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行政部管理規(guī)章制度

一、部門職能

1、負責(zé)公司的行政管理工作，包括制度管理、文檔管理、考勤紀律、辦公支持和公關(guān)接待等事宜。

2、負責(zé)公司的人力資源管理工作，包括績效考評、薪酬計核、職位管理、人事調(diào)整、員工檔案管理、員工招聘、培訓(xùn)和員工關(guān)懷等事宜。

3、負責(zé)公司系統(tǒng)的辦公事務(wù)管理，如辦公用品的管理和各種工作會議的組織工作等 二、工作制度

1、正常工作時間應(yīng)穿戴整齊，儀表端莊，不濃妝艷抹，嚴禁穿拖鞋、背心、短褲進入辦公室。 2、接電話聲音要輕，要注意電話禮貌，首先向?qū)Ψ秸f“您好”，當周邊的電話響起，而當事人不在時，應(yīng)主動幫對方接起，并給予妥當回復(fù)。

3、注意辦公室工作環(huán)境，不要大聲喧嘩。不得翻閱與工作無關(guān)的書籍，不得利用職務(wù)之便撥打私人電話、上網(wǎng)聊天、打印私人文件等與工作無關(guān)的事項。

4、保持自己辦公范圍的清潔，臺面物品擺放整齊，愛護辦公室內(nèi)公有財產(chǎn)，如有損壞造價賠償。 5、對公司來訪客人要主動問候，禮貌待人。

6、不得隨意動用他人辦公用品，如有需要須經(jīng)本人同意后方可，使用他人電腦或查閱文案時需有本人在場。

7、如有事外出須經(jīng)直接上級許可。

8、同事之間團結(jié)互助，不準講粗、臟話，不做有損公司形象的事。 9、下班時關(guān)閉所有電源開關(guān)及門窗。 三、工作范圍

1、公司的日常辦公管理工作，負責(zé)各類來往文件的影印、收發(fā)、處理和歸檔，以及人員考勤和辦公后勤工作。

2、接待公司日常到訪客人，協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)作好公關(guān)工作。 3、負責(zé)組織公司各項制度的建立、調(diào)整和實施監(jiān)督工作。

4、負責(zé)組織人員的招聘工作、崗位調(diào)動和錄用、解聘、離職等職位管理工作。

5、組織對各級員工的績效考評工作，依照員工績效、獎懲辦法及升降職務(wù)辦法等進行考評，力求公平合理。

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6、根據(jù)考核結(jié)果計算公司人員的月度薪酬和年終獎勵。

7、管理員工的人事檔案，負責(zé)人事檔案的建立、記錄、保管和維護等工作。

8、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理，進行盤點、登記，制作《公司固定資產(chǎn)使用情況登記表》。 8、負責(zé)規(guī)劃員工培訓(xùn)工作，并具體安排、組織實施各類員工培訓(xùn)；負責(zé)公司會議的會務(wù)工作。 9、執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)交待的其它臨時性的突發(fā)事情。 四、崗位職責(zé)

1、執(zhí)行辦公用品的采購、發(fā)放、管理

① 新員工入職時，由部門經(jīng)理根據(jù)辦公用品實際需要，提出申請，向行政文員簽字領(lǐng)取。其余時間，員工急需領(lǐng)取辦公用品，必須簽字，并寫清楚領(lǐng)用時間、項目、數(shù)量等。 ② 員工離職時，部門經(jīng)理應(yīng)認真清點其辦公用品，并到行政部填寫移交清單并簽字。 ③ 行政文員每月對辦公用品進行一次盤點，辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一采購，特殊物品采購由部門主管、副總同意后另行購買。 2、信件的收發(fā)、文件資料打、復(fù)印，傳真管理

① 公司所有打印、復(fù)印文檔工作及信件、報刊收發(fā)管理工作由行政文員統(tǒng)一負責(zé)。收到信件資料由行政文員及時通知或遞送給收件人。對投遞錯誤的信件，退回或轉(zhuǎn)移。 發(fā)件時，由發(fā)件人填寫好資料，再由行政文員執(zhí)行發(fā)送。

② 行政文員妥善保管外部提供的文件資料打印、復(fù)印或快遞的結(jié)賬單據(jù)，并負責(zé)核對單據(jù) 數(shù)量、金額，便于財務(wù)結(jié)算。

③ 員工不得利用公司機器打印或傳真與工作無關(guān)的文件，行政文員有權(quán)監(jiān)管教育。 3、執(zhí)行印制名片的聯(lián)系、校稿與管理

