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第一篇：會計檔案管理規(guī)章制度

1、目的

2、范圍

3、會計檔案的定義和分類

3.1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案分為以下幾類：

3.1.1會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。

3.1.2會計賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

3.1.3財務(wù)報告：月、季、年度會計報表，報表附注及財務(wù)情況說明書。上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的審計報告。

3.1.4發(fā)票：增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票，收款收據(jù)。

3.1.5其他會計資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，物資盤存表，領(lǐng)料單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，補(bǔ)助項目申報資料，工商年檢資料等。

4、會計檔案的整理

4.1會計憑證：

(1)每月完成會計結(jié)帳后，于次月下旬將會計憑證裝訂成冊，根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀，每本憑證2.0cm厚左右。

(2)會計憑證裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證起止號、憑證冊數(shù)、裝訂人簽章等。

4.2會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

(1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，于次年3-4月份打印，分類裝訂存放檔案室。

(2)會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面-按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁-會計賬簿裝訂封底。

(3)裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。

(4)會計賬簿裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、賬簿名稱、加蓋裝訂人印章等。

4.3會計報表：

(1)會計報表編制完成并按時報送后，按月留存報表，會計報表、稅務(wù)報表申報完成后于次年2月前按年裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。統(tǒng)計報表申報完成后于次年3月按年裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。

(2)裝訂封面的`所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、報表名稱、加蓋裝訂人印章等。

4.4財務(wù)報告：收到報告后，統(tǒng)一編號入檔，編號為簽發(fā)單位第一位字母縮寫(XX)―年度(XXXX)-月(XX)-流水號(XX),項目審計報告按補(bǔ)助項目申報資料整理。

4.5發(fā)票：

(1)出口發(fā)票存根聯(lián)：每本開完后加封面裝訂成冊，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、發(fā)票起止號、

開票起止日、開票人、裝訂人簽章。

(2)增值稅發(fā)票抵稅聯(lián)：按發(fā)票認(rèn)證月份，于次月25日前每100份裝訂一冊，統(tǒng)一歸檔保管。按開票日期先后順序裝訂，裝訂順序：封面―認(rèn)證結(jié)果通知――認(rèn)證清單――發(fā)票――封底，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、發(fā)票認(rèn)證所屬年月、份數(shù)、匯總金額(按同類稅率分類匯總)、冊數(shù)、裝訂人簽章。

(3)收款收據(jù)、作廢、紅沖發(fā)票：按年整理，于次年2月裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。按開票日期先后順序裝訂，裝訂順序：封面―目錄―發(fā)票(收據(jù))―封底，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、年份、份數(shù)、裝訂人簽章。

4.6其它會計資料：

(1)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單：按年整理，年度對帳結(jié)束后，按月順序整理裝訂成冊歸檔保管，裝訂順序：封面―銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單―封底，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、年、資料名稱、裝訂人簽章。

(2)出口備案資料：正式申報后，按憑證多少裝訂成冊，每本憑證3cm厚左右，統(tǒng)一歸檔保管。裝訂順序：封面―目錄―備案資料―封底，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、年月、資料名稱、裝訂人簽章。

(3)物資盤點(diǎn)表：按月裝訂整理，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、年月、資料名稱、裝訂人簽章。

(4)領(lǐng)料單：每月封箱存放檔案室。

(5)補(bǔ)助項目申報資料：按項目分類整理歸檔保管。

(6)工商年檢資料：按年整理歸檔保管。

4.7會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進(jìn)行整理。

5、會計檔案的歸檔保管

5.1財務(wù)部設(shè)專人保管會計檔案，出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。

5.2當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，由財務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)裝訂成冊，編制《檔案管理臺帳》，移交至財務(wù)部會計檔案管理人員。

5.3保存期限15年以上的檔案。會計年度終了后，3年內(nèi)存放在檔案柜(標(biāo)識：年份、起止月份、檔案名稱)，3年滿后放入紙箱封存保管，封箱標(biāo)識：年份、起止月份、檔案名稱。

5.4會計檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制《文件(記錄)移交銷毀申請單》，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接收。

6、各種會計檔案的保管期限

6.1會計檔案保管期限：參見附表《會計檔案保管期限表》。

6.2會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

6.3會計檔案的具體名稱如有同本制度附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。

7、會計檔案的借閱使用

7.1會計檔案不允許隨意借閱、復(fù)制，不得自行借出、復(fù)制，需經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，填寫《文件借閱、復(fù)制記錄》，且借閱資料不可轉(zhuǎn)借。

7.2涉及司法案件需查閱、復(fù)印會計資料時，應(yīng)事前由公司財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。

