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第一篇：單證部崗位職責(zé)

上海澤吉紡織品有限公司

單證部崗位責(zé)任

1、接到業(yè)務(wù)員訂艙郵件通知，負責(zé)聯(lián)系貨代租船訂艙并確認運價。 與業(yè)務(wù)員和跟單員溝通，確定工廠完貨時間，并及時與貨代聯(lián)系（如有指定貨代，就與指定貨代聯(lián)系；如沒有指定貨代，就聯(lián)系我們自己的貨代）定艙，了解截關(guān)和開船日期，及時拿到進倉通知，督促工廠按時將貨物進倉。如是整柜出貨，在比較好拖柜的價格后，確定最終的拖柜運送方式，并通知業(yè)務(wù)員和工廠準確裝柜時間和進港箱單數(shù)據(jù)的填寫。

對于業(yè)務(wù)員提供的訂艙資料，如有不完整或是有疑問的地方，需及時向業(yè)務(wù)員提出，溝通并確認無誤后方可訂艙。如因單證人員疏忽造成有誤或是損失，所有的損失則由單證員個人承擔(dān)；反之，則由業(yè)務(wù)員個人承擔(dān)。

2、定艙確認后，根據(jù)要求準備報關(guān)所需單據(jù)并寄給貨代，按照客人要求確認提單和制作客人清關(guān)所需的其他資料。

正常情況下，按照客人要求確認提單；但對于有特殊規(guī)定或是初次合作的客戶，可以將提單確認件發(fā)給業(yè)務(wù)員，讓其協(xié)助發(fā)給客戶核對，確保提單內(nèi)容的正確性。對于客戶要求的其他所需的清關(guān)文件，操作也是如此。

3、船開以后，要催促貨代及時將正本提單寄給我司。并在收到提單后及時發(fā)一份客人單據(jù)副本給業(yè)務(wù)員（也可以讓貨代在寄出前先掃描一份給我們），以便業(yè)務(wù)員可以及時催促客戶支付貨款。

4、負責(zé)貨代開具運費發(fā)票的核對和付款工作。

5、確認收到客戶所有貨款后，把全套清關(guān)用文件給業(yè)務(wù)員安排寄給客戶；如是信用證交單，在收到貨代寄出正本提單后，把全套單據(jù)交給銀行。

信用證制單和所需的文件，需要全部按照信用證的要求來操作。如有問題，應(yīng)在收到國外開立信用證三天之內(nèi)反饋給業(yè)務(wù)員，讓業(yè)務(wù)員及時與客戶溝通，并做出正確的判斷。如是因為工廠交期需要延期，而且可能會超出信用證的最晚交期，需至少在信用證最晚交期前10天提醒業(yè)務(wù)員，并協(xié)助業(yè)務(wù)員與客戶溝通更改信用證，以確保我們的利益。

單證部人員工作需謹慎，對待本職工作不得有任何的推委，審核單據(jù)一定要仔細，不能有任何的疏忽和失誤，否則將有可能給公司帶來巨大損失。如是個人疏忽或是不細心造成的失誤，所有的損失由個人全部承擔(dān)；如是需要多個部門共同完成的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任，承擔(dān)相應(yīng)的損失。

6、出貨后40天，及時向貨代索取報關(guān)單、場站收據(jù)等單據(jù)，及時交給財務(wù)部，以便于退稅。同時，負責(zé)退稅單據(jù)的備案整理工作（出口貨物明細表，收購合同，提單復(fù)印件，場站收據(jù)復(fù)印件等），并將上述單證交給財務(wù)部門。

為了確保所有單據(jù)的有效性、合法性、真實性，收購合同原則上要求提供最初的實際工廠合同（即業(yè)務(wù)員下單給工廠的合同），特殊情況我們再單據(jù)做一份合同給工廠協(xié)助填好并加蓋公章寄回。

要求提供的原始合同，請相關(guān)的業(yè)務(wù)員負責(zé)與工廠聯(lián)系，并要求工廠加蓋公章，在開具增票時一同寄回。

7、與財務(wù)部溝通，并根據(jù)要求開立五聯(lián)發(fā)票。

8、負責(zé)銀行付款的支付、現(xiàn)金的報銷和工廠通知開票工作。 9、負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作。

