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第一篇：酒店年會接待方案

一、活動目的：

1、增強員工們的團隊凝聚力，提升XX的競爭力;

2、對20xx年營銷工作進行總結(jié)，對市場業(yè)績進行分析;制訂新年度營銷工作總體規(guī)劃，明確20xx年度工作方向和目標。

3、表彰業(yè)績優(yōu)秀的公司優(yōu)秀員工們，通過激勵作用，將全體職工的主觀能動性充分調(diào)動起來，投入到未來的工作之中。

二、年會主題：

一個團隊一個夢想

三、年會時間：

20xx年 月 日下午 時

領(lǐng)導致辭、表彰優(yōu)秀員工們、表演節(jié)目同時聚餐

四、年會地點：

xxx大酒店x樓xx廳

五、年會組織形式：

由公司年會工作項目小組統(tǒng)一組織、執(zhí)行。

六、參加人員：

客戶群、領(lǐng)導;邀請業(yè)界領(lǐng)導;公司工作人員。

1、會場總負責：xxx

主要工作：總體工作協(xié)調(diào)、人員調(diào)配。

2、策劃、會場協(xié)調(diào)、邀請嘉賓：xxx

主要工作：年會策劃、會議節(jié)目安排、彩排、舞臺協(xié)調(diào);對外協(xié)調(diào)、現(xiàn)場資訊采集。

3、人員分工、布場撤場安排：xxx

4、嘉賓接待、簽到：xxx

5、音響、燈光：xxx(會前半小時檢查音響、燈光等設(shè)備)

6、物品準備：xxx

主要工作：禮品、獎品等物品的準備。

七、會場布置：

會場內(nèi)：

方案：

1、舞臺背景噴畫：

內(nèi)容：

文字內(nèi)容：

2、舞臺懸掛烘托氣氛的紅燈籠;四周墻壁掛烘托節(jié)日氣氛的裝飾。

3、舞臺兩側(cè)放置易拉寶各4個，內(nèi)容：宣傳企業(yè)文化。

會場外：

1、充氣拱門放置賓館大門外主要通道。

2、酒店入口處掛紅布幅。

3、酒店內(nèi)放置指示牌。

文字內(nèi)容：

八、年會流程：

形式：領(lǐng)導致辭、表彰優(yōu)秀員工們、表演節(jié)目，同時公司聚餐。

備注

1、主持人開場白，介紹到會領(lǐng)導和嘉賓，邀請領(lǐng)導上臺致辭。

2、公司領(lǐng)導上臺致辭。

3、嘉賓致辭。

4、表彰優(yōu)秀員工們員工們文藝匯演、現(xiàn)場有獎問答、游戲。

外請演員表演節(jié)目、中間抽獎。

演出內(nèi)容：年會節(jié)目單

第二篇：企業(yè)大型活動接待工作方案

一、時間：20xx年x月x日上午8：00―13：：30

二、地點：XX司。

三、參觀人員：XXX

四、接待人員：

1、公司高層

2、全體員工

五、組織分工：

1、人員組織38人：人力資源xxx。（名單于12號上午11：00前報行政事務(wù)部XX）

2、廠區(qū)圖片、視頻、發(fā)言稿、條幅內(nèi)容確定：xxx。（12號上午11：00前完成，發(fā)送XXX）

2、攝像人員安排：xxxx。（13日11：00前到達新廠區(qū)）

3、條幅制作： xxxx （13號早上8：00前）

4、公司展架準備及擺放公司門前： xxx（13號上午9：00前）

5、禮品準備：xxx。

6、講解員培訓：xxx（12號下午6點前）。

7、禮儀接待人員4名，xxx負責。（12號下午六點前確定。）

8、門口物品擺放準備：xxx（13號上午8：40前）

9、公司所有道路清掃：XXX（12號下午6：00前）

10、車間所有衛(wèi)生：XXX。（12號下午6：00前）。

六、活動總協(xié)調(diào)：總經(jīng)理辦公室XXX。

七、流程及時間安排：

時間

事項

參與人員

負責人

備注

8：00―8:30

大門口彩虹門放置

XXX

大型復合式彩虹門

8:30―8:40

門口桌子4張擺放完畢

XXX

礦泉水放到位

8:40―9:00

參加開工儀式人員在行政樓門前集合完畢

36

XXX

9:00―9:40

人員按照安排乘車出發(fā)

