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會議籌備方案的擬訂

內(nèi)容：1確定會議的主題和議題2名稱3議程4時間和地點5所需的設(shè)備和工具6會議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作7與會代表的組成8經(jīng)費預(yù)算9住宿和餐飲安排10會議的籌備機構(gòu)與人員分工。 作用：確保會議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。

電話會議 （適用于規(guī)模不大辦公地點相對集中的企業(yè)） 交流信息的特點 1方便靈活準(zhǔn)備時間短恢復(fù)迅速是電子通信會議中花費最少的，更能激發(fā)創(chuàng)造性思維容易修正自己的特點2缺少身體語言，難以進(jìn)行互動交流缺少文本難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息3為了提高電話會議的效率可搭配使用其他通信方式4適用于分公司不遠(yuǎn)規(guī)模不大的企業(yè)

電話會議信息工作要求 1準(zhǔn)確發(fā)出開會信息，說明是否設(shè)分會場 強調(diào)準(zhǔn)時到會2認(rèn)真發(fā)放會議書面信息材料3合理安排會場信息傳輸設(shè)備4按時接通電話5互相通報出席情況6做好會議記錄

視頻會議 特點1實現(xiàn)了聲音圖像同時傳送 打破了空間的限制2節(jié)省時間費用3交流效果好4局限初始準(zhǔn)備時間較長投入成本高沒用面對面的互動效果交流不夠深入廣泛 要求1發(fā)出開會信息2分發(fā)文件信息資料3布置會場4設(shè)置于檢查會場信息傳輸設(shè)備5做好會議信息準(zhǔn)備6采用先集中后分散的形式7匯總情況信息

※組織視頻會議的方法1視頻會議的會場2 做好會場布置工作 配備和檢查設(shè)備3設(shè)備維護(hù)4為減少租用通信線路的時間5 節(jié)約費用

遠(yuǎn)程會議籌備方案特點 1遠(yuǎn)程會議具有節(jié)省時間和金錢,能與電話服務(wù)機構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄,且交流更加直接,簡短的優(yōu)點。

2遠(yuǎn)程會議籌備方案擬定時,應(yīng)預(yù)先了解提供電信會議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù),并提前一周與電信會議服務(wù)公司預(yù)約,明確提出自己的要求,并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：（會議日期、會議起止時間、會議參加人數(shù)、與會者的電話號碼、主持人姓名等。3會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時間準(zhǔn)備會議討論）4遠(yuǎn)程會議籌備方案中要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會議設(shè)備是否齊全和正常擺放是否符合要求

會務(wù)機構(gòu)分工的要求：會務(wù)機構(gòu)分工主要指定會議組織部門和人員落實.會務(wù)機構(gòu)的各部門需明確各息的任務(wù)和要求.具體要求:1要根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍2會務(wù)機構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人3加強協(xié)調(diào)，定期溝通

會議籌備方案的制定程序1組建會議籌備委員會 2分成籌備小組3形成籌備方案 4領(lǐng)導(dǎo)審核方案

檢查會務(wù)籌備情況檢查內(nèi)容：會議準(zhǔn)備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、文件材料的準(zhǔn)備情況、會場布置情況的檢查、會議保衛(wèi)工作檢查以及其他。

方法 1聽取會議籌備人員的匯報（聽取匯報的領(lǐng)導(dǎo)加強前期調(diào)查；對匯報材料的準(zhǔn)備要側(cè)重困難和問題；匯報時間正當(dāng)；對薄弱環(huán)節(jié)及時調(diào)整加強）2會前現(xiàn)場檢查:確保所有事項條理清晰；注意氣味；樹立入場登記臺；佩戴徽章名牌；準(zhǔn)備接待休息室. 檢查結(jié)果的形式:書面.口頭.協(xié)調(diào)會

檢查會議籌備情況的工作程序:開會檢查的程序1會議籌備機構(gòu)對會議準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查 2會議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報會的時間和地點并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知 3召開協(xié)調(diào)會并在會上現(xiàn)場解決問題 4匯報會后對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實.現(xiàn)場檢查的程序1指定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點并通知有關(guān)籌

備部門2制作檢查單，以便記錄和匯總3按照既定的檢查重點逐一現(xiàn)場核對并明確記錄4對未達(dá)要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正