附：1、崗位績效考核（自評）。

對于具體工作及相應(yīng)的表格要求請按如下時間執(zhí)行： 1、工作周報

在工作周報內(nèi)，記錄的是出貨計劃和跟進情況。工作周報每周五交給Fanny。如沒有及時交，每次需扣10元；如果只是為了應(yīng)付，隨意簡單的寫每次扣5元。 2、出運清單

這是針對實際出運的匯總，以及收到工廠開具增票和是否支付貨款的記錄。出運清單每周五下班之前交給Fanny。如沒有及時交，每次需扣10元。

3、銀行清單和現(xiàn)金清單

這是針對銀行和現(xiàn)金進出賬的登記記錄。銀行清單和現(xiàn)金清單每周五下班之前交給Fanny。如沒有及時交，每次需扣10元。

4、自評

這是給大家針對自己的工作、配合、積極主動性等方面做的一個自我評分，這個表格每周五下班之前交給Fanny。如沒有及時交，每次需扣10元。

5、工作計劃

在工作計劃內(nèi)，主要是計劃當(dāng)周需要做或計劃要做的工作，幫助大家合理利用時間，避免盲目或不知該干什么在耗費時間，也避免處于被動的狀態(tài)。到周五寫工作總結(jié)的時候也可以針對計劃完成的工作進行總結(jié)。工作計劃每周一中午午飯前交給Fanny。如沒有及時交，每次需扣10元。

6、其它

我們應(yīng)按崗位要求，確保按質(zhì)、按量、及時高效的完成工作。請大家自覺遵守，如未按照規(guī)定，需做如下處罰：

①郵件未及時回復(fù)扣10元；

②進倉通知或是拖柜時間未及時通知工廠，或是漏發(fā)給工廠，導(dǎo)致工廠來查問，扣10元；

③上周拖拉未做工作，每件扣款10元；（每周一需將上周開具的機打發(fā)票明細報送文件發(fā)給財務(wù)，沒有開具發(fā)票也需要發(fā)，確保財務(wù)可以及時報稅）

關(guān)于我們的快樂基金，請大家注意，以后不再重復(fù)。凡是需要繳納的快樂基金，需當(dāng)天完成，不要給統(tǒng)計工作帶來麻煩。如果是延遲不交到月底統(tǒng)一扣款的，按照雙倍扣款處理。 ④個人的辦公桌位臵及堆放樣品間區(qū)域的個人樣品等，必須在當(dāng)天下班前整理干凈，如遇特殊情況（當(dāng)天加班到晚上九十點），可于次日早上九點前收拾干凈。否則，按照制定的規(guī)章制度處罰，罰款5元；經(jīng)提醒一次仍不及時整理干凈，需扣2分。

⑤為了維護公司形象和提倡文明用語，收到投訴者，扣1分。

⑥發(fā)揚團隊精神，提倡互幫互助，但前提必須保證個人的工作及時完成，且不能以聊天扎堆的形式在工作。否則需扣1分。

⑦工作期間外出辦事，一個人獨立能完成的指派一個人去完成；如果需要2人以上共同完成，需要提出申請；否則，擅自工作期間出去者，扣2分，同時扣除外出時間的工資。

⑧為了更好的統(tǒng)計快遞費用和對應(yīng)的信息資料，所有寄出的快遞需要寫申請單，如果沒有寫，一次扣1分；同時還需要協(xié)助行政部同事做好補登記錄。

⑨公司下達的工作任務(wù)需由團隊來合作完成的，應(yīng)確保完成；如未完成，隊員扣1分，隊長扣2分。

⑩公司鼓勵工作應(yīng)積極向上，勇于主動承擔(dān)責(zé)任，帶領(lǐng)大家進步和分享的行為。每次組織一個主題，對于主動承擔(dān)責(zé)任，自告奮勇成為帶領(lǐng)人，并最終確認為帶領(lǐng)人的員工，每次可以加2分；如是被動的推選為帶領(lǐng)人或者被指派為帶領(lǐng)人，每次可以加1分；實施主題活動中，如按照既定的目標完成任務(wù)，領(lǐng)隊人每次可以加2分，其余積極配合的人員每人加1分；如未完成既定的任務(wù)，領(lǐng)隊人每次需扣2分，不積極配合的人員每人扣1分。對于自己應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，卻推卸責(zé)任，需扣2分。