36人

XXX

XX帶隊車牌號：

9:40―10:00

到達現(xiàn)場

XXX

10：30

廠區(qū)準備

XXX

落實所有事項

11:50

公司所有高層迎接領(lǐng)導

Xxx

公司東大門口

12：00

所有高層陪同參觀新廠區(qū)

路線XXX

12:40

歡送領(lǐng)導

第三篇：大型活動接待流程

一、會場布置流程

(一) 外場橫幅落實標語或橫幅內(nèi)容及尺寸、數(shù)量、類別;

制作條幅;

懸掛橫幅。

氣球落實氣球的數(shù)量，明確大小，購買氣球;

懸掛氣球。

花籃落實數(shù)量，購買花籃;

擬定標語;

擺放花籃及懸掛標語。

地毯落實地毯尺寸，購買地毯;

擺放到位;

維護。

(二)內(nèi)場會標擬定文字，落實標語內(nèi)容及會標尺寸;

制作會標;

懸掛會標。

鮮花落實鮮花數(shù)量、類別;

聯(lián)系租借;

擺放到位。

音響燈光調(diào)試話筒、燈光;

準備備用音響設(shè)備。

座位/桌牌落實參會人員數(shù)量;

桌椅、桌牌擺放整齊;

制作座位圖。

二、領(lǐng)導接待流程

(一) 成立機構(gòu)明確責任建立領(lǐng)導機構(gòu)、明確職責;

建立工作機構(gòu)、分配工作。

(二) 邀請領(lǐng)導確定會議/活動名稱、議程、時間、地點、參加人、要求等事宜;

確定邀請領(lǐng)導名單;

印制請柬、車證;

繪制路線圖;

擬定領(lǐng)導講話/發(fā)言稿;

裝袋(請柬、議程、車證、路線圖、擬請領(lǐng)導名單、領(lǐng)導講話代擬稿);

發(fā)放邀請函，保留聯(lián)系單位、聯(lián)系人，以備查詢;

確定參會領(lǐng)導名單、調(diào)整領(lǐng)導桌牌;

分類、分頁打印到會領(lǐng)導名單。

(三) 聘請禮儀服務(wù)人員明確對禮儀生的要求、數(shù)量;

實地聯(lián)系，確定人員;

會議/活動前實地演習，明確崗位分工(門崗、廊崗、貴賓室服務(wù)、貴賓室簽到、主席臺服務(wù)、發(fā)獎引導、迎送服務(wù))。

(四) 實地勘察會議/活動現(xiàn)場確定賓客行走路線;

安排接待崗位及人員;

落實貴賓室飲水用具;

落實簽到用具;

貴賓室內(nèi)碼放會議材料。

(五) 座簽確定參會人員數(shù)量，購置座簽;

打印人名;

按順序碼放;

收存留用。

(六)選送贈品確定數(shù)量;

將贈品碼放適宜位置;

發(fā)送贈品(直接在簽到處分發(fā)、在貴賓室分發(fā))。

(七) 引領(lǐng)入場確定會議開始——聽主辦方主要負責人安排;

引領(lǐng)人員進入會場坐席;

確定人員發(fā)放獎?wù)?獎杯/獎狀/獎牌/證書;

引領(lǐng)人員與演員/工作人員合影。

(八) 送別安排車輛提前到崗;

交待行使路線;

活動后與與會人員聯(lián)系交辦、指示及其他需落實事宜。

三、材料準備流程

(一) 確定會議文件材料內(nèi)容擬定會議議程;

確定發(fā)放的文件。

(二)撰寫會議文件材料明確寫作人員;

召開專題會議，明確寫作指導思想、思路，確定框架;

寫作;

修改稿件;

定稿。

(三) 印制會議文件材料整理確定會議文件材料;

確定人員制定參會證;

檢查對版，印刷、裝訂會議文件材料;

材料裝袋;

運送文件材料到會議/活動指定地點。

(四) 分放文件材料擺放主席臺，二次檢查對版;

發(fā)放參會人員;

收集、運送剩余文件材料;

收存剩余文件材料。

四、新聞宣傳流程

(一) 新聞宣傳策劃：拿出宣傳意向，請領(lǐng)導定范圍、定主題、定方向;

形成新聞稿：提供相關(guān)材料、形成新聞稿件;

邀請媒體：聯(lián)系、落實人員;

落實宣傳效果。

(二) 信息報送撰寫信息：結(jié)合領(lǐng)導講話、會議內(nèi)容編寫信息;

信息報送：向主管部門報送。

(三) 攝影照相留資料攝影

邀請專人或通知新聞中心;

落實設(shè)備;

落實攝影機位;

