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第一篇：檔案管理規(guī)章制度

為加強公司檔案業(yè)務(wù)管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為公司各項工作服務(wù)，結(jié)合實際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：

一、檔案管理的范圍

本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

二、檔案的管理部門

公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復(fù)印件。接收檔案必須認(rèn)真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務(wù)。

三、檔案的分類

在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據(jù)公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、財會檔案。

4、生產(chǎn)經(jīng)營管理。

5、技術(shù)質(zhì)量安全管理。

6、基建檔案。

7、外來文件。

8、聲像檔案。

9、實物檔案。

10、其他檔案。

財會檔案是公司財務(wù)工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。

實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進行管理。

四、歸檔要求

1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。

3、存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進行科學(xué)分類、立卷和編目編號。

4、檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

5、檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

6、文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

7、歸檔時間：部門或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

五、檔案的查閱和借閱

1、查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時歸還。

2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復(fù)制。

3、原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認(rèn)可。借出檔案時應(yīng)注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點：

（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開檔案柜翻閱查找。

（2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。

（3）要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。

（5）借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任。

（7）調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

六、檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。

七、檔案的保管

1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。

2、檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。

3、檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取補救措施。

4、對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應(yīng)及時予以復(fù)制；對于已破損的檔案資料應(yīng)及時予以修復(fù)。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。

5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。

八、檔案的銷毀

公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀。

第二篇：檔案管理規(guī)章制度

1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務(wù)報表、財務(wù)計劃、財務(wù)分析等會計核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實加強對會計檔案的管理。

2、會計檔案由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會計組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會計人員工作規(guī)則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

3、會計檔案由主辦會計負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務(wù)部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

4、會計檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時歸還原處。

6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

9、會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會計檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

13、公司分設(shè)新單位時，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據(jù)，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。

第三篇：檔案管理規(guī)章制度

一、高度認(rèn)識檔案保密工作的重要性，嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。

二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必要時報請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。

三、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。

四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負(fù)責(zé)。

五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學(xué)校集中銷毀。

六、在校保密委員會的指導(dǎo)下，做好檔案密級變更和解密工作。

七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。

第四篇：檔案管理制度

一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求

(一)工程檔案的歸檔范圍

對于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動,記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀,具有保存價值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。(詳附件一)

(二)歸檔文件的要求

1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。

3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用 A4 規(guī)格歸檔。

二、工程檔案的管理機構(gòu)

各工程部設(shè)資料員,主要負(fù)責(zé)本部門工程項目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗收過程中程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗收及移交。

三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計

(一)工程檔案的收集

文件形成后,文件形成責(zé)任人(經(jīng)手人)必須于當(dāng)天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當(dāng)天登記入盒。

(二)工程檔案的整理

按照單位工程分部.com、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。

(三)工程檔案的立卷

1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。

2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。

3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

5、竣工圖按專業(yè)組卷。

6、竣工驗收文件按單位工程組卷。

(四)工程檔案的編目

1、每卷單獨編號,

頁號從"1"開始,案卷不宜超過 30MM;頁號編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。

2、卷內(nèi)目錄:"序號"以一份文件為單位,"責(zé)任者"填文件的直接形成單位和個人,

有多個責(zé)任者的,選擇兩個主要責(zé)任者,其余用"等"代替。"文件編號"填寫工程文件原 有的文號或圖號;"文件題名"填寫文件標(biāo)題的名稱。"日期"填寫文件形成的日期。

未按要求編目的,每項扣罰部門資料員 5 元。

(五)工程檔案的裝訂

案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。

(六)工程檔案的歸檔

單位工程竣工驗收完成后 30 日內(nèi),部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時歸檔的扣罰部門資料員 5 元。

(七)工程竣工檔案移交

工程竣工驗收完成后 60 日內(nèi),部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時辦理移交的,扣罰部門資料員 5元。

(八)工程檔案的索引(待討論工程代號、檔號)

工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。

案卷號 如:第 1 卷 1.1.1-1

專業(yè)號 如:基建類 1 為 1.1.1

工程代號 如XX花園首期為 1.1

樓盤代號 如XX花園代號為 1

(九)工程檔案的保管

工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng),保證工程檔案不被腐蝕。

(十)工程檔案的統(tǒng)計

工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計,及時催促借閱到期文件的歸還。

四、工程檔案保管期限

保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)

1、永久:是指工程檔案需永久保存。

2、長期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

3、短期:是指工程檔案保存 20 年以下。

同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應(yīng)從長。

五、工程檔案密級

密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件,應(yīng)以高密級為本卷密級。

工程準(zhǔn)備階段文件為機密級,

監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。

六、工程檔案的借閱及銷毀

按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。

本制度由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門資料員,工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。

七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)

第五篇：檔案管理規(guī)章制度

學(xué)校財務(wù)會計檔案和學(xué)校校舍財產(chǎn)檔案是學(xué)校檔案管理的重要組成部分，為使學(xué)校資產(chǎn)管理工作規(guī)范化、制度化制定本管理辦法。

1、學(xué)校檔案資料包括建筑、場地、綠地、消防等能反映校舍現(xiàn)狀的有關(guān)資料及相關(guān)文件。

2、校舍資料應(yīng)隨學(xué)校建設(shè)的發(fā)展而變化，做到資料與實際情況相符合。凡是新建改擴建的項目必須對原資料進行補充或更改，如建筑平面圖、水電圖等。

3、建筑檔案必須有專人負(fù)責(zé)收集，做到內(nèi)容齊全、不遺漏，并及時歸檔。

4、校舍資料屬學(xué)校永久性保存資料，應(yīng)按制度借閱，不得隨意銷毀。

5、按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定，會計人員應(yīng)對當(dāng)月的會計憑證進行全面整理，記賬憑證按編號順序排列齊全，裝訂成冊，并填寫封面及背脊，說明年度、月份起訖日期，憑證種類，起訖號碼，并由裝訂人在裝訂線封簽處蓋章。對會計憑證類，會計賬簿類，會計報表類和其他會計資料類等，按時分類立卷歸檔。

6、歸檔案卷封面的各個項目均應(yīng)填寫清楚，案卷標(biāo)題確切簡明，卷內(nèi)應(yīng)有次序的編頁碼，歸檔案卷要編制案卷目錄一式數(shù)份，交接時雙方根據(jù)目錄清點核對并履行簽收手續(xù)。

7、認(rèn)真做好校舍資料統(tǒng)計工作，對各種資料的改進、補充須附說明。

8、資料管理人員做到規(guī)范化整理立卷，由檔案部門集中統(tǒng)一管理，有關(guān)部門借閱須按規(guī)定辦理登記手續(xù)，發(fā)現(xiàn)短缺及時查找。

9、資料保管必須切實做好防盜、防潮、防蟲、防霉等保護工作，確保資料完好無損。