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檔案管理制度
河源市經(jīng)通測(cè)繪有限公司
河源市衢通公路規(guī)劃設(shè)計(jì)有限公司
二00八年一月一日
目 錄
第一章 總則 第二章 檔案管理機(jī)構(gòu) 第三章 第四章 第五章 第六章 第七章 第八章 第九章 第十章
檔案管理人員 庫(kù)房和設(shè)備 檔案管理 安全保密 檔案統(tǒng)計(jì) 檔案的利用 檔案人銷毀 附則
第一章 總則
第一條 為規(guī)范測(cè)繪、設(shè)計(jì)成果及資料檔案的管理，確保測(cè)繪、設(shè)計(jì)成果、
資料檔案的安全，促進(jìn)測(cè)繪、設(shè)計(jì)成果的廣泛應(yīng)用和檔案信息化建設(shè)，為加強(qiáng)我公司檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)、、和國(guó)家測(cè)繪局、廣東省國(guó)土資源廳、河源市國(guó)土資源局、交通局、地方公路總站的要求，特制訂本條例。
第二條 適用范圍:測(cè)繪及設(shè)計(jì)成果資料及公司其它檔案的管理。 第三條 本制度所指的檔案是:
1、我公司從各項(xiàng)工作中直接形成的、反映我公司活動(dòng)歷史的、對(duì)我公司和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文件、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 2、各類規(guī)章制度、辦法、人事資料、*資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)、業(yè)務(wù)合同。
3、各類測(cè)繪、設(shè)計(jì)工程圖紙及其電子文件。
4、添置工作軟件、設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料及各項(xiàng)說(shuō)明。
第四條 檔案工作是辦好企業(yè)的重要基礎(chǔ)工作，要把檔案工作納入公司整
體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。
第二章 檔案管理機(jī)構(gòu)
第五條 我公司檔案室由一名副總經(jīng)理分管，由辦公室領(lǐng)導(dǎo)，配備一名專
職檔案人員。
第六條 檔案室是我公司檔案工作職能管理部門，集中統(tǒng)一管理全公司檔
案工作。
第七條 檔案室的基本任務(wù) 1、 2、
貫徹執(zhí)行國(guó)家、省、市關(guān)于檔案工作法規(guī)、政策來(lái)規(guī)劃全公司制定本公司關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢
檔案工作。
查執(zhí)行情況。 3、 4、 5、 6、 7、 8、 9、
負(fù)責(zé)接受、分類、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管全公司各類檔案和負(fù)責(zé)協(xié)作各歸檔部門檔案工作。 開(kāi)展檔案利用工作。 編輯檔案參考資料。
開(kāi)展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。 負(fù)責(zé)全公司的綜合統(tǒng)計(jì)工作。
辦理公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)檔案、文史、統(tǒng)計(jì)等方面的業(yè)務(wù)工作。 有關(guān)資料。
第八條 我公司各設(shè)計(jì)工作室分別配備一名兼職檔案人員具體負(fù)責(zé)各部
門檔案工作，各歸檔部門的檔案工作在公司檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行。
第三章 檔案管理人員
第九條 我公司檔案工作人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家
的方針政策，熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守、遵守紀(jì)律，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和一定的科學(xué)文化知識(shí)。 第十條 檔案工作人員崗位職責(zé) 1、 2、 3、 4、
崗位要求:高中以上文化程度，經(jīng)過(guò)上崗資格培訓(xùn)，具備檔案加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，遵守工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)工作制度。 積極參加各種檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和崗在辦公室的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)測(cè)量、設(shè)計(jì)成果資料的收集、*知識(shí)。
位工作質(zhì)量。
保管工作，按照上級(jí)有關(guān)主管部門的規(guī)定及要求，制定完善的各項(xiàng)檔案規(guī)章制度，使檔案管理工作能達(dá)到測(cè)量、設(shè)計(jì)資質(zhì)等級(jí)的要求。 5、 6、
加強(qiáng)檔案的管理，做好檔案分類、檔案著錄、檔案鑒定、檔案對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房管理等工作。 解決問(wèn)題的方案或改進(jìn)措施。
7、 負(fù)責(zé)打字、復(fù)印等文秘工作；負(fù)責(zé)辦公用品、辦公消耗材料的
采購(gòu)、入庫(kù)驗(yàn)收。
第十一條 分管檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé) 1、 2、 3、
組織本公司人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行檔案工作規(guī)章制度，把檔加強(qiáng)與上級(jí)檔案部門聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工做好檔案人員的工作，提出具體要求并幫助他們解決工作中的
案工作納入本公司的議事日程，每年度研究一次檔案工作。 作，保*歸檔的質(zhì)量； 實(shí)際困難。