編輯整理歸檔。

照相

聯(lián)系專人或通知新聞中心;

備好設(shè)備、相機、電池;

整理歸檔。

錄音落實專人負責;

準備錄音筆等設(shè)備;

整理文字、歸檔;

五、后勤保障流程

(一) 落實場地聯(lián)系、落實會議場地;

明確會議始、終時間;

明確參會人數(shù)，合理擺放桌椅;

明確貴賓級別、人數(shù)、確定貴賓室;

確保各場地衛(wèi)生。

(二) 用餐食堂用餐或自助餐統(tǒng)計用餐人數(shù);

印制餐票;

確定發(fā)放形式;

指派發(fā)放人;

發(fā)放餐票。

飯店用餐確定餐標;

根據(jù)會議規(guī)模級別指定菜譜;

請示領(lǐng)導調(diào)整菜譜;

根據(jù)最終結(jié)果落實;

安排用餐座次;

安排領(lǐng)導餐桌;

安排少數(shù)民族(回族)餐桌。

(三) 住宿確定人數(shù)，分配房間;

安排車輛;

確定并公布工作人員房間;

發(fā)放鑰匙;

回收鑰匙。

(四) 娛樂活動確定活動形式、活動內(nèi)容、內(nèi)容時間;

指派具體負責人;

明確各項活動參加人數(shù);

落實活動場所、地點;

發(fā)放活動門票。

(五) 落實會議用車落實用車數(shù)量;

明確發(fā)車時間;

明確發(fā)車地點及路線;

指派每輛車負責人;

安排人員乘車。

六、安全保衛(wèi)流程

(一) 安全警衛(wèi)設(shè)置路障和警戒帶;

準備對講機、喊話筒等;

進行安全檢查、消除隱患。

(二) 治安秩序引導觀眾入場;

維護活動或會議秩序;

活動開始后，在各門備勤。

(三) 環(huán)境秩序檢查照明、音響等設(shè)施設(shè)備;

保證出入口通暢，緊急情況下組織人員疏散。

(四)交通管制對活動場所周邊交通管制，預留車位;

根據(jù)不同人員類別，引導車輛停放 。

第四篇：酒店年會接待方案

一、活動目的：

1、 增強區(qū)域員工的內(nèi)部凝聚力，提升公司的競爭力；

2、 對20xx年工作進行總結(jié)，明確新年度工作方向和目標；

3、 表彰業(yè)績優(yōu)秀的公司內(nèi)部優(yōu)秀員工，通過激勵作用，將全體員工的主觀能動性充分調(diào)動起來，投入到未來的工作之中。

二、活動意義：

20xx年xx國際精品酒店又走過了一個不同以往的年份，這一年里我們繼續(xù)成長，公司開拓了新的市場和業(yè)績，又跨上了另一個新高度，每個員工都在為公司付出著自己的辛勤勞動，同時跟隨著公司共同成長。在這一年中，我們結(jié)識新朋友，送別舊朋友，但是我們的為之奮斗的共同目標沒有變化，我們始終努力，實現(xiàn)共贏。這一年就要過去，我們總結(jié)過去，展望未來，相信新的一年里我們又將會迎接不一樣的充滿挑戰(zhàn)和收獲的一年，我們都將更有成就。

三、年會主題：

新挑戰(zhàn)、新展望：艱苦奮斗，重振增長!

