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第一篇：檔案管理辦法

第一章總則

第一條教學檔案是反映學校教學水平和教學質量的重要依據，也是學校檔案管理工作中的重要組成部分。為進一步規(guī)范本?？平虒W檔案管理工作，根據《都成醫(yī)學院檔案管理辦法》和學校實際情況，特制定本辦法。

第二條教學檔案管理應作為教學管理制度納入部門工作責任，作為考核教學管理水平的依據之一。各級部門應確定一名管理干部或教師管理本單位的教學文件材料，并定期按要求移交指定的檔案材料。

第三條教學檔案管理要做到“四同步”，即：下達教學任務與提出歸檔要求同步，檢查教學工作與材料的形成積累情況同步;評審、鑒定教學質量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步;考評教學管理與考評教學檔案管理工作同步。

第四條教學檔案實行分工負責制。在本?？平逃虒W工作中形成的對學校工作有永久或長期保存價值的檔案由學校檔案館保存;在較短時間內對教學具有參考利用價值的短期保存檔案由教學管理部門保存;各學院在教學活動中形成的有一定保存價值的材料由學院或教研室保存。

第二章歸檔期限和范圍

第五條凡是在本、?？平虒W過程中直接形成的，以文字材料、圖表、錄音、影像等形式存在，具有保存價值的教學材料均屬于教學檔案。

第六條教學檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種：

1.凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌，對本校、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的教學檔案，列為永久保管。

2.凡是反映學校一般活動，對學校和社會有長期查考利用價值的教學檔案，列為長期保管，保管期限為十六至五十年(具有長期保存價值的文書檔案定為三十年)。

3.凡是短期內對學校工作有查考價值的教學檔案，列為短期保管，保管期限為十五年以下(具有短期保存價值的文書檔案定為十年)。

第七條教學檔案歸檔范圍：

1.上級主管理部門及學校制定的有關教學建設和改革的重大決策、決議、規(guī)章制度等。

2.體現(xiàn)學校社會地位、聲譽的有關教學活動成果的文件或實物(如個人、集體獎狀等)。

3.學校向上級主管部門遞交的`有關本科教學的重要請示、申報材料和工作報告等相關材料。

4.用于認定學生學籍、學業(yè)情況的重要文檔，如學籍異動文件、試卷、畢業(yè)(設計)論文等。

5.反映教師從事教學工作經歷、業(yè)績水平的重要文檔，如課表、獲獎文件等。

6.按照學校檔案管理必須留存的其他教學工作文檔。

第八條各類文件材料的具體歸檔范圍見《都成醫(yī)學院教學檔案歸檔范圍和保管期限表》。除本辦法規(guī)定的存檔內容外，各部門、學院可根據實際情況具體增加存檔內容。

第三章歸檔要求

第九條凡需歸檔的教學文件材料，必須遵循材料的自然形成規(guī)律，保持歸檔材料之間的聯(lián)系，根據便于保管和利用的原則進行系統(tǒng)整理。

第十條凡需歸檔的教學文件材料，采用原件(紙質檔、電子檔同步)歸檔，規(guī)格相對統(tǒng)一。

第十一條教學檔案材料一般要求長期保存。

第四章收集、鑒定與管理

第十二條教學檔案的收集。

(一)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，遵循教學檔案的自然形成規(guī)律，按歸檔范圍分類收集。

