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一、大型活動(dòng)的定義
大型活動(dòng)策劃是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織眾多人參與的社會(huì)協(xié)調(diào)活動(dòng)。這一定義要把握三個(gè)重要概念:
第一,大型活動(dòng)要有鮮明的目的性。大型活動(dòng)往往耗費(fèi)很多資源,包括人力、物力。如一個(gè)產(chǎn)品要進(jìn)入一個(gè)中心城市,恐怕要花數(shù)百萬元的傳播費(fèi)用。我們最近在深圳為山西一個(gè)公司做上市公關(guān),費(fèi)用開支達(dá)數(shù)百萬元。這樣大的花費(fèi),為什么還要組織這樣的大型活動(dòng)呢?當(dāng)然是為了企業(yè)的傳播需要,為了吸引更多的人去購買他的股票,這是大型活動(dòng)的目標(biāo)。沒有目的而耗費(fèi)資金做活動(dòng)是不可能的,目的不鮮明也是不值得的。我們經(jīng)常遇到這樣一些廠家,看到人家公司慶典活動(dòng),他也要做慶典活動(dòng),而且要求活動(dòng)更熱鬧,規(guī)模更大、規(guī)格更高,但不知為什么,在活動(dòng)中要傳播什么信息也不清楚,顯然沒有目的性。
第二,要有計(jì)劃性。凡事都應(yīng)有計(jì)劃,大型活動(dòng)更不例外,而且更要求有周密的計(jì)劃。
第三,眾多人參與是大型活動(dòng)重要的概念。既然是大型活動(dòng),就應(yīng)該有眾多的人參與,但并不是參與人數(shù)多就是大型活動(dòng)。一個(gè)單位有一萬個(gè)職工,要開一個(gè)全體大會(huì),也是眾多人參與,你能說這是大型活動(dòng)嗎?大型活動(dòng)和小型活動(dòng)的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量,而是在于活動(dòng)的社會(huì)化程度。
二、大型活動(dòng)的特點(diǎn)
1、必須有鮮明的目的性。不是一般的目的,而應(yīng)該是圍繞整個(gè)組織機(jī)構(gòu)的組織形象策略和近期公關(guān)目標(biāo)而確立的目的。我們在一些院校討論這個(gè)問題的時(shí)候,很多學(xué)生喜歡問:假如一個(gè)機(jī)構(gòu)的公關(guān)目標(biāo)跟社會(huì)需求發(fā)生矛盾時(shí),你作為該機(jī)構(gòu)的公關(guān)顧問,應(yīng)該怎樣處理這個(gè)問題?其實(shí)這樣的問題非常簡單,一個(gè)組織的形象只有永遠(yuǎn)與社會(huì)協(xié)調(diào)同步,才有可能在社會(huì)環(huán)境中樹立起它的良好組織形象,如果靠欺騙的手法,即使一時(shí)占領(lǐng)了銷售市場,或者說提高了市場占有率,但最終還是要退出這個(gè)市場的。
國內(nèi)過去有這樣一個(gè)案例:商場為了促銷,組織工作人員提著商品,在商場里走來走去,這絕對(duì)不符合我們公關(guān)的職業(yè)道德,這是一種欺騙行為,對(duì)樹立企業(yè)的良好形象絕沒有好處。因此,活動(dòng)的'目的性應(yīng)該站在社會(huì)綜合的立場上,并不僅僅是站在我們某一個(gè)企業(yè)的立場上。
2、廣泛的社會(huì)傳播性。公關(guān)的大型活動(dòng)本身就是一個(gè)傳播媒體,其作用像一個(gè)大眾傳播媒介,只不過這個(gè)傳播媒介在大型活動(dòng)沒有組織之前是不發(fā)生傳播作用的,一旦這個(gè)活動(dòng)開展起來,就能產(chǎn)生良好的傳播效果,我們還應(yīng)該注意到活動(dòng)本身吸引了公眾與媒介的參與,因此,大型活動(dòng)的信息是通過媒介或者是通過公眾傳播的,這是我們在策劃大型活動(dòng)的過程中必須考慮到一個(gè)很重要的特點(diǎn)。
3、嚴(yán)密的操作性。在組織大型活動(dòng)的過程中,給我們成功與失敗的機(jī)會(huì)只有一次。因?yàn)榇笮突顒?dòng)不同拍電影、電視,拍電影、電視能拍三、四組鏡頭,最后再重新編輯,但是策劃大型活動(dòng)每一次都是現(xiàn)場直播,一旦出現(xiàn)失誤就無法彌補(bǔ)了。在這方面我們有一個(gè)比較深刻的教訓(xùn)。香港回歸以前,我們在廣州做過一個(gè)穗、港、澳青年大聯(lián)歡活動(dòng),按原策劃準(zhǔn)備在開幕式上進(jìn)行三地青年代表交換三地旗幟的儀式,以示交往的開始,這個(gè)信息也早已在媒體上發(fā)布,結(jié)果到開會(huì)時(shí),工作人員把交換的旗幟忘記帶到會(huì)場,再回去取為時(shí)已晚,會(huì)議只好臨時(shí)取消了這個(gè)儀式。那時(shí)候這是一個(gè)非常敏感的時(shí)期,問題一發(fā)生就受到媒介的關(guān)注,尤其是香港媒介,他們關(guān)心是不是政策發(fā)生了變化?