※新聞發(fā)布會的注意事項1確定新聞主題，選擇發(fā)布良機2挑選媒介單位、落實宴請范圍3確定會議主持人，精選發(fā)人4處理好應(yīng)回避的問題制定各種應(yīng)變措施 ※慶典活動組織工作重點1.前期調(diào)查研究 2.精心策劃準(zhǔn)備3.選擇最佳時機4.邀請嘉賓光臨5編排活動程序6 安排其他活動7善后工作處理

對檢查所發(fā)現(xiàn)問題的糾正 1首先分析問題的性質(zhì)和范圍確定其對會議的質(zhì)量的影響程度 2找出產(chǎn)生問題的原因?qū)ふ医鉀Q問題的方法3在人財物方面為糾正偏差做好相應(yīng)準(zhǔn)備4責(zé)任到人抓緊落實將糾正結(jié)果通報

會議文件審核內(nèi)容與工作程序:內(nèi)容：1審核會議文件的準(zhǔn)確性和完整性2具體內(nèi)容（審核會議文件與會議主題的關(guān)系，審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會議內(nèi)容是否經(jīng)過調(diào)查研究、是否與實際相符，提交會議討論的文件是否進(jìn)行了會商，審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準(zhǔn)確）

工作程序1起草該文件的秘書就內(nèi)容進(jìn)行自審 2主觀秘書進(jìn)行初審 3如內(nèi)容涉及部門較多，要進(jìn)行會審 4審核修改后主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審

與領(lǐng)導(dǎo)溝通有關(guān)會議事宜1原則：時間性原則、及時性原則、全面性原則。2方法:定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書面報告；有會議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報；領(lǐng)導(dǎo)親自參加會議，其他途徑3程序：明確會議目標(biāo)：明確會議領(lǐng)導(dǎo)與各小組的任務(wù)；明確會議涉及范圍；會議工作所要求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；會議要達(dá)到的階段性目標(biāo)；制定目標(biāo)時留出意外情況時間；明確溝通會議有關(guān)事宜的方法和途徑：確定溝通的時間地點與會人員；檢查溝通所用各類文件資料；向領(lǐng)導(dǎo)匯報會議籌備情況和進(jìn)展；聽取領(lǐng)導(dǎo)指示；將記錄送給領(lǐng)導(dǎo)。 注意事項 1對領(lǐng)導(dǎo)的指示和雙方討論的結(jié)果盡快落實部署2堅持與會議主管領(lǐng)導(dǎo)保持定期溝通并將落實情況及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋3在會前會中會后不同時期溝通中要突出各自的重點

會議應(yīng)急方案的內(nèi)容

1.會議中可能出現(xiàn)的問題：人員問題 場地 設(shè)備 資料 健康與安全 與會者情緒 與會者返程 行為 2.明確問題出現(xiàn)時負(fù)責(zé)解決的會議工作人員 3.處理會議突發(fā)事件的方法：同上

會議應(yīng)急方案的工作程序：1預(yù)測情況 2準(zhǔn)備應(yīng)對備選方案3討論會議緊急情況 4確定會議應(yīng)急方案注意事項：住宿安排要妥善、餐飲服務(wù)要周到、醫(yī)療衛(wèi)生工作要有備無患、交通保障應(yīng)落實到位、會議通訊服務(wù)力求標(biāo)準(zhǔn)穩(wěn)定可靠迅速、娛樂生活要豐富多彩、會議值班要制度健全，人員要堅守崗位

提示會議按計劃進(jìn)行：原則：認(rèn)真傾聽，最少限度打斷談話；樹立自信心，確信自己能對任何沖突產(chǎn)生積極影響；消除交流障礙；強調(diào)問題；使用精湛的人際交流技巧。工作程序1了解議題和議程2準(zhǔn)時宣布開會3有效引導(dǎo)議題 （會議開始前明確開始和結(jié)束的時間保證及時開會散會；議題開始前，規(guī)定討論范圍并保證平等發(fā)言；議題結(jié)束后簡單總結(jié)并宣布結(jié)束。）

會議經(jīng)費的監(jiān)督方法：報告和會議、授權(quán)與自我控制、質(zhì)量、損益平衡表、比率分析、審核時要逐項細(xì)審。 會議經(jīng)費使用的程序:1申請經(jīng)費2主管領(lǐng)導(dǎo)審批3財務(wù)部審批4財務(wù)人員提取現(xiàn)金或填寫支票5經(jīng)費支出6審核會議經(jīng)費支出 處理會中突發(fā)事件1類型：人員問題，健康與安全，處理行為2程序：對會議中出現(xiàn)的突發(fā)事件及時向領(lǐng)導(dǎo)報告；啟動會議應(yīng)急方案的各項措施；調(diào)動會議有關(guān)人員及時進(jìn)行補救和處理；必要時向公共應(yīng)急機構(gòu)請求支援；處理好突發(fā)事件的