(二)必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性和準確性。

(三)所收集的教學文件材料按各大類分別積累，進行預立卷，并按時間先后順序排列。

第十三條教學檔案歸檔前的鑒定。

(一)鑒定所收集的檔案是否具有價值和具有怎樣的保存價值。

(二)決定保存價值有兩個因素。一是檔案自身的特點和狀況，例如檔案的內容、來源、形成等是決定保存價值的基礎;二是檔案向社會提供利用的效果。

第十四條教學檔案的保管和利用。

(一)教學檔案必須由專人負責管理，不得丟失。

(二)教學檔案必須存放在安全可靠、防火、防盜、防潮的地點，并有專門的資料柜。

(三)學校檔案館及教學管理部門向本單位教職工提供查詢、借閱服務。

第十五條教學檔案移交。

教學管理部門和各學院要歸檔的教學檔案由各單位檔案員負責收集、整理，需要移交的材料于每年5月前完成，不需要移交的教學檔案由各單位妥善保管。

第五章附則

第十六條本細則自發(fā)布之日起施行，由教務處負責解釋，原《都成醫(yī)學院教學檔案管理辦法》(院教務〔2013〕131號)同時廢止。

第二篇：檔案管理辦法

1、局機關收進和形成的文件、資料、圖表，由檔案室集中統(tǒng)一管理。檔案員負責指導部門文書處理人員對文件、材料進行立卷歸檔。

2各職能部門設兼職檔案員。負責收集、整理本部門的文件、資料、圖表，定期歸檔。

3、機關各部門借閱檔案資料可直接到檔案室辦理借閱手續(xù)，時間不得超過一周。若確實需要延長時間，必須重新辦理借閱手續(xù)。所借檔案一律不準橫傳，以免丟失。

4、系統(tǒng)內的上級或兄弟單位來機關查閱文件、資料，由辦公室接待，并履行手續(xù)后方可查閱。

5、系統(tǒng)外人員來局機關查閱文件、資料時必須持單位介紹信，經主管局長批準方可查閱。若需要摘抄或復制的.，必須經局長同意，并做好登記。

6、借閱人員必須遵守檔案管理規(guī)定，不得污染、涂改、折疊、亂作標記。不準帶易燃易爆物品進入檔案室。非工作人員無事不得進入檔案室。

7、保守秘密。查閱文件、資料人員，必須嚴格保守秘密。對檔案文件、資料不該看的不看，不該問的不問，不該記的不記。已知道的秘密，不外傳，不泄漏，做到守口如瓶。

第三篇：檔案管理辦法

一、學校建立兩級科研檔案，學?？蒲泄ぷ鳈n案為一級檔案，教師個人課題研究檔案為二級科研檔案。

二、 學?？蒲惺邑撠焹杉壙蒲袡n案的管理工作。

三、 研室檔案管理職責是建檔、保管、檢查、指導。

四、 一級檔案的分類與管理。

1、文件常規(guī)類檔案：上級科研部門的文件、學?？蒲泄ぷ饔媱澘偨Y、科研工作組織機構及分工、各項科研工作制度、科研工作經驗材料、科研工作學習材料。

2、課題研究類檔案；課題立項審批與任務下達書、實施方案、開題報告、課題研究過程記實、階段性成果、科研成果獲獎證書及優(yōu)秀實驗教師事跡材料。

3、其記實：科研工作會議記錄、科研工作大事記、各課題活動記實。

4、一級檔案要做到記錄詳實，按檔案的分類情況可選用隨機建檔和定期建檔兩種形式。

五、 二級科研檔案的分類與管理

1、參與性實驗課題研究的科研檔案要有實驗課題任務下達書、實驗的實施方案、階段計劃、過程記實材料和實驗結果驗證及實驗報告等。

2、獨立研究性課題要有課題立項的'實施方案（包括：研究的目的意義、研究內容方法、研究計劃等），階段計劃、研究過程記實、階段性總結、研究報告、成果表達形式等。

3、學?？蒲惺颐繉W期對各課題研究進展材料進行不定期檢查。

六、課題研究的過程材料，一律選用A4紙、宋體、正文小4號字體，打印后裝訂入檔。

七、科研室每學期對兩級檔案要進行一次復查，及時調整檔案內容。

八、科研主任每學期要將科研檔案的建立情況以書面形式上報校長辦公會。

第四篇：檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強和規(guī)范公司檔案工作，促進檔案工作服務于公司生產經營、經營活動及管理工作，根據《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理辦法》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《國家檔案局關于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》《廣東省檔案違法行為處罰辦法》，結合公司實際，制定本辦法。

第二條本辦法所稱的檔案，是指公司在生產經營和管理活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第二章檔案工作組織及管理職責

行政部為公司檔案歸口管理部門，行政部設立檔案室，負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理。

行政部負責人或部門副職人員為檔案管理工作的負責人；各職能部門負責人或部門副職人員為本部門檔案工作的負責人；各項目單位負責人或項目單位副職人員為本單位檔案工作的負責人。

公司檔案室配備與生產、經營和管理相適應的專職檔案人員，各職能部門、各項目配備1名或2名專兼職檔案人員，并保持檔案人員相對穩(wěn)定。

檔案人員應當忠于職守，遵紀守法，認真履行檔案工作管理職責，具備相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力；非檔案專業(yè)的專職人員應當參加檔案專業(yè)知識培訓，獲取檔案管理上崗證。