第二篇：單證管理工作職責(zé)保險

1.建立并完善單證管理工作的相關(guān)制度和流程。2.負責(zé)對總公司本部和全國機構(gòu)的日常事務(wù)性單證工作的管理、實施和服務(wù)。3.監(jiān)控單證風(fēng)險，定期進行單證工作的統(tǒng)計與分析。4.對機構(gòu)單證管理工作進行檢查、考核。5.對單證管理系統(tǒng)的維護、需求反饋和應(yīng)用指導(dǎo)。6.對機構(gòu)單證管理人員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)和考核。

第三篇：單證員崗位職責(zé)

單證員崗位職責(zé)1.預(yù)核簽章

A.縫紉機出口報關(guān)時必須要提供正本的機電商會的預(yù)核簽章，在辦理預(yù)核簽章的時候要提醒業(yè)務(wù)員可能一起辦理，節(jié)約郵寄費用。

B.注意預(yù)核簽章的時間性，合理安排時間，在確保影響出貨的前提下盡快申請預(yù)核。從北京將正本的預(yù)檢簽章寄回公司須3天，準備報關(guān)資料時一定要注意時間性。 2.選擇貨代

選擇貨代要考慮貨代的運價和服務(wù)，要綜合各方面的因素決定。對于運價、船期、服務(wù)、資信等情況要綜合考慮。 3.定艙 （1）、訂艙時間

一般在貨物備好前7天傳定艙單給貨代進行定艙（節(jié)假日則需更早些定艙，因為那是艙位較緊張，制定貨代要提前14天定艙，因為要跟目的港確認后，方會定船期。 （2）、分票報關(guān)

A 若在寧波定報關(guān)，訂艙時要將一票貨分幾票報關(guān)告知貨代，以便貨代定艙出單（無論分幾票，訂艙單只要一份），有關(guān)數(shù)據(jù)最晚要在截關(guān)前2天確定，否則將會影響報關(guān)。

B 在上海進行報關(guān)，訂倉時一票貨分幾票就要提供幾份報關(guān)定艙單，所有報關(guān)資料都須正本。

C 若貨物有所變動，須提前2、3天通知貨代。 D 權(quán)衡是否走整柜

若貨物不滿一個貨柜但走散貨又比較多時，走散貨還是走整柜衡量的標準是大于16個立方走整柜，小于16個立方走散貨。 4、確定裝柜時間、準備報關(guān)資料

一般安排貨柜在截關(guān)前兩天來工廠裝柜，這樣可有足夠的時間整理報關(guān)資料，但因工廠生產(chǎn)的繁忙等情況，裝柜很多情況下安排在截關(guān)前一天，這樣就得在當(dāng)天整理好準備的報關(guān)資料給貨代，以便第二天可順利進行報關(guān)。 5、通知倉庫貨柜到達時間

要在貨柜來廠前一天先告知倉庫、生產(chǎn)部等貨柜到達的大概時間。貨柜來的當(dāng)天要對貨柜進行跟蹤，盡早告知倉庫其準確的到達時間，以便倉庫安排裝柜，還要在出貨前告知倉庫如何開出庫單。

6、檢查是否需要嘜頭

散貨必須有嘜頭、走整柜的貨物只有在客戶提出要嘜頭的情況下才需要嘜頭。 7、通知業(yè)務(wù)員將本次裝貨柜的機器號碼記錄下來 8、退倉

若貨柜訂好后，貨物未能按時備好，則須在截關(guān)前兩天告知貨代進行退倉，若未及時通知，貨柜提出后則須支付提箱費還箱費，若貨柜到達工廠則需支付放空費，散貨也一樣要提前兩三天進行退倉，否則會產(chǎn)生虧箱費。 9、上網(wǎng)備案核銷單

核銷單要提前在網(wǎng)上備案才可以 10、報關(guān)

若在寧波報關(guān)，報關(guān)資料中正本的核銷單、報關(guān)委托書、預(yù)簽章最晚要在截關(guān)前一天寄到貨代處，而發(fā)票、報關(guān)單與裝箱單則可用傳真件；

若在上海報關(guān)，所有的報關(guān)資料全部要用正本，而且最晚要在結(jié)關(guān)前兩天寄到貨代處。 報關(guān)注意事項：

A 無論在哪里報關(guān)，報關(guān)時的件數(shù)一定要準確，體積一定要合理，重量也要很注意。20尺貨柜，提單上的重量不可超過26噸（有些不可超20噸）。