善后工作 3注意事項：1責(zé)任分工：綜合管理，統(tǒng)籌安排；增強責(zé)任意識；加強崗位責(zé)任制。2突發(fā)事件與規(guī)章制度：應(yīng)急方案的定期檢查制度；突發(fā)事件的第一時間報告制度；各種應(yīng)急設(shè)施的檢查維護(hù)制度；值班工作責(zé)任到人制度

會議總結(jié)工作 1目的 目標(biāo)實現(xiàn)情況 小組執(zhí)行情況 總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn) 獎懲人員解決遺留問題 2內(nèi)容：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題,參加會議的上級領(lǐng)導(dǎo)人,會議的主持者,領(lǐng)導(dǎo)報告或講話的要點,對會議的基本評價和貫徹要求,會議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。3程序：對會議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿 ；向領(lǐng)導(dǎo)報告會議結(jié)論；總結(jié)定稿；印發(fā)；歸檔；組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)4方法：座談會 表彰會 書面總結(jié)

※中型以上的會議結(jié)束后，大會秘書處要組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)，如有的領(lǐng)導(dǎo)有具體要求，就需要在開號總結(jié)會的基礎(chǔ)上寫出書面的會務(wù)工作總結(jié)，并交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱后作為大會的文件材料連同會議記錄會議簡報會議文件等一并作為完整的卷宗歸入檔案，對于重要的會議秘書可以在會議結(jié)束前印發(fā)一份問卷或會議組織評估表，以對會議的成效進(jìn)行打分，所涉及的方面包括明確的會議目的完成任務(wù)會場以及時間的安排等內(nèi)容要求會議工作總結(jié)要依據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)的內(nèi)容逐條檢查；切實回顧和檢查會議工作中好的方面和存在的問題；有理有據(jù)，實事求是；會議的總結(jié)贏一分為二，激勵為主。

會議評估工作內(nèi)容：1構(gòu)成有效會議的要素（目標(biāo)清晰，適當(dāng)時間地點形式，緊湊的議程，準(zhǔn)確的信息傳遞，周密的前期準(zhǔn)備合理內(nèi)容安排）2影響會議效率的主要因素（會議必要性；會議前期準(zhǔn)備工作的質(zhì)量；會議責(zé)任分工；會議的多，長，大，高，支出超標(biāo)、浪費驚人，準(zhǔn)備不充分質(zhì)量不高，組織不當(dāng)。3會議評估標(biāo)準(zhǔn)：目標(biāo)（是否達(dá)成，主持人的準(zhǔn)備，發(fā)言者發(fā)言是否引起共鳴，會議形式地點是否合適，資料是否及時），會議時間評估，與會人員參與會議的狀態(tài)和收獲，會議服務(wù)評估，會議實際費用、成本支出、再度召開時繼續(xù)推進(jìn)與維持的事項。

會議評估工作程序：分析影響會議效果的因素、設(shè)計會議效果評估表、匯總評估結(jié)果。 注意事項：避免欠缺會議記錄，落實不力，得失進(jìn)行總結(jié)，不解散已完成任務(wù)的工作組；與會人員對會議不滿。高效率會議的決定因素：會議要開的短；安排較多的活動使會議獲最大價值；特別注意選擇地點；對與會人員名單要精益求精；請公關(guān)公司籌辦時應(yīng)多看多問；對某會議承辦公司的工作感到滿意時可考慮長期合作；討價還價。

涉外接待原則：不卑不亢、依法辦事、內(nèi)外有別、尊重個人、女士優(yōu)先、入鄉(xiāng)隨俗。禮賓次序:1國家地區(qū)名稱的拉丁字母2具體身份職務(wù)高低3抵達(dá)時間4告知東道主自己決定到訪的具體時間5不排列

禮賓次序確定步驟1確定禮賓次序方案2提前通知有關(guān)各方3按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

