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第一篇：會(huì)務(wù)流程安排
山西晉淘天下會(huì)務(wù)接待方案
背景
隨著電子商務(wù)行業(yè)的迅猛發(fā)展，晉淘天下晉商學(xué)院針對(duì)全社會(huì)電商人才極度匱乏的狀況，而重點(diǎn)推出普及型電商人才培訓(xùn)服務(wù)。將淘寶大學(xué)強(qiáng)大的師資隊(duì)伍和公司多年實(shí)踐相結(jié)合，使客戶迅速入門(mén)電商，熟悉電商規(guī)則，迅速提高能力，避免走彎路，減少無(wú)謂投入。電子商務(wù)相關(guān)政府單位工作人員、企業(yè)和個(gè)人通過(guò)代培委培、集中授課等多種形式參加培訓(xùn)，為其提供專(zhuān)業(yè)的電商理論、管理能力及實(shí)操技能培訓(xùn)，為更多的企業(yè)和個(gè)人從事電子商務(wù)提供強(qiáng)有力的人才保障。
一、會(huì)議前期準(zhǔn)備
（一）會(huì)議人數(shù)和會(huì)務(wù)資料準(zhǔn)備
1、 確定會(huì)議人數(shù)，準(zhǔn)備學(xué)員資料。
根據(jù)人數(shù)提前準(zhǔn)備或印刷會(huì)議的資料。【例如：工作證、學(xué)員證、手提袋、筆、本、學(xué)員手冊(cè)、淘寶和本公司宣傳冊(cè)（里面加上這幾天課程時(shí)間等安排）等】（所有資料需定制，加上公司的logo以及設(shè)計(jì)。能更好的體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)起到宣傳作用）
2、制作人員簽到表。
3、票務(wù)的準(zhǔn)備。（現(xiàn)場(chǎng)簽到收費(fèi)或提前收費(fèi)）
5、確定好會(huì)議場(chǎng)地和價(jià)錢(qián)。并根據(jù)酒店的情況確定好學(xué)員的住房費(fèi)用（自費(fèi)）和方式。提前安排好講師的吃住問(wèn)題。
4、A、會(huì)議橫幅的制定和懸掛。（標(biāo)語(yǔ)、主題都可）
B、噴繪、展架、廣告牌等廣告的制作和擺放。
5、提前兩天安排好拍攝人員和拍攝器材。（攝影和攝像）
6、與酒店保安部組成會(huì)議安全組，在會(huì)議期間加強(qiáng)門(mén)衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全隱患的發(fā)生。
（二）會(huì)議主題、時(shí)間、場(chǎng)地
1、主題：根據(jù)不同級(jí)別（初、中、高）和課程待定
2、時(shí)間：待定
3、場(chǎng)地：當(dāng)?shù)亟煌ū憷?、物美價(jià)廉的酒店（待定）
（三）會(huì)場(chǎng)布置 （1）簽到臺(tái)（一個(gè)）
設(shè)立在大廳 （2）指示牌（兩個(gè)）
一個(gè)放于酒店門(mén)口，一個(gè)放于會(huì)議室門(mén)口。 （3）會(huì)議設(shè)備、設(shè)施的準(zhǔn)備。
A、確保投影儀、話筒音響燈光照明的正常使用。
B、若有【主席臺(tái)】考慮花擺裝飾，在主席臺(tái)、主持人發(fā)言桌前放置鮮花，以營(yíng)造優(yōu)美的環(huán)境氛圍。另外，酒店大廳門(mén)口或會(huì)議室兩側(cè)可放花籃。
C、會(huì)場(chǎng)可備用熱水提供或礦泉水的準(zhǔn)備。（從成本考慮最好是熱水） D、白板、白板、板擦的備用。（可以提前詢問(wèn)講師是否需要） E、根據(jù)人數(shù)確定好桌椅的擺放。 （4）會(huì)議的水牌準(zhǔn)備好。
二、會(huì)議流程
1、提前一天的下午14:00時(shí)開(kāi)始設(shè)立簽到服務(wù)臺(tái)，準(zhǔn)備好會(huì)務(wù)接待。負(fù)責(zé)學(xué)員簽到，發(fā)放資料，學(xué)員證、房間安排。
2、安排專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)講師的接待和吃住。
3、會(huì)議門(mén)口安排接待人員（2個(gè)）負(fù)責(zé)入場(chǎng)秩序、會(huì)場(chǎng)服務(wù)、給予會(huì)議人員幫助以及應(yīng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)問(wèn)題。（參會(huì)人員應(yīng)該提前20分鐘入場(chǎng)）
