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第一篇：工程檔案管理實(shí)施方案

南京二期工程 檔案管理實(shí)施方案

為認(rèn)真貫徹落實(shí)《二期工程建設(shè)檔案管理辦法》和《二期建設(shè)工程竣工文件編制辦法》，強(qiáng)化對項(xiàng)目文件的過程控制能力，確保項(xiàng)目檔案齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、系統(tǒng)規(guī)范，真正做到檔案管理與工程建設(shè)同步推進(jìn)、紙質(zhì)檔案與電子檔案同步建立、檔案應(yīng)用與工程管理同步見效，針對檔案管理，特制定以下具體實(shí)施方案。

一、總體思路

堅持項(xiàng)目檔案全過程管理理念，遵循“誰主管誰負(fù)責(zé)”、“管生產(chǎn)必須管檔案”的原則，以落實(shí)項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制為核心，以建立健全管理制度為抓手，以強(qiáng)化事前介入、事中控制、事后檢查、驗(yàn)收把關(guān)等多環(huán)節(jié)控制為主線，創(chuàng)新實(shí)踐檔案管理工作新思路、新模式、新方法，提升項(xiàng)目檔案管理水平，使項(xiàng)目檔案管理工作與工程建設(shè)同等重視、同步推進(jìn)、同步落實(shí)，實(shí)現(xiàn)“建精品工程，創(chuàng)精品檔案”的工作目標(biāo)。并以項(xiàng)目檔案工作的規(guī)范開展促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目管理工作的優(yōu)化提升，更好地為項(xiàng)目建設(shè)與管理服務(wù)。

二、檔案管理組織體系及職責(zé)

檔案管理組織體系是檔案管理責(zé)任制運(yùn)行的根本保障，組織體系須充分體現(xiàn)科學(xué)性、合理性和效能性。二期工程檔

1 案管理組織體系分為三級：

（一）檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組

領(lǐng)導(dǎo)小組由指揮部分管檔案工作的副總指揮擔(dān)任組長，各處室主要負(fù)責(zé)人為成員。主要職責(zé)為：全面部署和領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)檔案管理實(shí)施工作，審定檔案管理制度，研究決策檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問題，審查歸檔資料，組織檔案專項(xiàng)驗(yàn)收等。

（二）檔案管理工作辦公室

檔案管理工作辦公室是領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)的日常辦事機(jī)構(gòu)，設(shè)在指揮部辦公室，下設(shè)檔案室。指揮部辦公室主要負(fù)責(zé)人為檔案管理工作辦公室負(fù)責(zé)人，各處室分管負(fù)責(zé)人和檔案管理員為成員。主要職責(zé)為：指導(dǎo)和推進(jìn)落實(shí)檔案管理實(shí)施工作，制定指揮部檔案管理制度，檢查項(xiàng)目部檔案管理制度，組織培訓(xùn)交流活動，組織開展專項(xiàng)檢查等過程控制活動，檢查歸檔資料的真實(shí)性和完整性，承擔(dān)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的準(zhǔn)備工作等。

（三）項(xiàng)目部檔案管理工作小組

項(xiàng)目檔案管理實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制。各施工、監(jiān)理項(xiàng)目部進(jìn)駐現(xiàn)場后必須及時成立檔案管理工作小組，項(xiàng)目經(jīng)理任組長，分管經(jīng)理和檔案管理員為成員。主要職責(zé)為：學(xué)習(xí)落實(shí)指揮部頒發(fā)的檔案管理制度，制定項(xiàng)目部檔案管理制度，落實(shí)檔案管理實(shí)施工作，事先建立檔案文件體系并確保文件及時歸檔，配合開展各項(xiàng)檢查工作并及時整改，完成竣工文件組卷及自審，協(xié)助進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作等。每個項(xiàng)目部