四、活動主辦單位：

xx精品國際酒店

五、年會時間：

20xx-2-1（暫定）

六、活動地點：

xx國際精品酒店一樓宴會廳

七、活動步驟：

（一）準備工作

1、提交方案，公司領(lǐng)導進行審批，審批通過。

2、向公司發(fā)布通知

（1）與各部門負責人聯(lián)系，確認合作、費用各項相關(guān)的事項；

（2）告知全體員工活動時間，地點，活動流程等相關(guān)事宜；

（3）行政人事部及相關(guān)年會工作人員與1月20日踩點，28日左右布置年會現(xiàn)場，為2月1日的年會做好充分的準備；

（4）進行年會，組織好年會中的各項活動。

（5）結(jié)束活動，組織回程工作，及年會的總結(jié)工作。

（二）費用

行政人事部、財務(wù)部注意年會酒店費用結(jié)算事宜。

九、活動經(jīng)費預算

十、工作安排

（一）各項工作明細分工

1、總負責人：王鑫h

2、宣傳組織工作：張夢

3、策劃、會場協(xié)調(diào)：王鑫h、張夢

4、采購工作：吳海港、王鑫h

5、嘉賓接待、簽到：胡小蒙

6、音響、燈光：王海亮 十一、細節(jié)工作

（二）會場布置

1、用氣球、彩帶做背景裝飾。 內(nèi)容：做ppt做個背景屏幕

2、舞臺懸掛烘托氣氛的紅燈籠；兩邊各1個。

3、會場入門口放置簽到桌，1名工作人員，負責簽到登記。

4、宴會廳懸掛紅橫幅 文字內(nèi)容：xx精品國際酒店20xx年新年聯(lián)歡會

（三）參加人員安排

分組圍桌：我們以10-12人一組，14組（左右）。

年會小活動：

一、親密喂食（主要考察團隊之間的協(xié)作能力了，領(lǐng)導的領(lǐng)導能力。）

1、游戲細則

1）各隊選出三個人，其中一個必須是部門經(jīng)理。兩個人必須是蒙住雙眼，喂食之人原地轉(zhuǎn)兩圈，給另一人喂食，領(lǐng)導對兩人動作進行指揮，控制。以兩人喂食成功為準，進行下一次的喂食，時間是2分鐘，在2分鐘內(nèi)哪一隊喂食多少為計算勝利標準。

2、規(guī)則

1）參加人數(shù)：每一組選出3人參加，共6組進行游戲進行6次游戲，總計人數(shù)18人。

2）時間：30分鐘

3）獎勵：選出成功喂食次數(shù)前三名者獎勵小禮物，獎勵鬧鐘一個，共9份。

4）道具：蒙眼罩兩個，橘子若干。

二、歌曲接龍（主要考察團隊之間的競爭力，團隊內(nèi)部的團隊合作共同對抗外部競爭的能力）

1、游戲細則

1）每一組選出2個人上臺參加游戲，進行歌曲接龍，要求A隊歌曲的最后一個字必須在B隊伍所唱歌曲中有體現(xiàn)，（注：諧音OK，每一組下面的人也可以進行幫助提醒）30秒為限，過了10秒大家集體倒數(shù)5，倒數(shù)完之后該隊還沒有想到定位失敗，宣告該隊淘汰，最后留下的隊伍獲勝。

2、規(guī)則

1）參加人數(shù)：12人

2）時間：20分鐘左右（如果最后面兩組實力相當分不出勝負，則在時間為半小時為限，宣布兩個隊伍都獲勝。）

3）獎勵：最后面剩余3個隊伍為獲勝隊伍，每人獎勵一份小禮物――耳麥，共6份。

三、看動作猜意思（主要考察團隊成員之間的默契程度，增加團隊內(nèi)部的信任力）

1、游戲細則

1）每一組選出三個人上臺，一人猜字，兩人表演。表演者看到字詞時候運用自己的姿態(tài)語言對該詞語進行表演，猜字的人根據(jù)表演者的表演進行字詞的猜測。一猜對詞語為成功標準，才不出來可以Pass！規(guī)定不得發(fā)聲音，只能是做動作。時間是1分鐘，在1分鐘之內(nèi)哪一隊才對的詞語多少為計算標準。

