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第一篇：關(guān)于檔案管理規(guī)章制度范文

一、適用范圍

1.1 采用手工編制或計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)編制的產(chǎn)品電子文件資料、設(shè)計(jì)文件、各類產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等;

1.2 各類正版的計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)軟件及其它應(yīng)用軟件;

1.3 訂購的技術(shù)圖書、報(bào)刊及其它技術(shù)資料(簡稱為“書刊資料”);

1.4 有關(guān)的國內(nèi)外技術(shù)專題會(huì)議提供的重要資料及參加會(huì)議人員的回報(bào)等(簡稱“會(huì)議資料”)

1.5 公司或外部的?？?、專有技術(shù)等(簡稱專用技術(shù)資料);

1.6 顧客提供的各類技術(shù)資料(簡稱“顧客資料”)。

二、職責(zé)

公司檔案室負(fù)責(zé)保存、管理和控制各類技術(shù)檔案和資料。

三、工作程序

3.1 資料來源和歸檔

3.1.1 紙質(zhì)文件

標(biāo)準(zhǔn)化提供的簽署完成、齊套、經(jīng)設(shè)計(jì)確認(rèn)的產(chǎn)品紙質(zhì)、文字性文件歸檔，檔案室在《技術(shù)資料登記本》上按產(chǎn)品分類并進(jìn)行登記，并填寫文件登記卡片。

3.1.2 電子文件

電子文件一般由標(biāo)準(zhǔn)化人員對(duì)電子文件與紙質(zhì)文件一致性、有效性進(jìn)行審查，由標(biāo)準(zhǔn)化確認(rèn)后統(tǒng)一歸檔并填寫設(shè)計(jì)文件履歷表。

3.1.3 書刊資料

a)技術(shù)資料的購買由申請(qǐng)部門填寫資料購買申請(qǐng)單，審批流程按公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。由專人定期購買。

b)訂閱報(bào)刊、雜志由資料室定期訂閱。

3.1.4 顧客提供資料

顧客提供的各類技術(shù)資料，由公司相關(guān)部門轉(zhuǎn)交檔案室，由檔案室登記。

3.1.5 會(huì)議資料

有關(guān)國內(nèi)外技術(shù)專題會(huì)議印發(fā)國家的技術(shù)文件資料，一般由與會(huì)者自己保存。重要資料交檔案室管理，由檔案室在《技術(shù)資料登記本》上登記。

3.2 編號(hào)

檔案室保存的所有技術(shù)檔案和資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)。

3.3 標(biāo)識(shí)與分類

適用范圍的資料，都應(yīng)在資料封面或首頁加蓋“資料專用章”并分類，資料編號(hào)、名稱、頁數(shù)、內(nèi)容簡介、登記日期都應(yīng)及時(shí)輸入計(jì)算機(jī)。

3.4 存放

3.4.1紙質(zhì)文件

紙質(zhì)文件的底圖，按幅面和十進(jìn)分類編號(hào)的遞增順序保管，幅面為A1或小于A1的底圖，以展開形式保管，幅面大于A1的底圖以圓筒形式保管。

3.4.2 電子文件

電子文件的媒體存放在干燥箱內(nèi)。注意干燥箱內(nèi)的變色硅膠，應(yīng)經(jīng)常檢查其顏色，使其處于吸收濕氣的狀態(tài)，保持箱內(nèi)干燥，避免損壞。

3.4.3 書刊、雜志

書刊、雜志等文字資料開架陳列;

3.4.4 重要資料

重要的和專利、專有技術(shù)等文字資料存放在保密柜中;

3.4.5 其他資料

其他資料存放在資料柜中。

3.4.6 過期期刊、雜志

過期期刊一般按年裝訂成冊，以便于保存和查閱。

3.5 更改及作廢

3.5.1 紙質(zhì)文件

根據(jù)設(shè)計(jì)文件更改通知單作廢或被代替的底圖，由檔案室加蓋《作廢》印章，并與現(xiàn)行的底圖分開，按十進(jìn)分類編號(hào)的順序排列存放。

3.5.2 電子文件

電子文件的修改，應(yīng)在設(shè)計(jì)更改手續(xù)齊全的情況下，在原有文件存盤基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)人員可在原版本基礎(chǔ)上進(jìn)行修改，修改內(nèi)容應(yīng)作記錄。改好后重新歸檔，并按規(guī)定修改版本號(hào)。

3.6 查詢

3.6.1 有關(guān)人員可通過登記卡片查詢紙質(zhì)或電子文件目錄。

3.6.2 電子文件可通過網(wǎng)上查詢，任何電子文件不得擅自拷貝。

3.7 借閱

3.7.1 本公司工程技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員、各部門主任以上人員如需要可以借閱，根據(jù)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。

3.7.2 公司外部人員借閱資料，確因工作需要，經(jīng)部門副經(jīng)理以上人員書面擔(dān)保后，方可借出。

3.7.3 一般的技術(shù)資料如需借閱，每次限借兩本，借期為一個(gè)月;

a)VCD、DVD關(guān)盤借期為7天;

b)應(yīng)用軟件等借期為7天;

c)重要和專有技術(shù)資料要求辦理手續(xù);

d)如確實(shí)因工作需要，需長期限借閱某些資料。本人應(yīng)寫出專門報(bào)告，經(jīng)部門經(jīng)理、總工程師批準(zhǔn)后，可以辦理。但借用者應(yīng)當(dāng)妥善保管，不得丟失、損壞等。

3.8 所借資料超期和丟失的處理

3.8.1 所借的資料在規(guī)定的期限超過后，如確實(shí)因工作需要，經(jīng)部門副經(jīng)理以上人員批準(zhǔn)，說明延長期限，再到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。經(jīng)檔案室管理人員向借閱者催還一次仍不還者，視同丟失處理。

3.8.2 資料丟失罰原件的10倍，孤本20倍處理，由檔案管理人員書面通知財(cái)務(wù)部，從被罰者工資中扣除。處罰者屬公司外部人員，罰款從擔(dān)保者工資中扣除。

3.9 資料復(fù)印

確實(shí)因工作需要，有關(guān)人員要保留技術(shù)資料的復(fù)印件，經(jīng)審批后檔案室可提供復(fù)印。

3.10 電子文件的復(fù)制

為保障公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，不得隨意復(fù)制產(chǎn)品電子文件。除缺因工作需要，經(jīng)本部門經(jīng)理審批確認(rèn)后，經(jīng)總工程師批準(zhǔn)，可以復(fù)制。

3.11 過期資料的處理

過期期刊，以年裝訂成冊，放入柜中，一般已無保存價(jià)值的資料，經(jīng)管理部部長批準(zhǔn)，可予以報(bào)廢、銷毀。

第二篇：檔案管理規(guī)章制度

1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿（含備查帳簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。

2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對(duì)，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。

3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問題。

4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。

6、公司各部門因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱事由。

8、會(huì)計(jì)檔案，原則上不對(duì)外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，報(bào)上級(jí)方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

13、公司分設(shè)新單位時(shí)，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據(jù)，原憑證、帳冊等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。