第四章 庫(kù)房和設(shè)備
第十二條 我公司檔案工作所需經(jīng)費(fèi)，列入公司預(yù)算，在行政辦公費(fèi)用中
統(tǒng)籌解決。
第十三條 配備檔案專用庫(kù)房20㎡以上，有足夠的檔案保管專用柜，加
設(shè)鐵門、鐵鎖等完善的工作條件。 第十四條 檔案庫(kù)房管理制度 1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、
按公司規(guī)定將檔案分類排放、排列整齊。
保持庫(kù)房清潔、干燥和衛(wèi)生，切實(shí)做好防盜、放火、防潮、防庫(kù)房?jī)?nèi)禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危險(xiǎn)產(chǎn)品，經(jīng)常檢非經(jīng)允許，外人不得隨便進(jìn)入庫(kù)房。
管理人員做到人走加鎖、關(guān)窗，妥善保管情況定期進(jìn)行檢查核熟悉庫(kù)藏情況，對(duì)庫(kù)藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核有庫(kù)房溫度記錄，掌握濕度變化情況，進(jìn)行分析，制定管理計(jì)未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫(kù)房，更不準(zhǔn)私自摘抄、外
塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)處理。 查庫(kù)房消防器材。
對(duì)，做到帳物相符。對(duì)已破損和字跡褪*的檔案，應(yīng)及時(shí)復(fù)制。 對(duì)，做到帳物相符。對(duì)已破損和字跡褪*的檔案，應(yīng)及時(shí)復(fù)制。 劃。
傳，要嚴(yán)格遵守保密制度。 9、
切實(shí)做好平時(shí)防范工作，做到人離燈熄，消滅火災(zāi)隱患，保*檔案安全。
10、 經(jīng)常打掃庫(kù)房衛(wèi)生，保持庫(kù)房整潔，對(duì)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，使各種設(shè)備始終處于良好狀態(tài)。
第五章 檔案管理
第十五條 各部門要把反映本公司主要職能活動(dòng)的各種文字、圖表、聲
像材料完整、系統(tǒng)地收集起來(lái)。
第十六條 我公司根據(jù)具體要求建立和完善相應(yīng)的歸檔制度，做到每項(xiàng)
工作都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料、資料歸檔。
第十七條 檔案工作要與公司的各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展，要把各種文件材料
的歸檔列入公司各部門崗位責(zé)任制。
第*條 我司文書(shū)、科技等檔案實(shí)行文件材料形成部門立卷制度，立
卷人按文件材料的自然形成規(guī)律，加以系統(tǒng)整理組卷，交本部門主管領(lǐng)導(dǎo)審查后向檔案室辦理交接手續(xù)。 第十九條 歸檔制度 1 文件材料的歸檔范圍
1。1 文件檔案的歸檔范圍，包括本公司在公務(wù)活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、
薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料等內(nèi)容。
1。2 技術(shù)檔案的歸檔范圍，包括本公司在測(cè)量、設(shè)計(jì)、軟件采購(gòu)、設(shè)備
調(diào)試等活動(dòng)中形成的圖紙、產(chǎn)權(quán)、說(shuō)明書(shū)等內(nèi)容。
1。3 專門檔案的歸檔范圍，包括本單位在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，
如會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等。
1。4 *方交來(lái)的一切文字材料，發(fā)往公司外的一切圖紙及文字材料。 1。5 修改后圖紙。 2 歸檔要求
2。1 歸檔的文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國(guó)家要求，
禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書(shū)寫材料。
2。2 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。 2。3 歸檔文件必須是原件。
2。4 保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目
編號(hào)。
2。5 案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。 2。6 修改圖紙的歸檔:
2。6。1、凡建設(shè)單位提出的圖紙修改要求，必須在圖紙上注明[本修改應(yīng)
建設(shè)單位要求而作[字樣。
2。6。2、所有圖紙修改必須歸檔，用[修改意見(jiàn)"修改，[修改意見(jiàn)"單粘
帖于已歸檔的有關(guān)圖紙上，用蘭圖、白圖修改須有我公司圖簽，蘭圖、白圖歸檔后須在圖紙目錄上補(bǔ)注，由修改人*作。
2。6。3、修改圖必須用文字說(shuō)明修改原因和修改時(shí)間(標(biāo)明至年月日以防
前后混淆)；要注意由此而起的其它圖紙或其它*的變更。 2。6。4、其他人員代他人修改圖紙，須將修改意見(jiàn)通知負(fù)責(zé)人，修改責(zé)任
由負(fù)責(zé)人承擔(dān)。
2。6。5、不是一個(gè)工程的修改不允許用同一份修改單。
2。7、補(bǔ)充繪圖，必須用電腦或其它手工繪圖工具，不能徒手繪圖。補(bǔ)充圖紙不論白圖或蘭圖均須有圖簽。
2。8、每一項(xiàng)工程必設(shè)[圖紙修改目錄表"由圖檔員根據(jù)發(fā)生的修改逐項(xiàng)登記。 3 歸檔時(shí)間
3。1 文書(shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
3。2 測(cè)量、設(shè)計(jì)資料完成并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交*方前正式歸檔。 3。3 新購(gòu)設(shè)備在開(kāi)箱時(shí)必須會(huì)同檔案進(jìn)行技術(shù)資料核對(duì)登記，并將說(shuō)明