4、會(huì)議時(shí)間：上午08:00-12:00；下午14:00-18:00。（中場(chǎng)各休息半小時(shí)）（具體時(shí)間方案可按實(shí)際情況改動(dòng)）
5、按照會(huì)議的大小若需要，安排主持人在會(huì)議開(kāi)場(chǎng)對(duì)講師進(jìn)行介紹、對(duì)會(huì)場(chǎng)秩序進(jìn)行宣布、適當(dāng)活躍現(xiàn)場(chǎng)氣氛。會(huì)議結(jié)束后，負(fù)責(zé)說(shuō)明會(huì)議的其他安排，及時(shí)通知給每一個(gè)會(huì)議人員。
6、如需會(huì)議用餐，與酒店聯(lián)系好用餐問(wèn)題，則提前發(fā)放餐券給會(huì)員。（每天晚上發(fā)放一次，謹(jǐn)防丟失等不必要的問(wèn)題）
備注：講師與課程確定之后，再出具體流程方案。（時(shí)間、地點(diǎn)、課程、人員安排）
三、人員安排
（一）領(lǐng)導(dǎo)小組：
組
長(zhǎng)：xx
負(fù)責(zé)本次會(huì)議的全面領(lǐng)導(dǎo)和總指揮。
副組長(zhǎng)：xx|
負(fù)責(zé)會(huì)議策劃、會(huì)場(chǎng)布置及會(huì)務(wù)工作。
（二）分組及工作職責(zé)：
1、策劃布置組：
成員：xx、xx
工作任務(wù)：a 負(fù)責(zé)完成會(huì)議策劃方案的擬寫(xiě)；
b負(fù)責(zé)協(xié)助和完成會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的布
置及會(huì)議結(jié)束后的現(xiàn)場(chǎng)撤除工作；
c負(fù)責(zé)活動(dòng)全程攝像、攝影和合影；
2、會(huì)務(wù)組：
成員：xx、xx
工作任務(wù)：a 負(fù)責(zé)各種物資的采購(gòu)和準(zhǔn)備；
b 負(fù)責(zé)酒店聯(lián)系及參會(huì)人員，住宿、飲食安排；
c負(fù)責(zé)會(huì)議室安排；
d負(fù)責(zé)講師人員的接待和陪同；
e負(fù)責(zé)參會(huì)人員接送；
f負(fù)責(zé)各種資料的準(zhǔn)備、裝袋和發(fā)放；
g負(fù)責(zé)對(duì)各工作組工作的協(xié)調(diào)、檢查和考核；
四、費(fèi)用預(yù)算
? 會(huì)議廳費(fèi)
x x元 ? 講師食住行費(fèi)、講課費(fèi)
x x元 ? 工作人員費(fèi)用（食、?。?/p>
x x元 ? 制作廣告費(fèi)
x x元 ? 資料制作費(fèi)
x x元 ? 水費(fèi)
x x元 ? 不可預(yù)計(jì)費(fèi)用
x x元
共計(jì)：XXX元
五、注意事項(xiàng)
1、各組工作人員必須嚴(yán)格按籌備工作計(jì)劃的 進(jìn)度要求推進(jìn)工作；
2、市場(chǎng)督查負(fù)責(zé)督促各工作組的工作按時(shí)完成；
3、會(huì)議期間公司人員必須統(tǒng)一著裝，佩帶工作牌；
4、會(huì)議期間公司人員必須提前到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，不得遲到、早退和無(wú)故缺席。
六、會(huì)議后續(xù)工作
1、安排講師、與會(huì)者有序離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。
2、會(huì)場(chǎng)和文件資料整理，出一份會(huì)議總結(jié)報(bào)告。
3、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。
4、如需要可以安排與會(huì)人員參加旅游。（特色旅游增進(jìn)大家之間的聯(lián)系、需額外付費(fèi)）
會(huì)務(wù)組
2015年3月15日
第二篇：會(huì)務(wù)管理流程
會(huì)務(wù)管理流程
會(huì)務(wù)管理是指有關(guān)會(huì)議議程安排事務(wù)的計(jì)劃、組織、控制等工作。以下是jy135小編為您帶來(lái)的會(huì)務(wù)管理流程，歡迎大家點(diǎn)擊閱讀!
