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關(guān)于二級(jí)公司采購管理工作開展情況的調(diào)研報(bào)告

一、調(diào)研目的

目前，控股公司下屬二級(jí)公司中涉及采購管理業(yè)務(wù)的有淮海建工、路橋公司、市政公司、置業(yè)公司、淮海建設(shè)集團(tuán)和酒店公司等6家公司，每一個(gè)公司因業(yè)務(wù)特點(diǎn)不同，采購工作內(nèi)容和制度流程也各有特點(diǎn)。

為全面了解有關(guān)二級(jí)公司采購部門機(jī)構(gòu)建設(shè)、人員崗位安排、內(nèi)部管理、供應(yīng)商管理等情況，掌握相關(guān)公司的采購管理全貌，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題予以改進(jìn)，以控股公司為主導(dǎo)制定統(tǒng)一規(guī)范的采購管理制度及供應(yīng)商管理制度，建立完善的采購人員考核制度，達(dá)到整合資源、節(jié)約成本、提高工作效率的目的，以便為企業(yè)長期穩(wěn)定的發(fā)展打下更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、調(diào)研時(shí)間、地點(diǎn)、方法

調(diào)研時(shí)間：2014年3月4～6日，對(duì)淮海建工、路橋公司、市政公司、置業(yè)公司、淮海建設(shè)進(jìn)行調(diào)研；2014年3月11日，對(duì)酒店公司進(jìn)行調(diào)研。

調(diào)研地點(diǎn)：淮海建工、路橋公司、市政公司、置業(yè)公司、淮海建設(shè)公司會(huì)議室，對(duì)酒店公司的調(diào)研在北京總部會(huì)議室

調(diào)研方法：現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研、遠(yuǎn)程視頻會(huì)議 三、二級(jí)公司采購管理現(xiàn)狀

（一）淮海建工

公司主要業(yè)務(wù)為建筑工程、裝飾裝修、園林景觀施工等業(yè)務(wù)，設(shè)置采購管理部，現(xiàn)有采購管理人員5人，除部門經(jīng)理王貞華外，其余人員均外派到項(xiàng)目

上工作。目前，采購工作以現(xiàn)場(chǎng)采購和議價(jià)采購的方式完成，未采取過招標(biāo)采購的方式，據(jù)經(jīng)理王貞華介紹，由于項(xiàng)目業(yè)主方的進(jìn)度壓力和部分地材的區(qū)域性限制，主要材料來源為項(xiàng)目本地，部分苗木從南方進(jìn)貨。

在供應(yīng)商的開發(fā)和管理方面，采購管理部已經(jīng)建立起供應(yīng)商信息檔案，并定期更新，對(duì)供應(yīng)商的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)也有資格和條件上的要求。

采購管理部比較重視員工綜合能力培養(yǎng)工作，工作職責(zé)不按專業(yè)劃分，而是根據(jù)工作量，這樣就需要一人多能，經(jīng)理在日常工作中給予員工一定的指導(dǎo)、幫帶，以提高部門人員綜合工作能力。內(nèi)部正在建立新的招采管理制度，預(yù)計(jì)3月底完成初稿報(bào)控股審批。

由于目前采購金額較小，沒有達(dá)到通過OA提交控股審批的標(biāo)準(zhǔn)，所以，公文流轉(zhuǎn)還以紙質(zhì)為主，合同會(huì)簽與審批都由相應(yīng)負(fù)責(zé)人簽字。

建議控股公司招采部建立起統(tǒng)一的供方資源庫，以便各二級(jí)公司能夠資源共享，拓展采購渠道。待下一步業(yè)務(wù)量增加，將對(duì)部分材料集采或充分利用公司優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源以降低采購成本。

（二）路橋公司、市政公司

在調(diào)研的過程中，了解到兩個(gè)公司在業(yè)務(wù)上的相似度較高，主要都是樁基工程，均是設(shè)置了機(jī)械物資部，承擔(dān)著對(duì)項(xiàng)目上的大型機(jī)械物資保養(yǎng)、維護(hù)和日常零星采購的管理工作。路橋公司現(xiàn)有采購管理人員3名，市政公司有管理人員3名，倉庫管理人員1名。

