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一、采購管理系統(tǒng)規(guī)范

1、存量控制。

2、申購單開立填寫。

3、供應(yīng)廠商的選擇與資料建立。

4、詢價、議價及訂購作業(yè)。

5、采購進度控制。

6、廠商交貨異常處理。

7、驗收作業(yè)。

二、采購準則

申購單的開立、遞送。

⑴申購經(jīng)辦人員應(yīng)依據(jù)存量，并結(jié)合用料預(yù)算開立申購單，注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項，經(jīng)主管審核后送達采購部門。

⑵緊急申購時，由申購部門在申購單“備注欄”注明“緊急”并需口頭告知采購人員⑶辦公用品由營運辦按月依消耗狀況，并考慮庫存情況，填制“申購單”提出申購。

⑷營運所有物品都需開立“申購單”，經(jīng)主管部門及行政總監(jiān)經(jīng)手簽字后叫采購員采購。嚴禁無單申購。

三、采購作業(yè)程序

1、采購收到“申購單”后由申購經(jīng)辦人員先填寫申購內(nèi)容，采購復(fù)核申購單各欄填寫是否清楚，查閱“廠商資料”、申購記錄”及其他有關(guān)資料后，開始辦理詢價事宜，在報價后，整理報價資料，根據(jù)擬訂議價方式及各種有利條件，進行議價，辦妥后，核決權(quán)限，呈核訂購。

2、緊急單優(yōu)先辦理。

3、無法在需用日期辦妥者需由采購員告知申購經(jīng)辦人。

4、撤消申購單應(yīng)先通知申購部門承辦人。

5、詢價

⑴交貨期無法配合需用日期時聯(lián)絡(luò)申購部門。

⑵充分了解申購材料的品名、規(guī)格。

⑶向廠商詳細說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交貨期、地點、付款辦法。

⑷同規(guī)格產(chǎn)品有幾家供應(yīng)商均應(yīng)詢價并索樣品和報價單擇優(yōu)擇廉采購。

⑸有否其他較有利的代用品或?qū)蛊贰?/p>

⑹應(yīng)對同規(guī)格，不同廠牌做比較。

⑺是否有必要辦理售后服務(wù)及保修年限。

⑻新廠商產(chǎn)品，是否需經(jīng)檢驗試用。

6、比價、議價

⑴廠商的供應(yīng)能力是否能按期交貨。

⑵是否殷實可靠的生產(chǎn)廠或直接進口商。

⑶調(diào)查市場行情，研擬底價。比照其他經(jīng)銷商價格是否較低。

⑷經(jīng)成本分析后，議定議價目標。

⑸是否必要向廠商索取產(chǎn)品比較。

⑹價格上漲下跌有何因素。

⑺是否必要開發(fā)其他廠商。

7、呈核

⑴申購單上應(yīng)詳細注明與廠商議定的買價條件。 ⑶現(xiàn)場選用較貴材料時，聯(lián)絡(luò)申購部門述明原因。 ⑷按核決權(quán)限呈核。

8、訂購

⑴向廠商確認價格、交貨期、質(zhì)量條件

9、催交

⑴約定日期前應(yīng)再確認準確交貨期。

⑵已逾期交貨日期尚未到貨應(yīng)加緊催交。

10、整理付款

⑴發(fā)票付款單位及內(nèi)容是否相符。

⑵發(fā)票金額與申購單價格是否相等。

⑶是否有預(yù)付款或暫借款應(yīng)處理。

⑷是否需要扣款。

11、收件、分發(fā)、核對

⑴收件，檢查產(chǎn)品的保質(zhì)期，若是食品類還需索要“三證”復(fù)印件

⑵按分配原則指派申購經(jīng)辦人

⑶核對品名

⑷核對規(guī)格

⑸核對數(shù)量

⑹核對需要日期

四、采購規(guī)程

1、申購按照存量管制基準和用料預(yù)算有關(guān)規(guī)定，并參考庫存情形開具申購單，逐項注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項，經(jīng)本部門主管審核后，送采購部門。

2、來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出申購。

3、特殊情況需按緊急申購辦理時，可在申購單“備注”注明原因，以緊急遞送。

4、價格

⑴采購人員接到“申購單”后應(yīng)按申購事項的'緩急，并參考市場行情、過去申購記錄或廠方提供的報價，精選兩家以上供應(yīng)商進行價格對比。

⑵如果報價規(guī)格與申購單位的要求略有不同或?qū)俅闷?，采購人員應(yīng)在“申購單”上予以注明，或口頭與管說明。

⑶采購部門接到申購部門緊急采購口頭要求，采購部門指定采購人員先做詢價、議價，待接到申購單后，按一般申購程序優(yōu)先辦理。

5、單據(jù)整理及付款

采購部門應(yīng)將“申購單”與發(fā)票核對、數(shù)量、規(guī)格、尺寸等。確認無誤后，送會計部門審核。

6、價格復(fù)核

⑴采購部門應(yīng)經(jīng)常調(diào)查主要材料市場行情，建立供應(yīng)商資料，作為采購及價格審核的參考。

⑵采購部門應(yīng)對公司各部所列重要材料提供市場行情資料，作為材料存量管制及核決價格的參考。