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第一篇：公司辦公用品管理制度

一．集中采購(gòu)和管理的原則

.保衛(wèi)物業(yè)部是全集團(tuán)辦公用品和低值易耗品的采購(gòu)與管理的主管部門，凡涉及辦公用品事宜均由保衛(wèi)物業(yè)部負(fù)責(zé)。

.保衛(wèi)物業(yè)部要設(shè)專人負(fù)責(zé)，加強(qiáng)管理，為各單位提供質(zhì)價(jià)相符的物品保證辦公需要。

.集團(tuán)所屬各單位辦公用品以部室、門店為單位設(shè)專人管理，并按照本辦法的要求，做好計(jì)劃編制、物品領(lǐng)用和保管工作，

.財(cái)審部負(fù)責(zé)核算并制訂各單位的預(yù)算費(fèi)用和考核指標(biāo)。

.人力資源部根據(jù)考核指標(biāo)對(duì)各單位實(shí)施考核。

二、審批權(quán)限

購(gòu)置辦公用品、維修配件等、元以下的由保衛(wèi)物業(yè)部征得板塊、門店、部室主管領(lǐng)導(dǎo)同意進(jìn)行購(gòu)置。元以上的一律寫書面請(qǐng)示，相關(guān)部室會(huì)簽后，報(bào)總經(jīng)理審批。

三、辦公用品集中采購(gòu)的范圍

辦公所需低值易耗品、辦公用品、電腦、電腦耗材、電腦零部件、飛機(jī)票、火車票、郵品、印刷品、牌匾、燈箱、工作服、汽油及集團(tuán)范圍內(nèi)組織各項(xiàng)活動(dòng)所需物品等均屬集中采購(gòu)范圍。

四、集中采購(gòu)程序

.各部室、門店根據(jù)本部門的.實(shí)際需要和經(jīng)財(cái)審部核定、總經(jīng)理批準(zhǔn)的費(fèi)用預(yù)算指標(biāo)，使用統(tǒng)一表格《物品領(lǐng)用計(jì)劃表》編制次月物品領(lǐng)用計(jì)劃，經(jīng)主管部長(zhǎng)審核批準(zhǔn)后，于每月日送達(dá)保衛(wèi)物業(yè)部。

.保衛(wèi)物業(yè)部根據(jù)各單位的申請(qǐng)計(jì)劃、預(yù)算指標(biāo)、進(jìn)行審核匯總，并上報(bào)主管副總經(jīng)理審批。

.保衛(wèi)物業(yè)部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的內(nèi)容，對(duì)價(jià)值在萬(wàn)元以上的成批大宗物品以招標(biāo)的形式采購(gòu)，其他零星物品采取貨比三家的形式實(shí)施集中采購(gòu)。

.保衛(wèi)物業(yè)部采購(gòu)用品后，由各企業(yè)、機(jī)關(guān)各部室到保衛(wèi)物業(yè)部一次性登記領(lǐng)用。

五、實(shí)施中注意事項(xiàng)

.計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)須填制《物品領(lǐng)用計(jì)劃表》見(jiàn)附表

.購(gòu)置計(jì)劃需注明序號(hào)、名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量等并由主管部長(zhǎng)、店長(zhǎng)審核簽字。

.各門店、機(jī)關(guān)各部室臨時(shí)急用和超預(yù)算需購(gòu)置的辦公用品，需寫出書面請(qǐng)示，報(bào)總經(jīng)理審批，由保衛(wèi)物業(yè)部負(fù)責(zé)采購(gòu)，或由保衛(wèi)物業(yè)部委托該部門自行采購(gòu)。

.書面請(qǐng)示需寫清楚原因、用途、價(jià)格、名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、金額等。

.電腦、耗材、零部件的申請(qǐng)，按照集團(tuán)京東集辦字〔XX〕號(hào)執(zhí)行。

.部分特殊專業(yè)用品原則上由保衛(wèi)物業(yè)部購(gòu)置，保衛(wèi)物業(yè)部委托相關(guān)部門自行采購(gòu)的，自采購(gòu)后日內(nèi)需到保衛(wèi)物業(yè)部辦理相關(guān)登記報(bào)銷手續(xù)。

.各部部長(zhǎng)、門店店長(zhǎng)為實(shí)物負(fù)責(zé)人。

六、具體要求

.各單位的計(jì)劃要依據(jù)實(shí)際需求和費(fèi)用預(yù)算編制，不得虛做冒估超預(yù)算。

.按照先審批后購(gòu)置的原則，未經(jīng)審批購(gòu)置的將不予報(bào)銷。

.當(dāng)月計(jì)劃當(dāng)月有效。本月未購(gòu)置須次月重做計(jì)劃。

.各單位和個(gè)人對(duì)管理的物品不得挪做私用、避免浪費(fèi)、損壞和丟失。

.保衛(wèi)物業(yè)部采購(gòu)所需用品時(shí)，須本著質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原則，經(jīng)招標(biāo)或?qū)徟?，逐步建立資信度高的采購(gòu)基地，建立互惠合作伙伴關(guān)系，長(zhǎng)期合作。