公司建立以檔案部門為核心，各職能部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的檔案工作體系。

（一）公司應當將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，明確檔案工作經費列支科目，并將經費列入預算管理，保障檔案工作有序開展。

（二）公司應當依據國家有關檔案工作法律法規(guī)和方針政策開展檔案工作，建立健全檔案工作規(guī)章制度，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全。公司應當制定包括但不限于如下制度：

1.制定公司檔案管理辦法，檔案管理辦法是公司檔案工作的基本要求，也是公司檔案工作管理方面的綱領性制度。其主要內容應包括：檔案工作組織體系和職責、檔案工作要求及管理，資產與產權變動檔案的處置原則、檔案追責等。

2.制定檔案管理應急預案，對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災害，應制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。預案對象包括檔案實體和檔案信息化管理軟件。

3.制定檔案業(yè)務管理制度，內容應包括文件材料歸檔要求、檔案保管、檔案保密、檔案統(tǒng)計、檔案利用、檔案鑒定銷毀等。

4.制定檔案分類方案，應明確分類依據、類別標識、類目范圍。

5.制定各類業(yè)務規(guī)范的文件歸檔整理實施細則，應明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法等。

（三）公司應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核。

（四）公司資產與產權變動時應做好檔案的處置工作，應依照《國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置暫行辦法》（檔發(fā)字〔1998〕6號）的要求進行。

（五）公司應對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵，對違反有關辦法造成檔案損失的相關人員給予處分。

（六）公司應根據檔案人員專業(yè)、知識技能情況，安排檔案人員到公司總部接受檔案業(yè)務規(guī)范培訓。

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案工作，制定公司各項檔案規(guī)章制度，維護公司檔案的齊全、完整、系統(tǒng)和安全；

（二）負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作；

（三）監(jiān)督、指導、檢查公司系統(tǒng)內各部門的'檔案工作；

（四）依照相關規(guī)定向有關檔案館或單位移交檔案（如有此類檔案）；

（五）審核年度檔案工作計劃、總結，監(jiān)督、檢查檔案工作任務落實情況，負責檔案工作責任制的考評工作；

（六）召開檔案工作會議，研討檔案工作中存在的問題和解決方案；

（七）審核檔案工作規(guī)劃、規(guī)章制度，審核公司內部重要檔案利用和外單位檔案利用；

（八）組織協(xié)調公司系統(tǒng)內各職能部門檔案工作的關系。

（一）各職能部門和項目單位檔案工作負責人應掌握公司檔案規(guī)章制度，對本公司歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責；

（二）各職能部門和項目單位按照“誰形成，誰歸檔”的原則負責本公司文件材料的收集、整理和歸檔；

（三）將檔案工作列入本公司日常工作管理，做到檔案工作與本公司其他工作布置、檢查、總結“三同時”；

（四）對本公司兼職檔案人員、業(yè)務人員的檔案工作落實情況進行考核。

（一）熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務，掌握檔案專業(yè)知識，不斷提高檔案工作的科學管理水平；

（二）負責制定公司檔案工作規(guī)劃和年度檔案工作計劃、撰寫檔案工作總結；

（三）根據國家和省檔案局頒布實施的檔案工作法規(guī)和制度，并結合公司檔案工作實際情況，草擬和修訂各項檔案工作制度和規(guī)范；

（四）組織規(guī)劃和實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；

（五）負責公司各種門類、各種載體檔案的收集、鑒定、整理、保管、利用、編研、統(tǒng)計等工作；

（六）負責組織公司系統(tǒng)內各部門專兼職檔案管理人員的業(yè)務交流和培訓；

（八）負責與上級檔案行政管理部門進行工作溝通和聯(lián)系，自覺接受上級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導，積極參加有關檔案工作的學習和交流；

（九）負責承辦上級交辦的其他與檔案業(yè)務相關的工作任務。

（一）嚴格貫徹執(zhí)行檔案工作的法規(guī)辦法、業(yè)務標準及公司檔案工作的各項規(guī)章制度，掌握檔案工作基本知識和工作流程，不斷提高業(yè)務水平；

（二）熟悉本部門文件材料的形成情況，指導督促本部門有關人員做好文件材料的收集、積累和整理工作；

（三）負責本部門文件材料的整理、歸檔、保管等工作。根據歸檔時間及時完成本部門檔案資料歸檔，并保證歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)，對應歸檔電子文件確保具備真實性、可靠性、完整性和可用性；

