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1目的及適用范圍
1.1厲行節(jié)約，杜絕浪費，物盡其用;
1.2公司所有辦公用品的申購、領(lǐng)用、發(fā)放等相關(guān)事項均適用于本辦法;
2管理組織
2.1公司行政部負責公司辦公用品、耗材的采購、保管、發(fā)放、費用分攤及報銷
2.2各部門根據(jù)行政部領(lǐng)用標準提報并領(lǐng)取使用;
3管理內(nèi)容
3.1辦公用品的申請
3.1.1各部門指定專人負責辦公用品及耗材管理，在每月5日前根據(jù)本部門需要及《部門辦公用品金額標準》(附件1)，填寫《辦公用品---月領(lǐng)用申請單》(附件2)，經(jīng)過部門領(lǐng)導同意后，轉(zhuǎn)行政部。其中《部門辦公用品金額標準》由各公司根據(jù)當?shù)厍闆r自行確定，報行政總監(jiān)批準。
3.1.2行政部資產(chǎn)管理專員根據(jù)個人辦公領(lǐng)用標準(公司自定，報總部行政部備案，并不斷優(yōu)化提高)及辦公用品庫存情況，確認各部門領(lǐng)用數(shù)量，填寫《辦公用品需求匯總單》(附件3)，報行政總監(jiān)同意后，轉(zhuǎn)采購專員組織采購進貨。
3.2辦公用品購置
3.2.1采購專員購買到位后組織驗收，辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》(附件4)。
3.2.2辦公用品原則上由行政部統(tǒng)一采購。
3.2.3財務(wù)專用辦公用品由財務(wù)部自行執(zhí)行采購，但申購、入出庫手續(xù)必須遵守行政審批規(guī)定。
3.3辦公用品的入庫
3.3.1資產(chǎn)管理專員根據(jù)《入庫單》所列物品與所需采購物品核對，并清點入庫，填寫《辦公用品庫存臺帳》(附件6)。
3.3.2資產(chǎn)管理專員應(yīng)每月對庫存辦公用品進行盤點，做到帳物相符。
3.4辦公用品的領(lǐng)用保管
3.4.1資產(chǎn)管理專員在入庫完成后，聯(lián)系各部門辦公用品領(lǐng)用人領(lǐng)取。
3.4.2屬于需臨時支領(lǐng)的辦公用品，行政部按定額標準核定后領(lǐng)取，辦理出庫手續(xù)，填寫出庫單。
3.4.3對于大件器具類辦公用品，行政部應(yīng)本著多人合用原則組織領(lǐng)用;同時確定使用人。
3.4.4如因工作調(diào)動或離職，須按公司規(guī)定將個人保管的所有辦公用品(耗材除外)全部交回行政部，需要本部門繼續(xù)留用的，確定使用人報行政，便于行政跟蹤辦公用品的使用情況。
3.5機器耗材(配件)管理
3.5.1耗材、配件申請領(lǐng)用同辦公用品，可在每月《辦公用品------月領(lǐng)用申請單》中的填寫。
3.5.2計算機配件如鍵盤、鼠標等出現(xiàn)故障需要更換的，確認不能維修的，可到行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)，并將已壞配件歸還行政部。
3.5.3對于打印機、傳真機耗材，各部門應(yīng)本著節(jié)約原則，提前作出需求計劃，通知行政部;同時行政部作為管理部門，應(yīng)對相應(yīng)耗材的使用情況有詳細了解，對于常用、耗費量大的物件作合理庫存。
3.5.4資產(chǎn)管理專員對以上機器耗材(配件)同時也應(yīng)建立臺帳進行管理。
3.6辦公用品及耗材的盤點及費用分攤
3.6.1資產(chǎn)管理專員每月末應(yīng)對庫存物品進行盤點，保證庫房物品帳務(wù)相符。
3.6.2資產(chǎn)管理專員在每月30日前應(yīng)對辦公用品、耗材按各部門領(lǐng)用情況，將費用分解到各部門，進行費用核定，填寫《辦公用品、耗材報表》(附件7)，明確各部門費用。同時行政部將《辦公用品、耗材報表》中的各部門費用抄送各部門負責人。
3.7庫房管理：庫房物品必須擺放整齊，非庫房人員，未經(jīng)許可不得進入庫房。
3.8報銷：行政部采購人員以《物品申購單》、《入庫單》、《辦公用品、耗材報表》作為報銷依據(jù)進行報銷。
3.9相關(guān)說明
3.9.1對于不能按時提報辦公用品月度申請表的部門，行政部有權(quán)認為該部門當月無辦公用品申請，不予采購相應(yīng)用品。
3.9.2部門申請金額超過計劃標準，行政部有權(quán)取消相應(yīng)金額的申請數(shù)量。
4附表
4.1 《部門辦公用品金額標準》
4.2 《辦公用品------月領(lǐng)用申請單》
4.3 《辦公用品需求匯總單》
4.4 《入庫單》
4.5 《辦公用品(耗材)庫存臺帳》
4.6 《辦公用品、耗材報表》