1、清楚地述會(huì)議的'目標(biāo)。
2、準(zhǔn)備與分配會(huì)議議程與主題。
3、確定與會(huì)者名單(尤其是團(tuán)隊(duì)以外的成員)。
4、通知并再次提醒與會(huì)者，使其明曉會(huì)議的目的、時(shí)間、地點(diǎn)。
5、準(zhǔn)備會(huì)議使用的場(chǎng)所以及必備的器材與文具。
6、建立或確認(rèn)開(kāi)會(huì)時(shí)共識(shí)或守則。例如：會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，不準(zhǔn)任何人遲到，別人在說(shuō)話時(shí)不能打忿以及與會(huì)前需作準(zhǔn)備等。
7、確實(shí)使議題都被處理，處理的方式是作成決議，延到下次再議或取消該議題。
8、記錄重要的觀點(diǎn)或決定，成員所被分派的任務(wù)。
9、記錄非議程中所列項(xiàng)目以便下次討論。
10、記錄會(huì)議使用的時(shí)間、討論的主題、完成的項(xiàng)目、作成的決定、與會(huì)者的姓名。
第三篇：會(huì)務(wù)安排流程
會(huì)務(wù)安排流程
會(huì)務(wù)一般分為三個(gè)階段，會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)間服務(wù)、會(huì)后處理 (一) 會(huì)前準(zhǔn)備階段。（例會(huì)和小型會(huì)議不安排食宿，適當(dāng)簡(jiǎn)化）
1、制定會(huì)議方案。
對(duì)會(huì)議的名稱(chēng)、主旨、形式、規(guī)模、會(huì)期、議題、日程安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、組織領(lǐng)導(dǎo)等拿出意見(jiàn)，提交領(lǐng)導(dǎo)討論審定后，即作為組織籌辦會(huì)議的依據(jù)。如作變動(dòng)，需及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告，不可自作主張，隨意改變方案。
2、拿出會(huì)務(wù)工作實(shí)施計(jì)劃。
主要籌辦人員對(duì)本次會(huì)議所需的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，按內(nèi)容或承辦部門(mén)歸類(lèi)，按時(shí)間順序排隊(duì)，列出共有多少項(xiàng)工作，每項(xiàng)工作擬由哪個(gè)部門(mén)或個(gè)人負(fù)責(zé)，以及各項(xiàng)工作的基本要求、完成的時(shí)限等。這樣做可以使分管會(huì)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和具體辦事人員心中有數(shù)，避免忙亂和大的疏漏。
3、組織召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議。
較大型會(huì)議會(huì)務(wù)任務(wù)重，服務(wù)保障的部門(mén)多，要根據(jù)需要，組成會(huì)務(wù)工作組，召開(kāi)會(huì)議籌辦工作協(xié)調(diào)會(huì)。召開(kāi)會(huì)議籌辦工作協(xié)調(diào)會(huì)的主要內(nèi)容是：傳達(dá)或印發(fā)會(huì)議方案，明確各組或各人的任務(wù)，研究和補(bǔ)充《會(huì)務(wù)工作實(shí)施計(jì)劃》，協(xié)調(diào)一些交叉和難度較大的工作，有針對(duì)性地提出要求，明確分工，責(zé)任到組到人。
3、印發(fā)會(huì)議通知。
召開(kāi)會(huì)議的基本問(wèn)題確定以后，要盡快發(fā)出會(huì)議通知，給參加會(huì)議的人員留出準(zhǔn)備時(shí)間。會(huì)議通知一般包括“八要素”：即會(huì)名、主要內(nèi)容、參加人員、報(bào)到時(shí)間、會(huì)期、會(huì)址、著裝、注意事項(xiàng)。注意事項(xiàng)主要講需要攜帶什么材料或物品，要不要提前報(bào)告與會(huì)人員名單，要不要報(bào)告報(bào)到時(shí)需接站的人數(shù)及所乘坐車(chē)次，以及有問(wèn)題如何聯(lián)系等。
4、印制會(huì)議票證。（大中型會(huì)議）
對(duì)正式出席會(huì)議的人員要發(fā)給出席證，列席會(huì)議的人員要發(fā)給列席證，會(huì)議工作人員要發(fā)給工作證，進(jìn)行選舉等其他重要會(huì)議，還可印制使用印有座號(hào)的座次證，密級(jí)較高、進(jìn)出住所需嚴(yán)格控制的會(huì)議，還要印制車(chē)輛通行證。各種票證顏色要鮮艷，且互相區(qū)別，以便于辨認(rèn)。會(huì)議各種票證應(yīng)于會(huì)議報(bào)到前印制好，出席證、列席證、工作證一般在報(bào)到時(shí)核發(fā)，座次證一般在舉行全體會(huì)議之前臨時(shí)分發(fā)。如會(huì)場(chǎng)有條件擺座簽，最好用擺設(shè)座簽的方法取代座次證。
5、準(zhǔn)備會(huì)議用品。