涉外迎送儀式要求：1發(fā)出邀請2準(zhǔn)備工作：清楚來訪者的基本情況；外賓飲食愛好宗教禁忌等；擬定訪問日程；安排食宿3善始善終

著裝要求：穿正裝

安排涉外迎送工作程序 1確定迎候人員2準(zhǔn)備迎賓的物品3見面講究禮節(jié)4送行前的拜訪5安排送行儀式

安排涉外會談的要求:充分了解雙方情況；準(zhǔn)備工作要落實到位；會談會見要做好記錄，問題要落實.拜訪要求：拜訪前線電話聯(lián)系；到達(dá)賓館大廳通知對方；初次見面可不送禮物。

會見會談工作程序：1約定2通知對方有關(guān)事項3準(zhǔn)備工作：背景資料，會見場所布置，人員安排4迎接客人5會見會談6送別客人

涉外宴請的原則：宴請環(huán)境要雅致安靜，點菜注意個人飲食習(xí)慣或因宗教信仰而來的忌諱，菜肴要有地方特色，參加宴請的人要講究個人衛(wèi)生、衣裝干凈得體、女士要化妝、不穿白天的工作裝

選擇禮品的注意事項: 1與受禮者的關(guān)系2明確送禮的原因3了解受禮者的特點4經(jīng)濟方面的限定

辦公模式發(fā)生變化的原因:1辦公場地的費用過高，企業(yè)都想方設(shè)法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積創(chuàng)造最高的利益2城市中日益嚴(yán)重的交通擁擠問題和上班的高峰時段的困難，使人們在工作模式上重新安排3高科技的發(fā)展，尤其是通信技術(shù)的改變，使人們的聯(lián)絡(luò)更加方便，不在辦公場所也能相互溝通4企業(yè)自身的發(fā)展更加需求靈活地聘用人力資源，如一些短期項目就不需聘用長期的正式員工5企業(yè)間競爭的加劇，使得企業(yè)不斷壓縮工資費、管理費、旅差費等人工成本6一些企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了改變，需要用人制度相應(yīng)改變7在寬松的社會環(huán)境中，人們希望最大限度地發(fā)揮自己的才干，多做工作，也需要不同企業(yè)實施多種模式的工作方式

不同辦公模式的特點

1在家辦公:優(yōu):節(jié)省辦公室空間和資金,節(jié)省花費的時間,更靈活的管理自己的時間,減少交通的擁擠,污染和費用.缺:需計算機和電話以保持聯(lián)系,有的缺乏適宜的辦公環(huán)境,增加了組織監(jiān)督.管理和控制工作人員工作的難度,同事之間交流減少,減少了與專業(yè)人員及社會的聯(lián)系2彈性時間:優(yōu):時間靈活,更好的安排工作時間,提高效率.缺：難監(jiān)督員工3遠(yuǎn)程工作.優(yōu)：減少總部辦公空間的開銷,工作時間更靈活.缺：加大了對員工監(jiān)督和控制的難度4虛擬辦公.優(yōu)：減少工作空間和辦公用品的耗費,信息能夠存儲、歸檔和通過計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)送.缺：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量,難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密5兼職工作:優(yōu):兼職人員可控制自己的工作時間和多份工作,充分發(fā)揮自己的專長.缺:控制和監(jiān)督員工較難,難以控制工作量及報酬6定期合同制.優(yōu):能靈活聘到優(yōu)秀人員,這些人工作有動力,效率高.缺:難以控制員工對企業(yè)的忠誠,缺乏工作保障7交替工作:優(yōu):能激勵工作人員.缺:交接不當(dāng)，會出現(xiàn)工作混亂8臨時辦公桌.優(yōu):節(jié)省資金也節(jié)省員工的時間.缺:員工缺乏歸屬感,不能得到充足的信息,降低工作效率,也難于被管理。

選擇辦公模式的工作程序1深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問題2根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式3根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度4先在部分部門實行取得經(jīng)驗,逐步推廣新模式 5不斷根據(jù)本企業(yè)特點完善新模式,評估啟用新模式的得失

辦公室布局：開放,封閉式 作用:形成有效率的工作流程；有利于員工工作分配；有利于工作順利完成

設(shè)計辦公室的工作程序1分析不同部門業(yè)務(wù)特點對于辦公條件的要求:面積、空間大小,人員流通的頻率,聲音對辦公效率的影響,需要設(shè)備及家具量的多少2設(shè)計平面圖:指定專人或委托他人設(shè)計平面圖,并證詢各使用部門的意見,根據(jù)意見修改設(shè)計,完善辦公室的功能3選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾:當(dāng)辦公室空間已經(jīng)分配和分開時,辦公區(qū)必須布置家居、安裝設(shè)備和進(jìn)行裝飾4注意采光、溫度和通風(fēng) 改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作程序: 定義→評價→分析→改進(jìn)→實施:

