教育培訓方面的文件材料；

7.公司資質

8.知識產權、商標保護文件

9.獎勵決定、媒體宣傳文件

（二）技術文檔：

1.設計文件；工藝文件；

2.技術研發(fā)資料、調研資料、技術圖紙、技術文檔、技術合作合同等；

3.合作單位資質、產品檢測報告等證明材料；

4.產品生產、能源消耗、安全生產方面的文件材料；

5.儀器儀表、機器設備方面的文件材料；

6.施工日志、檢測數(shù)據、不同施工階段垃圾樣品及照片、工藝視頻資料。

7．各種總結報告；

8.對外技術合作文件

（三）市場文檔

1.市場營銷方面的文件材料包含PPT等；

2、技術設計服務方案

3.市場信息、調研情報方面的材料；

4.技術宣傳方案

（四）項目發(fā)展文檔

1.區(qū)、市、國家對口單位的項目咨詢、明細文件

2.上報項目呈文稿件

3.項目跟蹤以及立項文件

4.各項政策、規(guī)定、法律、法規(guī)等文件。

二、文書文檔管理辦法：

公司辦公室在主管副總的領導下，具體負責文書文檔管理、協(xié)調。

（一）負責公司文件和有關資料的收集、匯總、整理、分類、保管、保護、統(tǒng)計等工作，貫徹執(zhí)行公司各項規(guī)章制度，嚴格做好文件資料保密工作；

（二）. 協(xié)助做好公司各種宣傳活動的開展工作，收集整理展覽會資料、廣告彩頁、裝訂成冊；

（三）. 公司內部產品圖紙、工藝文件、技術數(shù)據、質量保證體系文件及更改單的正本存檔、建檔、保管；

（五）. 管理公司重要資質證件,收集建檔外部文件；

（六）. 管理公司非技術資料、公司文件、公司制度的歸檔，公司員工人事檔案的保存；

（七）.公司培訓、教育文檔，負責公司宣傳網站內容的定期更新；

（八）. 對其他部門文件、資料工作進行監(jiān)督、指導和檢查，組織業(yè)務學習與培訓，發(fā)揮文件資料的信息源作用；

（九）．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

（十）．文檔分類：依據文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類（企業(yè)管理文件、人事、體系文件、技術類文件、外來標準、國際標準、國標、行業(yè)標準等）外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。建立的檔案目錄、編號方法。

（十一）．公司存檔文件調閱權限由副總經理以上領導掌握，部門需要調閱文件時要經副總經理批準。

（十二）．借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時設法補救，超過一天的借閱應填寫文件交割清單簽字確認。

（十三）．公司內文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復印件；3)提供文獻索引、目錄資料；4）提供相關的電子文檔。

（十四）、公司技術部文檔包括工地施工日志、技術數(shù)據記錄、圖紙、工藝文件等相關文字材料要做到分類清楚、日清日結，及時錄入微機存電子檔。每周主動交由辦公室存檔。

三、技術資料歸檔管理辦法

公司的儀器設備檔案是公司重要的技術儲備，為充分發(fā)揮儀器設備檔案在工程實施、科研中的作用，規(guī)范公司儀器設備資料的歸檔管理工作，結合公司實際，特制定本規(guī)范。

（一）、儀器設備資料歸檔范圍

1、作為公司固定資產的儀器設備，凡價值在500元以上的購置計劃、審批文件、購貨合同、隨機技術資料等均屬歸檔范圍。

2、價值在5000元以上的儀器設備，還應包括《儀器設備驗收報告》，價值在10萬元以上的儀器設備(包括大精設備和進口設備)，還應包括可行性論證報告。進口設備應包括在洽談和引進過程中形成的技術商務文件。

3、有關設備管理文件，未生效的合同、協(xié)議書，儀器設備廣告宣傳品、說明書等資料。

4、固定資產設備在運行、維修方面應予歸檔的資料有：

①大精設備和進口設備的使用記錄；

②保養(yǎng)記錄、故障維修記錄；如需要將出具周期檢測證書。

5、儀器設備報損、報失、報廢的有關申報、審批文件。

6、固定資產設備在異動、調劑、報損、報失和報廢等設備處置方面應予歸檔的資料有：

①報廢、報損、報失的儀器設備，必須將處置申請報告、《報廢報告單》、《資產處置申請表》、資產價值憑證(固資卡片)歸檔。

②調撥和異動的儀器設備，必須將調撥報告、批復、《設備異動報告單》歸檔。

（二）、儀器設備資料歸檔步驟

1、固定資產到貨后，設備采購和驗收人員應及時對隨機技術資料進行清點，做好驗收登記工作。

2、設備采購責任人，必須將該設備的有關歸檔資料一并移交檔案員簽收登記，移交清楚設備資料收集、移交手續(xù)。

3、檔案員對收集的設備資料，應按要求分類登記、整理，作好保管或移交工作。

4、價值10萬元以上的貴重設備，歸檔資料整理完畢后及時存檔。

（三）、儀器設備資料歸檔要求

1、各設備接收部門，在辦理設備出入庫手續(xù)時，必須首先完備資料歸檔手續(xù)。

2、設備運行、維修、處置資料，應在第一時間歸檔。

3、公司設備接收部門負責儀器設備資料的收集、整理和歸檔移交工作，設備占有使用部門，必須將應歸檔的設備資料原始件歸檔。

4、儀器設備文件材料，必須使用藍黑墨水書寫，嚴禁使用圓珠筆或鉛筆。字跡要工整，圖樣要清晰，文面要整潔，不得涂改。

5、對不合歸檔要求的儀器設備資料，應采取措施及時補齊后，方予辦理出入庫手續(xù)。

6、批量同型號設備技術資料，可只上交其中一套，其余資料隨機由使用部門保存。

7、設備技術檔案存檔交原始件，復印件由使用部門、負責人保存。查閱技

術資料按《公司檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

四、電子、聲像文檔管理辦法

電子文檔是公司辦公文檔的重要組成部分

1．為防止文件資料的損毀，延長資料的使用壽命，維護資料的安全，及時做好備份更新工作，刻制光盤保存。

2．文檔要分類管理，目錄加密，每季度進行光盤、硬盤備份。

3．文檔電腦要專人專用，密碼管理。各部門員工電腦的設置密碼統(tǒng)一報由辦公室保管。

4．不能私自更改電子文檔內容。