本著勤儉節(jié)約的原則，按照會(huì)議方案中的預(yù)算，為與會(huì)人員購(gòu)置文具、茶歇等會(huì)議用品。文具一般包括文件包(袋)、筆、本等。茶歇可根據(jù)給出的預(yù)算按照個(gè)人分配。表彰會(huì)議還要購(gòu)買(mǎi)獎(jiǎng)品等。如果會(huì)議有選舉任務(wù)，要提前準(zhǔn)備選票、票箱、監(jiān)票和計(jì)票人胸簽及計(jì)票所需物品。
6、會(huì)議用品申請(qǐng)流程
根據(jù)方案中的預(yù)算提出需求，要求要寫(xiě)明總費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)以及與會(huì)人員的每人標(biāo)準(zhǔn)，遞交聯(lián)絡(luò)函，先交由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，部門(mén)負(fù)責(zé)人同意之后交由行政負(fù)責(zé)人統(tǒng)一采購(gòu)。
7、印制與會(huì)人員和工作人員名冊(cè)。
8、印制《會(huì)議須知》。
《會(huì)議須知》一般包括6個(gè)方面的內(nèi)容：即日程安排、會(huì)議編組、作息時(shí)間、會(huì)務(wù)組等會(huì)議工作人員的電話號(hào)碼、注意事項(xiàng)。會(huì)議編組主要根據(jù)會(huì)議的任務(wù)確定，可以按部門(mén)劃分，每組要確定一至二名召集人。
9、安排好生活保障。
主要包括食宿、醫(yī)療、交通和通信4個(gè)方面。會(huì)議方案確定后，要把會(huì)議人員、伙食標(biāo)準(zhǔn)及其他服務(wù)保障要求及時(shí)通知接會(huì)的酒店。
10、設(shè)置會(huì)場(chǎng)。
設(shè)置會(huì)場(chǎng)主要包括懸掛會(huì)標(biāo)、擺放背景、排定座次、架設(shè)并試用話筒，座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，拿不準(zhǔn)的要及時(shí)請(qǐng)示。另外，對(duì)會(huì)場(chǎng)的供電、供暖(冷)、音響等設(shè)備要全面了解，如無(wú)把握，應(yīng)有應(yīng)急方案。
11、做好接站準(zhǔn)備。
依據(jù)與會(huì)人員報(bào)到時(shí)所乘車(chē)次，列清什么時(shí)間、接哪個(gè)車(chē)次的哪些人、什么車(chē)去接、由誰(shuí)負(fù)責(zé)等，發(fā)給有關(guān)人員按表抓落實(shí)。
(二)會(huì)間服務(wù)階段。會(huì)議從報(bào)到之日起。會(huì)議召開(kāi)期間要根據(jù)實(shí)際需要，做好以下8項(xiàng)工作。
1、組織好會(huì)議報(bào)到。
提前安排接站人員和車(chē)輛，及時(shí)去機(jī)場(chǎng)、車(chē)站迎候，把參加會(huì)議的人員接往會(huì)議住處。確定專(zhuān)人，在開(kāi)會(huì)通知指定的報(bào)到地點(diǎn)和報(bào)到時(shí)間內(nèi)堅(jiān)守崗位，保證自行到會(huì)的人員及時(shí)得到安排。對(duì)一些臨時(shí)情況，如與會(huì)人員所帶司機(jī)或親屬朋友等需安排食宿的，報(bào)到處要及時(shí)掌握，并向上級(jí)匯報(bào)，得到指示之后妥善安排。
2、會(huì)場(chǎng)組織工作。
每次舉行全體或分組會(huì)議時(shí)，會(huì)務(wù)工作人員都要提前進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，首先檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)置和設(shè)備，然后協(xié)助會(huì)議主持人做好下列工作：組織與會(huì)人員入場(chǎng)、就座；清點(diǎn)并報(bào)告到會(huì)人數(shù)，掌握和隨時(shí)通知有關(guān)人員調(diào)控會(huì)場(chǎng)音響、溫度、照明等；督促服務(wù)人員及時(shí)送水、倒水；組織會(huì)間休息和散會(huì)退場(chǎng)；做好其他特殊情況的應(yīng)急處理，保證大會(huì)有條不紊地順利進(jìn)行。如會(huì)議臨時(shí)動(dòng)議需要調(diào)整議程，增減議題，擴(kuò)大或縮小與會(huì)人員范圍等，也需要隨時(shí)進(jìn)行調(diào)度，作出適當(dāng)安排。
3、會(huì)議主持詞的撰寫(xiě)。
主持詞有時(shí)由材料組負(fù)責(zé)，有時(shí)由會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)。即使由材料組負(fù)責(zé)，會(huì)務(wù)工作人員也要及時(shí)了解掌握。會(huì)議安排的變動(dòng)、學(xué)習(xí)討論的重點(diǎn)、傳達(dá)貫徹的意見(jiàn)等，一般是通過(guò)首長(zhǎng)的會(huì)議主持詞來(lái)公布和明確的。尤其是會(huì)議進(jìn)行選舉或表決等事項(xiàng)，會(huì)議主持詞實(shí)際等于會(huì)議的“腳本”，會(huì)務(wù)工作人員必須熟悉主持詞，才能協(xié)助主持人順利完成會(huì)議預(yù)定議程。
4、做好會(huì)議記錄。