（四）及時向本部門檔案工作負責人匯報工作，積極提出改進檔案工作的意見和建議；

（五）加強與公司檔案室的聯(lián)系，主動接受檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，積極參加檔案業(yè)務培訓。

第三章檔案工作要求及管理

第十二條文件形成部門應定期將應歸檔的文件材料移交檔案管理部門集中管理，任何職能部門或員工不得將應歸檔文件據為己有或做出其他不利于歸檔工作的行為。

第十三條公司的檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發(fā)實用有效。

第十四條公司應當設置符合安全保管條件的檔案庫房，配備符合要求的檔案設施設備，有計劃對重要檔案實行異地異質備份，確保檔案安全。

文件材料形成時，應當采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體或記錄方式。

各部門應當按照本公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表進行檔案收集。

歸檔的文件材料原則上應當為原件；歸檔文件材料的載體和字跡應當符合耐久性要求；符合國家有關規(guī)定的電子文件可以僅以電子形式歸檔，并應使用耐久性好的載體進行備份，宜一式三套。具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件宜轉換為紙質文件備份歸檔。

管理類檔案、電子檔案一般以件為單位進行整理，工程檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理，其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理。

整理歸檔工作要嚴格按照公司檔案分類方案、檔案業(yè)務歸檔與整理實施細則的要求執(zhí)行。

公司各部門按歸檔時間將已整理的紙質文件材料向檔案部門移交歸檔時，應提供內容相一致的電子文檔，并編制《文件移交清單》，一并移交給檔案部門。

公司應當根據不同載體確定的保管要求進行檔案保管。檔案保管應當確保實體安全和信息安全。

公司應當切實加強重大案件和資產處置項目檔案的管理，加強知識產權檔案和涉及國家秘密、商業(yè)秘密檔案的管理。涉密檔案的管理嚴格按照國家保密辦法執(zhí)行。

公司應當定期對保管期限屆滿的檔案進行鑒定。對仍需繼續(xù)保存的檔案應當重新劃定保管期限，對確無保存價值的檔案應當按規(guī)定予以銷毀。

公司應當嚴格按照檔案利用有關規(guī)定，根據檔案的密級和內容，規(guī)定不同的利用權限、范圍和審批手續(xù)。檔案管理部門及檔案人員應當積極做好檔案的提供利用工作，利用者利用檔案時應當履行借閱手續(xù)。提供利用檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。

檔案管理部門要積極主動地進行檔案的編研開發(fā)工作，為公司提供及時、有效的服務。

公司應當建立完備的統(tǒng)計臺賬，對檔案工作情況進行定期統(tǒng)計，應當做好年度本單位檔案統(tǒng)計工作，及時向集團上報檔案年度統(tǒng)計報表等。

公司應當加強檔案信息化工作，將檔案信息化工作納入公司信息化總體規(guī)劃，不斷提高檔案信息化水平。

公司建立檔案信息化管理系統(tǒng)，按公司發(fā)展需要實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與公司各信息系統(tǒng)銜接。

公司發(fā)生兼并、重組、改制、上市、破產等資產與產權變動時，應當按《國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置暫行辦法》和《廣東省國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置工作規(guī)程》等制定檔案處置方案，妥善做好檔案處置工作，嚴防檔案流失與損毀，并按如下要求做好檔案管理：

（一）撤并企業(yè)，應將檔案向指定的接收單位移交或交由其代管；

（二）撤并企業(yè)的業(yè)務分別劃歸幾個接收單位的，其檔案不得分散，可由上級公司指定其中一個公司代管；

（三）一個企業(yè)的一部分業(yè)務劃給另一個企業(yè)，其檔案材料不得帶入接收單位，如接收單位需要利用，可以借閱或者復制；

（四）各種臨時工作機構在成立時應及時建立檔案管理制度，在撤銷時，其檔案應移交給有關的主管單位檔案管理部門；

（五）境外關閉企業(yè)檔案資料要按國家、省的有關辦法由境外原產權主管單位保管或運回境內主管單位保管。

第四章檔案工作責任追究

第二十三條員工不負責、不履行或不正確履行檔案工作職責，致使國家、公司利益受損的，必須追究其行政、經濟責任；除追究直接責任人的責任外，還須追究其所在部門直接領導人的責任。