本辦法適用于集團(tuán)所屬各企業(yè)，機(jī)關(guān)各部室。

本辦法由保衛(wèi)物業(yè)部負(fù)責(zé)解釋。

第二篇：《公司禮品采購(gòu)管理制度》

《公司禮品采購(gòu)管理制度》目的為了加強(qiáng)對(duì)公司員工在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中贈(zèng)送禮品的管理，樹(shù)立良好的公司形象與風(fēng)氣，減少開(kāi)支，避免浪費(fèi)，特制定本制度。范圍

本制度適用于公司對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與禮品采購(gòu)與制作、領(lǐng)用、贈(zèng)送相關(guān)的所有行為。定義

本制度所稱的禮品，是指由公司統(tǒng)一制作、采購(gòu)的用于公司接待及外聯(lián)所用的物品。職責(zé)

4.1 企業(yè)管理部是公司禮品的管理部門，負(fù)責(zé)禮品的發(fā)放、登記造冊(cè)、保管、處理等項(xiàng)工作。

4.2 公司采購(gòu)部負(fù)責(zé)禮品集中制作、采購(gòu)工作。

4.3 公司各分支機(jī)構(gòu)及市場(chǎng)人員在季度資金計(jì)劃范圍內(nèi)的禮品費(fèi)支出，配合公司采購(gòu)部對(duì)的禮品采購(gòu)進(jìn)行詢價(jià)復(fù)核。

4.4 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)禮品費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)銷的審核。流程

5.1 禮品的采購(gòu)和制作原則

5.1.1 貨真價(jià)實(shí)原則：價(jià)格公道合理,不能以次充好、以假亂真。

5.1.2 集體采購(gòu)原則：參與采購(gòu)人員不得低于2人。

5.1.3 集中制作原則：季度計(jì)劃、節(jié)日計(jì)劃、專業(yè)設(shè)計(jì)，集中制作和采購(gòu)。

5.2 禮品的采購(gòu)和制作

5.2.1 禮品集中制作與采購(gòu)：

根據(jù)公司各分支機(jī)構(gòu)、高層管理人員對(duì)禮品的要求提交《禮品采購(gòu)申請(qǐng)單》，公司采購(gòu)部擬定《禮品集中采購(gòu)方案》，包括：規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量等、報(bào)公司分管副總審核—>總經(jīng)理審批后，公司統(tǒng)一集中采購(gòu)禮品。

5.2.2 日常禮品采購(gòu)與制作：

a)各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用禮品的，原則上在公司領(lǐng)用，如果庫(kù)存禮品不能

滿足需要，可以直接提交《禮品采購(gòu)申請(qǐng)單》交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，由公司采購(gòu)部組織采購(gòu)，或者在審批授權(quán)后由使用者自行采購(gòu)。

b)公司舉辦各類活動(dòng)使用的有紀(jì)念價(jià)值的禮品制作，可根據(jù)活動(dòng)組委會(huì)與

管理中心其它各部門共同組織設(shè)計(jì)、制作訂購(gòu)。其審批流程按分管副總審核—>總經(jīng)理審批后控制。

5.2.3 特殊禮品的購(gòu)買制作：

針對(duì)公司重要客戶，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)安排緊急的重要禮品采購(gòu)，按照《禮品采購(gòu)申請(qǐng)單》、《禮品采購(gòu)詢價(jià)記錄表》，經(jīng)過(guò)審批后由總經(jīng)理安排采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)落實(shí)。

5.3 禮品入庫(kù)

所有禮品采購(gòu)回后由采購(gòu)部、企管部行政主管和行政員共同驗(yàn)收入庫(kù)，建立禮品接收與放發(fā)臺(tái)賬，每月盤點(diǎn)一次，做到賬賬相符、賬實(shí)相符，盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)管理中心副總、總經(jīng)理以及相關(guān)部門。

5.4 禮品分類

4.1 禮品分類：5大類：A工藝品、B名煙、C名酒、D名茶、E電子產(chǎn)品詳情見(jiàn)PPT選??；

4.2 禮品分級(jí)：高級(jí)(單價(jià)1000元以上)、中級(jí)(單價(jià)400—1000元之間)、普通(單價(jià)50—400元之間)；

4.3 禮品冊(cè)：相應(yīng)禮品在對(duì)應(yīng)的PPT中選取，如有禮品冊(cè)內(nèi)禮品不能滿意要求的，相關(guān)部門可以提出補(bǔ)充意見(jiàn)，以便充實(shí)禮品冊(cè)，形成具有公司特色的禮品集。

5.4 禮品領(lǐng)用

5.4.1 日常禮品按以下程序申領(lǐng)發(fā)放：

a)禮品使用人填寫“禮品領(lǐng)用審批單”，分管副總或者分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核