要確定專(zhuān)人做好會(huì)議記錄，包括全體會(huì)議記錄和分組討論情況匯報(bào)會(huì)記錄。全體會(huì)議記錄的要求是：沒(méi)有印發(fā)材料的要分別依據(jù)重要程度做詳細(xì)記錄或摘記大意與要點(diǎn)；已印發(fā)材料的，要著重記錄講話人作出發(fā)揮、增補(bǔ)或解釋的地方，作為已印發(fā)材料的補(bǔ)充留存。重要報(bào)告、講話要錄音、錄像。領(lǐng)導(dǎo)人的即席講話，重要的也要錄音，以便事后按錄音整理出講話稿。 會(huì)議記錄要使用專(zhuān)用的會(huì)議記錄本，力求真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不遺漏主要觀點(diǎn)，不改變講話原意，有爭(zhēng)議之處也要照實(shí)記錄，客觀地反映會(huì)議的內(nèi)容和進(jìn)程，為日后查考提供依據(jù)。
5、現(xiàn)場(chǎng)參觀組織工作。
事先要派員察看現(xiàn)場(chǎng)，與被參觀單位商定現(xiàn)場(chǎng)會(huì)開(kāi)法和參觀路線，提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備?，F(xiàn)場(chǎng)距離較遠(yuǎn)、需乘坐車(chē)輛時(shí)，要按組定車(chē)、編排車(chē)號(hào)、做好乘車(chē)組織工作和行車(chē)安全保衛(wèi)工作。參觀時(shí)，會(huì)務(wù)工作人員要分工把口，加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一指揮調(diào)度，維持好參觀秩序。
6、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)編印工作。
有的會(huì)議為使領(lǐng)導(dǎo)成員與參加會(huì)議的人員之間和各組之間能互通情報(bào)，交流情況，給領(lǐng)導(dǎo)主持和指導(dǎo)會(huì)議提供依據(jù)和參考，要編印會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，由材料組或會(huì)務(wù)組編印分發(fā)。編印簡(jiǎn)報(bào)的一般要求是：標(biāo)題要醒目，內(nèi)容要精煉，篇幅要簡(jiǎn)短，印發(fā)要及時(shí)。
7、會(huì)議材料回收工作。
會(huì)議印發(fā)的屬于保密范圍的文件材料，在會(huì)議結(jié)束前應(yīng)予以回收，以防發(fā)生失泄密事故。對(duì)因特殊情況而缺交、漏交的，會(huì)后仍要跟蹤回收，不留死角。尤其對(duì)新聞單位或其他臨時(shí)赴會(huì)借閱文件的人員，發(fā)文時(shí)一定要登記和交代清楚，他們離會(huì)時(shí)及時(shí)回收。
8、做好與會(huì)人員的返程服務(wù)工作。
會(huì)務(wù)組應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前知悉返程需要住宿安排的人數(shù)，早作安排。需乘火車(chē)的，要提前2至3天征詢車(chē)次，是否需要預(yù)購(gòu)車(chē)票，并分別按乘車(chē)時(shí)間編組，做好送站安排等。在這項(xiàng)工作中，最關(guān)鍵的是抓好安全，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束時(shí)，通過(guò)主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)返程安全問(wèn)題，嚴(yán)格不開(kāi)夜車(chē)、不開(kāi)快車(chē)等規(guī)定。
(三)會(huì)議善后階段。會(huì)議結(jié)束，會(huì)務(wù)工作不能同時(shí)結(jié)束，還要繼續(xù)做好會(huì)議的善后工作。會(huì)議善后工作主要有以下4項(xiàng)：
1、做好財(cái)務(wù)結(jié)算。
會(huì)議結(jié)束后，會(huì)務(wù)組要及時(shí)與酒店有關(guān)人員一起，核算住房、伙食等費(fèi)用，并盡快結(jié)算外圍賬目。對(duì)凡屬已列入會(huì)議預(yù)算或預(yù)算外開(kāi)支應(yīng)納入會(huì)議報(bào)銷(xiāo)的經(jīng)費(fèi)，都要作出處置，不要有遺留的問(wèn)題。
2、做好會(huì)務(wù)工作總結(jié)。
會(huì)務(wù)工作基本完成后，大會(huì)秘書(shū)處應(yīng)及時(shí)召集全體會(huì)務(wù)工作人員進(jìn)行總結(jié)，肯定成績(jī)，指出問(wèn)題，找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并對(duì)表現(xiàn)好的人員進(jìn)行表?yè)P(yáng)。
3、會(huì)議文件材料的合訂留存。
會(huì)議形成的一切文件材料，包括主持詞和發(fā)言記錄等，在會(huì)間都要注意收集，會(huì)后要系統(tǒng)排列，裝訂成冊(cè)，留作資料，一般應(yīng)裝2至3套，一套留存，其他可作為借閱資料。
4、會(huì)務(wù)用品的歸還和整理。