7.3借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，如有特殊需要，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。

7.4借閱會計檔案人員，不得在檔案中標(biāo)畫，不得拆卸，更不得抽換，歸還時保證檔案資料完整無損。

7.5歸還檔案時需經(jīng)會計檔案管理人員審核無誤后才可入檔，并填寫歸還時間，保留備查。

8、會計檔案的銷毀

8.1每年9月份，會計檔案保管人員對保管期滿會計檔案進(jìn)行整理，提出提出《文件(記錄)移交銷毀申請單》報經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立檔，由檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

8.2監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《文件(記錄)移交銷毀申請單》所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計檔案。

8.3銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由行政部和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《文件(記錄)移交銷毀申請單》簽名蓋章，《文件(記錄)移交銷毀申請單》永久保存。

9、附則

9.1本制度自2013年11月1日起執(zhí)行。以前制度與本制度相抵觸的，以本制度為準(zhǔn)。

9.2本制度未盡事宜，按公司有關(guān)制度執(zhí)行。

9.3本制度由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修改。

10、相關(guān)記錄

10.1《檔案管理臺帳》

10.2《文件借閱、復(fù)制記錄》

10.3《文件(記錄)移交銷毀申請單》

第二篇：會計檔案管理規(guī)章制度

一、負(fù)責(zé)會計資料和主要資產(chǎn)的保管及管理工作，對各種會計資料及財產(chǎn)進(jìn)行造冊、登記、歸檔，做到收發(fā)有登記，管理規(guī)范化。

二、要經(jīng)常對檔案進(jìn)行打掃整理，保證文件柜和物品擺放整齊、干凈。

三、外部人員查閱會計檔案，必須經(jīng)財務(wù)經(jīng)營部部長及分管副總簽字同意，對會計檔案記載事項應(yīng)保守秘密，不得泄露企業(yè)內(nèi)部機(jī)密。

四、會計檔案保管應(yīng)按有關(guān)文件保存期限規(guī)定進(jìn)行管理。

五、要維護(hù)檔案整潔，以防蟲蛀腐朽、杜絕火災(zāi)、鼠咬事情發(fā)生，每年年度更換時，依規(guī)定清理一次，已屋保存期限，預(yù)銷毀，銷毀前造冊呈財務(wù)經(jīng)營部部長、分管副總核準(zhǔn)，報經(jīng)董事會備案。

第三篇：公司辦公室文件管理制度

辦公室文件管理制度11 一,區(qū)委及區(qū)委辦公室的文件統(tǒng)一由秘書科管理.

二,區(qū)委及區(qū)委辦文件的起草,要全面,客觀,完整體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖,合理使用文種,重點(diǎn)突出,觀點(diǎn)鮮明,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚.

三,文件在送領(lǐng)導(dǎo)審批或簽發(fā)之前,須經(jīng)辦公室主任和秘書科有關(guān)人員校核.

四,區(qū)委的重要文件由區(qū)委主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),一般事務(wù)性文件,可由主持日常工作或分管工作的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā),聯(lián)合行文,需由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)主管負(fù)責(zé)人會簽.

五,區(qū)委辦公室的文件一律由辦公室主任簽發(fā),重要文件須報請區(qū)委主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同意.

六,區(qū)委,區(qū)委辦公室文件,未經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā),文件不能生效.

七,正式文件的標(biāo)印格式由秘書科審核重點(diǎn)把關(guān).

八,正式行文應(yīng)加蓋機(jī)關(guān)印章.

九,簽收文件要逐件清點(diǎn),重要文件要逐頁查點(diǎn).

十,登記文件須將標(biāo)題,密級,發(fā)文字號,緩急時限,來文單位,發(fā)往單位,收發(fā)時間及處理情況等逐項登記清楚,以利查詢.

十一,需辦理的文件,由辦公室主任閱批,由秘書科根據(jù)批示及時辦理.

十二,嚴(yán)格登記手續(xù),隨時掌握文件去向,避免漏傳,誤傳和延誤.

十三,印發(fā)文件要做到文面清晰,字體適當(dāng),用紙規(guī)范,美觀大方.

十四,秘密文件的復(fù)制要嚴(yán)格遵守保密制度的規(guī)定.

十五,秘書科在每年三,四月份對上收進(jìn)和發(fā)出的秘密文件進(jìn)行清理和清退.

十六,具有查閱和保存價值的文件材料,辦理完畢后,由秘書科及時整理立卷,在下一年的上半年向檔案局移交.