2、規(guī)則：

1）參加人數(shù)：每組選出3人參加，共6組進行6次游戲，共計人數(shù)18人

2）時間：20分鐘

3）獎勵：選出成功猜對詞語次數(shù)前三名者獎勵小禮物，獎勵公仔9份

4）道具：詞語板。

四、杯水傳情：

1、游戲細則

1）各隊選6個代表，時間2分鐘，1人裝水入杯，5人口銜杯傳遞，最后倒入一大容器中，看那一隊傳的水最多。

2）注意：此游戲最好是參賽人員中男女正好3男3女，在位置的站發(fā)上面最好是男女搭配，這樣效果更好。

2、規(guī)則

1）參加人數(shù)：每組6人，共36人

2）時間：30分鐘

3）游戲次數(shù)：每一組上臺進行節(jié)目的表演，在規(guī)定的2分鐘之內(nèi)送水容量多者獲勝。

4）獲勝隊伍獎勵：選出3只獲勝隊伍，共計18人，每人獎勵曼秀雷敦唇膏一支，共18支。

5）道具：一次性杯子6個，大的透明量杯一個，計時器一個，計時人一個，

五、放音樂傳熊（又名擊鼓傳花）

1、游戲細則

1）選出一個播放音樂的人，此人在播放音樂的時候必須背對整個隊伍，隨自己意愿停止音樂。

2）全體成員參加游戲，公仔熊在每個人手中傳遞，當音樂終止時候，公仔熊在誰手中，誰即為中標人物。

3）中標者在游戲結(jié)束之后或選擇個人獨自表演節(jié)目，或選擇當場表演一個節(jié)目，節(jié)目完成之后獲得獎品、

2、規(guī)則

1）參加人數(shù)：全體成員，共54人，

2）游戲次數(shù)：傳花傳10次，選出10個中標人物，擊中者表演節(jié)目。

3）用時20分鐘左右。（注：個人表演節(jié)目是時間不超過2分鐘）

　　人事行政部

　　20xx年12月25日

第五篇：大型會議接待方案

大型會議接待方案

篇1：

大型會議接待方案

（一）會議接待方案的含義

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務(wù)的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。

（二）會議接待方案的基本內(nèi)容

1．接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多，包括上級領(lǐng)導、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員（正式和列席）、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團名義來訪的，也有聯(lián)合組團參加的，還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。

2．接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應(yīng)當根據(jù)會議目標和會議領(lǐng)導機構(gòu)對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。

3．接待規(guī)格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標準等。

4．接待內(nèi)容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務(wù)、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務(wù)、返離送別等方面。

5．接待日程。寫明各項接待活動的日程安排。

6．接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設(shè)置報到組、觀光組、票務(wù)組等工作小組，分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務(wù)聯(lián)系等工作。

7．接待經(jīng)費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排，有時也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動還包括一定數(shù)量的禮品費。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內(nèi)容。

篇2：大型會議接待方案

一、會前準備工作

1、組織會務(wù)班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的會務(wù)工作方案。

2、發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與會人員范圍。

3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。

4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。

5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

6、會場布置、會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。

(1)懸掛會標、徽記、旗幟登。

(2)設(shè)置主席臺，落實主席臺領(lǐng)導，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。

(3)確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區(qū)域，并使與會者明確。

(4)保證照明、通風、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。

(5)擺放適宜花卉。

7、后期服務(wù)工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細致安排。

8、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作。

9、進行會前檢查或向領(lǐng)導匯報準備工作情況。

二、會務(wù)組織與服務(wù)工作

1、會務(wù)人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。

2、搞好會議簽到、材料分發(fā)。

3、落實主席臺領(lǐng)導、發(fā)言人是否到齊。

4、按預訂方案組織與會人員由前向后以此就座。

5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場;開會期間關(guān)閉手機，一般不允許找人，無關(guān)人員不準進入會場。

6、做好會議紀錄，寫好會議簡報。

7、組織照相。

8、為與會人員預訂車、船、機票等。

三、會議善后工作

1、會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。

2、組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

4、做好會議報道工作。

篇3：大型會議接待方案

一． 會前

1． 與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務(wù)項目。

2． 提供會議所需要的航班、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。

3． 派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。

4． 確定方案，簽訂合同，預付定金。

二． 會中

1． 會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2． 會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。

3． 會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4． 會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

5． 會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。

6． 會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

7． 會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

8． 會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。

三． 會后

1、結(jié)帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結(jié)帳。

2、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結(jié)束前沖印出來分發(fā)給每位與會人員以做留念。

篇4：大型會議接待方案

根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。

首先是會議的籌備工作。

●根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。

●發(fā)放會議通知和會議日程。

會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。

●選擇會場。

選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達到一下標準：

第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：”絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間?！?/p>

第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應(yīng)盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。

第三：附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為”上次會議是從這里開的，沒出什么問題，“就草率地認為”這回也會同樣順利“。否則，可能會造成損失。

第四：要有停車場?，F(xiàn)代社會召集會議，”一雙草鞋一把傘“趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。

●會場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：

①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導與企業(yè)領(lǐng)導及陪同面對面做，來賓的最高領(lǐng)導應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導與上級領(lǐng)導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。

②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。

③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。

●準備會議資料。

會務(wù)組應(yīng)該準備有關(guān)會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準備。

會議前的接待禮儀。

●會前檢查。

這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

●提前進入接待崗位。

接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。

①簽到。設(shè)一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。

②引座。簽到后。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

③接待。與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。

會議中的服務(wù)禮儀

會議進行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。

●倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會者，以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應(yīng)不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

●其他服務(wù)會議按擬定的程序進行，應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員”嚴陣以待“，做好各項準備工作。如，會議進行第一項：全體起立、奏國歌。這是音響應(yīng)立即播放出國歌。又如，大會宣布辦法榮譽證書，組織人員應(yīng)迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領(lǐng)導從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領(lǐng)導頒發(fā)給受獎?wù)?。為使會場上的活動有條不紊，必要時應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進行模擬訓練，避免會場上出現(xiàn)混亂。