每次會(huì)議結(jié)束后，對(duì)一些常用的會(huì)議用品，借來(lái)的應(yīng)立即歸還，自置的應(yīng)加以整理，以便下次再借或再用。
第四篇：會(huì)務(wù)流程安排
山西晉淘天下會(huì)務(wù)接待方案
背景
隨著電子商務(wù)行業(yè)的迅猛發(fā)展，晉淘天下晉商學(xué)院針對(duì)全社會(huì)電商人才極度匱乏的狀況，而重點(diǎn)推出普及型電商人才培訓(xùn)服務(wù)。將淘寶大學(xué)強(qiáng)大的師資隊(duì)伍和公司多年實(shí)踐相結(jié)合，使客戶迅速入門(mén)電商，熟悉電商規(guī)則，迅速提高能力，避免走彎路，減少無(wú)謂投入。電子商務(wù)相關(guān)政府單位工作人員、企業(yè)和個(gè)人通過(guò)代培委培、集中授課等多種形式參加培訓(xùn)，為其提供專(zhuān)業(yè)的電商理論、管理能力及實(shí)操技能培訓(xùn)，為更多的企業(yè)和個(gè)人從事電子商務(wù)提供強(qiáng)有力的人才保障。
一、會(huì)議前期準(zhǔn)備
（一）會(huì)議人數(shù)和會(huì)務(wù)資料準(zhǔn)備
1、 確定會(huì)議人數(shù)，準(zhǔn)備學(xué)員資料。
根據(jù)人數(shù)提前準(zhǔn)備或印刷會(huì)議的資料。【例如：工作證、學(xué)員證、手提袋、筆、本、學(xué)員手冊(cè)、淘寶和本公司宣傳冊(cè)（里面加上這幾天課程時(shí)間等安排）等】（所有資料需定制，加上公司的logo以及設(shè)計(jì)。能更好的體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)起到宣傳作用）
2、制作人員簽到表。
3、票務(wù)的準(zhǔn)備。（現(xiàn)場(chǎng)簽到收費(fèi)或提前收費(fèi)）
5、確定好會(huì)議場(chǎng)地和價(jià)錢(qián)。并根據(jù)酒店的情況確定好學(xué)員的住房費(fèi)用（自費(fèi)）和方式。提前安排好講師的吃住問(wèn)題。
4、A、會(huì)議橫幅的制定和懸掛。（標(biāo)語(yǔ)、主題都可）
B、噴繪、展架、廣告牌等廣告的制作和擺放。
5、提前兩天安排好拍攝人員和拍攝器材。（攝影和攝像）
6、與酒店保安部組成會(huì)議安全組，在會(huì)議期間加強(qiáng)門(mén)衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全隱患的發(fā)生。
（二）會(huì)議主題、時(shí)間、場(chǎng)地
1、主題：根據(jù)不同級(jí)別（初、中、高）和課程待定
2、時(shí)間：待定
3、場(chǎng)地：當(dāng)?shù)亟煌ū憷⑽锩纼r(jià)廉的酒店（待定）
（三）會(huì)場(chǎng)布置 （1）簽到臺(tái)（一個(gè)）
設(shè)立在大廳 （2）指示牌（兩個(gè)）
一個(gè)放于酒店門(mén)口，一個(gè)放于會(huì)議室門(mén)口。 （3）會(huì)議設(shè)備、設(shè)施的準(zhǔn)備。
A、確保投影儀、話筒音響燈光照明的正常使用。
B、若有【主席臺(tái)】考慮花擺裝飾，在主席臺(tái)、主持人發(fā)言桌前放置鮮花，以營(yíng)造優(yōu)美的環(huán)境氛圍。另外，酒店大廳門(mén)口或會(huì)議室兩側(cè)可放花籃。
C、會(huì)場(chǎng)可備用熱水提供或礦泉水的準(zhǔn)備。（從成本考慮最好是熱水） D、白板、白板、板擦的備用。（可以提前詢問(wèn)講師是否需要） E、根據(jù)人數(shù)確定好桌椅的擺放。 （4）會(huì)議的水牌準(zhǔn)備好。
二、會(huì)議流程
1、提前一天的下午14:00時(shí)開(kāi)始設(shè)立簽到服務(wù)臺(tái)，準(zhǔn)備好會(huì)務(wù)接待。負(fù)責(zé)學(xué)員簽到，發(fā)放資料，學(xué)員證、房間安排。
2、安排專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)講師的接待和吃住。
3、會(huì)議門(mén)口安排接待人員（2個(gè)）負(fù)責(zé)入場(chǎng)秩序、會(huì)場(chǎng)服務(wù)、給予會(huì)議人員幫助以及應(yīng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)問(wèn)題。（參會(huì)人員應(yīng)該提前20分鐘入場(chǎng)）
4、會(huì)議時(shí)間：上午08:00-12:00；下午14:00-18:00。（中場(chǎng)各休息半小時(shí)）（具體時(shí)間方案可按實(shí)際情況改動(dòng)）
5、按照會(huì)議的大小若需要，安排主持人在會(huì)議開(kāi)場(chǎng)對(duì)講師進(jìn)行介紹、對(duì)會(huì)場(chǎng)秩序進(jìn)行宣布、適當(dāng)活躍現(xiàn)場(chǎng)氣氛。會(huì)議結(jié)束后，負(fù)責(zé)說(shuō)明會(huì)議的其他安排，及時(shí)通知給每一個(gè)會(huì)議人員。
6、如需會(huì)議用餐，與酒店聯(lián)系好用餐問(wèn)題，則提前發(fā)放餐券給會(huì)員。（每天晚上發(fā)放一次，謹(jǐn)防丟失等不必要的問(wèn)題）
