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一.總則
1.1為了加強公司對存貨的管理與控制,提高存貨使用和發(fā)放效率,保證合理確認存貨價值,防止并及時發(fā)現(xiàn)和糾正存貨業(yè)務(wù)中的各種差錯和舞弊,制定本制度。
1.2本制度所稱存貨,指公司在日常銷售活動中或提供勞務(wù)過程中耗用的材料和物資。
1.3庫存物資內(nèi)部控制中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離,其中包括:
1.3.1物資入庫和出庫經(jīng)辦者與審批者分離。
1.3.2物資的驗收、保管與采購分離。
1.3.3審批發(fā)料與存貨保管員相分離。
1.3.4存貨盤點應(yīng)由保管、記賬及獨立于這些職務(wù)的其他人員共同進行。
1.3.5若某職位空缺或相關(guān)人員臨時外出,應(yīng)制定替代人員或臨時人員負責(zé),避免暫時的職務(wù)重疊。
二.崗位分工與授權(quán)
2.1職責(zé)分工
2.1.1行政中心行管部需依照物資和簽收單辦理物資的驗收入庫,存儲保管業(yè)務(wù),根據(jù)領(lǐng)用單辦理物資出庫業(yè)務(wù)。定期盤點庫存物資,保證庫存物資達到賬實相符、賬賬相符。
2.1.2計財中心負責(zé)監(jiān)督庫房管理,參與存貨盤點與核算,做到賬實相符,分析儲備情況,防止呆滯積壓。
2.1.3營銷中心、運維中心等部門負責(zé)外購品采購計劃提報。
2.1.4運營中心采購部負責(zé)外購物資采購及入庫檢測事宜。
2.2庫存物資的盤盈、盤虧的處理決定權(quán)由公司行政中心和計財中心行使,并報董事長審核批準,金額較大還須董事會批準。庫存物資的變質(zhì)老化、報廢毀損的處理決定權(quán)由行政中心、計財中心及使用部門行使,并報董事長審核批準,金額較大還須董事會批準。
三.請購、采購、驗收與保管
3.1公司的物資采購業(yè)務(wù)分別由行政中心行管部、運營中心采購部根據(jù)相應(yīng)部門下達的采購計劃提報進行采購。由分管領(lǐng)導(dǎo)、部門負責(zé)人及董事長批準后進行采購。
3.2行政中心行管部、運營中心采購部分別對入庫物資的數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)規(guī)格等方面進行檢查和驗收,保證存貨符合采購要求。只有檢驗合格的物資才可辦理入庫相關(guān)手續(xù)。
3.3.運營中心采購部主要負責(zé)采購工作
3.3.1供應(yīng)商處直接發(fā)出至客戶,實物不入庫的物資、在客戶收到物資第一時間必須由運營中心采購部根據(jù)物資或驗收單在確保物資的數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)規(guī)格符合采購要求的情況下發(fā)起金蝶入庫流程,再由行政中心行管部負責(zé)審核,最終由發(fā)起部門領(lǐng)用。
3.3.2營銷中心,運維中心等部門用于技術(shù)或項目上的物資采購,在收到物資時由運營中心采購部按照相關(guān)驗收要求進行入庫。
3.4行政中心行管部采購主要負責(zé)采購工作
3.4.1公司日常辦公用品采購,由行政中心行管部根據(jù)各部門計劃提報所需,進行采購,收到物資第一時間,必須依照實物及驗收單,對入庫存貨,及時錄入OA,詳細登記存貨類別、編號、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、計量單位等內(nèi)容,
3.5行政中心須定期對存貨進行檢查,加強存貨的`日常保管工作
3.5.1發(fā)貨時遵循先進先出的原則,先到先發(fā),集中發(fā)同一批次的物資,發(fā)完再發(fā)另一批次的物資。
3.6入庫記錄不得隨意更改。如確需修改入庫記錄,必須經(jīng)部門總監(jiān)及相關(guān)部門批準。
3.7對于已售存貨退貨的入庫,行政中心應(yīng)根據(jù)營銷中心填寫的退貨憑證辦理入庫手續(xù),經(jīng)營銷總監(jiān)、董事長批準后,對擬入庫的商品進行驗收。因產(chǎn)品質(zhì)量問題發(fā)生的退貨,應(yīng)分清責(zé)任,由行政中心、營銷中心、運營中心確定處理方法。