第二十四條有下列行為之一的，對有關責任人員，責令書面檢查、限期整改，或給予警告處分；情節(jié)較重的，給予降職降薪處分。

（一）未能達到檔案工作制度有關檔案整理標準、保密、檔案借閱、歸檔等要求，并經提出整改意見后仍不能落實；

（二）將應當歸檔的文件材料據為已有，拒絕移交檔案管理部門、檔案管理人員歸檔；

（三）泄露檔案內容給無關人員，根據泄露的檔案內容（重要程度或密級）、泄露人員范圍等進一步區(qū)分情節(jié)輕重；

第二十五條有下列行為之一的，對有關責任人員，責令書面檢查、限期整改，或給予警告處分；情節(jié)較重的，給予降職降薪處分；情節(jié)嚴重的，對責任人依照《中華人民共和國勞動合同法》第三十九條第（二）、（三）項立即解除勞動合同。

（一）因工作不負責任或者不遵守檔案工作制度，導致檔案損毀、丟失；

（六）未配備檔案安全保管的必要設施設備，或未建立檔案安全管理規(guī)章制度，或明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施；

（七）檔案安全事故發(fā)生后，不及時組織搶救，或隱瞞不報、虛假報告或者不及時報告，或干擾有關部門調查。

第二十六條有下列行為之一的，對有關責任人員給予降職降薪處分，或對責任人依照《中華人民共和國勞動合同法》第三十九條第（二）、（三）項立即解除勞動合同。

（一）出賣或者違反國家規(guī)定轉讓、交換以及贈送檔案；

第二十七條公司其他檔案工作制度規(guī)定的應當追究責任的行為，依照有關制度執(zhí)行。

第五章附則

第二十八條本辦法由行政部負責解釋，自頒布之日起實施。

第五篇：檔案管理辦法

1.文書檔案管理。文書檔案包括上級領導機關來文、學校發(fā)文，包括各種通知、決定、批復、下達的計劃等;本館制定的規(guī)章制度、規(guī)則、細則、辦法、公約等，對此類檔案資料的管理做到：

1)凡應歸檔的資料、文件，應在工作告一段落后，及時整理原始資料分類歸檔。

2)對上級下發(fā)的有關文件，館領導閱后，及時收回歸檔并做好登記，存放辦公室備查。

3)對所保管的文件，應定期清點，凡與本館有關的備查文件原件歸檔，副件保留。

4)年底按檔案類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

2.業(yè)務檔案的管理。業(yè)務檔案包括日常業(yè)務工作統(tǒng)計、工作計劃、專題規(guī)劃、工作總結、業(yè)務報表、文獻采購留存、館長辦公會及館務會議紀要、圖書館大事等。對此類檔案資料的`管理應做到：

1)各部室做好工作統(tǒng)計，每月上報辦公室歸檔。

2)業(yè)務報表，要留底歸檔存查。

3)工作計劃、專題規(guī)劃、工作總結、采購留存、館長辦公會議紀要等，要及時分類歸檔。

4)年底按業(yè)務類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

3.人事檔案的管理。人事檔案包括圖書館職工的基本情況、科研情況、考核、獎勵情況、先進模范典型材料等。對此類檔案的管理做到：

1)掌握本館職工的學歷、專業(yè)、年齡、業(yè)務、職稱、工作履歷等基本情況，對調入、調出及離退休人員及時填寫登記簿，建全人事檔案及跟蹤管理。

2)及時準確記錄本館各業(yè)務部門人員的調動情況及知識結構，年齡層次、職稱結構情況。

3)及時做好職工的考勤、考核、獎勵與處分情況的記錄，要歸檔存留備查。

第六篇：檔案管理辦法

為了加強師范大學附屬中學文書類檔案（以下簡稱文書檔案）業(yè)務建設，逐步實現(xiàn)文書檔案工作的規(guī)范化，不斷提高科學管理水平，有效地為學校工作和社會服務，依據《歸檔文件整理規(guī)則》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結合學校實際，制定本管理方法。

一、文書檔案歸檔和不歸檔范圍

凡是學校在黨務、行政、外事、出版、設備等管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表等文件材料，均屬文書檔案。