B 若涉及到做進料加工，則務(wù)必和貨代溝通好手冊所須報的項號，報關(guān)資料一般須在截關(guān)前一兩天提供給貨代。

C 報關(guān)時務(wù)必與貨代將報關(guān)時的品名確認清楚，若時報工業(yè)縫紉機配件（一般我們電機報此名）、機架臺板、工業(yè)縫紉機零件時一定要提醒貨代報關(guān)單上顯示的重量務(wù)必時將單個的凈重乘以箱數(shù)，否則將不得不進行改單。 11、確認提單

A、截關(guān)前要將提單確認好（個別船公司須在截關(guān)前一兩天確認好）。做信用的提單務(wù)必要按信用證上的確認，做D/A,D/P,T/T的，若客人設(shè)特殊要求別可按常規(guī)確認。

B、若發(fā)現(xiàn)確認好后的提單有問題則須立即向貨代提出更改，若他們提單已簽或已截則會產(chǎn)生100員的改單費，若他們已將提單的信息發(fā)到目的港（一般會在7天發(fā)走，航程短的則在2天左右內(nèi)發(fā)走），則會有40或80美元的改倉單費與100人民幣的改提單費。 12、保險

若價格條件是CIF，無論是何種付款方式，都要在船開前投保。制作保單時，若付款條件是信用證，保單按照信用證要求做；若是其它付款方式，可按常規(guī)做。 13、制單

A、若是信用證，則其它單據(jù)根據(jù)信用證要求做，個別客人若對單據(jù)有特殊要求，則要根據(jù)客人要求制作，（比如去哥倫比亞、敘利亞等需要提供機器編號，去埃及等C/O等領(lǐng)事管認證，去澳大利亞須提供無木質(zhì)包裝申明，去土耳其須提供CE證明，英文土耳其文說明書等）。 B、發(fā)票、裝箱單若沒特殊要求則可按常規(guī)制作（業(yè)務(wù)員制作）

特殊單據(jù)：去印度、越南、土耳其等國家客人要提供C/O，去歐盟國家別需要 FORM A，C/O,(FORM A 若做信用證則須按信用證確認，若是其它的若客人沒特殊要求則可按常規(guī)制作）若客人沒要求，C/O或FORMA則無須辦理。（去印度、越南的C/O一般需加蓋商會章）。 14、交單和寄單 遠洋出口（如歐、美、非等地）的單據(jù)要求在拿到提單后3日內(nèi)將單據(jù)完成，鄰近國家出口，由于船的航行時間很短，要求在拿到提單的當(dāng)日將單據(jù)處理完畢。若太慢則會讓客人在目的港產(chǎn)生滯箱費等費用。 15、制作統(tǒng)一發(fā)票

每月底27號左右要根據(jù)報關(guān)資料制作繕打統(tǒng)一發(fā)票，注意事項：

(1)若是以工貿(mào)公司（股份/機車公司）出口的，價格條件是CIF或CNF時，統(tǒng)一發(fā)票上面的海運費預(yù)保費的金額一定要和實際發(fā)票金額相一致（保額從人民幣換算橙美元的匯率要是每月的基準值）；

(2)若是以商貿(mào)公司（萬事通）出口的，價格條件是CIF或CNF價格條款時，統(tǒng)一發(fā)票上面的海運費與保險須與報關(guān)單上金額相一致；

(3)統(tǒng)一發(fā)票上還要將倉庫開出的出庫單一一對應(yīng)上去；

(4)若是以工貿(mào)公司（股份/機車公司）出口的，則不用將海運費、內(nèi)陸費等發(fā)票對應(yīng)上去；若是以商貿(mào)公司（萬事通）出口的，則不用將海運費、內(nèi)陸費等發(fā)票對應(yīng)上去。

(5)統(tǒng)一發(fā)票整理好后，記賬聯(lián)要在月底前給財務(wù)記賬，核銷聯(lián)與結(jié)匯聯(lián)先留著，等報關(guān)單退下后在處理。 16、整理出貨明細

每月月底須將出貨明細整理出，要將報關(guān)時的萬事通的中文品名，單位，數(shù)量準確的提供給財務(wù)，以便財務(wù)可根據(jù)此催或開具增值隨發(fā)票以便退稅 17、處理結(jié)匯水單

銀行若有款到帳，財務(wù)會將收款底單給我們，我們要確認此款是哪個客人的，對應(yīng)哪個發(fā)票號的。將收款底單復(fù)印留底，正本交給財務(wù)。 18、制作銷售報表 每月月底或月初3前，要根據(jù)收款情況與出貨明細計到期貨款與制作銷售報表，并將此兩份東西速交給領(lǐng)導(dǎo)查閱，也須給個業(yè)務(wù)員參考催款（銀行的正式收款底單須還給財務(wù)做賬，我們須復(fù)印留底連同報銷專用聯(lián)等東西一起交給核銷員） 19、記賬與對賬