第四篇：關(guān)于行文規(guī)范及管理辦法

關(guān)于行文規(guī)范及管理辦法

為規(guī)范公司各種文件的起草、簽發(fā)和提高公文質(zhì)量，確定文件編號辦法，為各種文件的收發(fā)、存檔工作奠定基礎(chǔ)；確定公司重要信息披露載體的格式、樣式，樹立公司管理形象。做到政令暢通，令行禁止，正確指導(dǎo)公司的各項工作，適應(yīng)公司的快速發(fā)展特制定本辦法。

通過此辦法的實(shí)施，達(dá)到各種文件可追溯，各級文件有保管，全部文件受控的目的。

一、紙型、紙質(zhì)

復(fù)印紙A4型。

二、封面

文件材料10頁以內(nèi)的一般不加封面，確需加封面的材料可以加上，如規(guī)劃、綱領(lǐng)性文件、規(guī)章制度、材料匯編等。封面可使用必要公司的統(tǒng)一VI形象(文字和徽標(biāo))，但不宜用花邊和圖案。加封面的材料同時應(yīng)加封底。

三、書寫要求

（一）標(biāo)題使用2號宋體加黑，頂行。

（二）副標(biāo)題居中排列，使用3號宋、仿宋或楷體，但不與正文字體重復(fù)，破折號占2格。標(biāo)題單獨(dú)成行時，均無需標(biāo)點(diǎn)。

（三）正文使用4號仿宋。每段文字前空兩格，第2行起均頂格。不提倡正文內(nèi)標(biāo)題使用加粗或藝術(shù)字體，如行書、隸書、魏書、細(xì)圓體、綜藝體、琥珀體、瘦金體等，以保持文面嚴(yán)肅、整潔。

（四）章節(jié)的排序為第一層“一”，第二層“

（一）”，第三層“

1、”，第四層“（1）”，第五層“1）”

。

（五）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可隨文就位，與正文同寬。表內(nèi)字體同正文，字號可略小。

（六）數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

四、落款、蓋印

在正文后空兩行，單位名稱按印章全稱。蓋印，可不寫單位名稱。成文日期中“○”用插入符號里的幾何圖形，不能用阿拉伯?dāng)?shù)“0”。最后一個字離右邊沿四格。蓋印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。

五、分類與編號

（一）文件分類

公司常用文件格式為為：會議紀(jì)要、通知、通報、任命、其他管理制度、工作提案等，其中會議紀(jì)要不用文件編號，提取或說明時以某年某月某日（會議召開時間）及某領(lǐng)導(dǎo)（公司領(lǐng)導(dǎo)）主持的某某會（會議性質(zhì)）為方式進(jìn)行定位。

（二）簡化編號名稱

由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，對內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標(biāo)識圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號，其它只作分類備案用文件無需編號。無論對內(nèi)對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。

（三）細(xì)化編號內(nèi)容

僅限于下行文中的通知、通告，為公司行政部統(tǒng)一編制； 初擬編號內(nèi)容包括：公司名稱、部門名稱、時間、文件順序號（內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)）。

編制方法：YXJT-HR-2016-001(公司人力資源部2016年第1份文件)，其中公司名稱：燕新公司=YXJT；部門名稱：HR（人力資源部）；時間：2016年，其后以此類推。文件順序號：001，002，003……以此類推。如進(jìn)入下一個年份則文件順序號從001開始編起，如2016-001。便于管理保存。

（四）各部門名稱為

財務(wù)部：CW，審計部：SJ， 開發(fā)建設(shè)部：KF，環(huán)保事業(yè)部：HB，人力資源部：RL，行政部：XZ 所有文本依順序排號，發(fā)文后行政部存檔。

六、行文管理主要內(nèi)容

外部函、電、來文，本公司內(nèi)部下發(fā)的各種文件、資料、收發(fā)的各種傳真及郵遞快件等。

（一）內(nèi)部發(fā)文管理

公司內(nèi)部發(fā)文分為一般事務(wù)性文件、公司各項規(guī)章制度和公務(wù)文書。一般事務(wù)性文件包括：通知、說明、各種統(tǒng)計表格等；公司各項規(guī)章制度是公司在管理中的各項規(guī)定、辦法、措施等；公務(wù)文書包括：請示、報告、指示、布告、公告、通告、批復(fù)、通知、通報、決議、函、會議紀(jì)要等；

公司下發(fā)的公文由行政部統(tǒng)籌管理，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送公文。公文字號由行政部統(tǒng)一編制。涉及公司各項規(guī)章制度以及對外宣傳、聯(lián)絡(luò)的文字材料，由行政部以公司名義發(fā)文。