備注：講師與課程確定之后，再出具體流程方案。（時(shí)間、地點(diǎn)、課程、人員安排）
三、人員安排
（一）領(lǐng)導(dǎo)小組：
組
長(zhǎng)：xx
負(fù)責(zé)本次會(huì)議的全面領(lǐng)導(dǎo)和總指揮。
副組長(zhǎng)：xx|
負(fù)責(zé)會(huì)議策劃、會(huì)場(chǎng)布置及會(huì)務(wù)工作。
（二）分組及工作職責(zé)：
1、策劃布置組：
成員：xx、xx
工作任務(wù)：a 負(fù)責(zé)完成會(huì)議策劃方案的擬寫(xiě)；
b負(fù)責(zé)協(xié)助和完成會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的布
置及會(huì)議結(jié)束后的現(xiàn)場(chǎng)撤除工作；
c負(fù)責(zé)活動(dòng)全程攝像、攝影和合影；
2、會(huì)務(wù)組：
成員：xx、xx
工作任務(wù)：a 負(fù)責(zé)各種物資的采購(gòu)和準(zhǔn)備；
b 負(fù)責(zé)酒店聯(lián)系及參會(huì)人員，住宿、飲食安排；
c負(fù)責(zé)會(huì)議室安排；
d負(fù)責(zé)講師人員的接待和陪同；
e負(fù)責(zé)參會(huì)人員接送；
f負(fù)責(zé)各種資料的準(zhǔn)備、裝袋和發(fā)放；
g負(fù)責(zé)對(duì)各工作組工作的協(xié)調(diào)、檢查和考核；
四、費(fèi)用預(yù)算
? 會(huì)議廳費(fèi)
x x元 ? 講師食住行費(fèi)、講課費(fèi)
x x元 ? 工作人員費(fèi)用（食、?。?/p>
x x元 ? 制作廣告費(fèi)
x x元 ? 資料制作費(fèi)
x x元 ? 水費(fèi)
x x元 ? 不可預(yù)計(jì)費(fèi)用
x x元
共計(jì)：XXX元
五、注意事項(xiàng)
1、各組工作人員必須嚴(yán)格按籌備工作計(jì)劃的 進(jìn)度要求推進(jìn)工作；
2、市場(chǎng)督查負(fù)責(zé)督促各工作組的工作按時(shí)完成；
3、會(huì)議期間公司人員必須統(tǒng)一著裝，佩帶工作牌；
4、會(huì)議期間公司人員必須提前到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，不得遲到、早退和無(wú)故缺席。
六、會(huì)議后續(xù)工作
1、安排講師、與會(huì)者有序離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。
2、會(huì)場(chǎng)和文件資料整理，出一份會(huì)議總結(jié)報(bào)告。
3、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。
4、如需要可以安排與會(huì)人員參加旅游。（特色旅游增進(jìn)大家之間的聯(lián)系、需額外付費(fèi)）
會(huì)務(wù)組
2015年3月15日
第五篇：常規(guī)會(huì)務(wù)工作安排流程
常規(guī)會(huì)務(wù)工作安排流程
1.會(huì)務(wù)工作總體思路
（1） 任務(wù)分解。將會(huì)務(wù)工作分解為各專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)，明確分工并保證質(zhì)量。 （2） 責(zé)任到人。每項(xiàng)任務(wù)均有專(zhuān)人負(fù)責(zé)。
（3） 周密計(jì)劃。每項(xiàng)任務(wù)均需制定周密的工作計(jì)劃。 （4） 逐項(xiàng)落實(shí)。計(jì)劃的每個(gè)環(huán)節(jié)、步驟均需嚴(yán)格落實(shí)。 2.會(huì)前準(zhǔn)備
（1） 成立會(huì)務(wù)組 ① 會(huì)務(wù)組組長(zhǎng)：總體負(fù)責(zé) ② 萎靡材料小組：負(fù)責(zé)組織、手機(jī)、整理、編印會(huì)議材料，會(huì)議記錄（及錄音錄像）、會(huì)議紀(jì)要與總結(jié)起草。 ③ 后勤保障小組：負(fù)責(zé)會(huì)議的后勤保障事宜。 ④ 任務(wù)分解后，形成《會(huì)務(wù)工作分派表》，相關(guān)責(zé)任人簽字。 （2） 明確會(huì)議概況
全體會(huì)務(wù)人員應(yīng)明確會(huì)議概況，了解以下基本內(nèi)容： ① 會(huì)議主題 ② 級(jí)別與規(guī)模 ③ 參會(huì)人員（與會(huì)人員的單位、職務(wù)） ④ 會(huì)期余日程安排（會(huì)議日期、時(shí)間、議程、活動(dòng)安排等） ⑤ 根據(jù)會(huì)議概況，按集團(tuán)本部有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)，簽報(bào)集團(tuán)本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)