2 必須設(shè)專職檔案管理員1名，并根據(jù)工程量的大小配備足夠數(shù)量的檔案管理專兼職人員。要求選派責(zé)任心強(qiáng)、有一定工作能力和經(jīng)驗(yàn)的人員承擔(dān)檔案管理工作，項(xiàng)目部應(yīng)建立激勵機(jī)制，給予稱職的檔案管理員一定的報酬和獎勵。

檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組將定期和不定期地召開工作會議，聽取檔案管理工作辦公室的匯報，研究部署檔案管理推進(jìn)工作。檔案管理辦公室定期召開工作會議、經(jīng)驗(yàn)交流會議和專題研討會議，總結(jié)推廣好經(jīng)驗(yàn)、好做法，分析研究檔案管理面臨的問題，并制定對策措施。項(xiàng)目部檔案管理工作小組定期召開工作會議，檢查檔案管理實(shí)施工作落實(shí)情況，并及時向檔案管理工作辦公室上報總結(jié)報告。

三、檔案管理制度體系

檔案管理制度體系是檔案管理運(yùn)行的重要載體和基礎(chǔ)，制度體系須充分體現(xiàn)完整性、實(shí)用性和指導(dǎo)性。二期工程檔案管理制度體系分為二個層面：

（一）指揮部層面檔案管理制度體系

指揮部需重點(diǎn)抓好以下幾個部分的職責(zé)和制度的建立、修改和完善：1、檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案管理工作辦公室職責(zé)；2、檔案管理員工作職責(zé)；3、檔案管理辦法；4、竣工文件編制辦法；5、檔案管理實(shí)施方案；6、培訓(xùn)交流制度；7、監(jiān)督檢查和整改制度；8、考核獎懲制度；9、檔案專項(xiàng)驗(yàn)收制度；10、其他與檔案工作全部流程相關(guān)聯(lián)和配套的各項(xiàng)管理制度。

3 （二）項(xiàng)目部層面檔案管理制度體系

施工、監(jiān)理項(xiàng)目部需重點(diǎn)抓好以下幾個部分的職責(zé)和制度的建立、修改和完善：1、檔案管理工作小組職責(zé)；2、組長（項(xiàng)目經(jīng)理）、分管經(jīng)理、檔案管理員工作職責(zé)；3、檔案工作流程和管理制度；4、自檢制度；5、考核獎懲制度；6、其他與檔案工作全部流程相關(guān)聯(lián)和配套的各項(xiàng)管理制度。

指揮部對修改完善后的制度將以文件形式下發(fā)，項(xiàng)目部修改完善后的制度須在進(jìn)場后的15日內(nèi)報檔案管理工作辦公室備案審查。項(xiàng)目部須組織相關(guān)人員開展學(xué)習(xí)研討活動，讓每一個相關(guān)人員都能熟悉了解所在崗位的檔案管理職責(zé)、檔案工作流程、相關(guān)管理制度規(guī)定和責(zé)任要求。

檔案管理工作辦公室和各項(xiàng)目部需建立檔案管理制度體系更新完善制度。一方面，當(dāng)國家相關(guān)法律法規(guī)發(fā)生調(diào)整變化或上級提出新的相關(guān)管理要求時，當(dāng)項(xiàng)目部組織結(jié)構(gòu)、管理模式等發(fā)生調(diào)整變化時，都需對檔案管理制度體系及時進(jìn)行更新完善；另一方面，制度體系也必須在運(yùn)行實(shí)踐中不斷加以補(bǔ)充、修訂和豐富完善。

四、檔案管理運(yùn)行體系

檔案管理運(yùn)行體系是檔案管理相關(guān)制度能否落實(shí)的關(guān)鍵，運(yùn)行體系須充分體現(xiàn)針對性、全面性和強(qiáng)制性，涵蓋檔案工作的各個環(huán)節(jié)。二期工程檔案管理運(yùn)行體系包括六個方面：