（二）發(fā)文處理程序

一般事務(wù)性文件的發(fā)文，應(yīng)事先向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出口頭申請。公文及各種規(guī)章制度的發(fā)文，應(yīng)事先向部門分管領(lǐng)導(dǎo)（副總裁、總監(jiān)級）提出口頭申請。

各類文件擬稿承辦部門：

1、公司對外文件由行政部負(fù)責(zé)擬稿；

2、各部門（含分公司）間的往來文件由本部門負(fù)責(zé)人擬稿；

3、職能部門各種一般事務(wù)性文件，由發(fā)文部門擬稿；

4、公司各項規(guī)章制度由相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)擬稿。

各類文書擬稿要求觀點(diǎn)明確、陳述清楚、條理清晰，標(biāo)點(diǎn)符號使用正確。規(guī)章制度類要符合國家相關(guān)的政策、法律，符合公司的實(shí)際情況。各項規(guī)定要明確具體、切實(shí)可行。要做到觀點(diǎn)明確，文字精練，條理清楚、層次分明，標(biāo)點(diǎn)符號正確，篇幅力求簡短。人、地、物名、引文及時間要具體準(zhǔn)確等。

文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填《文件生效審批表》辦理審核手續(xù)。 審核簽發(fā)流程：

1、首先送行政部部初審，行政部部審查修改文稿；

2、送發(fā)文部門上級分管領(lǐng)導(dǎo)核稿，以公司名義對外文件由總裁辦主任核稿；

3、公司各部門（含分公司）間的往來文件由總監(jiān)、副總裁（分公司由分管總經(jīng)理）核稿；

4、公司各種一般事務(wù)性文件，由下發(fā)部門負(fù)責(zé)人核稿；

5、公司各種規(guī)章制度由各部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理、董事長會審。其次進(jìn)行會簽、發(fā)送；

6、文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。 1）.公司公務(wù)性文件統(tǒng)一由董事長簽發(fā)；

2）.建材事業(yè)部公務(wù)性文件統(tǒng)一由董事長授權(quán)分管總經(jīng)理簽發(fā)； 3）.管理中心公務(wù)性文件統(tǒng)一由董事長授權(quán)建材事業(yè)部總經(jīng)理簽發(fā)；

7、公司行政公文、規(guī)章制度，在總裁辦主任簽署意見后，由董事長簽發(fā)；

8、公司一般事務(wù)性文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要文件由董事長簽發(fā)。 經(jīng)各位領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的文件承辦部門將發(fā)文原稿（含《文件生效審批表》）送行政部存檔，并由行政部負(fù)責(zé)打印、校對、登記后發(fā)布。行政公文、規(guī)章制度簽發(fā)后，承辦部門將發(fā)文原稿（含《文件生效審批表》）送行政部存檔，并由行政部負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)后發(fā)布。發(fā)文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。發(fā)文編號由行政部按公文編號要求，依年份、流水號碼一文一號編列。

七、存檔管理

行政部負(fù)責(zé)將公司管理類文本、文件保存并建立檔案一份。對臨時通知，通報等存入內(nèi)部行文相關(guān)檔案，所有文件用專用文件柜保存、備查。各職能部門查閱、借閱行政部文檔需經(jīng)行政部經(jīng)理同意，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。

存檔工作以方便查找、取閱為原則，用文件袋封存，文件框分類。

八、傳閱管理

公司內(nèi)部行文、收文不做批量印發(fā)但需相關(guān)范圍內(nèi)人員知悉的，由行政部制作《傳閱單》，傳閱人閱讀后簽名確認(rèn)。

九、會議記錄管理

（一）會議記錄：是會議發(fā)言的原始記錄，屬事務(wù)文書，基本上要做到有言必錄，所以做會議記錄時，可采取筆錄、錄音、錄像等科技手段，一般作為政策和成文依據(jù)，不予發(fā)布。

（二）會議紀(jì)要：是在會議記錄的基礎(chǔ)上，摘記要點(diǎn)，是法定行政公文，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的文件。

（三）會議組織部門安排專人進(jìn)行會議記錄，會后整理會議紀(jì)要，并于會后一個工作日內(nèi)，發(fā)各參會部門（復(fù)印件），原件（附簽到表）交行政部存檔。

（四）會議紀(jì)要需參會主要人員簽字確認(rèn)。公司例會紀(jì)要由總裁簽字，直接下發(fā)；部門例會紀(jì)要由部門負(fù)責(zé)人簽字；專題會議紀(jì)要需參會主要人員（或部門）簽字。

（五）會議紀(jì)要按公司模板記錄，會議遲到、未到人員名單附后。 本辦法自下發(fā)之日起實(shí)施，請各部門參照執(zhí)行。

一達(dá)偉業(yè)-辦公室 2016年8月8日