根據(jù)出貨明細與每月的收貨情況建立手工臺帳，并將此賬務(wù)跟樓下財務(wù)進行校對。 20、催討核銷單

每月月底30日前要將前兩個月出口的核銷單催付回（賬務(wù)必須在出口后3個月內(nèi)將報關(guān)單進行申報、否則會造成整票貨的退稅損失，所以催討工作是很重要的），若海運費、內(nèi)陸費未付，貨代一般是不會將校銷單退回，所以要將海運費、內(nèi)陸費提前整理出給領(lǐng)導(dǎo)簽字，個別貨代是非得等款到帳后，才將銷款單退回，所以催討檢銷聯(lián)理在一起交給財務(wù)，要將核銷單的進料加工專用聯(lián)（若是進料加工報關(guān)出口的）與核銷專用聯(lián)與統(tǒng)一發(fā)票中的結(jié)匯聯(lián)理在一起交給核銷人員。 21、進口報關(guān) （1）清關(guān)

我們公司進口的貨物一般都是對應(yīng)進料加工手冊的，清關(guān)時若單據(jù)通過銀行做D/P、D/A或L/C，清關(guān)是須提供下列單據(jù)：

A、已承對或已付款的證明（銀行會提供上面須蓋銀行章與我們公司章有固定格式的）。 B、發(fā)票、裝箱單、提單（發(fā)票上要有價格條款與成交方式，提單北美須蓋公章背書）。 C、進出口合同。 D、正式手冊。 E、報關(guān)委托書。

F、若貨物是從日本等歐盟國家進口還須提供正本的無木質(zhì)包裝申請，若是木頭包裝的則須提供熏蒸證明。

G、若貨物須商檢的則須提供正本的報檢委托書。 若單據(jù)是T/T或電放的，則上面的A中的單據(jù)不用提供，但是電放提單要提供正本保函（一般有一定的格式），并在電放提單正面加蓋公章。 （2）運回貨物

（3）貨物清好后，根據(jù)貨物多少，采用下列方式運回公司 A、整柜則安排集裝箱直接送到工廠

B、散貨則最好讓自己熟悉的托運站去提貨，并安排運回工廠，若讓貨代安排的話費用會很高

C、若貨物少而急，可安排快遞。 （3）備案與退單

（4）進口報關(guān)單的進料加工專用聯(lián)（復(fù)印附）要在當(dāng)月催過來連同手冊上面的進口料付登記表一同給財務(wù)，以便財務(wù)去國稅備案。正本的進口報關(guān)單的進料加工專用聯(lián)與付匯證明聯(lián)退下后則交給手冊辦理員。 22、監(jiān)管《進料加工手冊》

使用進料加工手冊要非常小心，手冊超報的話要補稅，手冊報不完的話，經(jīng)過兩次延期后將不可在進行延期（每年延期為半年），所以手冊要盡量安排在延期前報完，若報不完則要提前和手冊辦理者溝通，請其去辦理延期，若兩次延期后仍報發(fā)現(xiàn)在規(guī)定時間內(nèi)報不完則要進行適當(dāng)?shù)奶幚怼?/p>

手冊中的出口成品登記表要時常關(guān)注，因為有些貨代將不完全按照我們的指示的項號報，所以每次報手冊是都要和貨代強調(diào)報的項號，萬一不一致則要及時更改我們的記錄，要杜絕超報現(xiàn)象的發(fā)生。每月月底還要將此月個手冊總共出口的數(shù)量統(tǒng)計給財務(wù)及樓下成品倉庫與零件倉庫，個手冊的出口情況也要及時的更新復(fù)檢，避免發(fā)生差錯，另手冊在料件沒有全部定完的情況下是不以按照手冊上所寫的數(shù)量報，而要按實際定多少，只可報多少（進料加工是海關(guān)嚴格管制的規(guī)范之列，所以非常仔細與重視）。 23、突發(fā)事件的處理

保險公司單證管理員崗位職責(zé)

保險公司單證管理工作總結(jié)

保險公司業(yè)務(wù)管理崗位職責(zé)

保險公司投訴管理崗位職責(zé)

保險公司日常管理崗位職責(zé)