后，在企管部行政文員處領(lǐng)取。

b)企管部行政文員審核此次贈(zèng)送是否有重復(fù)交叉現(xiàn)象，并根據(jù)存貨對(duì)各部

門間禮品的均衡分配、種類調(diào)配等做出安排。

5.4.2 外地、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)、應(yīng)急性購(gòu)買的禮品或特殊項(xiàng)目、特殊禮品：

無(wú)論價(jià)值大小，統(tǒng)一由分支機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)或者分管領(lǐng)導(dǎo)交給總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理同意后可以直接辦理。經(jīng)辦人及時(shí)到采購(gòu)部、補(bǔ)辦有關(guān)入庫(kù)、領(lǐng)取和登記手續(xù)。

5.4.3 公司批準(zhǔn)組織的各類大型活動(dòng)禮品：

包括各種會(huì)議、慶典活動(dòng)、聚會(huì)、項(xiàng)目驗(yàn)收、技術(shù)或市場(chǎng)推廣會(huì)等，作為專項(xiàng)費(fèi)用，由分管副總審核—>總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

5.5 禮品費(fèi)用控制

5.5.1公司各部門將每季度計(jì)劃、節(jié)日計(jì)劃、禮品資金計(jì)劃報(bào)分管副總或者分支機(jī)構(gòu)總經(jīng)理備案，總經(jīng)理審批。

5.5.2在預(yù)算額度范圍內(nèi)安排制作或采購(gòu)禮品的費(fèi)用，由財(cái)務(wù)部根據(jù)禮品采購(gòu)方案和禮品入、出庫(kù)單，分?jǐn)傆?jì)入各部門的費(fèi)用中。

5.5.3在審批額度范圍內(nèi)的禮品領(lǐng)用，超過(guò)當(dāng)月額度范圍的，按規(guī)定程序?qū)?/p>

批后執(zhí)行。費(fèi)用將要超過(guò)預(yù)算的，在不超過(guò)預(yù)算前提下，轉(zhuǎn)報(bào)公司高管審核后方可辦理領(lǐng)用手續(xù)。預(yù)期要超過(guò)預(yù)算的，應(yīng)按預(yù)算增補(bǔ)程序報(bào)審后執(zhí)行。

5.5.4費(fèi)用實(shí)際發(fā)生時(shí)，根據(jù)本規(guī)定要求的各項(xiàng)審批單，作為費(fèi)用實(shí)際發(fā)生的審核依據(jù)。

5.6 禮品贈(zèng)送

5.6.1贈(zèng)送對(duì)象的身份、個(gè)性以及贈(zèng)送方式、地點(diǎn)要與禮品的特點(diǎn)相適宜；多人場(chǎng)合，要注意區(qū)分受贈(zèng)人的不同職位，考慮選擇不同檔次、品種的禮品；重復(fù)贈(zèng)送時(shí)，注意花樣品種的更換。

5.6.2 避免禮品的重復(fù)贈(zèng)送或漏送。同一單位同一客戶在同一次贈(zèng)送活動(dòng)中，要避免公司或部門多頭贈(zèng)送現(xiàn)象；或其相反，遺漏重要賓客。禮品使用人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)注意把關(guān)，防止此類事情發(fā)生。

5.6.3 普通禮品贈(zèng)送，目的是加強(qiáng)與客戶的溝通，給客戶留下公司良好的印象和記憶。贈(zèng)送禮品時(shí)，注意了解授贈(zèng)人的個(gè)性特點(diǎn)，講究品位、格調(diào)，采取不同方式，做到既不鋪張浪費(fèi)，又能收到實(shí)效。

5.7 組織紀(jì)律

5.7.1公司禮品是公司的財(cái)產(chǎn)，代表公司利益贈(zèng)與客戶，不容許任何個(gè)人私自占有或轉(zhuǎn)贈(zèng)他人；如有發(fā)生，視金額大小給與當(dāng)事人經(jīng)濟(jì)或紀(jì)律處分；

5.7.2《禮品領(lǐng)用審批單》、《禮品發(fā)放登記臺(tái)帳》是公司禮品發(fā)放工作內(nèi)部組織管理的有效手段和對(duì)外公共關(guān)系的重要資料，有關(guān)人員必須妥善保存，嚴(yán)禁復(fù)制、外傳和對(duì)外泄漏，違犯者將嚴(yán)肅處理。

5.8禮品實(shí)物管理

5.8.1行政主管要本著對(duì)公司財(cái)產(chǎn)高度負(fù)責(zé)的精神，嚴(yán)格按本程序?qū)嵭泄芾?。做到發(fā)放手續(xù)齊全，原始資料留存完備。建立禮品發(fā)放及上繳臺(tái)帳，統(tǒng)計(jì)各部門禮品使用費(fèi)用。

5.8.2庫(kù)存禮品要擺放整潔，精心維護(hù)，防霉防盜，并進(jìn)行定期盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)處理，避免損失。