書(shū)等資料歸檔。
3。4 各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，在去年上半年內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文
件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。 4 歸檔份數(shù)
4。1 各類文件材料一般歸檔一式一份，其電子文檔隨紙質(zhì)材料共存。 4。2 重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸份
數(shù)。
5 不歸檔文件材料的范圍
5。1 重份和無(wú)查考選用價(jià)值的事務(wù)*、臨時(shí)*文件。 5。2 普發(fā)供參閱的文件材料。
5。3 上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定搞的文件。
5。4 未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、一般*文件的歷次
改稿。
5。5 從正式文件上摘錄的供工作參閱的非*材料。
5。6 參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材
料。
6 單位的檔案部門要求對(duì)本單位文件材料的形成、積累整理和歸檔工作
進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 第二十條 歸檔的具體要求和手續(xù)
1 必須按照歸檔范圍將應(yīng)收集歸檔的文件材料收集齊全、完整、準(zhǔn)確、
既不雜亂，也不短缺或遺漏。
2 按照文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在區(qū)分簡(jiǎn)直、合理組卷。
3 凡是歸檔的案卷、卷面、卷內(nèi)目錄、備考表等各項(xiàng)內(nèi)容，必須填寫正
確、規(guī)范，標(biāo)題簡(jiǎn)明、確切。
4 凡裝訂的案卷要按[三孔一線"裝訂整齊、牢固、卷容美觀大方，不
裝訂的案卷、文件、圖紙等要折疊整齊，編寫件號(hào)與頁(yè)號(hào)。 第二十一條 文件的立卷(歸檔資料分類，編號(hào)規(guī)定和保管期限) 1 立卷的原則和方法:立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律*，保持卷
內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。
2 立卷可采用如下方法:工程技術(shù)文件可按單位，分部工程、*、階
段等分類。
3 立卷過(guò)程中宜遵循下列要求: 3。1 案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)40mm
3。2 案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。 4 卷內(nèi)文件的排列
4。1 文件材料按事項(xiàng)、*數(shù)學(xué)排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文
件的印本與定稿、主體與附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；印本在前，定稿在后；主體在前，附件在后的順序排列。 4。2 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 5 案卷的編目
5。1 編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定: 5。1。1 開(kāi)始。 5。1。2 5。1。3 5。1。4 5。2。1 5。2。2 5。2。3 5。2。4 5。2。5 5。2。6 5。2。7 5。2。8 5。3。1 5。3。2
編寫位置:單面書(shū)寫的文件在右下角，正面在右下角，背面在成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。 卷內(nèi)目錄的式樣宜符合本規(guī)范的要求。
序號(hào):以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。 責(zé)任者:填寫文件的直接形成單位、部門和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任文件編號(hào):填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。 文件題名:填寫文件標(biāo)題的全稱。 日期:填寫文件形成的日期。 頁(yè)次:填寫文件在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首面之前。 卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)范要求。
卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類文件頁(yè)數(shù)(照片
左下角。折疊后的圖紙一律在下角。 代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁(yè)碼。
卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫內(nèi)容頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從[1"
5。2 卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定。
者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用[等"代替。
5。3 卷內(nèi)備考表的式樣宜符合下列規(guī)定:
張數(shù))，以及立卷單位對(duì)案卷情況的說(shuō)明。
5。3。3 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。(說(shuō)明:案卷備考表
主要說(shuō)明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、頁(yè)碼犯錯(cuò)情況、文件的更換情況等。沒(méi)有需要說(shuō)明的事項(xiàng)可不必填寫說(shuō)明。) 5。4 案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定: 5。4。1 5。4。2 5。4。3 填寫。 5。4。4 5。4。5 5。4。6