① 公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政文員依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。

② 需做名片的員工，先填寫名片印制申請單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后交由行政文員負責(zé)辦理。 ③ 名片印制前需校稿，確認名片職務(wù)、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認無誤。自確認名片內(nèi)容起，一周內(nèi)，行政文員將做好的名片發(fā)放給名片印制申請者。

4、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理

① 負責(zé)對公司的固定資產(chǎn)進行盤點、登記。做到編好號、貼標碼、注明使用狀況、統(tǒng)計數(shù)量、并責(zé)任到具體員工。使用者離開本公司時，公司資產(chǎn)收歸行政部管理。對需要報廢的資產(chǎn)進行報廢登記處理。

② 行政文員根據(jù)盤點狀況，制作《公司固定資產(chǎn)使用情況登記表》，發(fā)給公司相關(guān)負責(zé)人。 ③ 行政文員負責(zé)對打印機、傳真機等其它辦公設(shè)備、設(shè)施的保養(yǎng)維護和聯(lián)系維修工作。

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5、執(zhí)行書籍、文件、資料的規(guī)范管理

① 公司所有書籍應(yīng)編碼貼號、做好編目、分類存放、按順序排列整齊，及時更新登記表。 ② 公司員工借書、領(lǐng)取文件資料時，必須簽字登記。應(yīng)注明“日期、姓名、編號、項目名稱、數(shù)量、歸還日期、備注”等。

③ 員工借書的限期不超過一個月，行政文員應(yīng)提醒催還。員工離開公司時，應(yīng)歸還所領(lǐng)文件、資料給行政文員。書籍、資料被歸還時，行政文員應(yīng)備注說明歸還日期。 6、執(zhí)行公司證照、年檢及員工社?？ǖ纳贽k

① 公司變更或申請辦理分支機構(gòu)，先準備辦理營業(yè)執(zhí)照相關(guān)資料，然后到工商局領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照登記申請表；營業(yè)執(zhí)照申辦完畢后，持營業(yè)執(zhí)照原件及公司法人代表身份證復(fù)印件辦理組織機構(gòu)代碼證；組織機構(gòu)代碼證辦理完畢后，準備相關(guān)資料辦理稅務(wù)登記證。

② 公司年檢一般從三月份開始，至六月底結(jié)束?？傻卿洝拔靼彩泄ど绦姓飪r管理局”網(wǎng)站，了解當年度辦理年檢的需要的資料，先進行網(wǎng)上申請，再交實物資料到工商局辦年檢。 ③ 需辦理社?？ǖ膯T工，先提交“勞動保障局數(shù)碼照片回執(zhí)”，行政部打印“制證清單”后，行政文員到社保局交錢辦理。后憑社保局回執(zhí)領(lǐng)取社?？ā?6、飲用水管理、訂餐、訂會議廳、訂房、訂票等

① 根據(jù)飲用水的飲用情況，及時負責(zé)公司飲用水的訂送。確認送水桶數(shù)、空桶回收數(shù)量。 ② 公司負責(zé)人或其它部門根據(jù)實際需要，提出訂餐、訂會議廳、訂票、訂房申請時，行政文員予以代辦，結(jié)款方式根據(jù)實際情況而定。

③ 訂餐、訂會議廳、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前2～3天知會行政文員，訂餐、訂房一般提前1～2天，訂會議廳一般提前10～20天）。 8、來訪者接待、會議活動、員工考勤統(tǒng)計管理 ① 負責(zé)公司來訪客戶的禮貌接待與服務(wù)。

② 公司會議，由行政文員統(tǒng)一發(fā)出通知。如需投影設(shè)備，會前應(yīng)做好會場布置及設(shè)備調(diào)試。會議所述內(nèi)容由行政文員記錄、整理存檔。會后，行政文員負責(zé)清理會場、查收設(shè)備。協(xié)助客服部，負責(zé)做好課程活動前，宣傳資料、橫幅、食品、水杯等相關(guān)物品的準備。

③ 每月需制作考勤簽到表。負責(zé)員工每月病假、事假、加班、遲到等考勤的管理與統(tǒng)計。 9、執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)交待的其它臨時性的突發(fā)事情。 ① 優(yōu)先完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類緊急事務(wù)。

② 規(guī)定時限內(nèi)完成不了的，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明其原因，并盡力盡快完成，最終匯報完成結(jié)果。

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③ 有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，記?。和该鳒贤ǎぷ鲿惩?。

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