（一）通過合同約束強(qiáng)化檔案管理工作

4 指揮部在編制招標(biāo)文件時，以建設(shè)項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量與工程實(shí)體建設(shè)質(zhì)量同等重視、目標(biāo)要求一致、考核措施一致為原則，將嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、科學(xué)地開展檔案管理工作作為體現(xiàn)投標(biāo)人管理水平的重要組成部分納入特殊條款中，并在評標(biāo)分值設(shè)置中占有一定比重，以此強(qiáng)化投標(biāo)人對檔案管理工作重要性的認(rèn)識。

建立檔案保證金制度，在招標(biāo)文件和合同中明確規(guī)定建設(shè)項(xiàng)目檔案保證金條款和數(shù)額，以及返還條件。要求監(jiān)理項(xiàng)目部把檔案管理工作納入監(jiān)理工作程序和內(nèi)容，既監(jiān)理工程質(zhì)量，同時也監(jiān)理項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)指導(dǎo)和交流

各項(xiàng)目部對指揮部下發(fā)的檔案管理制度須及時組織學(xué)習(xí)，并深刻領(lǐng)會。檔案管理工作辦公室在項(xiàng)目部進(jìn)場后的15日內(nèi)將組織開展集中培訓(xùn)活動，分管經(jīng)理和檔案管理員必須參加。培訓(xùn)內(nèi)容包括國家、省市、行業(yè)有關(guān)檔案管理法律法規(guī)和指揮部頒布的各項(xiàng)制度，竣工文件結(jié)構(gòu)劃分、編制要求和組卷格式，檔案工作實(shí)施方案等。培訓(xùn)方式采取授課和交流相結(jié)合的方式，根據(jù)實(shí)際需要，聘請檔案管理專家傳授知識和經(jīng)驗(yàn)，并進(jìn)行互動交流。培訓(xùn)時間以參加培訓(xùn)人員掌握檔案管理工作要點(diǎn)，能正常開展檔案管理工作為止。要求參加培訓(xùn)人員積極準(zhǔn)備，認(rèn)真聽課，大膽提問，確保培訓(xùn)活動達(dá)到提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的效果。

項(xiàng)目部在檔案工作實(shí)施過程中遇到問題和難題時，須及時與檔案管理工作辦公室聯(lián)系，檔案管理工作辦公室將及時

5 給予指導(dǎo)。同時，檔案管理工作辦公室需增強(qiáng)主動服務(wù)意識，經(jīng)常深入項(xiàng)目部進(jìn)行調(diào)研，組織交流活動，釋疑解惑，并推廣好經(jīng)驗(yàn)、好做法。

鼓勵檔案管理人員參加檔案管理機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)班、學(xué)術(shù)講座、學(xué)術(shù)會議，開展業(yè)務(wù)調(diào)研和考察，并將新規(guī)定、好方法及時反饋檔案管理工作辦公室，以便進(jìn)一步提高項(xiàng)目檔案管理整體水平。

（三）建立項(xiàng)目檔案“預(yù)立卷”制度

“預(yù)立卷”是指項(xiàng)目實(shí)施前，按照規(guī)定的歸卷?xiàng)l款建立系列卷盒，并將項(xiàng)目實(shí)施前和實(shí)施中辦理完畢的文件及時歸入相應(yīng)卷盒的工作。實(shí)行“預(yù)立卷”制度，可以預(yù)見性地做好平時文件暫存管理工作，避免文件缺失遺漏，極大地減輕項(xiàng)目后期文件整理組卷和歸檔工作量。

“預(yù)立卷”的關(guān)鍵在于按照相應(yīng)的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)確定文件結(jié)構(gòu)體系。指揮部頒布的竣工文件編制辦法明確了竣工文件分為工程準(zhǔn)備階段文件、招投標(biāo)文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件、科研文件等七個部分，并確定了部分、卷、冊、分冊、輯等五級結(jié)構(gòu)體系及編號。