案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形式單位或主要責(zé)任者。 保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限；
括工程名稱、單位工程名稱、*名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。
案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括:檔號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制檔號(hào)應(yīng)由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷號(hào)組成，檔號(hào)由檔案保管單位
案卷封面的式樣宜符合要求。
單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。
永久是指工程檔案需永久保存。
長(zhǎng)期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。 短期是指工程檔案保存20年以下。
同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。 5。4。7 6 案卷裝訂
6。1 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字
材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。 6。2 裝訂時(shí)必須剔除金屬物。 7 卷盒、卷夾兩種形式。
7。1 案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。 7。1。1
卷盒的外表尺寸為310mm*220mm，厚度分別為20、30、40、
50mm。
密級(jí)分為絕密級(jí)、機(jī)密、秘密三種，同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的
文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。
7。1。2
7。1。3
7。2
卷夾的外表尺寸為310mm*220mm，厚度一般為20-30mm。 卷盒、卷夾應(yīng)采用無(wú)*紙制作。 案卷脊背:案卷脊背的內(nèi)容包括檔號(hào)、案卷題名。
第六章 安全保密
第二十二條 檔案保密制度
1 按照有關(guān)檔案驗(yàn)收、保管、查閱利用制度，認(rèn)真履行核對(duì)、簽字、登
記、注銷手續(xù)。
2 檔案工作人員要嚴(yán)守國(guó)家秘密，不得私自摘抄、復(fù)印、傳播密級(jí)檔案
內(nèi)容。單位主要負(fù)責(zé)人承擔(dān)保密管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，保密管理人員承擔(dān)涉密的保密管理責(zé)任。
3 查閱密級(jí)檔案，必須履行批準(zhǔn)手續(xù)，一般情況下，不允許摘抄、借閱
密級(jí)檔案。對(duì)涉密文件的使用、傳遞、復(fù)制、保存等情況實(shí)行登記管理，凡使用涉密文件須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理批準(zhǔn)，并予登記后，方可提供。涉密文件使用后應(yīng)及時(shí)歸檔。登記清冊(cè)須存檔保存，要求帳物相符、記錄清晰。任何個(gè)人不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)讓或轉(zhuǎn)借涉密文件，不得拷貝、對(duì)外傳送涉密文件。確需復(fù)制的，應(yīng)報(bào)原提供成果的測(cè)繪、設(shè)計(jì)行政部門批準(zhǔn)，并向原測(cè)繪、設(shè)計(jì)成果提供部門登記備案。 4 需要銷毀的檔案材料，按規(guī)定造冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上
監(jiān)銷。
5 檔案室在工作中形成的廢紙應(yīng)即時(shí)銷毀。
6 一切密級(jí)檔案，都應(yīng)當(dāng)存放在有保密設(shè)施的保密柜中。
7 檔案室每年進(jìn)行一次全面的保密工作檢查，執(zhí)行好的部門給予表彰獎(jiǎng)
勵(lì)，違反者視情節(jié)輕重，按規(guī)定給予處理。
8 成果檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案管理人員承擔(dān)涉密日常管理工作。檔案管理
人員發(fā)生工作調(diào)動(dòng)時(shí)應(yīng)辦理資料管理交接手續(xù)。
9 使用基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)，須嚴(yán)格遵守
規(guī)定>、等計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理的有關(guān)規(guī)定，杜絕外傳、丟失、泄密事件的發(fā)生。
10 處理、傳輸、存儲(chǔ)涉密文件的計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)必須采取安全保
密防護(hù)措施，設(shè)置進(jìn)入登陸密碼和屏幕保護(hù)密碼，密碼應(yīng)超過(guò)八位；安裝加密防毒軟件。涉密計(jì)算機(jī)及信息系統(tǒng)應(yīng)采取物理隔離措施，不得與互聯(lián)網(wǎng)、外部網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)，不使用無(wú)線網(wǎng)卡等無(wú)線聯(lián)網(wǎng)裝置。涉密計(jì)算機(jī)和載體介質(zhì)未經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出保密檔案室。使用和維修涉密計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，須有成果資料專管人員監(jiān)督。
11 涉密文件只能用于被許可的使用目的和范圍。因使用目的或應(yīng)用項(xiàng)目
