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第一篇：公文文種說明及標(biāo)準(zhǔn)公文格式

一、常用公文文種說明

目前，公司常用行政公文主要有通知、函、請示、報告、會議紀(jì)要等種類。

通知：用來發(fā)布法規(guī)、規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，要求下級機(jī)關(guān)辦理某項(xiàng)事務(wù)等。

函：平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間，商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時所經(jīng)常使用的一種公文文體。除有直屬上下級之間隸屬關(guān)系外的一切不相隸屬相關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，甚至請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，一律用“函”。

請示：下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求對某項(xiàng)工作、問題做出指示，對某項(xiàng)政策界限給予明確，對某事予以審核批準(zhǔn)時使用的一種請求性公文。分為解決某種問題的請示，請求批準(zhǔn)某種事項(xiàng)的請示。

報告：下級機(jī)關(guān)或部門、企事業(yè)單位向上級機(jī)關(guān)或部門匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問時使用的一種公文文種。

會議紀(jì)要：記載和傳達(dá)會議情況與議定事項(xiàng)的公文。注意事項(xiàng)：

1、聯(lián)合行文時，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。

2、請示的標(biāo)題不要寫成“請示報告”或“申請報告”，必須堅(jiān)持一事一請示，請示公文的主送單位只能是一個。

3、報告內(nèi)容不得夾帶請示事項(xiàng)。

4、通知為多層轉(zhuǎn)發(fā)文件的，標(biāo)題要刪去中間層次，為“發(fā)文機(jī)關(guān)+轉(zhuǎn)發(fā)最上一級文件+通知”。

5、請示和報告需在文末標(biāo)明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。

6、抄送的排列順序，一般按機(jī)關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系掌握，依據(jù)國家、省、市級單位層次順排，如確需抄送上級領(lǐng)導(dǎo)的，可先排個人，再排單位。

二、公司標(biāo)準(zhǔn)公文格式

一、題例說明：

（一）眉首部分：眉首部分一般由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號和簽發(fā)人等要素組成。

1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》行政機(jī)關(guān)公文的一般格式，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)在機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)名稱或標(biāo)準(zhǔn)簡稱后綴以“文件”，信函格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的機(jī)關(guān)名稱后不綴以“文件”。

2.發(fā)文字號：發(fā)文字號三個成分排列應(yīng)先機(jī)關(guān)代字、再年份，最后是發(fā)文的順序號，字體為3號仿宋＿GB2312。年份不可隨意簡化且應(yīng)用六角符號??括起，順序號不掛虛號。

3.簽發(fā)人：根據(jù)行政機(jī)關(guān)公文格式的規(guī)定，上行文（請示、報告）必須標(biāo)注簽發(fā)人，簽發(fā)人與發(fā)文字號處于同一水平線上，發(fā)文字號在左，簽發(fā)人在右?！昂灠l(fā)人”三個字字體為3號仿宋＿GB2312，簽發(fā)人姓名字體為3號楷體＿GB2312加粗。

（二）標(biāo)題：一般用20磅方正小標(biāo)宋簡體字，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

（三）正文：一般用3號仿宋＿GB2312字體，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋＿GB2312字體標(biāo)注。

（四）附件：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。

附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。

（五）發(fā)文機(jī)關(guān)署名：單一機(jī)關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空兩行右空兩字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。

（六）成文日期中的數(shù)字：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編位01）。

（七）頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁

均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

（八）邊距：一般公文行距28磅，頁面左右邊距2.8厘米，上下邊距2.54厘米。

二、格式范本

標(biāo)題（20磅方正小標(biāo)宋簡體）

發(fā)文對象：（標(biāo)題下空一行頂格，3號仿宋＿GB2312）

X X X X X X X X X X（正文左空2字，3號仿宋＿GB2312）

一、X X X（3號黑體）

X X X X X X X X X X(正文3號仿宋＿GB2312)

（一）X X X（3號楷體加粗）

X X X X X X X X X X(正文3號仿宋＿GB2312)1.X X X(3號仿宋＿GB2312加粗)X X X X X X X X X X(正文3號仿宋＿GB2312)

附件：1.X X X(正文下空一行左空兩字)2.X X X

單位名稱（附件下空兩行居成文日期中）成文日期（右空四字，用阿拉伯?dāng)?shù)字）

（聯(lián)系人：......;聯(lián)系電話：......）（上行文需附注，成文日期下空一行居中）

抄送：XXXXXXXXXXX。（版記4號仿宋＿GB2312)

X X X X X X X(版記4號仿宋_GB2312)20XX年XX月XX日印發(fā)

三、常用公文文種模板