（一）歸檔范圍

1、反映學校管理職能活動和基本歷史面貌的，對學校工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。主要包括黨務、行政、出版、外事、設備五個系統(tǒng)職能活動的內容，具體范圍見附表。

2、本校工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料。

3、本校需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料。

4、其他對本校工作具有查考價值的文件材料。

（二）不歸檔范圍

1、上級機關普發(fā)或轉發(fā)供參閱、不辦的文件材料，征求意見未定稿的文件。

2、重份文件。

3、無參考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的`歷次修改稿、各次校對稿。

4、無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性來信、電話記錄。

5、本校負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料。

6、同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。

7、下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

8、未生效的合同、協(xié)議書。

二、文書檔案工作崗位責任制

（一）部門分管檔案工作的領導職責

1、組織本部門人員學習檔案法規(guī)，執(zhí)行學校檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入議事日程，定期研究檔案工作。

2、加強同檔案室聯(lián)系，共同做好業(yè)務監(jiān)督、指導、檢查工作，保證歸檔檔案的質量。

3、對文秘工作人員和兼職檔案人員，提出檔案工作的具體要求，幫助他們解決工作中的實際困難。

（二）各部門兼職檔案人員職責

1、負責本部門文件材料的收集工作。

2、按文書材料的歸檔范圍，負責形成與積累階段各環(huán)節(jié)的文件材料并及時向檔案室移交。

3、做好存放在本部門的文件材料的裝訂、分類、編目、登記、保管、利用等工作。

三、文書材料的歸檔流程

（一）形成與積累

1、年初各部門布置工作時，同時布置形成積累文件材料的任務。

2、部門兼職檔案員按文書檔案歸檔范圍和保管期限表分別積累文件材料，并定期進行整理。

3、歸檔的文件材料應齊全完整，字跡模糊或易褪變的文件材料應予復制。

4、部門產生的文件材料，一般整理一份送檔案室，一份自存檔。

（二）整理方法

1、裝訂

歸檔文件材料應按件裝訂，一般在左側裝訂，要求文件材料左、下側邊對齊。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；來文和復文作為一件時，復文在前，來文在后。文件材料用不銹鋼釘或線裝訂，對破損的文件材料應進行修補。

2、分類

分類方案：分年度──分二級類目──分保管期限

（1）分年度

先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件材料歸入其形成年度；跨年度的請示與批復，歸入批復年度。

（2）分二級類目（分問題）

每個年度下按問題分類，一級類目是文書類檔案實體分類的最高層位，標識為“WS”。文書檔案劃分為二級類目的，其分類標識規(guī)定如下：

二級類目名稱標識代號

黨務WS11

行政WS12

外事WS13

出版WS14

設備WS15

（3）分保管期限

歸檔文件材料在二級類目內劃分保管期限，分為永久、定期兩種，其中永久用“Y”表示，定期一般分為30年、10年，具體保管期限見附表。

3、排列

歸檔文件材料應在二級類目下同一保管期限內排列，按事由結合時間、重要程度等排列，會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件材料可集中排列。

4、編號

歸檔文件材料按排列順序逐件編號。

5、編制歸檔文件目錄

歸檔文件材料應依據檔號的順序編制歸檔文件目錄，其格式式樣如下表：

歸檔文件目錄

2011―WS11―Y

件號，責任者，文號，題名，日期，頁數，備注

上述表中各項填寫要求如下：

件號：檔案室編件號；

責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者；

文號：文件的發(fā)文字號；

題名：文件材料標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[ ]”號；

日期：文件材料形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日；

頁數：每一件歸檔文件材料的頁數（需在對應檔案實體件的最后一頁的右上角標注頁數），文件中有圖文的頁面為一頁；

備注：注釋文件需說明的情況。

6、裝盒

將歸檔文件材料按編號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同保管期限的文件材料不得裝在同一盒內。檔案盒統(tǒng)一使用由省檔案管理部門監(jiān)制的硬紙盒。

7、備考表

備考表置于盒內文件材料之后，并填寫表內項目內容：

（1）盒內文件情況說明填寫盒內文件材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；

（2）整理人：負責整理歸檔材料文件的人員姓名；

（3）檢查人：負責檢查歸檔文件材料整理質量的人員姓名；

（4）日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。

四、歸檔時間

文書材料于次年三月前，由文件材料形成和積累部門初步整理后送檔案室，由檔案室于六月底前整理歸檔并制作全引目錄。