由于工作人員的一時(shí)疏忽造成了失誤是一件非常遺憾的事情。在一些個(gè)案中,因?yàn)榕e辦大型活動(dòng)而導(dǎo)致釀成傷亡事故是不少的,丹麥在20xx年中舉辦了一個(gè)音樂會(huì),就變成了一個(gè)8人死亡、20多人受傷的慘案。成都5月份因?yàn)槭┓艔V告汽球,使8架本應(yīng)在成都降落的飛機(jī)在其他城市迫降。報(bào)紙上也經(jīng)常有這方面的報(bào)道:某某個(gè)活動(dòng)由于管理不善發(fā)生人員傷亡或重大財(cái)產(chǎn)損失,這個(gè)活動(dòng)的策劃人員、組織人員或領(lǐng)導(dǎo)者因此被撤職或判刑。所以,大型活動(dòng)的策劃與實(shí)施的周密性,絕對(duì)不能掉以輕心。
4、高投資性。一個(gè)大型活動(dòng)往往要投入的資金和費(fèi)用都是比較大的,絕對(duì)不可能用很少的資金做出很大的活動(dòng)。我們可以提倡一個(gè)銅板掰成兩個(gè)甚至是多個(gè)來花的精神,但高投資是最基本的特點(diǎn)。如果不是特別的需要,一般不要?jiǎng)虞m使用大型活動(dòng)的手段。
三、大型活動(dòng)策劃
從程序上說,大型活動(dòng)策劃和實(shí)施,要完全按照公關(guān)四步工作法的要求執(zhí)行:
第一、立項(xiàng),就是要把活動(dòng)作為一個(gè)項(xiàng)目確定下來,這個(gè)活動(dòng)要不要做?為什么做?一定要很清晰。
第二、進(jìn)行調(diào)查和可行性研究。做調(diào)查,大家很清楚,不詳細(xì)闡述,但大型活動(dòng)策劃調(diào)查有其特殊性,例如調(diào)查的內(nèi)容:國家關(guān)于大型活動(dòng)方面的政策和法規(guī)、公眾關(guān)注的熱點(diǎn)、歷史上同類個(gè)案的資訊、場地狀況和時(shí)間的選擇性,都是調(diào)查的內(nèi)容。
可行性研究,是一個(gè)十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動(dòng)的社會(huì)適應(yīng)性,包括社會(huì)環(huán)境和目標(biāo)公眾的適應(yīng)性。財(cái)力適應(yīng)性、效益的可行性。從效益的角度考慮,做這樣的活動(dòng)是否有利于我們宣傳方面節(jié)省費(fèi)用?如果我投放媒介做廣告,比做大型活動(dòng)更有效,大型活動(dòng)就不一定做了。還有社會(huì)物質(zhì)水平的適應(yīng)性,大型活動(dòng)需要?jiǎng)佑迷S多社會(huì)物質(zhì),許多創(chuàng)意也需要物質(zhì)的支持,因而需要策劃人員把握現(xiàn)代科研成果。最后一個(gè)是應(yīng)急能力的適應(yīng)研究性,需要那些應(yīng)變措施?如戶外活動(dòng)要考慮天氣的情況,野外活動(dòng)考慮更多的是安全設(shè)施問題,這些都是我們要進(jìn)行可行性研究的范疇。
第三、提煉主題,進(jìn)行創(chuàng)意。除了個(gè)人創(chuàng)意外,我們要特別強(qiáng)調(diào)群體創(chuàng)意的概念。我不贊成個(gè)人策劃大師的提法,當(dāng)今的時(shí)代已經(jīng)不像三國演義時(shí)代要有一個(gè)諸葛孔明,靠一個(gè)人拈指算出什么妙計(jì)來,而是靠不同學(xué)科的組合群體策劃。所以中山大學(xué)請我給他們學(xué)生講策劃的時(shí)候,他們原來做案例作業(yè)是要求每個(gè)學(xué)生一人做一個(gè)整體的案例策劃書,我說能不能改一改,變成以一個(gè)小組的方式進(jìn)行策劃?他們改了三年,效果很好。這不是泯滅個(gè)人的創(chuàng)意,集體創(chuàng)意的過程也始終貫穿著個(gè)人的創(chuàng)意過程,作為現(xiàn)代策劃,需要的是多個(gè)學(xué)科的綜合和集體的智慧,而不是某個(gè)大師的杰作。
第四,方案論證。方案不僅要有論證,而且要有科學(xué)的論證,方案論證通常使用定位式優(yōu)選法,輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點(diǎn)移植法。
四、操作實(shí)施過程應(yīng)注意的問題
1、實(shí)施操作設(shè)計(jì)。從我個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)和研究的結(jié)果看,我們應(yīng)該非常重視實(shí)施方案的操作設(shè)計(jì)。我們看到一些單位組織的活動(dòng),甚至是專業(yè)機(jī)構(gòu)承接的活動(dòng),都存在這樣的問題:創(chuàng)意很好,但是由于缺乏操作設(shè)計(jì),在操作過程中出現(xiàn)很多問題,違背了原創(chuàng)精神或者沒有達(dá)到原創(chuàng)水平。所以,在原則方案確定以后,還要進(jìn)一步進(jìn)行操作設(shè)計(jì),操作設(shè)計(jì)必須包括比較準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)預(yù)算,因?yàn)楹芏鄦挝蛔龌顒?dòng),預(yù)算做100萬,最后花了160萬,從現(xiàn)代管理考核這個(gè)活動(dòng),就不能說是成功的。
