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第一章 總則

一、為了加強會計檔案的科學(xué)管理，根據(jù)財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》，結(jié)合我院實際情況，制定本制度。

二、學(xué)校會計檔案由校檔案室和財務(wù)處共同管理。檔案室負(fù)責(zé)對會計檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和移交檔案室的會計檔案的存放、查閱和保管以及期滿會計檔案的銷毀等工作。財務(wù)處負(fù)責(zé)會計檔案的立卷、歸檔、保管（移交檔案館前）、查閱等項工作。

三、財務(wù)處內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的日常管理，明確會計檔案管理崗位的職責(zé)，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

第二章 會計檔案的內(nèi)容

一、會計檔案是指財務(wù)計劃、單位預(yù)算、經(jīng)濟合同，以及會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料。

1、原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員直接取得或者填制，用以表明某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或其完成情況并明確有關(guān)經(jīng)濟責(zé)任的一種憑證。原始憑證是填制記帳憑證或登記帳簿的原始依據(jù)，是重要的會計核算資料。原始憑證包括外來原始憑證和自制原始憑證兩種。

2、記帳憑證是對經(jīng)濟業(yè)務(wù)按其性質(zhì)加以歸類，確定會計分錄，并據(jù)以登記會計帳簿的憑證。學(xué)校根據(jù)會計核算的一般要求和學(xué)校的實際情況設(shè)置統(tǒng)一、通用的記帳憑證。

3、會計賬簿是指以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)地記錄一個單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，對大量分散的數(shù)據(jù)或資料進(jìn)行分類歸集整理，逐步加工成有用的會計信息的工具。會計帳簿由具有一定格式的帳頁組成。會計帳簿包括：

（一）總分類帳

（二）收入明細(xì)帳（教育經(jīng)費撥款、科研經(jīng)費撥款、上級補助收入、教育事業(yè)收入、經(jīng)營收入、其他收入）；

（三）支出明細(xì)帳（事業(yè)支出、經(jīng)營支出）；

（四）往來明細(xì)帳（應(yīng)收及暫付款、應(yīng)付及暫存款、應(yīng)付票據(jù)、應(yīng)繳稅金、代管款項）；

（五）現(xiàn)金日記帳；

（六）銀行存款日記帳；

（七）固定資產(chǎn)明細(xì)帳；

（八）材料明細(xì)帳；

（九）事業(yè)基金明細(xì)帳；

（十）專用基金明細(xì)帳；

（十一）固定基金明細(xì)帳；

（十二）事業(yè)結(jié)余明細(xì)帳；

（十三）其他對外投資明細(xì)帳。

4、財務(wù)報告指用來反映會計實體財務(wù)狀況和事業(yè)發(fā)展成果的總結(jié)性書面文件，包括會計報表、附表以及財務(wù)情況文字說明等。

5、其他類會計檔案包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，財務(wù)會計軟件使用說明，會計科目和項目編碼及使用說明，會計電算化處理授權(quán)登記或使用權(quán)限備案表，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。

6、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料是指與會計核算有關(guān)的重要資料，包括：

（一）學(xué)生名冊；

（二）學(xué)生繳費及欠費情況；

（三）工資薪金發(fā)放清冊；

（四）住房公積金備查簿；

（五）其他會計核算資料。

7、學(xué)校財務(wù)采用電子計算機進(jìn)行會計核算的`，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，應(yīng)同時將光盤、磁盤、磁帶等作為會計檔案保存。

8、以下與財務(wù)會計核算相關(guān)的文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，：

（一）學(xué)校年度財務(wù)預(yù)算；

（二）學(xué)校財務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況；

（三）學(xué)校對外投資的文件及相關(guān)投資證明；

（四）學(xué)校年度收入分配的相關(guān)文件及資料；

（五）各類審計決定、報告及意見；

（六）國家及學(xué)校各項財務(wù)規(guī)章制度。

第三章 日常管理

1、每年形成的會計檔案，按照歸檔的要求，進(jìn)行分類整理、裝訂成冊。在下一年度一個月之內(nèi)交到財務(wù)處檔案室自行保管，以便隨時查閱，保管時間一般一至二年，期滿后，編造清冊上繳學(xué)院檔案室保管。會計檔案要設(shè)專人負(fù)責(zé)保管，保管人員工作變動時應(yīng)按規(guī)定要求辦理移交手續(xù)，并由單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。

2、建立健全會計檔案的查閱、復(fù)印登記制度，既要方便查閱會計檔案，又要保證會計檔案的安全。設(shè)立會計檔案查閱登記簿，記載查閱的時間、目的、查閱的內(nèi)容及查閱人。外單位查閱財務(wù)處的會計檔案時須經(jīng)財務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。調(diào)閱查賬時，檔案原件一般不予借出，如因工作需要必須借出時須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊，并應(yīng)按期歸還。需保密的原始材料，按規(guī)定不得泄密。財務(wù)處內(nèi)部人員因工作需要查閱原始憑證，查后須將資料放回原處。

3、會計檔案保管期限，根據(jù)國家檔案局、財政部發(fā)布的《會計檔案管理辦法》規(guī)定：各種原始憑證和記賬憑證保管期限為十五年，總賬十五年，明細(xì)賬及登記簿十五年，月、季報表保管五年，年終決算報表永久性保管。

4、會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由院檔案室提出銷毀意見，會同財務(wù)處及有關(guān)單位共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊，報院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案室保管至結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。

5、學(xué)校財務(wù)處、檔案室應(yīng)提供合適的會計檔案保管條件，做好防火、防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，對電算化檔案的磁盤、光盤，還要防磁、防折。

6、移交和移動。

（1）學(xué)校財會人員之間交接會計檔案，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。

（2）移交會計檔案的部門，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管的期限、已保管的期限等內(nèi)容。

（3）財務(wù)處和檔案室之間移交會計檔案由財務(wù)處和檔案室指派人員處理;交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列的內(nèi)容逐項交接。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

第四章 責(zé)任

1、學(xué)校財務(wù)處、檔案室應(yīng)當(dāng)建立健全校內(nèi)各級會計檔案管理責(zé)任制，明確各單位負(fù)責(zé)人、專兼職會計檔案管理人員對會計檔案的管理責(zé)任。

2、會計檔案的立卷人要對會計檔案的完整性、立卷的及時性負(fù)責(zé)。

3、會計檔案保管人員要妥善保管好會計檔案，要做好防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，對電算化檔案的磁盤、光盤，還要防磁、防折，對由于以上原因而造成會計檔案毀損的，要追究保管人員的責(zé)任。

4、各會計檔案使用人和查閱人應(yīng)遵守檔案查閱登記制度。不得擅自涂改、拆封、抽換會計檔案。