（3） 選定會(huì)議場(chǎng)所 ① 責(zé)任人：后勤保障小組 ② 責(zé)任：聯(lián)系幾家賓館（先前做好有一些基本了解），實(shí)地考察、比較。應(yīng)調(diào)查的項(xiàng)目包括：價(jià)格（客房、會(huì)場(chǎng)及其他服務(wù)項(xiàng)目的價(jià)位）；設(shè)施（客房、會(huì)議室、休閑設(shè)施、環(huán)境等）；交通（便利與否）；當(dāng)期有無(wú)接待能力。 ③ 綜合比較后按優(yōu)質(zhì)低價(jià)原則選取一家，簽報(bào)集團(tuán)本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。集團(tuán)本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，立即完成以下工作：與賓館確認(rèn)個(gè)主要服務(wù)項(xiàng)目的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與折扣；根據(jù)會(huì)議預(yù)算領(lǐng)取支票。 （4） 下發(fā)會(huì)議通知、登陸代表名單 ① 責(zé)任人：文秘材料小組 ② 責(zé)任。在落實(shí)以上各項(xiàng)工作后，起草會(huì)議通知、報(bào)集團(tuán)本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下發(fā)各參會(huì)單位。通知內(nèi)容應(yīng)包括：會(huì)議主題、參會(huì)人員、會(huì)期安排、會(huì)議地點(diǎn)與聯(lián)系電話、會(huì)務(wù)組聯(lián)系人與聯(lián)系電話、報(bào)到日期、有關(guān)事項(xiàng)（如要求自帶有關(guān)資料、物品等）、會(huì)議回執(zhí)、會(huì)址交通導(dǎo)引等。 ③ 會(huì)議通知以傳真、電子郵件、元件郵寄等方式傳達(dá)給各參會(huì)人員。
會(huì)議通知下發(fā)后，會(huì)務(wù)組聯(lián)系人負(fù)責(zé)按會(huì)議回執(zhí)登錄報(bào)名情況，形成《會(huì)議代表登記表》，制作會(huì)議名冊(cè)。登錄內(nèi)容應(yīng)包括：?jiǎn)挝?、姓名、職?wù)、性別、民族、到達(dá)航班與到達(dá)時(shí)間、是否要求接站等。
登錄工作應(yīng)盡早完成，并在此基礎(chǔ)上編制《接站安排表》。 （5） 準(zhǔn)備會(huì)議材料、用品 ① 責(zé)任人：兩組分工協(xié)作 ② 材料內(nèi)容。會(huì)議材料由材料文秘小組負(fù)責(zé)整理、印制。除正式會(huì)議材料外，還應(yīng)包括：會(huì)議代表名單（附房間號(hào)）、日程安排、各項(xiàng)活動(dòng)地點(diǎn)及注意事項(xiàng)等。 ③ 會(huì)議用品。會(huì)議用品由后勤保障小組負(fù)責(zé)，應(yīng)準(zhǔn)備的會(huì)議用品包括：與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)桌簽（可由賓館代為制作）；參會(huì)代表證（可由賓館代為制作）；會(huì)場(chǎng)條幅（可由賓館代為制作）；文件袋、筆記本、筆；錄音機(jī)、照相機(jī)、攝影機(jī)；打印機(jī)及紙張、投影儀（根據(jù)需要）；花卉、水果及方便食品（可由賓館準(zhǔn)備，或自行購(gòu)置、分發(fā)）；藥箱（備常用藥品）等。 （6） 餐飲安排 ① 責(zé)任人：根據(jù)情況具體落實(shí) ② 責(zé)任：與賓館緊密協(xié)調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)核查，盡早落實(shí)以下工作：就餐地點(diǎn)、就餐時(shí)間、席位安排。 （7） 會(huì)場(chǎng)安排 ① 責(zé)任人：根據(jù)情況具體安排 ② 責(zé)任：與賓館緊密協(xié)調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)核查，盡早落實(shí)會(huì)議室、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)休息室。 ③ 會(huì)場(chǎng)布局包括：作詞安排、花卉擺設(shè)、話筒音響、燈光、攝影、攝像負(fù)責(zé)人。
（8） 文體活動(dòng)安排 ① 根據(jù)實(shí)際情況和需要細(xì)化內(nèi)容 （9） 房間安排 ① 責(zé)任人：后勤保障小組 ② 責(zé)任：在確定了參會(huì)代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間。 3.會(huì)中服務(wù) （1）接站 （2）簽到
①在正式報(bào)到前日，應(yīng)完成以下工作：將分裝好的會(huì)議材料的文件袋運(yùn)送至賓館；統(tǒng)一領(lǐng)取代表餐劵并分裝至文件袋；統(tǒng)一領(lǐng)取代表房間；在房門(mén)上粘貼印有代表姓名的紙張；花卉、水果等分發(fā)到各房間；準(zhǔn)備好簽到簿、訂票登記單等待用。 ③ 到工作包括以下環(huán)節(jié)：在賓館門(mén)廳懸掛歡迎條幅（或設(shè)置歡迎引領(lǐng)標(biāo)牌）；在賓館門(mén)廳設(shè)置簽到處、專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽到。 4.會(huì)后收尾
（1）退房、送站 （2）結(jié)賬