2、辦理審批手續(xù)。有人覺得辦審批很繁瑣,怕麻煩。但在實(shí)際工作中,我們應(yīng)該希望得到有關(guān)單位的審批。這里給大家講一個(gè)案例,廣州某單位曾做過一個(gè)敬老活動(dòng),本來是很好的事情,找了很多贊助單位,包括一個(gè)煙花廠贊助了煙花。當(dāng)時(shí)雖然廣州還沒有規(guī)定在城市放煙花要經(jīng)過審批,但在公眾場所進(jìn)行活動(dòng)必須經(jīng)過審批。這個(gè)單位是一個(gè)局級(jí)單位,他們認(rèn)為有權(quán)在自己的場地上做敬老活動(dòng),就沒有向有關(guān)單位報(bào)批。活動(dòng)辦得很熱鬧,有文藝節(jié)目演出,有很多贊助單位給老人送禮品,最后放煙花,但煙花一放,遭到了公安機(jī)關(guān)的追究,為什么?因?yàn)樗麤]有辦審批手續(xù),也缺乏民航管理規(guī)范知識(shí),在飛機(jī)航線上放煙花,無論如何都是違法的。
3、實(shí)施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識(shí),只有程序化實(shí)施,才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理,因而實(shí)施設(shè)計(jì),重要的是設(shè)計(jì)出操作的規(guī)范程序。
4、方案培訓(xùn)。在大型活動(dòng)里,假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖,他們就不能為大型活動(dòng)策略實(shí)施提供建設(shè)性的勞動(dòng),因而需要對(duì)工作人員進(jìn)行方案培訓(xùn),只有知情才能出力。
5、設(shè)計(jì)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。一個(gè)大型活動(dòng)的評(píng)估應(yīng)該有一個(gè)準(zhǔn)確的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)?,F(xiàn)在很多方案做好以后,往往忽略做評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)方案,包括我們的客戶很少要求我們做評(píng)估方案,更不愿意付出費(fèi)用,讓專業(yè)公司給他做評(píng)估報(bào)告。我覺得評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)該在我們策劃的時(shí)候把它設(shè)計(jì)出來,這樣可以讓客戶在完成這個(gè)方案以后,根據(jù)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)作出科學(xué)評(píng)估。
五、策劃的技巧
策劃的技巧很多,今天只討論兩種方法。
一是創(chuàng)造活動(dòng)的“眼”,“眼”的概念是從文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出來的。我們上中學(xué)時(shí)讀過朱自清的散文《背影》,他用白描的手法寫出父親買橘子的一段,是最具傳神的地方,這就是文眼。我們唱歌的朋友知道,有很多歌你可能不會(huì)全部唱出,但是你一聽就能記下一兩句,你記下的就是最精彩之處,說明了這是最具有傳播性的地方,這就是歌眼所在。大型活動(dòng)策劃同樣需要?jiǎng)?chuàng)造這樣一個(gè)非常精彩的地方,要有高潮,要把這個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)得更有傳播性,這是大型活動(dòng)創(chuàng)意的核心和關(guān)鍵。
二是應(yīng)該有一個(gè)比較能夠表達(dá)我們主題的氛圍設(shè)計(jì),今天大家在大會(huì)會(huì)場看到大會(huì)主題形象宣傳板,很清晰,而且它有中英文,這些宣傳板帶出這次大會(huì)主題氛圍,也帶出了國際公共關(guān)系交流的概念,這是很用心思的策劃。我們應(yīng)該重視通過場地的設(shè)計(jì),氣氛的設(shè)計(jì),把活動(dòng)的主題氛圍帶出來,這點(diǎn)往往有很多人不太重視,他們只考慮某一個(gè)活動(dòng)環(huán)節(jié)上的創(chuàng)意,而忽略了場地上的創(chuàng)意。
在大型活動(dòng)的策劃和實(shí)施過程中,還有很多技巧可以利用,只要我們不斷總結(jié)提高,就一定能創(chuàng)作出更多、更有影響力的大型活動(dòng)。