如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導，最好用字條傳遞通知，避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。

●做好會后服務(wù)的準備。會議進行之中，就應(yīng)為會后服務(wù)做好準備。如，會后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安排。

會后服務(wù)

會議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。

●組織活動會議結(jié)束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。

●送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。

●清理會議文件 ①根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結(jié)

舉例會議接待方案

為成功圓滿接待”××ד，按照貴公司的要求，河南康輝國際旅行社特擬定以下方案，請指正、修改。

原則：河南康輝國際旅行社本著”熱情、周到、安全、衛(wèi)生、快捷“的宗旨確保圓滿完成任務(wù)。

一、接待前準備：

1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人名單、抵達時間及交通工具（火車/飛機），落實接站車輛車次，接站人員。

2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。

3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛，駕駛?cè)藛T，導游人員，旅游景點，旅游途中就餐點。

二、接站：

根據(jù)客人具體抵達時間，提前半小時抵達（火車站/機場）。舉牌接到客人后安全、迅速的將客人及行李安全送達指定的酒店。為客人辦理好入住手續(xù)，并讓客人及時了解到酒店的基本情況和注意事項。

三、旅游及行程的安排：

1、導游要求：

知識豐富，技能技巧熟練，語言生動，具有較高的導游業(yè)務(wù)知識和講解、服務(wù)水平、實踐經(jīng)驗豐富。

2、車輛要求：

安排專業(yè)旅游車隊的空調(diào)旅游車，車況好、干凈，設(shè)備齊全。安排多年駕駛經(jīng)驗專業(yè)的司機，確?？腿税踩?。

四、旅游保險：

確保此次旅游活動的安全順利，我社可代辦每位旅游投保10萬元旅游人身意外傷害險。

五、會議日程安排：（略）

第六篇：接待活動方案

準備工作

1.了解來客基本情況。(姓名、性別、職務(wù)(稱)、來訪意圖、考察線路、到達及離開時間、聯(lián)系電話)可根據(jù)文件通知和函調(diào)來。

2.擬訂接待方案。(含用車、食宿、座談會地點及參加人員、考察線路、陪同接待領(lǐng)導等)。

3.報審及簽發(fā)方案。(經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導審核后，報與身份客人分管工作的主管校領(lǐng)導審批后，確實接待方案)。

4.相關(guān)細節(jié)落實。(與相關(guān)部門落實用車、就餐、住宿、會議室，與宣傳部門、新聞媒體、記者落實電子屏幕歡迎字幕，書寫路牌，照錄相等)。

5.打印臺簽，印制接待手冊。(視具體情況，請示領(lǐng)導后再定是否印制)。

6.預告參與接待的領(lǐng)導及有關(guān)人員，做好召開座談會或陪同就餐等的準備。

第二步:

匯報材料的準備

1、材料的準備。

起草匯報材料、座談會主持詞、先由起草。針對具體分塊的，并由具體聯(lián)系部門負責擬稿。

2、公文簽發(fā)程序。公文擬稿后，完整程序如下:由專門負責公文的業(yè)務(wù)科室初審，送辦公室主任復審，再送分管該項工作的領(lǐng)導、分管機關(guān)常務(wù)工作的領(lǐng)導審簽，最后送領(lǐng)導簽發(fā)。

第三步:

接待客人

1.接機或接站(到車站、高速路口迎接客人，并及時告知有關(guān)領(lǐng)導動態(tài))。

2.住宿(接到客人后，如無特殊情況，先安排客人住下)。

3.就餐(盡可能安排客人就餐，并通知所有陪同領(lǐng)導就餐時間地點，就餐標準及酒水按規(guī)定或領(lǐng)導指示執(zhí)行)。

4.召開座談會(至少提前半天布置好會場)。

5.參觀考察(視具體情況，安排并陪同客人考察)。第四步:

客人返程

1.贈送客人紀念品(根據(jù)來訪客人情況，如有必要提出贈送客人禮物的建議，經(jīng)領(lǐng)導批示后再購買)

2.送客人到車站或離開。(告知有關(guān)領(lǐng)導具體的離校時間)第五步:

總結(jié)工作

1.開支財務(wù)報帳等工作。

2.保存客人有關(guān)資料。

3.保存接待安排、匯報材料等有關(guān)資料。

4.統(tǒng)一整理，存檔備查。