結(jié)束等原因，須銷毀涉密文件，必須報(bào)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批，并報(bào)原提供單位備案。
12 如發(fā)現(xiàn)涉密測(cè)繪成果泄密、失密事件，應(yīng)及時(shí)報(bào)告單位主管領(lǐng)導(dǎo)和國(guó)
家保密管理部門，及時(shí)查清事件發(fā)生的原因及責(zé)任，將事件調(diào)查處理到位。
第二十三條 檔案保密崗位職責(zé)
1 檔案人員必須遵守保密守則，要嚴(yán)守秘密，嚴(yán)防泄露、失密，否則要
追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理。
2 檔案人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱制度，借出的檔案要及時(shí)歸檔、核
實(shí)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。
3 檔案人員要隨時(shí)檢查庫(kù)房安全、保密設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即報(bào)告，及時(shí)
解決，離開(kāi)檔案室時(shí)，必須鎖好門窗。
4 銷毀檔案要登記造冊(cè)，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行，銷毀時(shí)要有監(jiān)
銷人，并履行簽字手續(xù)。
5 入庫(kù)的檔案要根據(jù)國(guó)家和的有關(guān)規(guī)定，確定密
級(jí)、變更密級(jí)和解除密級(jí)。
6 庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸*，以防火災(zāi)。
7 加強(qiáng)保密觀念，每逢節(jié)假日進(jìn)行一次安全、保密檢查，及時(shí)消除不安
全因素。
第七章 檔案統(tǒng)計(jì)
第二十四條 檔案統(tǒng)計(jì)制度
1 建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和室
內(nèi)各情況數(shù)據(jù)，按國(guó)家、省、市等部門要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表。
2 檔案統(tǒng)計(jì)包括檔案數(shù)量、保管狀況、鑒定情況、利用情況及檔案部門
基本情況的統(tǒng)計(jì)，檔案部門要建立上述各種情況的登記簿，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。
3 按上級(jí)和公司要求進(jìn)行定期的綜合和專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析。要保*統(tǒng)計(jì)資料
的準(zhǔn)確*，系統(tǒng)*和及時(shí)*，做到完整、連續(xù)、報(bào)送及時(shí)。
4 對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字進(jìn)行綜合分析，找出存在問(wèn)題，提出改進(jìn)措施、建議、報(bào)
告公司領(lǐng)導(dǎo)。
5 定期統(tǒng)計(jì)檔案利用情況，每年年末統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次、卷數(shù)，總
結(jié)檔案利用效果。
6 各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì)表，均要保留一份存檔備查。
7 檔案工作人員要加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作責(zé)任心，認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案統(tǒng)計(jì)
方面的基本知識(shí)，建立科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)。
8 搞好檔案統(tǒng)計(jì)分析，提高檔案工作的管理水平。
第八章 檔案的利用
第二十五條 檔案室保存的檔案，主要供本公司利用，執(zhí)行借閱制度 第二十六條 檔案借閱制度
1 本公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。 2 本公司人員在檔案室內(nèi)查閱檔案，須辦理登記手續(xù)。
3 在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
3。1 按規(guī)定辦理登記手續(xù)，填寫借閱登記表。
3。2 對(duì)各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用，查閱人員要如實(shí)說(shuō)明查檔
的目的和內(nèi)容，符合查閱條件的辦理手續(xù)后，方可查閱，且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出閱覽者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3。3 本單位工作人員借閱本人職能范圍內(nèi)的檔案，辦理借閱登記手續(xù)后方
可借閱；借閱本人職能范圍外的檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門負(fù)責(zé)人，報(bào)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。
3。4 如摘抄、拍照、復(fù)制所查檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意，其中涉
密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，且只能在檔案閱覽室內(nèi)進(jìn)行，利用者對(duì)涉密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密。
3。5 借閱機(jī)密、絕密檔案材料，需經(jīng)保密責(zé)任人簽署意見(jiàn)，報(bào)主管副總經(jīng)
理批準(zhǔn)。
3。6 測(cè)繪、設(shè)計(jì)成果及資料檔案利用者，對(duì)所借檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)
