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為深入貫徹落實檔案法律法規(guī),增強(qiáng)全社會檔案法制意識,提高檔案管理工作水平,推動全市檔案事業(yè)健康有序發(fā)展,更好地為我市的各項工作服務(wù),市檔案局為此對全市貫徹執(zhí)行《檔案法》情況進(jìn)行了全面的檢查。此次檢查分為自查、檢查、總結(jié)三個階段,現(xiàn)我將本單位的自查報告總結(jié)如下。
一、基本情況和主要做法
(一)機(jī)構(gòu)人員
檔案管理是一項政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作,要認(rèn)真謹(jǐn)慎,稍有差錯整理起來就會是一件很麻煩的事,而且我單位在檔案利用的實踐中也充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用和地位,所以在日常的工作中我單位十分注重分管領(lǐng)導(dǎo)這一塊,對不同的檔案分配有不同的管理人員,對管理檔案的人員要求也十分嚴(yán)格,必須持有工作證才能上班。為了促進(jìn)檔案的更好管理我單位也對檔案人員有相應(yīng)的要求,必須要對自己的工作有年度計劃和總結(jié),以便持久地更好地完善檔案管理工作。
(二)管理制度
俗話說“沒規(guī)矩不成方圓”,不管在任何地方工作都要有相應(yīng)的制度約束,這樣工作才能順利地進(jìn)行。為此我單位制定了許多相關(guān)的管理制度,如文件材料必須嚴(yán)格歸檔、檔案一定要做好保管和保密工作、管理人員必須做到在其位謀其職行其責(zé)等,嚴(yán)格要求檔案管理人員,保證管理工作的順利并有效的進(jìn)行。
(三)整理歸檔
文件的整理歸檔是一個要求很嚴(yán)格的過程,如基建、科技、會計、電子等檔案的整理歸類要符合《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求,不能將文件資料混合,否則查找起來會很麻煩。而我單位的全部檔案都是實行集中統(tǒng)一管理,不允許管理人員或相關(guān)人員私自對文件材料進(jìn)行歸類,所以未出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象,要查找某些相關(guān)文件也能一目了然。
(四)檔案移交
檔案移交就是單位各部門的檔案材料要按時向檔案機(jī)構(gòu)或人員移交,列入進(jìn)館序列單位的檔案要依法向檔案館移交等。這也是一個很重要的環(huán)節(jié),按時移交是要保證我單位的誠信,依法移交是要體現(xiàn)我單位的遵紀(jì)守法,不僅如此,我單位也嚴(yán)格要求相關(guān)人員要做到保質(zhì)保量,不能在移交的文件中出現(xiàn)混亂或是缺失的情況。
(五)保管利用
檔案的保管利用也是一項浩大的工程,各類檔案要有序的保存起來,需要的時候能夠順利地找出來,尤其是一些緊急的檔案。我單位在這方面也做得很好,各類的檔案都有紙質(zhì)檢索工具,歸類文件也有計算機(jī)機(jī)讀目錄,并配有專用的檔案庫房和標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具和相應(yīng)的防盜、防火等設(shè)備,無霉變、損壞等現(xiàn)象;檔案登記的相關(guān)資料也與實際相符,我單位也能做到按時向市檔案局報送《檔案室基本情況年報》,并對相關(guān)檔案的利用有嚴(yán)格的`記錄,以便相關(guān)人員能查詢。
(六)監(jiān)督指導(dǎo)
監(jiān)督指導(dǎo)是一份責(zé)任重大的工作,是整個檔案管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)保障,如果監(jiān)督或指導(dǎo)不利就會直接影響檔案管理的整個工作。在這方面我單位也是十分重視,對監(jiān)督指導(dǎo)的人員也做了嚴(yán)格的要求:日常工作中必須要仔細(xì)謹(jǐn)慎;對檔案管理的各個程序要清楚;對檔案的積累、歸檔等要有一個嚴(yán)密的實施計劃,不能想到什么就做什么,毫無條理等。所以我單位的監(jiān)督指導(dǎo)工作也是做得很到位的。
(七)管理合格
在我單位工作的檔案管理人員及相關(guān)監(jiān)督人員都是經(jīng)過我們認(rèn)真挑選的,有較高的文化素質(zhì)、思想修養(yǎng)和處理各種問題的能力。在日常的工作中大家都是盡心盡力,嚴(yán)格保管自己所負(fù)責(zé)的檔案,沒有丟失、仿造、涂改等情況發(fā)生;我單位對檔案的保密工作也做得很到位,無出賣、轉(zhuǎn)讓國家所有檔案的情況;單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人的監(jiān)督指導(dǎo)工作也做得很好,沒有出現(xiàn)有人私自提供、抄錄、公布、銷毀有關(guān)檔案的情況。
二、存在的問題和改進(jìn)措施
總的來說,我單位檔案管理工作做得還是很不錯的,但任何事情都沒有最好,只有更好;再完美的東西也會有缺陷。在我單位的日常工作中也還是存在著一些問題,但俗話說有壓力才有動力,正是因為有了這些問題的存在,才能促進(jìn)我單位更好地工作。
(一)重視程度有待提高
個別員工對檔案管理工作的重視程度有待提高,認(rèn)為檔案管理就只是不丟失、不外泄,能應(yīng)付外調(diào)、查檔等就行了。對此我單位會加強(qiáng)對員工的檔案管理意識的培養(yǎng),會定期對員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn),讓員工認(rèn)識到檔案管理這份工作的重要性,樹立員工對檔案管理的高度重視意識。
(二)工作激情有待加強(qiáng)
檔案管理也是一份繁雜而較枯燥的工作,在日常工作中有部分員工及負(fù)責(zé)人有時會缺乏工作的激情,雖然是在認(rèn)真工作,但因缺乏工作激情整個工作氛圍就比較低沉,對工作效率和質(zhì)量也有所影響。針對這個問題我單位會不定期組織員工一起搞活動等,就像人們常說的要勞逸結(jié)合,適當(dāng)?shù)刈寙T工們放松心情,然后再工作,讓員工們提高自己的工作激情。
(三)專業(yè)知識有待增強(qiáng)
部分對檔案管理工作充滿激情的員工因所學(xué)的專業(yè)不是這個或是說缺乏實際經(jīng)驗等,工作效率和質(zhì)量始終無法提高。對專業(yè)不對口的員工我單位會制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)方案對他們進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn),增強(qiáng)他們的專業(yè)知識;對缺乏實戰(zhàn)經(jīng)驗的員工我們會給他們提供更多的實踐機(jī)會,并支配經(jīng)驗豐富的工作人員對他們進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)。這樣雙管齊下,以增強(qiáng)他們的專業(yè)知識,進(jìn)一步提高工作能力,為以后檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。
總之,在以后的工作中我單位的所有員工都會在保持現(xiàn)狀的前提下加倍的努力,做到更加科學(xué)規(guī)范的管理檔案,為我市各項工作的順利進(jìn)行打好基礎(chǔ),并嚴(yán)格要求自己做一個讓領(lǐng)導(dǎo)相信、國家放心,讓人民滿意的檔案工作管理人員。