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關(guān)于加強(qiáng)社會保險(xiǎn)檔案管理的調(diào)研報(bào)告

社會保險(xiǎn)檔案是社會保障管理的重要對象，可以全面反映參保人履行繳費(fèi)義務(wù)、享受社保待遇的真實(shí)情況。隨著社會保障制度改革的深化，保障范圍的越來越廣，如何做好社會保險(xiǎn)檔案工作，已成為檔案管理部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。

一、加強(qiáng)社會保險(xiǎn)檔案管理的必要性及重要意義

（一）加強(qiáng)社會保險(xiǎn)的檔案管理，是深化社會保險(xiǎn)改革的需要。 隨著社會保險(xiǎn)改革的逐步深化，"單位人"勢必要變成"社會人"。社會保險(xiǎn)部門不但要履行社會保障的責(zé)任，同時(shí)還要承擔(dān)起對離退休人員的社會化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無完整準(zhǔn)確的個(gè)人資料記載，即安全有序的社會保險(xiǎn)檔案管理，社會保險(xiǎn)部門的工作就會陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣ｋU(xiǎn)改革的進(jìn)程。

（二）加強(qiáng)社會保險(xiǎn)的檔案管理，是社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求。一個(gè)參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險(xiǎn)的各項(xiàng)待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時(shí)，首先要填寫保險(xiǎn)卡及個(gè)人詳細(xì)情況表等，作為最原始的資料存入個(gè)人檔案，其后要不斷繳納社會保險(xiǎn)費(fèi)、劃撥個(gè)人帳戶、計(jì)算利息，有時(shí)還要對繳費(fèi)比例、繳費(fèi)基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個(gè)人檔案記載，就成了今后支付社會保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。社會保險(xiǎn)檔

案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。

（三）加強(qiáng)社會保險(xiǎn)檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。 檔案資料的收集、整理實(shí)際上是對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將對正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動?？梢詾闆Q策者提供準(zhǔn)確的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供服務(wù)，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險(xiǎn)工作的前提條件。

二、目前社會保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對社會保險(xiǎn)檔案重視不夠。由于社會保險(xiǎn)檔案數(shù)量巨大,工作環(huán)節(jié)繁瑣,加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視,對社會保險(xiǎn)檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入,人員配備、經(jīng)費(fèi)不到位的情況,在全國普遍存在,有些部門沒有專門的檔案室,該歸檔的檔案沒有歸檔,檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴(yán)重，部分業(yè)務(wù)人員也存在概念不清，認(rèn)識不高的問題，認(rèn)為當(dāng)前的工作都忙不過來，哪有時(shí)間去整理檔案資料，檔案意識淡漠。

（二）社會保險(xiǎn)檔案多頭管理。管理不統(tǒng)一。社會保險(xiǎn)檔案由于涉及的面比較廣泛,在我國不一樣的類別社會保險(xiǎn)檔案分別歸屬不一樣的部門管理,形成了多頭管理問題,造成不一樣的檔案分屬不一樣的部門,各部門之間資訊溝通困難,一個(gè)人的保險(xiǎn)資料分別保存在不一樣的機(jī)構(gòu), 不少社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，綜合檔案室只保管文書檔案，其余業(yè)務(wù)材料都存放在業(yè)務(wù)科室。

且管理辦法各異,沒有一個(gè)完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個(gè)人的全部社會保障檔案資訊。

（三）缺乏專業(yè)社會保險(xiǎn)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。社會保險(xiǎn)檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn),造成社會保險(xiǎn)檔案的各地管理辦法不統(tǒng)一。在社會保障檔案的不一樣專業(yè)類別中,管理的規(guī)范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進(jìn)行整理歸檔；哪些資料不需要?dú)w檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統(tǒng)一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運(yùn)行機(jī)制和工作秩序。主觀上也需要建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和管理程序。