按照文件結(jié)構(gòu)體系及編號，檔案管理工作辦公室承擔(dān)工程準(zhǔn)備階段文件、招投標(biāo)文件、竣工驗(yàn)收文件、科研文件等四個部分文件的卷盒建立工作，施工項(xiàng)目部承擔(dān)施工文件、竣工圖等二個部分文件的卷盒建立工作，監(jiān)理項(xiàng)目部承擔(dān)監(jiān)理文件的卷盒建立工作。

由于項(xiàng)目施工標(biāo)段較多，標(biāo)準(zhǔn)不一、文件復(fù)雜，因此竣

6 工文件編制辦法中對施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖等文件的結(jié)構(gòu)分解只到“冊”層級。要求施工項(xiàng)目部按照文件結(jié)構(gòu)體系和編號，根據(jù)實(shí)際情況，在進(jìn)場后的1個月內(nèi)完成施工文件和竣工圖文件結(jié)構(gòu)體系的向下分解和編號，建立相應(yīng)系列卷盒，明確每個卷盒內(nèi)的文件名，并及時報監(jiān)理審核、檔案管理工作辦公室審定。同理，要求監(jiān)理項(xiàng)目部完成監(jiān)理文件結(jié)構(gòu)體系的向下分解和編號，建立卷盒，報檔案管理工作辦公室審定通過后執(zhí)行。

檔案管理員對辦理完畢的文件須及時進(jìn)行收集、登記、整理，并歸入相應(yīng)的卷盒中。檔案管理工作辦公室將對卷盒的建立和平時歸卷情況進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，項(xiàng)目經(jīng)理須將檔案管理工作納入日常管理工作中。在歸卷運(yùn)行中，項(xiàng)目部可根據(jù)實(shí)際情況對預(yù)立卷類目進(jìn)行調(diào)整，但調(diào)整后的類目須報檔案管理工作辦公室審定批準(zhǔn)。

（四）推行項(xiàng)目檔案“首件制”

項(xiàng)目檔案“首件制”是指通過對首件案卷完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性的確認(rèn)，發(fā)揮首件案卷的示范作用，帶動、推進(jìn)和保障后續(xù)案卷質(zhì)量的一種做法。后續(xù)案卷質(zhì)量不能低于首件案卷標(biāo)準(zhǔn)。

各項(xiàng)目部通過執(zhí)行 “預(yù)立卷”制度，在整理、歸卷形成完整的首件案卷并完成自檢后，報監(jiān)理和檔案管理工作辦公室審核、審定。檔案管理工作辦公室在審查首件案卷符合竣工文件編制辦法中的編制要求后，簽發(fā)《首件案卷確認(rèn)書》。如不符合要求，則提出整改意見并給予指導(dǎo)，項(xiàng)目部完成整

7 改后，再報監(jiān)理和檔案管理工作辦公室審核、審定。確認(rèn)后的首件案卷，作為其他案卷的歸卷樣本。

（五）強(qiáng)化項(xiàng)目文件的過程檢查和竣工文件的分級審查 檔案管理員在收集、整理項(xiàng)目文件時，必須強(qiáng)化自檢力度，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保歸卷文件符合編制要求。施工項(xiàng)目部提交的工作報告中必須包含歸卷文件自檢結(jié)果。監(jiān)理項(xiàng)目部須將對施工項(xiàng)目部歸卷文件的檢查納入日常監(jiān)理范圍，發(fā)現(xiàn)問題及時下達(dá)整改通知書，每月提交的監(jiān)理報告除包含本部門歸卷文件自檢結(jié)果外，必須說明對施工項(xiàng)目部歸卷文件的檢查結(jié)果。檔案管理工作辦公室每月組織一次專項(xiàng)檢查，根據(jù)需要邀請外部專家參加，檢查內(nèi)容包括：項(xiàng)目部組織體系運(yùn)行情況，管理制度執(zhí)行情況，歸卷文件的及時性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，問題整改落實(shí)情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題下達(dá)整改通知書，檢查結(jié)果通報各項(xiàng)目部。