四.領(lǐng)用與發(fā)出
4.1領(lǐng)用分類
4.1.1公司各部門領(lǐng)用日常辦公用品,應(yīng)在OA上提報資產(chǎn)領(lǐng)用申請。倉管員憑經(jīng)批準的資產(chǎn)領(lǐng)用申請表,核對存貨數(shù)量、品名、規(guī)格后發(fā)料。
4.1.2營銷中心、項目技術(shù)中心、運維中心等部門領(lǐng)用技術(shù)或項目的物資時,應(yīng)在金蝶系統(tǒng)申請物資出庫單,再由行政中心行管部按照流程規(guī)定,進行發(fā)出。
4.2對倉管人員由于違規(guī)發(fā)放存貨造成存貨變質(zhì)、失效等損失,倉管人員除承擔(dān)全部經(jīng)濟損失外,還要接受行政處分。
五.盤點與處置
5.1行政中心、計財中心定期和不定期對存貨進行盤點,盤點方式為抽盤和全盤。定期盤點分為月度盤點和年度盤點。月度盤點采取抽盤方式,年度盤點采用全盤方式。月度盤點的存貨數(shù)量不低于總量的60%。對于用量或金額較大、領(lǐng)用次數(shù)頻繁的`存貨用每月盤點一次。
5.2月度盤點時間為每自然月最后一天,年度盤點為每自然年最后一天
5.3行政中心應(yīng)制定詳細的盤點計劃,合理安排人員。
5.4行政中心應(yīng)充分做好盤前準備工作,具體要求如下:
5.4.1將盤存表表格預(yù)先準備妥當(dāng)
5.4.2倉庫內(nèi)存貨應(yīng)分別碼放,按類別區(qū)分
5.4.3存貨有序擺放,力求整齊。
5.4.4各項存貨應(yīng)于盤存前在OA上登記完畢,如因特殊原因,無法完成時,應(yīng)由行政中心將尚未入賬的有關(guān)單據(jù)利用“結(jié)存調(diào)整表”一式兩聯(lián),將賬面數(shù)調(diào)整為正確的賬面結(jié)存數(shù)后,一聯(lián)送計財中心,一聯(lián)行政中心自存。
5.4.5盤存期間除緊急發(fā)貨外,暫停發(fā)貨。
5.5所有盤存數(shù)據(jù)必須進行現(xiàn)場盤點,不得以猜想數(shù)據(jù)、偽造數(shù)據(jù)記錄于盤存表中。盤存表若需修改,均需經(jīng)盤存人員簽字方能生效。
5.6存貨盤點應(yīng)當(dāng)及時編制盤點表,盤盈、盤虧、毀損情況要分析原因,在期末結(jié)賬前處理完畢。
六.檢查與監(jiān)督
6.1存貨內(nèi)部控制監(jiān)督檢查內(nèi)容主要包括:
6.1.1存貨業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點檢查是否存在不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。
6.1.2存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準的執(zhí)行情況。重點檢查授權(quán)批準手續(xù)是否健全。
6.1.3存貨收發(fā)、保管的執(zhí)行情況。重點檢查存貨取得是否真實、合理,存貨驗收手續(xù)是否健全,存貨保管崗位責(zé)任是否落實,存貨清查、盤點是否及時,準確。
6.1.4存貨處置的執(zhí)行情況。重點檢查存貨處置是否經(jīng)過授權(quán)批準,處置價格是否合理,處置價款是否及時收取并入賬。
6.1.5存貨會計核算的執(zhí)行情況。重點檢查存貨成本核算、價值變動記錄是否真實、完整、及時。對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的存貨內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié),負責(zé)監(jiān)督檢查的部門應(yīng)當(dāng)告知有關(guān)部門,有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時查明原因,采取措施加以糾正和完善。
七.附則
7.1本制度最終解釋權(quán)歸計財中心和行政中心
7.2本制度經(jīng)公示后即時生效執(zhí)行