（四）手段落后，管理水平低，跟不上社會社會保險(xiǎn)制度改革的快節(jié)奏。近兩年隨著社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量的逐步加大，有的社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)實(shí)施了檔案的微機(jī)化管理，但由于軟、硬、人三者沒有實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，有的缺乏相應(yīng)軟件，有的缺乏專業(yè)人才，因而未能發(fā)揮出應(yīng)有的效能。大部分社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)仍然延用過去手工操作的陳舊管理模式，效率十分低下，查找資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力，搞數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)更為艱難，直接影響了工作的進(jìn)展。

（五）社保檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)少，業(yè)務(wù)水平亟待提高。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，開展經(jīng)驗(yàn)交流的機(jī)會也不多；雖然一些社保機(jī)構(gòu)有較多高學(xué)歷的兼職檔案工作者，但檔案專業(yè)人才很少，未經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)的兼職檔案工作者往往業(yè)務(wù)水平偏低，影響了檔案管理工作。

三、加強(qiáng)社會保險(xiǎn)檔案管理的設(shè)想

（一）提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。加大社會保險(xiǎn)檔案工作宣傳力度,利用各種宣傳手段和宣傳渠道,廣泛宣傳社會保險(xiǎn)檔案工作的重要性,提高每一位公民的社會保障意識,加大對社會保險(xiǎn)檔案工作的重視程度,積極爭取各級黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)對社會保險(xiǎn)檔案工作的重視與支持,加大資金及人力投入,切實(shí)解決社會保險(xiǎn)檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現(xiàn)實(shí)問題,為建設(shè)和完善社會保險(xiǎn)檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學(xué)習(xí)檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性和責(zé)任感。

（二）健全制度，規(guī)范程序，理順社保檔案工作管理機(jī)制。依據(jù)《檔案法》，《保密法》等法規(guī)政策，制定社保檔案分類大綱和保管期限。對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個(gè)完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個(gè)明確的程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。平時(shí)工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報(bào)表、臺帳、圖表、會計(jì)帳簿等，要及時(shí)立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費(fèi),實(shí)現(xiàn)社會保險(xiǎn)檔案的集中管理。

（三）國家和省應(yīng)盡快制定社會保險(xiǎn)檔案管理辦法，將社會保險(xiǎn)檔案工作納入規(guī)范化管理。管理辦法應(yīng)就社會保險(xiǎn)檔案存儲的內(nèi)容及范圍、檔案室的配套設(shè)備、檔案室的管理、檔案管理人員的職責(zé)、檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用等作出較為詳實(shí)的規(guī)定，以徹底改變

社會保險(xiǎn)檔案管理上的無序狀態(tài)，逐步形成上下管理一致的社會保險(xiǎn)檔案管理體系。

（四）"軟"、"硬"一起上，實(shí)現(xiàn)社會保險(xiǎn)檔案的微機(jī)一體化管理。各級社會保險(xiǎn)部門應(yīng)克服資金緊張的困難，購臵先進(jìn)的微機(jī)設(shè)備裝備檔案室。在機(jī)型上在一個(gè)省內(nèi)要盡力做到統(tǒng)一，以便為下一步計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)及共享社會保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。同時(shí)應(yīng)著力進(jìn)行檔案管理的軟件開發(fā)工作，由省級社會保險(xiǎn)部門統(tǒng)一組織實(shí)施。軟件功能應(yīng)包括：檔案的自動快速編目，及檔案信息的自動檢索；可以實(shí)現(xiàn)對檔案資料的快速統(tǒng)計(jì)。如對檔案的分類統(tǒng)計(jì)，綜合數(shù)字統(tǒng)計(jì)、相關(guān)信息資料統(tǒng)計(jì)等；可以進(jìn)行檔案借閱的自動化管理，以便對借用者的情況、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等進(jìn)行全面掌握；并可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的網(wǎng)上互聯(lián)。

（五）搞好人員培訓(xùn)，不斷提高社保檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)技能。社會保險(xiǎn)檔案工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，具備計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力。為此，社保部門應(yīng)與檔案行政管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，積極組織社保檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，開展經(jīng)驗(yàn)交流。同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)，穩(wěn)定隊(duì)伍，以保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍。

二Ｏ一Ｏ年六月十二日