施工文件、竣工圖等竣工文件審查實(shí)行“四級審查制”，即施工單位自審、監(jiān)理單位復(fù)審、指揮部審查、竣工驗(yàn)收委員會終審；監(jiān)理文件實(shí)行“三級審查制”，即監(jiān)理單位自審、指揮部審查、竣工驗(yàn)收委員會終審；其他竣工文件實(shí)行“二級審查制”，即指揮部自審、竣工驗(yàn)收委員會終審。在指揮部審查通過后，各項(xiàng)目部須及時向指揮部移交全套案卷。在竣工驗(yàn)收委員會終審前，指揮部將邀請專家對項(xiàng)目檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，并召開檔案工作專項(xiàng)會議，查漏補(bǔ)缺，及時整改，確?？⒐n案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

（六）嚴(yán)格考核獎懲制度

8 各項(xiàng)目部須建立分級管理的檔案責(zé)任制考核獎懲制度，將考核獎懲工作常態(tài)化，考核結(jié)果應(yīng)與相關(guān)責(zé)任人的榮譽(yù)和經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。

指揮部檔案管理工作辦公室除建立檔案管理考核指標(biāo)體系外，將根據(jù)工程推進(jìn)情況和檔案管理工作實(shí)際，組織開展專項(xiàng)競賽創(chuàng)優(yōu)活動，同時在制定工程勞動競賽目標(biāo)、節(jié)點(diǎn)目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)等過程中增加檔案管理內(nèi)容，將檔案檢查結(jié)果與工程評優(yōu)考核掛鉤。

對在檔案管理工作中作出突出貢獻(xiàn)的項(xiàng)目部和個人，指揮部將給予適當(dāng)?shù)谋碚门c獎勵，出具業(yè)績證明。對違反相關(guān)規(guī)定，檔案質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，且整改不及時、不到位的項(xiàng)目部和責(zé)任人，將給予通報批評，并按規(guī)定給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。對于特別嚴(yán)重的，將不予返還保證金。

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第二篇：檔案管理實(shí)施活動方案

一、3月份開始對分局20--年度檔案資料進(jìn)行整理、收集、匯總、錄入、立卷。

二、繼續(xù)完善20--年分局“組織機(jī)構(gòu)沿革”、“檔案效果利用匯編”、“大事記”、“借閱登記薄”等匯編資料的續(xù)編工作。

三、切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作。完成20--年度的文書檔案立卷工作，進(jìn)一步建立健全各項(xiàng)檔案管理制度。

四、進(jìn)一步完善電子檔管理工作。開展好我分局電子檔案管理工作，逐步建立起完善的電子文件歸檔機(jī)制，做好電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理工作。

五、切實(shí)做好檔案室的安全保管工作，嚴(yán)格落實(shí)“八防”措施，要定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面徹底的檢查，杜絕一切安全隱患。堅持原則、執(zhí)行規(guī)定、加強(qiáng)監(jiān)管、熱情細(xì)心服務(wù)，保證檔案不丟失、不損壞、不失密、不泄密.

六、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。組織全體干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》使大家進(jìn)一步提高對檔案工作重要性的認(rèn)識;尤其是檔案管理人員要堅持經(jīng)常學(xué)、自覺學(xué)、熟悉和掌握檔案知識，增強(qiáng)以法治檔意識，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。

七、狠抓檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，使之達(dá)到規(guī)范化、科學(xué)化和制度化。按照檔案等級認(rèn)定的標(biāo)準(zhǔn)、認(rèn)真做好檔案自查工作，自查工作要逐項(xiàng)進(jìn)行，認(rèn)真細(xì)致，對自查中存在的問題，要提出整改措施，限期整改，原則上缺什么補(bǔ)什么，完善補(bǔ)充，提高標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量。