由于兩家公司的現(xiàn)場(chǎng)機(jī)械物資專業(yè)性強(qiáng)、型號(hào)不統(tǒng)一、保養(yǎng)頻率較高、更換零配件型號(hào)沒有預(yù)見性，所以一直以來沒有進(jìn)行過招標(biāo)采購工作，只是有針對(duì)性的開發(fā)了一些大型的工程機(jī)械企業(yè)的配件代理商。由于是賣方市場(chǎng)，所以

議價(jià)的余地很小，另有一部分采購是日常勞保用品，有項(xiàng)目上的后勤管理人員完成，每10天提交一次臺(tái)賬，機(jī)械物資管理人員結(jié)合經(jīng)驗(yàn)判斷損耗情況。

內(nèi)部管理方面，兩個(gè)公司都有管理制度和內(nèi)部流程文件，人員結(jié)構(gòu)比較穩(wěn)定，有內(nèi)部定期的工作匯報(bào)機(jī)制，在業(yè)務(wù)量不大的前提下，采購人員定期到市場(chǎng)上了解物資價(jià)格，熟悉貨源情況，但因采購需求限制，還沒有形成比較成規(guī)模的供應(yīng)商體系。

（三）置業(yè)公司

目前在幾個(gè)二級(jí)公司中采購業(yè)務(wù)量最大，涉及開發(fā)全過程，現(xiàn)有招采管理人員5人，分為土建專業(yè)、安裝專業(yè)、園林專業(yè)和綜合類，直接管理下屬項(xiàng)目公司，采購管理有比較完善的流程制度，貫徹執(zhí)行的相對(duì)較好，能夠按照公司的采購管理規(guī)定進(jìn)行采購工作，之前進(jìn)行的招標(biāo)都屬于邀請(qǐng)招標(biāo)，在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行過小規(guī)模內(nèi)部公開招標(biāo)，起到一些輔助作用，各個(gè)標(biāo)段分別進(jìn)行招標(biāo)。

目前，置業(yè)公司對(duì)供應(yīng)商有比較正規(guī)的考察和評(píng)估制度，對(duì)于合作過的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)后給予下次投標(biāo)免于考核的優(yōu)惠條件，但突出的問題是同類別需求反復(fù)招標(biāo)，一些前期沒有中標(biāo)的供應(yīng)商懷疑招標(biāo)的公平公正性，不愿參加后期招標(biāo)，導(dǎo)致后期招標(biāo)供應(yīng)商較少，競(jìng)爭(zhēng)性不足，而且賣招標(biāo)文件的時(shí)間安排較短，一些后了解到招標(biāo)需求的供應(yīng)商錯(cuò)過時(shí)機(jī)。通過與置業(yè)公司人員溝通，他們建議能夠與其他二級(jí)公司共享各自擁有的供應(yīng)商資源以便降低成本，建議公司優(yōu)化簡(jiǎn)化審批環(huán)節(jié)，縮短審批流程時(shí)間，以免影響整體進(jìn)度。

（四）淮海建設(shè)集團(tuán)

公司設(shè)機(jī)械物資部，現(xiàn)有管理人員4人，目前只有萬達(dá)廣場(chǎng)一個(gè)項(xiàng)目在建，由于公司是二級(jí)資質(zhì)，很多工程不能獨(dú)立進(jìn)行承包，所以業(yè)務(wù)量還較少，公司成立時(shí)間較短，工程都是分包的方式操作。

公司現(xiàn)在有較完善的機(jī)械物資管理制度、人員崗位管理制度和現(xiàn)場(chǎng)臺(tái)賬管理制度，之前很少涉及大批物資采購，主要是沙子、石子等地材，由于地域性和采購量較小的特點(diǎn)，所以都是議價(jià)采購，大批材料都由甲供，對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)物資的管理和使用損耗，有著較為豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和一套完整的理念，劉經(jīng)理介紹，以后隨著公司項(xiàng)目的增多，會(huì)逐步建立起供應(yīng)商管理體系，并開發(fā)長期合作的供應(yīng)商。將來可能出現(xiàn)的一個(gè)問題是由于工程地點(diǎn)不同，很難在一個(gè)地點(diǎn)選好供應(yīng)商后再帶到下一個(gè)項(xiàng)目繼續(xù)合作，而且進(jìn)度與需求都以甲方為主導(dǎo)，加上考慮資金成本問題，很難實(shí)現(xiàn)建立本地化合作運(yùn)營的供應(yīng)機(jī)制。