借、遺失、拆散或損毀檔案，不準(zhǔn)拆卷、抽頁(yè)，不得在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等，未經(jīng)許可，不得摘抄或復(fù)制檔案，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。
3。7 借閱國(guó)家密級(jí)測(cè)繪成果，不得擅自復(fù)制。確因工作需要復(fù)制的，須經(jīng)
國(guó)家密級(jí)測(cè)繪成果提供部門批準(zhǔn)，并按原密級(jí)進(jìn)行管理。
3。8 要愛(ài)護(hù)檔案，不得丟失。
3。9 所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫。
4 借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清
楚。
5 檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
6 借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫檔案利用效果記錄。以總結(jié)規(guī)律、擴(kuò)大
檔案宣傳積累素材，為更好地提供利用公司檔案。
7 調(diào)離本公司的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手
續(xù)。
8 外單位人同借閱本室檔案需經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
9 對(duì)于重要珍貴的檔案，一般不提供原件使用。
第二十七條 要編制檔案檢索工具，為檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化打好基礎(chǔ)。 第二*條 積極開(kāi)展檔案編研工作，為各項(xiàng)工作服務(wù)。
第二十九條 積極開(kāi)展檔案的宣傳工作。
第九章 檔案的銷毀
第三十條 檔案鑒定銷毀制度
1 檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定小組由總經(jīng)理主持，由
主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案員負(fù)責(zé)。
2 鑒定小組的任務(wù)
2。1 負(fù)責(zé)制定本公司檔案保管期限表。鑒定工作要根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定
工作的原則和標(biāo)準(zhǔn)，用全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)考查分析檔案價(jià)值，確定保管期限，切忌隨意*。
2。2 對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。對(duì)鑒定結(jié)果要寫書(shū)面報(bào)告。需延長(zhǎng)保管
期限的案卷，要在有關(guān)目錄及案卷備考表中注明。對(duì)應(yīng)銷毀的檔案，要編制銷毀清冊(cè)一式兩份，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷。
3 確定保管期限原則
3。1 對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利益并能反映本公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)
永久保存。
3。2 凡是在一定時(shí)期有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
3。3 凡是介于兩種保管期限之間的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
3。4 對(duì)保管期滿但屬國(guó)家重大工程項(xiàng)目的測(cè)繪、設(shè)計(jì)檔案，要根據(jù)需要適
當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。
4 鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行
5 檔案通過(guò)鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)
規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，公司應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員和部門不擇手段修改，補(bǔ)充。
6 銷毀檔案的程序包括:
6。1 由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對(duì)超期
檔案進(jìn)行鑒定，鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報(bào)告并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置，超過(guò)資料保存期的技術(shù)資料應(yīng)填寫[資料銷毀登記表"報(bào)部門負(fù)責(zé)人、副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀。銷毀清單及報(bào)告由檔案室保存。
6。2 銷毀國(guó)家密級(jí)圖紙或測(cè)繪、設(shè)計(jì)成果，必須經(jīng)省級(jí)行政管理部門批準(zhǔn)。
6。3 檔案銷毀時(shí)，由公司派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊(cè)上簽名。
6。4 銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)在銷毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)的失密造
成損失的，將根據(jù)國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。
第十章 附則
第三十一條 本管理制度應(yīng)根據(jù)國(guó)家和地方規(guī)定的新要求和新情況作必
要補(bǔ)充和修訂。
第三十二條 本管理制度自2008年1月1日起執(zhí)行。