1定義一個需要加以分析和改進(jìn)的流程2評價確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)并對該流程進(jìn)行評價3分析尋找所存在問題和差距的原因4改進(jìn)根據(jù)以上分析提出可行的

改進(jìn)方案5實施改進(jìn)方案 6建議使用改進(jìn)日常辦公事務(wù)工作流程 注意項：1工作流程應(yīng)不受組織性質(zhì)或功能性結(jié)構(gòu)的束縛，工作在其進(jìn)行之處就地完成不擴展至整個組織2流程應(yīng)由職權(quán)明確的專人來負(fù)責(zé)3流程要與其他流程以及客戶需求適當(dāng)結(jié)合4各項流程既相互獨立又在整體上嚴(yán)密不漏避免了重復(fù)工作及不必要的協(xié)調(diào)工作5流程本身要有不斷改善的空間和彈性6復(fù)檢次數(shù)越少越理想 處理突發(fā)事件的原則.1快速反應(yīng)，控制事態(tài)發(fā)展2以人為本，保護(hù)公眾利益3公開透明，真誠面對公眾4重塑形象，置之死地而后生

突發(fā)事件的報告和記錄的必要性及其兩表內(nèi)容 必要性：1作為事故處理的一依據(jù)2作為安全教育的案例資料3便于應(yīng)對各種賠償案件 內(nèi)容《事故情況記錄表》:事故日期;事故地點;事故涉及的人員;事故的證人;事故過程的概述;填寫事故記錄薄的人員簽名.《工作情況報告表》:完成表格人員的姓名、身份;事故涉及人員的姓名、出生日期、住址、職務(wù);發(fā)生事故的日期、地點;事故的細(xì)節(jié)及對事故的看法;進(jìn)行的急救行動和醫(yī)療處理的情況,包括由誰進(jìn)行;必要時還要記錄事故證人的姓名和職務(wù);填寫表格的人員簽名和日期

突發(fā)事件的預(yù)防應(yīng)對措施1以書面形式確定的緊急情況處理程序,其中詳細(xì)地記錄出現(xiàn)火災(zāi)、人員受傷、突發(fā)疾病或發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動時具體處理程序2用上述緊急情況處理程序培訓(xùn)所有工作人員,如健康、安全培訓(xùn)、急救培訓(xùn)、保安人員的特殊培訓(xùn)3張貼顯示有關(guān)的緊急程序,在可利用的地方顯示相應(yīng)得布告,讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名4實行緊急情況模擬演練,如定期進(jìn)行消防演習(xí)或疏散演習(xí)來測試編寫的程序是否合適,并指導(dǎo)員工的應(yīng)對行動5明確各級管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé),一旦有情況,由他們擔(dān)當(dāng)處理6保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理緊急情況,如有報警裝置、滅火器、急救包等7保證定期檢查和更新設(shè)備，如滅火器、急救包、報警裝置的定期檢查和維護(hù)

突發(fā)事件的應(yīng)對措施：1準(zhǔn)備清楚的書面緊急情況處理程序2用這些緊急情況處理程序培訓(xùn)所有人員3在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序4實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序5明確員工在緊急情況下的職責(zé)6保證工作場所受過緊急情況處理培訓(xùn)的人員7保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理情況8保證定期檢查和更新設(shè)備處理突發(fā)事件的工作流程：及早發(fā)現(xiàn)馬上報告并保護(hù)好現(xiàn)場；查找問題的原因；成立臨時指揮中心；控制源頭釜底抽薪；召開新聞發(fā)布會。

※安全檢查 內(nèi)容1.對可預(yù)見的自然災(zāi)害作好科學(xué)預(yù)測分析及時及早預(yù)報 2.對可能發(fā)生的人為事故要多渠道深入了解有關(guān)信息，掌握動向 3.對以前發(fā)生的事件進(jìn)行總結(jié)，制定防范措施。4.對預(yù)測的突發(fā)事件制定應(yīng)急方案 5.將應(yīng)急方案或應(yīng)急程序公示于醒目位置 6.進(jìn)行對突發(fā)事件的培訓(xùn)和演練，掌握必要的知識與技能7.配備相關(guān)設(shè)備和資源8.定期檢查維護(hù)更新設(shè)備和資源，使之處于良好備用狀態(tài)。