建議能否考慮施工企業(yè)特點(diǎn)，適當(dāng)提高項(xiàng)目上審批金額的權(quán)限。

（五）酒店公司

公司于2013年成立，設(shè)置招標(biāo)采購部，現(xiàn)有2名專職采購，人員，其中一人將于5月份正式調(diào)配到門店任店長助理。門店不配備專職采購人員，由店長或店長助理兼職采購工作。公司采購包括工程采購和日常運(yùn)營物資采購，由于現(xiàn)階段工程采購不多，主要進(jìn)行易耗品和日常運(yùn)營物資采購。

2013年 7月份陸續(xù)整理制定了招采管理制度，9月份正式實(shí)施。為了讓新開門店自行采購時(shí)有一定的參考標(biāo)準(zhǔn)，制定了物品采購清冊(cè)，物品采購清冊(cè)除采購產(chǎn)品的種類名稱外還有參照價(jià)格、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)等。

在供應(yīng)商建立方面，目前統(tǒng)購物品種類比較少。泉廣店的裝修材料都由施工單位負(fù)責(zé)采購，所以沒有積累供應(yīng)商資源，下一步酒店公司著手對(duì)供應(yīng)商信息搜集，新酒店設(shè)計(jì)招標(biāo)未完成，因此不能確定甲供材料品種和檔次，計(jì)劃未來陸續(xù)運(yùn)營的酒店數(shù)量增加后采購量加大，可通過招標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商然后簽訂合作協(xié)議，來整體降低成本。

對(duì)于公司招采方面的建議：

1、減少流程審批環(huán)節(jié)，縮短審批時(shí)間提高效率；

2、對(duì)于采購方式的確定，建議不要一刀切的，既不嚴(yán)格按金額也不按物資類型劃分哪些一定招哪些一定不招，而是在立項(xiàng)階段由申請(qǐng)人提出采購方式。

四、存在的主要問題

從本次調(diào)研各公司所反饋的信息來看，當(dāng)前各二級(jí)公司采購管理工作相對(duì)于控股公司快速發(fā)展的態(tài)勢(shì)，是有些不匹配的，主要有以下幾點(diǎn)： 1、6家公司采購管理體制既有區(qū)別，又有一定聯(lián)系，信息不共享，不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域使得我們的采購隊(duì)伍缺乏總體上的核心力量，無形中增大了采購風(fēng)險(xiǎn)與采購成本；整體的管理體制不統(tǒng)一，圍繞采購工作做強(qiáng)做大的愿望難以實(shí)現(xiàn)；

2、目前，招標(biāo)、采購人員的工作，經(jīng)常是為了完成任務(wù)而去采購，但從采購的整體情況來看，在工程計(jì)劃信息共享、整合采購需求化零為整等方面比較薄弱，時(shí)間控制的節(jié)點(diǎn)較難把握，沒有實(shí)現(xiàn)各聯(lián)動(dòng)部門之間的更多信息共享；

3、在項(xiàng)目計(jì)劃階段，沒有進(jìn)行供應(yīng)商資源的市場(chǎng)調(diào)查，沒有注重長期供應(yīng)商關(guān)系管理，沒有明確的供應(yīng)商合作機(jī)制，例如個(gè)別招標(biāo)導(dǎo)致積極報(bào)名人數(shù)寥寥，甚至達(dá)不到招標(biāo)最低要求的3家，最終只能采用被動(dòng)的2家議價(jià)方式確定采購，導(dǎo)致1100多萬元的合同2家報(bào)價(jià)僅有萬分之1.579的差距。

4、沒有把采購管理上升到戰(zhàn)略性高度，采購策略與合作伙伴的選擇評(píng)估應(yīng)作為企業(yè)整體戰(zhàn)略中的一部分；分散采購忽略了整體利益的最大化，忽略了資源的最優(yōu)化配置等。

5、缺乏有效的工具和信息平臺(tái)對(duì)采購進(jìn)行跟蹤、評(píng)估、分析；

6、需求量小、需求不確定、成交金額低，供應(yīng)商挑剔小客戶，是在調(diào)研過

程中，施工類公司和酒店公司普遍反映的問題。

7、流程審批經(jīng)手人一般都需20人次，其中，并不是每個(gè)節(jié)點(diǎn)都是必要的，無形中延長了審批時(shí)間，進(jìn)而錯(cuò)過了最佳的采購時(shí)機(jī)，到了最后為滿足工期要求，不得不放棄一些選擇權(quán)，甚至降低談判條件達(dá)成采購。

五、改進(jìn)措施及建議

1、建設(shè)統(tǒng)一的采購信息系統(tǒng)，對(duì)供方信息庫、價(jià)格信息庫進(jìn)行統(tǒng)一管理，打破原來幾家公司間信息不暢通的局面，通過采購信息平臺(tái)發(fā)布采購信息，讓需求信息傳播面更廣，參與的人更多；

2、結(jié)合幾家公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，完善現(xiàn)有采購管理方式，并達(dá)成制度上的一致，建立健全采購管理制度，從而確立采購工作操作標(biāo)準(zhǔn)和供方管理體系。

3、各公司項(xiàng)目采購信息共享，能夠集中采購的不再進(jìn)行分散采購，能夠一次性招標(biāo)的同專業(yè)工程不再單獨(dú)分別招標(biāo)，既節(jié)省內(nèi)部資源也給予外部供應(yīng)商更大的吸引。

4、各公司供應(yīng)商資源共享，拓寬采購渠道，避免各家二級(jí)公司對(duì)同一供應(yīng)商進(jìn)行的重復(fù)考察工作。

3、建立起全方位的考核體系，依據(jù)各二級(jí)公司定期提交的采購計(jì)劃及其完成情況進(jìn)行考核，對(duì)于不能按時(shí)完成的，追根溯源找到計(jì)劃未按時(shí)完成的根本原因，以便提高工作效率降低公司運(yùn)營成本。

4、各二級(jí)公司在采購人員能力建設(shè)方面互相學(xué)習(xí)，招采人員物資人員互相學(xué)習(xí)，內(nèi)部不同專業(yè)人員相互學(xué)習(xí)，提高個(gè)人綜合能力。

5、酒店、市政、路橋、建工公司的達(dá)不到統(tǒng)購或集采的零星采購申請(qǐng)，建議各自進(jìn)行內(nèi)部需求合并，選擇經(jīng)營范圍比較廣，品種較多的供應(yīng)商詢價(jià)談判，尋求一些綜合性的合作；

6、減少審批范圍，招標(biāo)采購部由現(xiàn)有的立項(xiàng)審批、資格預(yù)審審批、招標(biāo)文件審批、評(píng)標(biāo)定標(biāo)審批、合同審批5個(gè)審批環(huán)節(jié)降低到資格預(yù)審審批、招標(biāo)文件（含資格預(yù)審文件）審批、評(píng)標(biāo)定標(biāo)審批3個(gè)必審的環(huán)節(jié)。

7、減少審批經(jīng)手人，對(duì)于工程計(jì)劃內(nèi)所需的招標(biāo)，招標(biāo)文件格式與內(nèi)容統(tǒng)一后，除根據(jù)具體每次工程范圍不同，仍保留現(xiàn)工程部各審批節(jié)點(diǎn)，其他節(jié)點(diǎn)由本部門負(fù)責(zé)人酌情減少，領(lǐng)導(dǎo)節(jié)點(diǎn)建議由項(xiàng)目總1人、置業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)1人、控股領(lǐng)導(dǎo)1人。

計(jì)劃內(nèi)工程且使用標(biāo)準(zhǔn)招標(biāo)文件的報(bào)批由原來的20人經(jīng)手降低到11-12人經(jīng)手。評(píng)標(biāo)定標(biāo)只要是嚴(yán)格按照程序操作的可參考以上11-12人節(jié)點(diǎn),財(cái)務(wù)等環(huán)節(jié)可在合同鑒定報(bào)批時(shí)提出專業(yè)意見。

8、招標(biāo)采購部對(duì)可甲供材料、統(tǒng)購物資和總包與專業(yè)分包資源拓展的前期介入，在前期的選擇、意向談判階段進(jìn)行決策參與，降低合同執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)和規(guī)避由供應(yīng)關(guān)系未處理好而出現(xiàn)的不利因素。

9、控股公司招標(biāo)采購部對(duì)二級(jí)公司機(jī)械物資部的采購工作進(jìn)行管控，項(xiàng)目機(jī)械物資運(yùn)營維護(hù)的管理工作由二級(jí)公司管控。

六、附件

《調(diào)研收集材料信息匯總》